O que é o planejamento de capacidade no método Agile?
O planejamento de capacidade ágil faz parte do processo de planejamento ágil, que calcula a capacidade da equipe. Esse processo ajuda o time a compreender a quantidade de tempo produtivo de engenharia disponível em um sprint.
Por exemplo, para executar o planejamento de capacidade de uma equipe ágil, você deve reunir a disponibilidade e o tempo de folga de cada membro da equipe e, em seguida, somar as capacidades individuais para calcular o volume total da equipe. Além disso, é necessário contabilizar a duração do sprint, possíveis itens de backlog, o número padrão de horas trabalhadas em um dia e as prioridades concorrentes para avaliar adequadamente a capacidade. Esse processo permite que a equipe se sinta segura em se comprometer com o trabalho produtivo no sprint.
Os termos gerenciamento de capacidade de TI e gerenciamento de capacidade e desempenho do ITIL se referem a um processo semelhante para equipes de TI. As duas abordagens ajudam a garantir que os recursos de TI sejam suficientes para atender às necessidades futuras da empresa.
Quando o planejamento de capacidade Agile deve ser feito?
O planejamento da capacidade Agile acontece antes de uma reunião de planejamento de sprint. Essa prática também é conhecida como planejamento de sprint baseado em compromissos ou planejamento de sprint baseado em capacidade.
Quem deve participar do planejamento de capacidade de sprint?
A reunião de planejamento de capacidade de sprint envolve o proprietário do produto, o mestre scrum e todos os membros necessários da equipe de desenvolvimento. A reunião não deve durar mais do que 30 minutos. Em alguns casos, o planejamento da capacidade pode ser feito sem uma reunião presencial.
O que é a capacidade da equipe no Scrum?
A estrutura Scrum tem como objetivo melhorar a cooperação do time, mas as equipes Scrum às vezes enfrentam desafios quando se comprometem exageradamente durante um sprint. O planejamento baseado em compromissos ou o planejamento de capacidade ágil garantem que capacidade suficiente para concluir tarefas sem se comprometer demais.
Qual é a diferença entre a velocidade da equipe e a capacidade da equipe no Agile?
A velocidade determina a média de pontos ou tarefas da história que uma equipe ágil pode entregar por sprint em um determinado período. A capacidade da equipe refere-se ao número de horas de desenvolvimento disponíveis para um sprint.
Como a capacidade é calculada no Agile?
A metodologia Agile usa dois métodos para o planejamento da capacidade: o planejamento de velocidade, que usa pontos de história, e o planejamento de capacidade, que calcula horas de engenharia disponíveis. Veja abaixo como calcular a capacidade em pontos de história e horas de disponibilidade.
Como você calcula a capacidade usando pontos de história?
Para calcular a capacidade usando pontos da história, o planejamento de sprint baseado na velocidade assume um tamanho de equipe consistente, trabalhos semelhantes em sprints e durações constantes de sprint.
Shai Shandil, fundador e CEO da softsolutions, sugere: “Algumas equipes mais maduras podem optar por usar os pontos da história como sua unidade de medida (em vez de horas). Há várias razões para isso, mas a matemática é a mesma. A única mudança é que a equipe insere a velocidade como sua capacidade, não o número de horas de trabalho. Sua velocidade geralmente é uma média de pontos de trabalho concluídos em sprints recentes”.
Alan Zucker, diretor fundador da Project Management Essentials, LLC, define por que as equipes Agile usam o planejamento de capacidade: “Projetos tradicionais estimam a duração da tarefa em dias ou horas. O cronograma do projeto é desenvolvido agregando o volume de tempo para concluir o trabalho. Mas tanto a experiência quanto os dados mostram que esses métodos tradicionais de estimativa não são eficazes. Somente cerca de um terço dos projetos são concluídos a tempo, dentro do orçamento e do escopo pretendido. Um projeto médio fica cerca de 75% acima do orçamento.
“O ágil adota uma abordagem diferente”, continua Zucker. “As equipes oferecem novas funcionalidades em iterações de duração fixa ou sprints com frequência de duas semanas. As equipes estimam sua capacidade (quanto trabalho podem concluir durante o sprint), o esforço necessário para concluir as histórias do usuário. No início da iteração, há uma breve reunião de planejamento na qual a equipe determina o trabalho que pode ser realizado com sua capacidade. É como encher um balde: as equipes pegam o trabalho da lista de pendências e o colocam no balde até enchê-lo.”
