O que é Escritório de projetos (PMO) de TI?
Um escritório de gerenciamento de projetos de tecnologia da informação (Escritório de projetos (PMO) de TI) fornece a supervisão de projetos e as regras de envolvimento para promover o gerenciamento eficaz de projetos relacionados à tecnologia. O Escritório de projetos (PMO) da TI é o guardião das práticas recomendadas de gerenciamento de projetos (PM), processos, recursos e ferramentas relevantes.
Para muitas organizações, os Escritórios de projetos (PMO) têm origem em departamentos de TI; isso ocorre porque um número considerável de projetos de TI requer estrutura. Por exemplo, projetos que empregam o ciclo de vida do desenvolvimento de software (SDLC) – em que planejamento, requisitos de exploração, design, desenvolvimento, teste, implantação/implementação e fechamento de projetos são todos elementos integrais – exigem estrutura relacionada à TI. Muitas vezes supervisionado por um diretor de informações (CIO), o Escritório de projetos (PMO) de TI atual aplica práticas modernas de gerenciamento de projetos e de portfólio com um foco semelhante a um foco em custo, cronograma e alocação de recursos do projeto.
Para não ser confundido com o escritório de gerenciamento de produtos, o Escritório de projetos (PMO) também é amplamente conhecido como o escritório de gerenciamento de programas, grupo de suporte de projeto, centro de gerenciamento de projetos de excelência (PMCOE), escritório de projeto ou escritório de gerenciamento de portfólio de projetos. Além disso, muitas organizações ampliam o Escritório de projetos (PMO) para além da TI, transformando-o em um escritório de gerenciamento de programas empresariais (EPMO) ou escritório de gerenciamento de portfólios de projetos (PPMO).
O que significa a o acrônimo PMO no setor de TI?
O escritório de gerenciamento de projetos (PMO) é chamado de Escritório de projetos (PMO) de TI quando está focado em projetos relacionados à tecnologia.
Qual é a diferença entre um Escritório de projetos (PMO) e um PM?
Um Escritório de projetos (PMO) supervisiona e orienta processos de gerenciamento de projetos, metodologias de práticas recomendadas, escopo de projetos e gerenciamento de riscos associados a vários projetos. De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), “os Escritórios de projetos (PMO) possibilitam mudanças estratégicas nas organizações”.
Por outro lado, PM é uma área de especialização dentro do Escritório de projetos (PMO) que gerencia um projeto desde a ideia até a conclusão, com foco no tempo e no orçamento. Depois que uma empresa aprova e planeja um projeto, o gerente de projeto gerencia sua entrega.
Quais são os diferentes tipos de PMO?
Os Escritórios de projetos (PMO) vêm de várias formas diferentes com base no porte da empresa, nas necessidades de negócios e nas metas estratégicas. Eles podem ser voltados para ambientes externos ou internos a fim de oferecer suporte às várias partes interessadas ou clientes. Alguns ajudam a padronizar processos e compartilhar conhecimentos e ferramentas, enquanto outros assumem o alinhamento dos projetos com os objetivos da organização.
Eis os métodos que as empresas usam para organizar um Escritório de projetos (PMO) interno:
- Escritório de projetos (PMO) individual: Eles oferecem suporte para planejamento, documentação e execução de projetos únicos.
- Escritório de projetos (PMO) departamental ou divisional: Estes integram e coordenam vários projetos para atingir as metas específicas do departamento. O Escritório de projetos (PMO) de TI é um exemplo de Escritório de projetos (PMO) departamental.
- Escritório de projetos (PMO) corporativo: Planejamento de projeto estratégico de alto nível que alinha estratégias empresariais e metas organizacionais com alocação de recursos e gerenciamento de capacidade para gerenciamento de projetos em toda a organização.
Com base no nível de controle e influência que sua empresa exige, existem três tipos de Escritórios de projetos (PMO):
- Escritórios de projetos (PMO) de suporte: Um Escritório de projetos (PMO) de suporte oferece o nível mínimo de controle. O Escritório de projetos (PMO) de apoio atua como um repositório de informações para especialização em gerenciamento de projetos, modelos, ferramentas, treinamentos e estruturas de gerenciamento.
- Escritórios de projetos (PMO) de controle: O Escritório de projetos (PMO) de controle apresenta mais requisitos ou controles de conformidade para os projetos. Exige a adoção de ferramentas de trabalho, modelos e requisitos de governança específicos.
- Escritórios de projetos (PMO) de orientação: Os Escritórios de projetos (PMO) de orientação oferece aos projetos diretrizes de controle total, governança, conformidade e gerenciamento.
