O que é comunicação assíncrona?
A comunicação assíncrona é a transmissão intermitente de dados que não exigem uma resposta imediata.
As pessoas podem se comunicar usando comunicação assíncrona sem precisar estar fisicamente presentes. Por exemplo, o cenário a seguir se qualificaria como uma instância de comunicação assíncrona: Você envia um e-mail; o destinatário desse e-mail visualiza a mensagem e, posteriormente, responde.
A comunicação assíncrona desempenha um papel importante no trabalho remoto - na verdade, especialistas o chamam de o futuro do trabalho remoto bem-sucedido. Devido à sua natureza flexível, esse tipo de comunicação ajuda as pessoas a se manterem produtivas, além de manter um equilíbrio adequado entre vida profissional e trabalho. Se o seu trabalho não exige que você esteja sempre on-line, você tem mais controle sobre seu tempo.
Esse tipo de comunicação é particularmente útil para trabalhadores remotos e equipes distribuídas, pois eles podem agendar suas responsabilidades de trabalho de acordo com suas responsabilidades pessoais, em vez de horários rígidos de trabalho. A comunicação assíncrona concede às pessoas a capacidade de responder quando estiverem prontas e capazes, depois de terem tido tempo suficiente para pensar sobre a mensagem ou a pergunta em questão.
Exemplos de comunicação assíncrona
A internet revolucionou a comunicação assíncrona e habilitou sua eficácia. Eis alguns exemplos de comunicação assíncrona:
- Aplicativos Messenger
- Atualizações de status (nos níveis de projeto, equipe ou organização)
- Anúncios semanais (apresentações de novos contratados, anúncios em toda a empresa, etc.)
- Standups sobre aplicativos de bate-papo (Slack, etc.), especialmente para equipes de desenvolvimento de software distribuídas
- Intranets (Yammer, etc.)
Benefícios da comunicação assíncrona
Há muitos benefícios na comunicação assíncrona. Ele melhora a produtividade, a qualidade da comunicação, da documentação, e a moral geral dos membros da equipe, como também permite um agendamento mais flexível.
Vantagens da comunicação assíncrona
Eis aqui as muitas vantagens da comunicação assíncrona:
- Maior flexibilidade: As pessoas que usam métodos de comunicação assíncrona não precisam responder imediatamente a qualquer mensagem, e-mail ou bate-papo que receberem.
- Comunicação mais atenciosa: Com mais tempo para pensar em uma resposta e refletir sobre todos os cenários potenciais, você é capaz de se comunicar de forma mais detalhada, honesta e perspicaz.
- Melhor documentação e transparência: Ao arquivar automaticamente sua comunicação, métodos assíncronos de comunicação permitem salvar comentários, mensagens, e-mails, etc. Dessa forma, você pode acessar à sua documentação em qualquer momento futuro, o que elimina ainda mais a redundância de comunicação e melhora a produtividade.
- Empregados mais felizes: Quando as pessoas têm mais controle sobre seus dias de trabalho e a capacidade de escolher suas horas de trabalho, elas geralmente são mais felizes. Tal autonomia permite que os funcionários estruturem seu tempo para se adequarem ao seu estilo de vida. Quando gerentes e colegas de trabalho não exigem ou esperam uma resposta imediata, os funcionários podem se concentrar em seu próprio trabalho e responder à sua conveniência. Além disso, empregados mais felizes têm menos estresse e, consequentemente, tendem a desfrutar de melhor saúde mental e física.
- Produtividade aumentada: Como os membros da equipe não precisam se concentrar tanto em responder e-mails ou bate-papos, eles têm mais tempo para trabalhos complexos e mais valiosos. Os membros de sua equipe também são capazes de realizar mais trabalhos em menos tempo, o que lhes permite passar maior parte do tempo neste trabalho mais importante. Como eles se concentram no trabalho mais importante - ao invés de se aprofundarem em seus e-mails - a produtividade aumenta.
- Melhor planejamento: Com menos estresse e menos distrações, as pessoas são capazes de planejar seus dias de trabalho com mais atenção e com mais tempo para o trabalho que importa.
- Menos problemas de fuso horário: A comunicação assíncrona nivela o campo de jogo para uma base geograficamente diversa de funcionários. Agora, as pessoas podem enviar, visualizar e responder às mensagens sempre que estiverem disponíveis, o que torna mais fácil para as empresas manter funcionários e expandir o pool de contratações.
- Maior autonomia e agência: Quando alguém consegue estruturar seu cronograma de acordo com suas necessidades, sente-se mais capacitado e no comando. E quando os empregados têm mais controle sobre suas vidas, são mais leais, ficam mais tempo na empresa e produzem trabalho de maior qualidade.
