O que é comunicação assíncrona?
A comunicação assíncrona é a transmissão intermitente de dados que não exige uma resposta imediata.
As pessoas podem interagir usando comunicação assíncrona sem ter que estar fisicamente presentes. Por exemplo, o cenário a seguir se qualificaria como um caso de comunicação assíncrona: você envia um e-mail e o destinatário desse e-mail visualiza a mensagem e responde mais tarde.
A comunicação assíncrona desempenha uma função importante para equipes remotas. Na verdade, os especialistas a chamam de futuro do trabalho remoto bem-sucedido. Devido à sua natureza flexível, esse tipo de comunicação ajuda as pessoas a se manter produtivas enquanto desfrutam do equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional. Se o seu trabalho não exige presença online constante, você tem maior controle sobre o seu tempo.
Esse tipo de comunicação é muito útil para trabalhadores remotos e equipes distribuídas, pois permite que eles organizem as responsabilidades profissionais considerando as obrigações domésticas, não com base em horários de expediente rígidos. Com a comunicação assíncrona, as pessoas podem responder quando estiverem preparadas, depois de terem tido tempo suficiente para refletir sobre a mensagem ou pergunta em questão.
Exemplos de comunicação assíncrona
A internet revolucionou a comunicação assíncrona e a tornou o modelo mais eficaz. Confira a seguir alguns exemplos de comunicação assíncrona.
- Aplicativos de mensagem
- Atualizações de status (nos níveis de projeto, equipe ou organização)
- Anúncios semanais (apresentações de novos contratados, anúncios em toda a empresa etc.)
- Reuniões rápidas em aplicativos de bate-papo (Slack etc.), especialmente para equipes distribuídas de desenvolvimento de software
- Intranets (Yammer etc.)
Benefícios da comunicação assíncrona
Há muitos benefícios na comunicação assíncrona. Ela melhora a produtividade, a qualidade da comunicação e da documentação e o moral geral dos membros da equipe, além de permitir cronogramas mais flexíveis.
Vantagens da comunicação assíncrona
Confira a seguir algumas das diversas vantagens da comunicação assíncrona.
- Maior flexibilidade: as pessoas que usam métodos de comunicação assíncronos não precisam responder imediatamente a nenhuma mensagem, e-mail ou bate-papo.
- Comunicação mais consciente: com mais tempo para pensar em uma resposta e refletir sobre todos os cenários possíveis, você consegue se comunicar de forma mais completa, honesta e profunda.
- Documentação e transparência aprimoradas: ao arquivar automaticamente uma conversa, os métodos de comunicação assíncrona permitem que você salve comentários, mensagens, e-mails etc. Dessa forma, você pode acessar sua documentação em qualquer momento futuro, o que ajuda a eliminar a redundância na comunicação e melhora a produtividade.
- Funcionários mais felizes: quando as pessoas têm maior controle sobre o dia de trabalho e a possibilidade de escolher o horário, geralmente ficam mais felizes. Essa autonomia possibilita que os funcionários estruturem o tempo e o ajustem ao próprio estilo de vida. Quando os gerentes e colegas de trabalho não exigem nem esperam uma resposta imediata, os funcionários podem se concentrar no trabalho e responder quando for mais conveniente para si. Além disso, funcionários mais felizes têm níveis mais baixos de estresse e, consequentemente, tendem a ter melhor saúde mental e física.
- Aumento da produtividade: como os membros da equipe não precisam se concentrar tanto em responder a e-mails ou bate-papos, eles têm mais tempo para trabalhos complexos e mais relevantes. Os membros da equipe também conseguem fazer mais em menos tempo, podendo dedicar períodos mais longos a trabalhos mais importantes. Como eles estão se concentrando no trabalho que importa em vez de ficarem tentando zerar os e-mails, a produtividade aumenta.
- Planejamento aprimorado: com menos estresse e distrações, as pessoas consegue, planejar seus dias de trabalho com mais atenção e dedicar mais tempo às tarefas que importam.
- Menos problemas de fuso horário: a comunicação assíncrona nivela o campo de atuação para uma base de funcionários geograficamente diversificada. Agora, as pessoas podem enviar, visualizar e responder às mensagens quando estiverem disponíveis, o que torna mais fácil para as empresas reterem funcionários e expandir o número de candidatos.
- Maior autonomia e influência: quando uma pessoa é capaz de estruturar seu cronograma de acordo com suas próprias necessidades, ela sente que tem mais autonomia e responsabilidades. E, quando ela tem mais controle sobre a própria vida, é mais fiel, permanece na empresa por mais tempo e produz um trabalho de maior qualidade.
Desafios da comunicação assíncrona
Embora existam inúmeras vantagens na implementação de métodos de comunicação assíncronos, há também alguns desafios. Alguns exemplos são prazos de resolução mais longos, mais interpretações incorretas e menos reuniões de brainstorming.