Escritório de projetos (PMO) de TI versus Escritório de projetos (PMO) corporativo
Muitas corporações têm duas estruturas de Escritório de projetos (PMO) separadas. Um Escritório de projetos (PMO) de TI é uma entidade de TI para gerenciar todos os projetos relacionados à TI. Por outro lado, um Escritório de projetos (PMO) de negócios ou Escritório de projetos (PMO) corporativo (EPMO) faz o gerenciamento de projetos multifuncionais para várias funções de departamento, como contabilidade, recursos humanos, manufatura, marketing e logística.
Por que um Escritório de projetos (PMO) de TI é importante?
À medida que as empresas se esforçam para acompanhar o ritmo do rápido crescimento e das mudanças tecnológicas em todos os aspectos dos negócios, o Escritório de projetos (PMO) de TI dá um suporte relevante, disponível e comprovado. Uma iniciativa de Escritório de projetos (PMO) de TI geralmente se torna uma prioridade da empresa quando qualquer uma das seguintes se materializa:
- Objetivos e metas não são alcançados.
- Eventos comerciais importantes ocorrem, como fusões ou aquisições.
- Marcos importantes ocorrem, como Y2K.
- A gerência deseja aumentar o controle e a visibilidade.
- Os projetos falham continuamente.
- Os custos se tornam incontroláveis e afetam a receita.
- Falta a implementação de práticas recomendadas padronizadas pelo PM, bem como estruturas de decisão.
- Surgem problemas de alocação de recursos.
- É necessário equilibrar a governança com as demandas de entrega de projetos.
Um Escritório de projetos (PMO) de TI é a estrutura organizacional que desenvolve a estratégia de PM e implementa todos os aspectos do gerenciamento de projetos de TI. Os processos de Escritório de projetos (PMO) garantem que:
- Pessoas e atividades se alinhem com objetivos.
- Os projetos estejam em dia, dentro do prazo e dentro do orçamento.
- A empresa se concentre nos projetos certos.
- A empresa reduza os riscos.
- Transparência quanto ao impacto sobre o cliente e as partes interessadas.
- A empresa aloque os recursos corretamente.
- Transparência quanto às dependências de projeto.
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O Smartsheet Control Center é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e portfólios que se baseia no valor principal do Smartsheet para promover a consistência e visibilidade em escala ao automatizar a criação de projetos.
Com o Control Center, você pode gerenciar todo o ciclo de vida do seu programa e de todos os projetos e processos que fazem parte dele.
A estrutura de um Escritório de projetos (PMO) de TI
A estruturação de um Escritório de projetos (PMO) de TI eficaz requer um processo flexível, organizado e estrategicamente alinhado. Também depende de contratação, treinamento, mentoria e comunicação com as pessoas certas.
Os Escritórios de projetos (PMO) de TI geralmente precisam do suporte do departamento de TI, diretor ou gerente de PMO, gerentes de projeto de TI, engenheiros de software, analistas de dados, gerentes de mudança, pessoal de treinamento e equipe de suporte. O escopo de um projeto determina quais habilidades e membros da equipe são mais adequados.
Funções de Escritório de projetos (PMO) de TI
Liderada por um diretor ou gerente de PMO, a equipe deve complementar metas estratégicas. Geralmente, os candidatos devem ser pensadores estratégicos, experientes financeiramente, organizados, flexíveis e orientados para processos. Além disso, os membros devem ser competentes no trabalho de equipe e na comunicação.
Qual é a função de um Escritório de projetos (PMO) no setor de TI?
Um Escritório de projetos (PMO) de TI está estruturado para fornecer orientação, cronogramas, recursos e ferramentas, a fim de mover os projetos para o sucesso. O escritório geralmente lida com vários projetos em um nível estratégico.
Os Escritórios de projetos (PMO) mais maduros fornecem o seguinte:
- Suporte: Um Escritório de projetos (PMO) permite que as equipes sejam bem-sucedidas reduzindo a burocracia e gerenciando expectativas. Também oferece treinamento, coaching e mentoria.
- Conhecimento: A eficiência vem do compartilhamento de conhecimentos sobre o que funcionou e o que não funcionou. Um Escritório de projetos (PMO) centraliza o conhecimento para promover a repetitividade.
- Histórico e rastreabilidade: Um Escritório de projetos (PMO) gerencia registros históricos e documentação contínua em um formato transparente e acessível para apoiar decisões futuras.
- Governança: Um Escritório de projetos (PMO) mantém a responsabilidade em todos os níveis por meio de pessoal apropriado, estruturação de programas e auditoria.