Desafios da comunicação assíncrona
Embora existam inúmeras vantagens em implementar métodos assíncronos de comunicação, também existem alguns desafios. Estas incluem tempos de resolução mais longos, um maior número de desentendimentos e menos sessões de brainstorming.
Como construir uma cultura mais assíncrona
Para criar uma cultura mais assíncrona entre os membros da sua equipe, siga estas etapas principais abaixo:
- Avalie as necessidades de sua empresa: Antes de tentar implementar uma série de novas ferramentas e técnicas, aproveite o tempo para analisar as necessidades comerciais que você está tentando cumprir.
Amira Hankin é designer sênior de produtos da Stamen, uma empresa de design estratégico com especialização em visualização de dados e cartografia. “Avalie as necessidades de sua empresa para escolher melhor as ferramentas que sustentam seus objetivos maiores", diz ela. Ao analisar essas necessidades, você deve "ser intencional sobre as ferramentas que está selecionando e por quê.” - Comunique-se demais: Ao entrar em contato com os membros da equipe, inclua o máximo de detalhes possível em cada mensagem, como capturas de tela, pontos de dados e decks de slides. Seja absolutamente claro sobre suas solicitações e sobre quaisquer prazos relacionados.
- Dê às pessoas tempo para responder: A beleza da comunicação assíncrona é que as pessoas podem responder em seu próprio ritmo, depois de terem pensado o suficiente para sua resposta. Dada essa flexibilidade, certifique-se de poder esperar poucas horas (ou até mesmo dias) para que as pessoas respondam. Enquanto você espera, seja produtivo com seu tempo e faça tudo o que puder enquanto espera por uma resposta.
- Garanta o acesso a todos os documentos necessários: Esperar por visualização ou edição de permissão pode adicionar tempo de resposta extra e desnecessário a uma forma de comunicação que já está lenta. Por esse motivo, certifique-se de que todos tenham as permissões adequadas para toda a documentação antes do tempo.
- Compartilhe informações relevantes com antecedência: Antes de realizar uma reunião ou chamada, verifique se todos têm todas as informações necessárias disponíveis para eles, para que possam contribuir ativamente para a conversa.
- Documente todos os tópicos da discussão: Observe todos os tópicos de discussão e itens de ação durante a reunião para que todos possam encontrar as informações com facilidade mais tarde e atualizar sua memória. Melhor ainda, registre a reunião (se possível) para que as pessoas possam revisá-la em seu espaço de trabalho.
- Desativar notificações: Durante o tempo de trabalho altamente focado e após o horário de trabalho, certifique-se de desativar suas notificações por e-mail, aplicativos de bate-papo e outras formas de comunicação. Bloqueie horários específicos do dia para responder a todas as notificações, para que você possa maximizar sua produtividade.
- Promova este novo tipo de comunicação constantemente: Como mencionado anteriormente, implemente uma forma totalmente nova de comunicação pode ser um desafio. Dê um exemplo e promova uma comunicação assíncrona entre os membros da sua equipe, a fim de garantir que todos se alinhem a esse novo processo.
Como os líderes podem adotar uma comunicação assíncronquia em sua equipe
Os líderes são a força condutor por trás das mudanças em uma organização, especialmente quando essas mudanças envolvem a forma como os membros da equipe se comunicam uns com os outros. Para criar uma organização assíncrona com pleno funcionamento, leve em consideração os pontos abaixo:
- Elimine as horas de trabalho necessárias, especificamente as que acontecem no escritório.
- Enfatize a confiança e a responsabilidade em sua organização.
- Defina expectativas para toda a equipe em relação aos tempos de resposta para coisas como e-mail, aplicativos de bate-papo e muito mais.
- Implemente um modelo de gerenciamento IDR (indivíduo diretamente responsável.
- Enfatize a transparência e use ferramentas de comunicação que a apoiem.
- Tenha maneiras específicas de se comunicar se surgir uma necessidade urgente.
- Dê flexibilidade aos membros da equipe e informe que não há problema em não estar disponível o tempo todo. Certifique-se de modelar esse comportamento para eles.
- Promova uma comunicação forte e eficaz, que é a coluna vertebral da comunicação assíncrona.
- Avalie os funcionários com base em seus resultados, não no número de horas que eles gastam em sua mesa.
Práticas recomendadas de comunicação assíncrona
Para adotar e utilizar completamente a comunicação assíncrona, siga estas melhores práticas descritas abaixo:
- Perceba que a maioria das coisas não são urgentes: Um dos aspectos mais importantes da implementação da comunicação assíncrona é perceber que quase tudo pode esperar por uma resposta. Se alguém responder dentro de cinco minutos ou cinco horas, provavelmente não prejudicará sua produtividade. Se algo for realmente urgente, recuse reuniões, proponha métodos de comunicação assíncrona e direcione apenas as mensagens diretas somente aos membros da equipe aos quais a urgência pertença.