Em vez de estimar a capacidade e o trabalho em horas, Zucker recomenda que as equipes usem pontos da história com base na sequência de Fibonacci. “Descobrimos que é possível estimar rapidamente o tamanho relativo de diferentes instâncias de trabalho. Em outras palavras, essa história é duas, três ou cinco vezes maior ou ainda mais complexa do que aquela outra.”
Zucker aconselha a não comparar pontos da história entre as equipes, porque isso só promove uma espécie de inflação nos valores. “Os pontos da história são exclusivos para cada equipe, que desenvolverá seu processo interno de estimativa de tamanho. A melhor maneira de estimar a capacidade de uma equipe é baseada no histórico de desempenho. Em outras palavras, quantos pontos da história foram concluídos nas últimas iterações. As estimativas de capacidade para a próxima iteração devem ser ajustadas para eventos conhecidos, como feriados, recessos ou treinamentos. Por exemplo, se a equipe ágil tem dez membros, a duração do sprint é de dez dias. O número de pontos de história concluídos pela equipe por sprint é 100. Se o sprint incluir um feriado de um dia, a equipe deveria reduzir sua capacidade em 10 pontos para esse sprint. Se os membros da equipe tirarem dias adicionais de folga, a capacidade seria ajustada conforme esse valor.”
Como você calcula em horas o planejamento de sprint baseado em capacidade?
O planejamento de sprint baseado em capacidade depende de uma estimativa de horas para concluir cada item de backlog. Com as horas de capacidade de engenharia em mente, a equipe selecionará tarefas que se encaixam no sprint.
Siga as etapas abaixo para calcular o planejamento de sprint baseado em capacidade:
- Calcule a disponibilidade de membros da equipe: o primeiro passo é calcular as horas produtivas de engenharia disponíveis.
- Calcule a duração do sprint: é essencial que você saiba o número de dias alocados em cada sprint.
- Calcule horas padrão por dia: esse valor inclui o número de horas trabalhadas por dia.
- Considere outros fatores de disponibilidade: você precisa prestar contas de feriados, férias, paralisações e outros fatores que afetam o horário de trabalho durante o processo de planejamento.
- Identifique outros trabalhos: considere outros projetos e prioridades que desviarão os engenheiros do trabalho produtivo de sprint.
- Calcule o fator foco: O fator foco é a porcentagem real por dia em que a equipe pode se concentrar nas metas de sprint sem interrupções.
Exemplos de planejamento de sprint baseado em capacidade
Nesta seção, você encontra três exemplos de planejamento de capacidade. O primeiro é um exemplo da vida real que faz sentido para quem tem um cronograma apertado. Já os outros, dois ilustram o planejamento de capacidade ágil em ação.
“Imagine que você está indo para Nova York pela primeira vez e tem uma lista de 20 lugares diferentes para visitar, 15 experiências quer conhecer e 10 restaurantes para ir, mas a viagem vai durar apenas cinco dias. É fisicamente impossível fazer tudo da lista, então você tem que priorizar e fazer concessões”, comenta Saahil Panikar, consultor da Project &Team.
Panikar continua: “Você sabe que a balsa de Staten Island leva pelo menos duas horas ida e volta e nenhum restaurante da sua lista é perto do porto, então precisa tirar a prioridade desse passeio. Você também sabe que é possível caminhar pelo Central Park, comer um lanche e assistir à performance de um artista de rua ao mesmo tempo, para priorizar esses itens. Você acaba de planejar uma viagem para realizar todos os itens de prioridade máxima. Fazer o planejamento de capacidade é reconhecer os limites de tempo (ou o tempo de sua equipe) e maximizar o valor que você recebe em troca”.
Shandil ainda compartilha um cenário de planejamento de capacidade semelhante para uma equipe Scrum: “O evento de planejamento de capacidade mais usado é a cerimônia de planejamento de sprint para equipes Scrum”, diz ele. “As equipes Scrum organizarão regularmente cerimônias para estimar o número de horas (ou pontos) necessários para concluir histórias ou tarefas do usuário e empilhar tarefas em ordem de prioridade. Quando a soma de todas as estimativas é igual à capacidade (ou velocidade) dessa equipe, a sessão de planejamento está concluída.”
Shandil também fala sobre o seguinte exemplo prático de uma equipe de três pessoas com 40 horas semanais de trabalho:
“Se temos três pessoas na equipe trabalhando 40 horas por semana e estamos planejando um sprint de duas semanas, a capacidade é de 240 horas, ou seja, 3 x 40 x 2 semanas = 240 horas de capacidade”.