Para obter mais informações sobre as funções principais de um PMO, leia o “Guia de soluções de funções principais do PMO.”
Características de um ótimo Escritório de projetos (PMO) de TI
Embora a complexidade de um Escritório de projetos (PMO) de TI seja diferente de uma empresa para outra, os elementos para o sucesso permanecem constantes. Os Escritórios de projetos (PMO) de TI aproveitam o sucesso quando uma estrutura eficiente e uma liderança de alta qualidade se unem. Eis algumas das características de um excelente Escritório de projetos (PMO) de TI:
- Alinha-se com as estratégias empresariais e se concentra na melhoria do processo
- Responde às mudanças e desvios na estratégia
- Compartilha informações e práticas recomentadas, e também controla processos
- Fornece modelos, ferramentas e recursos
- Promove treinamento, mentoria e coaching para desempenho de alto nível
- Possui sagacidade técnica
- Tem equipe certificada pelo PMI
Por fim, um excelente Escritório de projetos (PMO) de TI oferece suporte para toda a empresa, estabelecendo transparência nas atividades, resultados e melhoria contínua do projeto.
Processos e estratégias de Escritório de projetos (PMO) de TI
Os Escritórios de projetos (PMO) de TI emprega pessoas talentosas que se beneficiam de um processo comprovado e uma estratégia alinhada aos negócios. Os Escritórios de projetos (PMO) de TI oferecem marcos, processos, ferramentas e comunicação definidos que incentivam a cooperação, a visão compartilhada e promovem o sucesso. Eles também identificam e respondem às dificuldades ao solucionar problemas e mudar o curso quando necessário.
Como parte de uma meta global de economia de custos e eficiência, um Escritório de projetos (PMO) de TI é um catalisador do uso eficiente de recursos, comunicação ideal e redução significativa de erros. Por meio de processos repetitivos e informações compartilhadas, um Escritório de projetos (PMO) de TI melhora os projetos, de modo que uma empresa possa conseguir fazer entregas no prazo e bem orçadas.
Existem muitas metodologias e estruturas que um Escritório de projetos (PMO) de TI pode adotar e evangelizar, incluindo o seguinte:
Para um guia completo das metodologias de gerenciamento de projetos, leia "Como escolher a metodologia certa de gerenciamento de projetos.”
Métricas do Escritório de projetos (PMO) de TI
Os melhores Escritórios de projetos (PMO) medem os resultados e os aprimoram continuamente – isso é importante para provar o valor do departamento e evitar o estigma do centro de custos. Como a melhoria é um fator contínuo na estratégia de PMO, é fundamental escolher as métricas certas para fazer as medições.
As medições comprovam que as coisas estão funcionando como deveriam, mas também destacam as oportunidades de melhoria. Os KPIs, associados a medidas que avaliam o impacto sobre as pessoas e a cultura, são essenciais. Aqui estão algumas medições necessárias para o Escritório de projetos (PMO) da TI:
- Análise estatística: Mostra claramente como os processos de Escritório de projetos (PMO) melhoram os resultados, os cronogramas e os produtos. Aqui estão alguns exemplos de estatísticas que um Escritório de projetos (PMO) de TI deve medir:
- Número de projetos gerenciados pelo Escritório de projetos (PMO) versus projetos não gerenciados por Escritório de projetos (PMO) concluídos em um ano
- Custo estimado e alocação de recursos versus custo real de entrega
- Impacto do marco/cronograma
- Retorno sobre o investimento (ROI)
- Pesquisas de membros da equipe: Considere as partes interessadas quando perguntar aos membros da equipe quanto ao impacto do Escritório de projetos (PMO) sobre seu trabalho. Aqui estão alguns exemplos de perguntas que você pode fazer à sua equipe:
- Como a empresa pode melhorar a comunicação ou os processos?
- Como o Escritório de projetos (PMO) afeta sua satisfação com o trabalho?
- Qual é o valor do coaching e da mentoria?
