O que é um Arranque do Projeto?
Uma reunião de arranque do projeto é o primeiro encontro entre a equipe do projeto e o cliente, quando você estabelece expectativas, comunicação e objetivos. A reunião permite que ambas as partes definam o propósito do projeto e o que consideram um sucesso.
Além disso, o investidor obtém uma visão de como o dinheiro será gasto e por que este projeto é benéfico
Finalidade de uma reunião de arranque do projeto
O objetivo de uma reunião de arranque do projeto dependerá de quem está envolvido. Uma reunião de arranque do projeto analisa o objetivo e as metas do projeto, enquanto uma reunião de arranque do projeto para as partes interessadas e clientes permite que ambas as partes compartilhem sua perspectiva sobre o histórico e a finalidade do projeto e estabelece uma relação de trabalho com a equipe do projeto. Uma reunião de arranque do projeto também pode beneficiar equipes Agile quando elas assumem um novo projeto ou quando você integra um novo membro de equipe, pois garante que todos estão em sintonia.
Project Management Guide
Your one-stop shop for everything project management
Ready to get more out of your project management efforts? Visit our comprehensive project management guide for tips, best practices, and free resources to manage your work more effectively.
O que deve incluir uma reunião de arranque do projeto?
Uma reunião de arranque do projeto deve incluir o seguinte:
- Apresentações: Deixe que todos se apresentem e o papel que terão no projeto.
- Agenda: Reitere o plano para a reunião, com itens para discussão e definição do tempo.
- Resumo: Revise o plano de fundo e a finalidade geral do projeto.
- Escopo do projeto: Revise a declaração de trabalho (SOW), metas, cronograma, orçamento e restrições.
- Entregas: Defina as metas materiais do projeto ou os itens enviados ao cliente.
- Definir o sucesso: Alinhe a visão do cliente e da equipe do projeto para garantir que todas as partes entendem as métricas para o sucesso.
- Perguntas: Preveja tempo suficiente para perguntas de ambas as partes.
- Forneça canais de comunicação: Forneça um ponto de contato ao cliente e informe a equipe do projeto como se comunicarão entre si.
- Próximas etapas: Revise todas as ações de acompanhamento necessárias após o fim da reunião.
O que é uma apresentação de arranque do projeto?
Uma apresentação de arranque do projeto é um documento que apresenta a agenda ou os tópicos abordados na reunião. A apresentação oferece um auxílio visual para os participantes e orientação para o apresentador. Também ajuda a avançar a reunião e a manter as discussões no tema.
Uma apresentação bem preparada pode deixar uma impressão duradoura no cliente e nos investidores, garantindo profissionalismo e confiança.
Como se apresentar em uma reunião de arranque do projeto?
Uma reunião de arranque do projeto deve começar com apresentações de todos os participantes. Informe seu nome e sua função no projeto, juntamente com um pequeno fato pessoal ou destaque. Isso permite que todos se conheçam e encontrem semelhanças.
Ao se dirigir ao grupo, esteja consciente da sua linguagem corporal e da forma como você se apresenta. Mantendo os braços abertos e para os lados enquanto fala e faz contato visual com as pessoas mostra que está aberto, ouvindo e engajado. Pratique sua introdução antes da reunião - isso ajuda a garantir que você se mantenha confiante e animado com seu papel no projeto.
O que é discutido em uma reunião de arranque do projeto?
Desmond Osman, gerente de projeto e autor de Arranque do Projeto: Como Executar uma Reunião de Arranque do Projeto de Sucesso em Etapas Fáceis, compartilha o que ele acha que são os tópicos mais importantes a serem discutidos em uma reunião de arranque do projeto.
De acordo com Osman, uma reunião eficaz de arranque do projeto deve cumprir os três objetivos a seguir:
- Informar todos sobre as metas do projeto.
- Apresente as partes interessadas umas às outras para que estejam cientes das funções e responsabilidades de todos.
- Crie entusiasmo entre os membros da equipe e motive todos a começar o projeto.