A equipe, então, analisa todas as tarefas, aloca o tempo e determina a viabilidade. “O time usa uma técnica de estimativa para estimar as cinco tarefas na lista“, conforme vemos abaixo:
- Tarefa 1 – 50 horas
- Tarefa 2 – 80 horas
- Tarefa 3 – 60 horas
- Tarefa 4 – 70 horas
- Tarefa 5 – 40 horas
“Notamos que a estimativa para a tarefa quatro excede a capacidade da equipe. Nesse caso, a equipe vai prorrogar a tarefa quatro e assumir a cinco para manter o sprint dentro da capacidade. O trabalho, agora, totaliza 230 horas.”
Sergii Zhuravel, engenheiro de software líder da Absio, compartilha um exemplo de cálculo de planejamento de capacidade ágil. “Imagine que temos uma equipe de cinco pessoas trabalhando por oito horas diárias para um sprint de duas semanas (10 dias). Primeiro, calculamos a capacidade total da equipe [usando essa fórmula].”
Número de membros da equipe * Tempo (horas) * Dias = Capacidade total da equipe
5 * 8 * 10 = 400 horas
Zhuravel continua: “O problema aqui é que depender do tempo total pode desanimar, causar trabalhos apressados e de baixa qualidade e gerar menor satisfação da equipe. Uma maneira melhor de identificar a capacidade real é usar o fator de foco. Usar um fator de foco para calcular a capacidade ajuda a garantir o cálculo da verdadeira capacidade de foco da equipe sem distrações. Nesse exemplo, o intervalo para o fator de foco é 0,6 a 0,8. A capacidade real para o sprint será de 400 * 0,8 = 320 horas”.
Modelo de planejamento de capacidade ágil
Baixe o modelo de planejamento de capacidade ágil
Use este modelo abrangente de planejamento para calcular a capacidade de trabalho, a capacidade efetiva e o tempo associado às tarefas de desenvolvimento. Comece preenchendo o número total de funcionários, horas de trabalho e taxa de utilização. Em seguida, liste o número de horas necessárias para cada projeto. O painel de controle do plano de capacidade calcula automaticamente a demanda total, a capacidade eficaz e a deficiência de recursos.
Acesse nosso resumo de modelos adicionais de planejamento e gerenciamento de capacidade ágil para elaborar suas atividades de planejamento.
Dicas para o planejamento de sprint baseado em capacidade
Nesta seção, os especialistas do método Agile dão dicas para o planejamento de sprint baseado em capacidade. Essas dicas ajudarão você a planejar seu próximo sprint, seja para simplificar as atividades de planejamento ou para se preparar para interrupções não planejadas.
Shandil dá duas dicas para começar com o planejamento de sprint baseado em capacidade: “Simplifique e não se preocupe com a precisão no início. A ideia aqui é que a equipe seja dona das estimativas e aumente a precisão enquanto avança. Em segundo lugar, tente fazer com que a capacidade seja igual a cada sprint. Isso ajuda na curva de aprendizado”.
Zhuravel fornece uma dica útil para aplicar um valor de fator de foco. Ele sugere que as equipes “escolham um fator de foco mais baixo (por exemplo, 0,6) se tiverem menos experiência”.
Ao estimar a capacidade da equipe de entregar novos recursos, é essencial considerar o impacto de outros elementos que consomem o tempo. “A capacidade da equipe deve ser ajustada para trabalhos não planejados”, sugere Zucker. “O trabalho não planejado é tudo o que surge além do trabalho na lista de pendências de produto e pode incluir reuniões com a equipe, simulações ou suporte a problemas de produção. Em outras palavras, todas as coisas normais que tiram nossas horas produtivas. Hipoteticamente, podemos ter 100 pontos de capacidade sem interrupções, mas planejamos as interrupções e definimos a capacidade em 90 pontos.”
Zucker também enfatiza que a capacidade e os pontos da história são únicos para cada equipe. “Não compare capacidade ou pontos de história entre equipes. Comparar os resultados da equipe é classificar a inflação e armar o processo. Por exemplo, considere que a capacidade da Equipe A é de 100 pontos, e a capacidade da Equipe B é de 200. Se dissermos à Equipe A que eles são apenas metade da equipe B, pode ser que dobrem ou tripliquem suas estimativas. Para evitar essa inflação, imponha a regra de que a equipe não pode esperar entregar mais capacidade no próximo sprint do que entregou em um sprint recente.”
Qual é a produção do planejamento de sprint baseado em capacidade?