- Tenha processos claros: Ajude a distinguir entre quando devem enviar e-mails ou bate-papos assíncronos e quando devem agendar uma reunião. Fazer isso reduzirá a quantidade de estresse que as pessoas sentem em responder às mensagens e usar o tipo certo de comunicação. Da mesma forma, use processos claros sobre quando e como documentar informações relevantes, para não perder detalhes.
- Divida o tempo com eficiência: Enquanto você espera por uma resposta de um membro da equipe, trabalhe em outro projeto para que você acabe com o tempo de inatividade. Dessa forma, você também pode trabalhar em torno de todos os projetos que podem estar bloqueando-o e fazer melhorias iterativas em outros projetos enquanto espera.
- Entenda completamente a jornada de trabalho nãolinear: Mais do que nunca, as pessoas trabalham em horas diferentes do dia, especialmente quando vivem em diferentes fusos horários. Leve esse fator em conta ao implementar uma comunicação assíncrona e considere a possibilidade de mudar seu cronograma para melhor se adequar às suas próprias horas de produtividade. Experimente diferentes cronogramas de trabalho e esteja ciente de que uma organização assíncrona apoiará completamente esses cronogramas diversos.
- Utilize ferramentas úteis: Outro componente essencial da comunicação assíncronaeficaz é ter uma ferramenta que permite documentar e armazenar todas as informações em um só lugar, onde todos podem acessar o que precisarem e obter atualizações em tempo real. Encontre uma ferramenta que crie esta única fonte de verdade, para que todos possam permanecer no ciclo.
- Obtenha total apoio de todos os membros da equipe: Quando você está integrando novas ferramentas em seus processos, "pode ser difícil implementar [essas ferramentas] se não houver a adesão de todos da equipe", diz Hankin. Para eliminar esse problema, certifique-se de ter conversas contínuas sobre as mudanças nas ferramentas ou na comunicação, "sejam conversas individuais ou discussões com o chefe do seu chefe sobre como e por que você usará essas ferramentas", observa Hankin.
- Aponte para o progresso, não para a perfeição: Levará algum tempo para se acostumar à comunicação assíncrona. Dê tempo às pessoas e celebre as pequenas vitórias que vêm desta nova forma de comunicação, como horas mais produtivas do dia e um cronograma de trabalho mais flexível para os funcionários.
Práticas recomendadas para comunicação assíncrona em sua equipe e em seu local de trabalho
Para maximizar os benefícios da comunicação assíncrona em sua equipe - e até mesmo em toda a sua organização em geral - aplique algumas práticas recomendadas à sua abordagem. Aqui estão algumas dicas úteis para se ter em mente:
- Disponibilize todas as informações importantes e forneça-as previamente.
- Certifique-se de que sua mensagem seja clara, precisa e atenciosa.
- Para maximizar a produtividade, bloqueie seu dia para que os membros da equipe saibam quando você está disponível e quando estiver off-line.
- Loteie seu e-mail e seu tempo de correspondência em algumas sessões por dia e configure uma resposta automática para os tempos em que você planeja estar inativo por e-mail.
- Compartilhe seus horários e preferências de comunicação com os membros da equipe, para que eles estejam cientes de quando você será mais responsivo.
- Envie todas as notificações, bate-papos e e-mails com contexto para fornecer aos membros da equipe informações suficientes para agir em uma mensagem.
- Evite menções @ desnecessárias e bate-papos diretos.
- Trabalhe para reduzir sua dependência de ferramentas de comunicação sincronizadas. Tente remover essas ferramentas do telefone para que você não sinta pressão para responder às mensagens o tempo todo.
Para saber como ferramentas assíncronas podem ajudar sua equipe a ser mais produtiva, visite nosso guia definitivo para ferramentas de comunicação assíncrona e colaboração.
Práticas recomendadas para reuniões assíncronas
À medida que você adota estas formas assíncronas de comunicação e começa a colocá-las em prática, você também começará a realizar reuniões assíncronas. Para criar as reuniões mais eficazes usando esse novo tipo de comunicação, aplique as seguintes práticas recomendadas:
- Compartilhe uma agenda com antecedência, para que os participantes da reunião estejam cientes dos tópicos de discussão e possam adicionar notas.
- Use um portal central e compartilhe com os membros da equipe para que todos possam carregar e colaborar facilmente em notas, cronogramas, atualizações de progresso e documentos de referência.
- Implemente um sistema de gerenciamento de projetos que lhe permita criar fluxos de trabalho, para que os membros da equipe possam acompanhar suas tarefas diáriasem vários projetos.
- Utilize uma ferramenta assíncrona de vídeo que lhe permita compartilhar mensagens com quantas pessoas forem necessárias. Ao fazer isso, todos podem rever um vídeo ou revisitar um slide deck à sua conveniência.