Quando planejar a reunião de arranque
Normalmente, uma reunião de arranque ocorre no início do ciclo de vida do projeto, antes de qualquer trabalho do projeto começar.
Como planejar uma reunião de arranque do projeto
Ao planejar sua reunião de arranque, é essencial abordar as seguintes perguntas:
- Quanto tempo a reunião deve demorar?
- Quem deve comparecer?
- O que será discutido?
- Onde deve ser realizada?
- Que documentos você deve imprimir?
Também é importante considerar o melhor momento para todas as partes envolvidas participarem. Você pode fazer isso criando uma sondagem para os participantes responderem ou enviando um convite por e-mail que permite aos participantes sugerir horários alternativos, se necessário. Depois de solidificar a data da reunião, envie um e-mail de anúncio do arranque do projeto para todos os participantes.
Agenda da reunião de arranque do projeto
A agenda da reunião apresenta um esboço do calendário de reuniões proposto. As agendas de reuniões ajudam você a manter a reunião no caminho certo e a garantir que a equipe discute todos os tópicos necessários. Ao criar sua agenda de reuniões, estes são alguns itens a serem considerados:
- Quanto tempo você tem para a reunião?
- O que você precisa para se comunicar com o cliente?
- O que você precisa para se comunicar com a equipe?
- Quem é o responsável por falar sobre cada item?
- Quanto tempo você deve alocar a cada item?
- Você precisa responder a alguma pergunta na reunião?
- Qual é o resultado pretendido deste projeto?
- De que recursos você precisa?
- Já fizemos projetos semelhantes antes? Em caso afirmado, o que aprendemos com eles?
Também é importante equacionar como a agenda pode ser diferente ao realizar reuniões com sua equipe, partes interessadas ou um cliente.
“A agenda é bastante semelhante entre os tipos de reuniões de arranque, no sentido de que os objetivos são os mesmos", diz Osman. “No entanto, se você está realizando uma reunião para um cliente, então a reunião de arranque interna é um pouco diferente de uma reunião de arranque externa.
“Pense na reunião de arranque interna como uma realização em bruto da reunião de arranque externa em que você analisa a apresentação e garante que sua equipe está toda em sintonia antes da reunião externa. [Uma reunião interna] também ajuda os apresentadores a praticarem a realização da reunião antes do tempo com uma audiência real e fazer qualquer alteração na agenda (se necessário).”
Passo a passo: Como planear uma reunião interna de arranque do projeto
Uma reunião interna de arranque do projeto é essencial para garantir que toda a equipe de projeto está familiarizada com o projeto e preparada para se reunir com o cliente. Eis algumas etapas úteis para executar uma reunião interna de arranque do projeto bem-sucedida:
- Apresentações: Solicite a todos que se apresentem e seu papel no projeto. Permitir que a equipe se conheça ajudará a criar camaradagem e empolgação para o projeto. As apresentações também são uma grande chance pata experimentar alguns jogos quebra-gelo.
- Discuta o histórico do cliente, as partes interessadas e os problemas: Familiarize a equipe com o cliente e o(s) problema(s) que eles enfrentam para que possam entender melhor as necessidades do cliente.
- Discutir a finalidade do projeto: Revise a finalidade do projeto; isto ajuda a equipe a se orientar e se preparar para desenvolver soluções estratégicas.
- Discutir soluções propostas: Discutir soluções internamente ajudará a equipe a preparar e apresentar a melhor solução para o cliente. Inicie esta sessão com uma atividade de brainstorming para criar soluções criativas e estratégicas. Este também é um excelente momento para mapeamento da mente ou storyboarding.
- Revisar o escopo do projeto: O escopo do projeto é uma parte vital da reunião de arranque e deve incluir uma declaração do trabalho, metas, cronograma do projeto, orçamento, quaisquer restrições e a data de conclusão.
- Revisar o plano de ação: O plano de ação deve abranger o gerenciamento de tarefas, como a equipe acompanha os marcos e o programa de gerenciamento do trabalho que a equipe usará.