A produção do planejamento de sprint baseado em capacidade vai além de definir a capacidade da equipe de desenvolvimento. O objetivo é determinar os itens de backlog que a equipe entregará no sprint. O pensamento cuidadoso é dado à capacidade da equipe disponível.
Os benefícios e a importância do planejamento da capacidade ágil
O planejamento ágil da capacidade ajuda as equipes Agile a se comprometerem e concluírem tarefas com precisão. Um planejamento de qualidade resulta em uma melhor antecipação do tempo de recursos e desafios de habilidades.
Veja abaixo os principais benefícios do planejamento de capacidade ágil:
- Previsão aprimorada baseada em evidências: de acordo com Shandil, “o planejamento de capacidade ágil permite que as equipes do ágil deem o seu melhor (aprendam com erros ou equívocos de estimativas e apliquem imediatamente esses aprendizados ao novo sprint). No fim, a previsão levará a um nível acionável de previsibilidade para os líderes”.
- Maior previsibilidade: “O mundo do software vem sendo atormentado por excessos no orçamento, atrasos na entrega e qualidade atroz”, diz Shandil. “Isso porque, como profissão, não encontramos uma maneira de prever grandes instâncias de trabalho. O planejamento de capacidade de uma maneira ágil corrige esse problema. Sim, é imprevisível no início da jornada de uma equipe, mas, logo em seguida, as equipes aprendem com seus erros e tomam medidas em direção à previsibilidade.”
- Mais motivação da equipe: “O planejamento eficaz da capacidade é essencial para que uma equipe ágil continue saudável e funcione continuamente. Se uma empresa que honra e respeita uma equipe diz 'Nossa capacidade está esgotada, o que devemos remover para realizar esse novo trabalho?' é a mesma coisa que dizer 'Você não é um recurso descartável para nossa organização, e queremos oferecer o ambiente ideal para o sucesso'”, compartilha Panikar. “Essa atitude gera lealdade e inspira as pessoas a dar o seu melhor o tempo todo.”
- Maior confiança:
“A confiança é o benefício mais significativo para o planejamento da capacidade. As conversas constroem relacionamentos entre o negócio e o desenvolvimento que criam empatia nos dois lados”, compartilha Harry Koehnemann, membro da SAFe Fellow e consultor principal da Scaled Agile, Inc. “A capacidade de entregar resultados de forma previsiva ajuda a resolver a tensão que geralmente existe entre o negócio e o desenvolvimento.” - Confiança de compromisso melhorada: de acordo com Zhuravel: “O planejamento de capacidade ajuda a entender a capacidade real da equipe para o sprint atual e a assumir um compromisso mais preciso. Cada capacidade de sprint pode ser diferente (devido, por exemplo, a feriados ou férias planejadas). É bom saber com antecedência a capacidade real e assumir o compromisso de acordo com ela”.
Desafios do planejamento de capacidade ágil
É comum prometer demais e entregar pouco se não houver planejamento de capacidade. E apesar dos benefícios do planejamento de capacidade, a prática pode apresentar estes desafios comuns:
- Entrega inconsistente: “Quando as equipes não se dedicam, a capacidade muda de sprint para sprint”, diz Shandil. “A previsibilidade é impossível quando você tem 240 horas para um sprint, 80 horas para o próximo e 300 no seguinte. A variabilidade da capacidade quebra qualquer vantagem obtida do desempenho passado.”
- Falta de limites de sprint: “Os limites de sprint devem ser honrados”, comenta Panikar. “As pessoas frequentemente adicionam trabalho a um sprint sem tirar nada, o que leva a estimativas de capacidade que não fazem sentido, porque a capacidade da equipe não está sendo respeitada.”
- Priorização malfeita: Panikar continua: “O maior desafio para o planejamento eficaz da capacidade é que a tarefa de alta prioridade e mal compreendida com frequência é posicionada no topo a lista de pendências, o que leva a equipe a se comprometer com um trabalho sem clareza, já que os membros não entendem os verdadeiros requisitos até que estejam em andamento. Essa dinâmica, geralmente, leva a estimativas ruins, sobreposição de histórias e equipes que não cumprem seus compromissos”.
- Dificuldade de escalar: “Um dos maiores desafios do gerenciamento de capacidade é a colocação em escala. O planejamento ágil tem sido amplamente utilizado e bem-sucedido, no nível da equipe, por mais de duas décadas sem muito ajuste”, diz Koehnemann. “A maioria das organizações requer a colaboração de muitas equipes. E ainda há a dificuldade de escalar e conectar a estratégia à execução em toda a organização de uma maneira previsível.”
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