Como criar uma cultura mais assíncrona
Para promover a interação assíncrona entre os membros da equipe, siga as etapas a seguir.
- Avalie as necessidades da empresa: antes de tentar implementar várias ferramentas e técnicas novas, reserve um tempo para analisar as necessidades empresariais que você está tentando atender.
- Amira Hankin é designer de produto sênior da Stamen, uma empresa de design estratégico com especialização em visualização de dados e cartografia. “Avalie as necessidades da empresa para escolher bem as ferramentas que vão ajudar a alcançar suas metas maiores”, diz ela. Ao analisar essas necessidades, você deve “ser intencional sobre as ferramentas que está selecionando e por quê”.
- Reforce a comunicação: ao entrar em contato com os membros da equipe, inclua o máximo de detalhes possível em cada mensagem, como capturas de tela, dados e apresentações de slides. Exponha com clareza suas solicitações e eventuais prazos relacionados.
- Dê tempo às pessoas para responder: a beleza da comunicação assíncrona é que as pessoas podem responder no tempo delas, depois de pensarem o suficiente sobre a resposta. Devido a essa flexibilidade, considere algumas horas (ou mesmo dias) para que as pessoas respondam. Nesse tempo, use bem seu tempo e faça tudo o que puder enquanto espera por uma resposta.
- Garanta o acesso a todos os documentos necessários: aguardar a autorização de acesso para visualizar ou editar algo pode gerar atraso desnecessário nessa forma de comunicação que já é lenta. Por esse motivo, garanta que todos tenham as permissões adequadas para a documentação com antecedência.
- Compartilhe informações relevantes com antecedência: antes de realizar uma reunião ou chamada, garanta que todos tenham as informações essenciais em mãos para que possam contribuir com a conversa.
- Documente todos os assuntos discutidos: durante a reunião, anote todos os assuntos discutidos e itens de ação para que as pessoas possam encontrar com facilidade as informações mais tarde e relembrar o que foi dito. Melhor ainda, grave a reunião (se possível) para que possam reassisti-la à vontade.
- Desative as notificações: durante as horas de alta concentração no trabalho e após o horário de expediente, desative suas notificações de e-mail, aplicativos de bate-papo e outras formas de comunicação. Reserve horários específicos do dia para responder a todas as notificações, o que vai aumentar sua produtividade.
- Promova o novo tipo de comunicação constantemente: como mencionado anteriormente, implementar uma forma totalmente nova de comunicação pode ser um desafio. Lidere pelo exemplo e promova a comunicação assíncrona entre os membros da equipe para garantir que todos se acostumem com esse novo processo.
Como os líderes podem promover a comunicação assíncrona na equipe
Os líderes desempenham um papel central por trás das mudanças em uma organização, especialmente quando essas mudanças envolvem a maneira como os membros da equipe se comunicam entre si. Para que a comunicação assíncrona da organização realmente funcione, leve em consideração os pontos a seguir.
- Elimine horas fixas de trabalho, especificamente as cumpridas no escritório.
- Enfatize a confiança e a responsabilidade dentro da organização.
- Defina as expectativas de toda a equipe em relação aos tempos de resposta para e-mails, aplicativos de bate-papo etc.
- Implemente um modelo de gestão DRI (indivíduo diretamente responsável).
- Enfatize a transparência e use ferramentas de comunicação que a apoiem.
- Tenha maneiras específicas de se comunicar se surgir uma necessidade urgente.
- Dê flexibilidade aos membros da equipe e informe que não há problema em não estar disponível o tempo todo. Seja um modelo para eles em relação a esse tipo de comportamento.
- Promova uma comunicação sólida e eficiente, que é a base da comunicação assíncrona.
- Avalie os funcionários com base na produção, não no número de horas que passam no escritório.
Melhores práticas na comunicação assíncrona
Para adotar e utilizar a comunicação assíncrona, siga as melhores práticas descritas a seguir.
- Compreenda que a maioria das coisas não é urgente: um dos aspectos mais importantes da implementação da comunicação assíncrona é entender que quase tudo pode esperar por uma resposta. Se a resposta chegar em 5 minutos ou 5 horas, isso provavelmente não prejudicará sua produtividade. Se algo for realmente urgente, recuse reuniões, proponha métodos de comunicação assíncronos e envie mensagens diretas apenas para os membros da equipe para quem a urgência é relevante.
- Estabeleça processos claros: ajude as pessoas a saberem quando devem usar e-mails ou bate-papos assíncronos e quando devem agendar uma reunião. Fazer isso reduzirá o nível de estresse que as pessoas enfrentam ao responder às mensagens e escolher o tipo adequado de comunicação. Da mesma forma, use processos bem definidos sobre quando e como documentar informações importantes para não perder nenhum detalhe.