- Discutir riscos, suposições, problemas, dependências (RAID): Comunique com a equipe sobre como você planeja resolver quaisquer problemas que possam surgir. Fazer isso é vital para a eliminação de riscos que podem impedir a equipe de cumprir o prazo, orçamento ou metas do projeto.
- Revisar ferramentas de colaboração e comunicação: Estabeleça que ferramentas de comunicação sua equipe usará para comunicar entre si e se manter informada sobre o progresso do projeto.
- Discutir relatórios: Discuta como cada equipe acompanhará seus marcos e relatará seu progresso.
- Agenda de arranque do cliente: Comece a discussão de quais itens devem estar na agenda da reunião. O foco deve estar nos tópicos que precisam ser revistos ou esclarecidos com o cliente.
- Perguntas: Nesta altura, faça com que a equipe expresse qualquer dúvida ou preocupação antes de se reunir com o cliente.
Baixar um kit inicial do modelo de arranque do projeto
Obtenha tudo o que você precisa para uma reunião de arranque do projeto em nosso kit inicial de arranque do projeto, que inclui um anúncio de arranque do projeto, agenda, cronograma, lista de verificação de reunião, atas da reunião e modelo de apresentação em um arquivo fácil de baixar.
Modelo de anúncio de arranque do projeto
O e-mail de anúncio de arranque do projeto oferece uma primeira impressão importante para todos os participantes da reunião. Use este modelo para enviar um anúncio formal e elegante com todas as informações necessárias aos participantes.
Baixar Modelo de E-mail de Anúncio de Arranque - Microsoft Word
Modelo de Agenda de Arranque do Projeto
Use este modelo para criar uma agenda de reuniões. O modelo inclui uma seção para cada item de agenda proposto e um intervalo de tempo que o acompanha. Alguns exemplos de itens de agenda incluem introduções, histórico do projeto, benefícios e metas, escopo do projeto, funções e responsabilidades, calendário do projeto, plano de comunicação, gerenciamento de problemas, regulamentos e requisitos do cliente, perguntas e próximas etapas.
Baixar Modelo de Agenda de Arranque
Modelo de Cronograma de Arranque do Projeto
O cronograma do projeto é um componente crucial da reunião de arranque. Use o modelo para criar um cronograma do projeto para ajudar a equipe a se manter organizada e acompanhar com facilidade o progresso, eventos e marcos.
Baixar Modelo de Cronograma de Arranque do Projeto
Modelo de Lista de Verificiação da Reunião de Arranque do Projeto
Quando você tem uma lista simplificada de tarefas a serem concluídas, a preparação da reunião pode ser menos intimidante. Use este modelo para assinalar cada tarefa depois de completá-la.
Baixar Modelo de Lista de Verificiação da Reunião de Arranque
Modelo de Atas da Reunião de Arranque do Projeto
Use este modelo para acompanhar o que você discutiu na reunião e escreva notas claras e breves em cada tópico descrito. A ata de reunião organizada o auxiliará a lembrar os pequenos detalhes para que você possa se concentrar no quadro geral.
Baixar Modelo de Atas da Reunião de Arranque
Modelo de Apresentação de Arranque do Projeto
Use este modelo de apresentação de arranque para criar um conjunto de diapositivos que o levará ao sucesso e permitirá que você apresente com confiança. Este modelo inclui diapositivos de conteúdo, visão geral do projeto, abordagem e metodologia, funções e responsabilidades, cronograma do projeto, requisitos de comunicação e gerenciamento de riscos.
Baixar Modelo de Apresentação de Arranque - Microsoft PowerPoint
Você pode baixar de uma série de modelos gratuitos de arranque de projetos visitando nossa página de síntese de modelos.
O que fazer após uma reunião de arranque projeto
Após uma reunião do projeto, compartilhe os resultados com a equipe e agende as tarefas de acompanhamento. Estas tarefas podem incluir a distribuição de notas, o contato com o cliente e o agendamento de uma reunião com a equipe do projeto.