- Seja honesto sobre se uma reunião pode ou não ocorrer por escrito. Se você considerar uma reunião necessária, verifique se há uma agenda de reunião concreta com itens de ação.
- Realize uma reunião posterior para determinar se uma reunião sincronizada foi bem-sucedida ou se você poderia ter lidado com isso de modo assíncrono.
- Encoraje todos a falarem durante reuniões assíncronas.
- Defina diretrizes para o tipo de feedback e entrada que devem ocorrer durante uma reunião e mantenha a reunião sob controle e no caminho certo à medida que avança.
Modelos de comunicação assíncrona
Modelo de agenda de reunião assíncrona
Baixar modelo de agenda de reunião assíncrona
Use este útil modelopara configurar uma agenda para uma reunião assíncrona. Liste todos os itens essenciais para a sua reunião, incluindo participantes, objetivos gerais, cronograma de reunião minuto a minuto e informações de contato do líder da reunião.
Este modelo garante que sua reunião assíncrona faça um uso eficaz do tempo de todos.
Modelo de ata de reunião assíncrona
Baixar modelo de atas de reunião assíncrona
Use este útil modelode ata de reunião para se manter organizado e manter todos atualizados durante sua reunião assíncrota.
Projetado especificamente com a comunicação assíncrota em mente, este modelo permite listar os participantes das reuniões e a agenda da reunião, acompanhar decisões e problemas e brainstorming com itens de ação, para que todos possam permanecer atualizados sobre o plano à medida que ele avança.
O que é comunicação sincronizada?
A comunicaçãosincronizada, que é a antítese da comunicação assíncrona, refere-se à comunicação em tempo real e de todo o tempo que você geralmente conduz cara a cara.
Ao praticar uma comunicação sincronizada, as pessoas responderão imediatamente e aprenderão novas informações em tempo real. Exemplos de comunicação sincronizada incluem reuniões no local, bate-papos em tempo real, chamadas telefônicas e muito mais.
Diferença entre a comunicação assíncrona e sincronizada para a equipe
A comunicação sincronizada acontece em tempo real e requer respostas imediatas, enquanto a comunicação assíncrona não ocorre instantaneamente e permite tempos de resposta diversificados.
Muitas organizações adotaram comunicação assíncrona porque sua maior flexibilidade oferece às pessoas mais controle sobre seus cronogramas, o que lhes permite determinar quando elas responderem a e-mails, bate-papos ou outras notificações. O método também oferece mais autonomia a cada membro da equipe, o que reduz o estresse associado a sempre ter que estar online e minimiza a necessidade de coordenar os cronogramas de uma equipe geograficamente diversa.
A comunicação sincronizada, por outro lado, enfatiza os prazos e os tempos de resposta difíceis e rápidas, que podem adicionar estresse e potencialmente levar ao esgotamento. Esse método também cria a ameaça constante de interrupções por e-mail, bate-papos ou outras formas de comunicação. A comunicação sincronizada, por definição, divide a atenção de cada um, o que torna cada vez mais difícil se envolver em trabalhos profundos e focados.
Além disso, a expectativa de respostas imediatas na comunicação sincronizada reduz a qualidade dessas respostas, e acaba exigindo mais discussões e menos tempo para encontrar soluções ideais. A comunicação sincronizada tende a priorizar a conexão em relação à produtividade, o que cria um ambiente que nem sempre se geram as melhores soluções para sua organização.
Atingindo um equilíbrio entre a comunicação assíncrona e sincronizada
Embora a comunicação assíncrona esteja se tornando muito mais popular, há casos em que a comunicação sincronizada faz mais sentido.
Comunicação sincronizada é melhor para o seguinte:
- Trabalho mais profundo e menos grave (por exemplo, responder e-mails ou bate-papos, logística de agendamento ou reuniões de status de agendamento)
- Construção de equipes, hangouts casuais ou socialização entre equipes e organizações
- Situações urgentes e que requerem resposta imediata (por exemplo., quando um funcionário está suspenso)
- Sessões de colaboração ou brainstorming
- Retiros da equipe, celebrações ou situações de chacota
- Solução de problemas
- Reuniões de primeira vez com terceiros ou fornecedores externos
- Quaisquer tópicos que sejam emocionalmente sensíveis e exija uma discussão presencial
A comunicação assíncrona é melhor para o seguinte:
- Trabalho complexo e intenso que requer mais tempo e energia (por exemplo., pesquisar uma solução para um problema, escrever um plano de lançamento ou o resumo de uma campanha ou ainda criar um deck de apresentação)
- Discussões e atualizações da empresa
- Feedback geral
- Novas apresentações de membros da equipe
- Conversas técnicas detalhadas
- Discussões de projeto
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