- Divida o tempo de maneira eficaz: enquanto espera pela resposta de um membro da equipe, trabalhe em outro projeto para não perder tempo. Dessa forma, você consegue contornar eventuais projetos que estejam travados e fazer melhorias incrementais em outros enquanto aguarda.
- Entenda bem o dia de trabalho não linear: mais do que nunca, as pessoas trabalham em diferentes horas do dia, especialmente quando vivem em locais com diferentes fusos horários. Leve esse fator em consideração ao implementar a comunicação assíncrona e avalie a possibilidade de mudar seu cronograma para se adequar melhor às suas próprias horas de produtividade. Experimente diferentes horários de trabalho e esteja ciente de que uma organização assíncrona dará total apoio a esses horários variados.
- Utilize ferramentas úteis: outro componente essencial da comunicação assíncrona eficaz é ter uma ferramenta que permite documentar e armazenar todas as informações em um só lugar, onde todos podem acessar o que precisam e receber atualizações em tempo real. Encontre uma ferramenta que seja essa única fonte confiável para que todos possam se manter informados.
- Consiga o apoio total de todos os membros da equipe: quando você está integrando novas ferramentas em seus processos, “pode ser difícil implementá-las se não houver adesão de todos na equipe”, diz Amira. Para minimizar esse problema, tenha conversas contínuas sobre as mudanças nas ferramentas ou na comunicação, “sejam conversas individuais ou discussões com o superior do seu chefe sobre como e por que você usará essas ferramentas”, observa Amira.
- Busque o progresso, não a perfeição: levará algum tempo para todos se acostumarem com a comunicação assíncrona. Dê tempo às pessoas e celebre as pequenas vitórias proporcionadas por essa nova forma de comunicação, como horas mais produtivas no dia e um horário de trabalho mais flexível para os funcionários.
Melhores práticas para comunicação assíncrona na equipe e no local de trabalho
Para aproveitar ao máximo os benefícios da comunicação assíncrona em toda a equipe, e até mesmo em toda a organização em geral, aplique algumas melhores práticas à sua abordagem. Confira a seguir algumas dicas úteis.
- Disponibilize e forneça antecipadamente todas as informações importantes.
- Escreva de forma clara, precisa e bem pensada.
- Para aumentar a produtividade, organize seu dia, de modo que os membros da equipe saibam quando você está disponível e quando não está.
- Agrupe o tempo dedicado a e-mails e mensagens em alguns períodos do dia e configure uma resposta automática para os horários em que planeja não acessar o e-mail.
- Compartilhe seus horários e preferências de comunicação com os membros da equipe para que saibam quando você poderá responder mais prontamente.
- Envie todas as notificações, bate-papos e e-mails com contexto, fornecendo aos membros da equipe informações suficientes para que realizem as devidas ações com base na mensagem.
- Evite @menções desnecessárias e bate-papos diretos.
- Esforce-se em reduzir seu uso de ferramentas de comunicação síncronas. Tente remover essas ferramentas do telefone para não sentir que precisa a responder às mensagens o tempo todo.
Para saber como as ferramentas assíncronas podem ajudar sua equipe a ser mais produtiva, acesse nosso guia definitivo de ferramentas de comunicação e colaboração assíncronas.
Melhores práticas para reuniões assíncronas
Ao adotar essas formas assíncronas de comunicação e começar a colocá-las em prática, você também começará a realizar reuniões assíncronas. Para organizar reuniões eficazes usando esse novo tipo de comunicação, adote as melhores práticas a seguir.
- Compartilhe a pauta com antecedência para que os participantes da reunião estejam cientes dos assuntos e possam inserir anotações.
- Use um portal central e compartilhe-o com os membros da equipe para que todos possam carregar e contribuir com anotações, cronogramas, atualizações de progresso e documentos de referência.
- Implemente um sistema de gerenciamento de projetos que permita criar fluxos de trabalho de modo que os membros da equipe possam acompanhar as tarefas diárias em vários projetos.
- Utilize uma ferramenta de vídeo assíncrona que permita o compartilhamento de mensagens com quantas pessoas forem necessárias. Isso possibilitará que todos reassistam um vídeo ou revisitem uma apresentação de slides quando quiserem.
- Escreva com sinceridade se pode ou não realizar a reunião. Se você considera que uma reunião é necessária, elabore uma pauta concreta com itens de ação.
- Realize uma reunião post-mortem para determinar se a reunião síncrona foi eficaz ou se você poderia ter lidado com a questão de forma assíncrona.
- Incentive todos a se manifestarem durante as reuniões assíncronas.
- Defina diretrizes para o tipo de feedback e contribuição esperados durante a reunião, mantendo-a sob controle e no rumo certo.