Benefícios de um Escritório de projetos (PMO) de TI
Os Escritórios de projetos (PMO) estabelecem uma estrutura para manter todos informados sobre riscos, decisões, mudanças, conflitos e cronogramas. Os projetos de TI de hoje estão aumentando em número e complexidade, e as partes interessadas (dos altos executivos até a equipe de suporte) têm diferentes níveis de envolvimento e interesse. De acordo com o Project Management Institute, 80% dos champions (ou seja, empresas de alto desempenho) têm um PMO. Aqui estão alguns dos benefícios de um Escritório de projetos (PMO) de TI:
- Redução dos custos gerais do projeto
- Trabalho centralizado e consistente, em vez de silos, que são mais dispendiosos
- Maior alinhamento dos portfólios de projeto com os objetivos corporativos
- Recursos compartilhados para evitar esforços duplicados
- Produtividade aumentada
- Maior visibilidade do projeto
- Entrega acelerada do projeto
- Processos e metodologias unificados
- Redução do risco, erro, abandono e falha do projeto
- Melhor conexão com os clientes, como também maior satisfação
Desafios de um Escritório de projetos (PMO) de TI
De acordo com pesquisa da PM Solutions, a gestão de uma empresa normalmente questiona o valor de seu Escritório de projetos (PMO) de TI, o segundo maior entre todos os seus departamentos. A pesquisa também encontrou o seguinte:
- A gerência considera 50% dos processos de Escritório de projetos (PMO) como despesas gerais.
- Quarenta e dois por cento dos Escritórios de projetos (PMO) passou por resistência organizacional à mudança.
- Trinta e cinco por cento dos gerentes de projeto não têm competências suficientes para um PMO.
Uma das razões para esses desafios de Escritório de projetos (PMO) é que muitas organizações implementam um Escritório de projetos (PMO) sem realizar avaliar as necessidades da empresa ou sem preparação adequada e alocação de recursos. Você deve analisar os riscos e benefícios e alocar treinamento, ferramentas e equipe adequados antes de implementar um PMO. Por exemplo, as estruturas de PM têm seu próprio vocabulário. Para ter sucesso, os membros da equipe devem participar do treinamento sobre a estrutura ou metodologia padronizada em questão.
Os Escritórios de projetos (PMO) também enfrentam problemas porque podem inicialmente promover ganhos e sucessos rápidos, mas esses ganhos podem não ser sustentáveis, especialmente se os PMs voltarem às suas funções diárias assim que o projeto inicial estiver concluído. Essa falta de foco leva à diminuição do entusiasmo inicial e da adesão das partes interessadas.
A capacidade de aproveitar o valor geral de um Escritório de projetos (PMO) de TI precisa de tempo, flexibilidade, priorização e foco. Também requer a implementação de processos apropriados que amadurecem e evoluem, oferecendo valor de longo prazo para a empresa.
Como determinar se você precisa de um Escritório de projetos (PMO) de TI?
Para determinar se um Escritório de projetos (PMO) de TI é a escolha certa para sua organização, analise sua estrutura operacional. Alan Zucker, diretor fundador da Project Management Essentials, sugere o seguinte:
“Pergunte a si mesmo e à equipe de liderança se você precisa de um PMO. Pergunte também qual função você quer que ele cumpra. Existem três funções de Escritório de projetos (PMO) principais, que podem se sobrepor: Escritórios de projetos (PMO) de suporte, de controle e de orientação. Com muita frequência, os Escritórios de projetos (PMO) se formam sem ponderar previamente sobre essa função. Aqui estão as perguntas que podem ajudar a embasar esta discussão:
- Que problemas a nossa organização tem em termos de execução de projetos?
- Estamos selecionando os projetos certos?
- As equipes de projeto são bem-sucedidas em sua execução?
- Que informações úteis nós não temos e que um Escritório de projetos (PMO) poderia fornecer?
- Que decisões poderíamos de tomar com a ajuda de um PMO?
- A empresa seria diferente se houvesse um PMO?”
Como você implanta um Escritório de projetos (PMO) de TI?
Para ter seu Escritório de projetos (PMO) de TI pronto e em operação, Zucker recomenda a atuação de um facilitador talentoso: “Um especialista do setor conduzirá as partes interessadas pelo processo de identificação de seus pontos problemáticos e do estado desejado de “ser” da organização. Esse processo ajudará a definir o tipo de Escritório de projetos (PMO) de que a organização precisa.”
Lista de verificação Introdução a um Escritório de projetos (PMO) de TI
Se você está envidando esforços para dar início ao seu Escritório de projetos (PMO) de TI, encontrará ajuda nesta lista de verificação gratuita sobre Escritório de projetos (PMO) de TI. A lista de verificação o orienta em uma série de perguntas e itens de ação que o levarão desde a análise do seu estado atual até a medição do sucesso.
Faça download da lista de verificação Introdução a um Escritório de projetos (PMO) de TI
Modelo de declaração de missão e visão do Escritório de projetos (PMO) de TI
Uma declaração de visão e missão ajudará o Escritório de projetos (PMO) de TI a comunicar seu propósito, funções e objetivos exclusivos para a equipe, as partes interessadas e outros membros da empresa. Use este modelo para declarar sua visão e missão.