Depois de revisar as notas do arranque do projeto, faça o seguinte:
- Compartilhe notas da reunião ou um resumo com todos os participantes.
- Envie um e-mail de acompanhamento ao cliente e questione se tem perguntas ou preocupações adicionais.
- Agende uma reunião interna de acompanhamento para discutir melhor a reunião e o projeto com a equipe.
Dicas de especialistas para reuniões de arranque bem-sucedidas
Uma reunião de arranque de sucesso será diferente, dependendo do projeto, equipe e cliente. No entanto, você pode tomar medidas importantes para colocar sua equipe no caminho do sucesso. Aqui estão algumas dicas de especialistas sobre manter agendas, tomar notas, comunicação e apresentação:
- Mantenha a reunião breve, usando um limite de tempo e uma agenda focada. Ao alocar prazos a cada tópico da agenda, você pode ajudar a manter a discussão no caminho certo. Cumprir os limites de tempo garantirá que sua reunião é breve, o que ajuda a manter o engajamento e o entusiasmo. Os itens da agenda que precisam de mais tempo ou requerem mais detalhes devem ser discutidos melhor em uma reunião de acompanhamento.
- Estabeleça clareza e entusiasmo com o cliente e a equipe do projeto. Apresentando cada item da agenda e permitindo que a equipe do projeto e o cliente compartilhem seus pensamentos, todos estarão em sintonia e que têm as expectativas claras. Transmita empolgação com uma linguagem corporal aberta, entusiasmo e confiança. O cliente deve ter tempo para expressar sua visão e por que estão animados com o projeto e a equipe do projeto deve expressar sua empolgação com seu papel em cumprir essa visão.
- Nomeie uma pessoa dedicada para realizar a ata da reunião ou gravar a reunião (com permissão). A ata da reunião permitirá que ambas as partes revisem sua discussão. Também permitem o acompanhamento sem esforço e servem como ponto de referência para a equipe e o cliente do projeto. A ata de reunião deve incluir o seguinte:
- Data e hora da reunião
- Nomes dos participantes da reunião e ausentes
- Quaisquer adições à agenda atual
- Ações realizadas ou acordadas para serem realizadas
- Qualquer discussão ou participação aberta para cada item da agenda
- Forneça uma plataforma aberta que convide a ideias, opiniões, perguntas e preocupações. Faça uma pausa após cada item da agenda para permitir a contribuição de todos os participantes. Garantir que todos têm chance de falar é fundamental para criar uma plataforma aberta. Pode ajudar oferecer aos participantes as seguintes instruções:
- Há alguma dúvida antes de seguirmos em frente?
- Algum pensamento antes de seguirmos em frente?
- Alguém tem idéia do que gostaria de compartilhar?
- Alguma dúvida, preocupação ou comentários?
- Adoraríamos sua opinião.
- Agradecemos qualquer ideia ou sugestão sobre este tema.
- Produza um plano de comunicação para sua equipe. Delineie com que frequência e em que plataformas a comunicação ocorrerá com o cliente, tanto internamente quanto externamente. A implementação de um sistema que cria um fluxo de trabalho eficiente entre as equipes é importante para tornar a comunicação acessível e otimizada. Um modelo de iniciação do projeto é útil para manter todos os membros da equipe e partes interessadas informados sobre o status atual do projeto.
- “Esteja bem preparado e pratique fornecendo sua apresentação com antecedência, pois sua reunião de arranque é sua principal chance de deixar uma primeira impressão positiva", diz Osman.
- Se puder, marque a reunião de arranque em seu território, para que você tenha melhor controle sobre a experiência e familiaridade do cliente com o equipamento de apresentação. Se você estiver apresentando em um novo ambiente, aproveite um tempo para o conhecer com antecedência. Anote o que você precisará e pratique usando todos os equipamentos envolvidos.
Aproveite ao máximo sua reunião de arranque do projeto com gerenciamento de projetos no Smartsheet
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.