Modelos de comunicação assíncrona
Modelo de pauta de reunião assíncrona
Baixar modelo de pauta de reunião assíncrona
Microsoft Word
| Smartsheet
Use esse modelo útil ao configurar uma pauta para uma reunião assíncrona. Relacione todos os itens essenciais para a reunião, inclusive participantes, objetivos gerais, um cronograma minuto a minuto e as informações de contato do líder.
Esse modelo garante que a reunião assíncrona use de maneira eficiente o tempo das pessoas.
Modelo de ata de reunião assíncrona
Baixar modelo de ata de reunião assíncrona
Microsoft Word
| Smartsheet
Use esse modelo de ata de reunião útil para se organizar e manter todos alinhados durante a reunião assíncrona.
Desenvolvido com foco específico na comunicação assíncrona, esse modelo permite listar os participantes e a pauta da reunião, acompanhar decisões e problemas e fazer um brainstorming com itens de ação, de modo que todos possam se manter atualizados sobre o plano à medida que ele avança.
O que é comunicação síncrona?
A comunicação síncrona, que é o oposto da comunicação assíncrona, refere-se à comunicação em tempo real e contínua que geralmente se realiza presencialmente.
Ao praticar a comunicação síncrona, as pessoas respondem de forma imediata e absorvem novas informações rapidamente. Alguns exemplos de comunicação síncrona são reuniões no local, bate-papos em tempo real e telefonemas.
A diferença entre comunicação síncrona e assíncrona para a equipe
A comunicação síncrona acontece em tempo real e requer respostas imediatas, enquanto a comunicação assíncrona não ocorre instantaneamente e envolve tempos de resposta variados.
Muitas organizações adotaram a comunicação assíncrona porque ela traz mais flexibilidade, dando às pessoas mais controle sobre seus horários permitindo que elas decidam quando responder a e-mails, bate-papos ou outras notificações. O método também proporciona a cada membro da equipe mais autonomia, o que reduz o estresse associado à necessidade de estar sempre online e minimiza a necessidade de coordenar os cronogramas de uma equipe espalhada por diferentes regiões.
A comunicação síncrona, por sua vez, dá ênfase a prazos e tempos de resposta rigorosos, o que pode gerar estresse e, potencialmente, causar esgotamento. Esse método também gera a ameaça constante de interrupções no trabalho devido a e-mails, mensagens de bate-papo ou outras formas de comunicação. A comunicação síncrona divide a atenção, o que dificulta cada vez mais o envolvimento em um trabalho profundo e focado.
Além disso, a expectativa de respostas imediatas na comunicação síncrona diminui a qualidade dessas respostas e acaba exigindo mais conversas e menos tempo para encontrar as soluções ideais. A comunicação síncrona costuma priorizar a conectividade em vez da produtividade, o que cria um ambiente que nem sempre produz as melhores soluções para a organização.
Equilíbrio entre comunicação síncrona e assíncrona
Embora a comunicação assíncrona esteja se tornando muito mais popular, há casos em que a comunicação síncrona faz mais sentido.
A comunicação síncrona é melhor para:
- trabalho mais superficial e de menor importância (por exemplo, responder a mensagens de e-mail ou bate-papo, organizar logística ou agendar reuniões de status);
- formação de equipes, encontros casuais ou socialização entre equipes e organizações;
- situações que são urgentes e exigem uma resposta imediata (por exemplo, quando um servidor está inativo);
- reuniões de colaboração ou brainstorming;
- retiros de equipe, celebrações ou situações de coworking;
- solução de problemas;
- primeiras reuniões com parceiros ou fornecedores externos; e
- qualquer assunto que envolva o emocional e exija uma conversa cara a cara.
A comunicação assíncrona é melhor para:
- trabalho complexo e intenso que requer mais tempo e energia (por exemplo, pesquisar uma solução para um problema, escrever um plano de lançamento ou resumo de campanha ou criar uma apresentação);
- discussões e atualizações da empresa;
- feedback geral;
- apresentações de novos membros da equipe;
- conversas técnicas detalhadas; e
- discussões sobre projetos.
Teste ou lista de verificação síncrona X assíncrona
Para decidir entre comunicação síncrona ou assíncrona em uma situação específica, consulte esta lista prática de verificação.
Você precisa documentá-la para referência posterior? (S/N)
Ela requer uma resposta imediata? (S/N)
Você a considera urgente? (S/N)
Ela requer feedback criterioso de outras pessoas? (S/N)
Ela requer tempo e dedicação significativos? (S/N)
A situação demanda uma reunião presencial? (S/N)
Ela inclui material ou assuntos de caráter emocional? (S/N)
Implemente uma comunicação assíncrona eficaz com o Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.