Baixar o modelo de declaração de missão e visão do Escritório de projetos (PMO) de TI
Práticas recomendadas do Escritório de projetos (PMO) de TI
Um Escritório de projetos (PMO) de TI gerencia uma variedade de projetos, grandes e pequenos. A capacidade de otimizar as operações do PMO, ganhar credibilidade e gerenciar projetos sem conflitos, atrasos, custos excessivos ou desafios requer práticas recomendadas padrão que sejam impactantes.
- Comunicação centralizada: A comunicação centralizada minimiza os problemas por meio da colaboração transparente e do compartilhamento de informações que beneficiam as equipes e a alta gerência.
- Treinamento, coaching e mentoria: Essas atividades aumentam o valor da equipe e a eficácia dos processos de PMO.
- Modelos e ferramentas de PMO: Modelos pré-definidos e ferramentas de gerenciamento de projetos apropriadas simplificam a comunicação, a alocação de recursos e o treinamento.
- Gerenciamento de recursos colaborativo: Reduza o desperdício e os erros com um processo padrão de gerenciamento de recursos e transparência de informações.
- Metodologia ou estrutura padronizada: Quando todos estão aderindo a uma estrutura de práticas recomendadas acordada, você garante que o gerenciamento de projetos é consistente e que todos estão em sintonia.
- Funções e responsabilidades definidas: Definir e comunicar claramente as funções permite que você atribua diretamente responsabilidade e prestação de contas.
Ferramentas de Escritório de projetos (PMO) de TI
Uma das estratégias mais eficazes para adoção e sucesso do Escritório de projetos (PMO) da TI é escolher e implementar o que há de mais apropriado em termos de estruturas, pessoas, processos e ferramentas. Uma ferramenta deve poder rastrear, relatar, gerenciar mudanças e seguir um projeto de TI durante todo o ciclo de vida.
A implementação bem-sucedida e os altos níveis de adoção do usuário geram consistência e podem acelerar a entrega do projeto oferecendo suporte e aplicando os processos padronizados do PMO. As ferramentas aumentam a produtividade e melhoram a visibilidade do projeto para o gerenciamento de equipes e altos executivos, possibilitando decisões melhores. Considere os seguintes recursos e características da ferramenta de PMO:
- Facilidade de implementação e uso
- Acompanhamento de cronogramas e de progresso
- Recursos de colaboração
- Visibilidade com o uso de gráficos de Gantt, cartões Kanban e outras visualizações
- Armazenamento de arquivo
- Automação e gerenciamento de mudanças
- Arquivamento de projetos
- Relatórios e painéis
- Acesso móvel
- Gerenciamento de recursos e capacidades
O futuro do Escritório de projetos (PMO) de TI
A transformação digital está gerando uma necessidade para que as empresas se movimentem mais rapidamente e mantenham a qualidade. Isso significa que todas as equipes devem otimizar processos e ferramentas para produzir mais, com mais rapidez.
Esteja sua organização implementando um aplicativo móvel, IA para atendimento ao cliente ou um novo sistema de contabilidade, grande parte do trabalho cabe à TI, já que a tecnologia está no centro da eficiência do departamento.
A expectativa é que o Escritório de projetos (PMO) evolua para um modelo integrado que funcione em todas as unidades de negócios. O Gartner estima que, até 2030, 80% da disciplina de gerenciamento de projetos (PM) atual será eliminada à medida que a inteligência artificial (IA) assume funções tradicionais de PM, como coleta de dados, rastreamento e relatórios, de acordo com o Gartner, Inc. [1]. Acreditamos que um movimento para aplicar a IA significa que os Escritórios de projetos (PMO) contarão com tecnologia avançada para lidar com algumas das atividades essenciais tradicionais de PM e que os gerentes de projeto podem mudar seu foco para iniciativas mais estratégicas.
Zucker prevê que “à medida que mais e mais organizações adotam práticas Agile, os Escritórios de projetos (PMO) tradicionais que historicamente se concentram em governança e controle serão forçados a se adaptar e mudar. Os Escritórios de projetos (PMO) têm um papel em grandes empresas que trabalham om Agile, mas precisarão adotar uma abordagem colaborativa que se concentre na entrega contínua de valor.”
[1] Comunicado de imprensa do Gartner “O Gartner diz que 80% das tarefas atuais de gerenciamento de projetos serão eliminadas até 2030 à medida que a inteligência artificial assumir o controle”, 20 de março de 2019. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management
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