O que é priorização de tarefas?
A priorização de tarefas é o processo de atribuir ordem a tarefas com base na urgência e importância. O objetivo é melhorar o gerenciamento de seu tempo e sua produtividade, concentrando-se e organizando as tarefas que você precisa concluir.
Priorizar tarefas muitas vezes pode significar deixar de lado uma tarefa que você deseja fazer e, em vez disso, cuidar de uma responsabilidade mais difícil ou mais desafiadora. A priorização de tarefas é um processo e você pode usar várias etapas, técnicas e dicas para ajudar você a concentrar sua atenção e gerenciar seu tempo com eficiência.
Etapas gerais para priorizar tarefas
Você pode priorizar tarefas reconhecendo uma série de fatores envolvidos em uma única tarefa. Ao entender a prioridade de cada tarefa, é possível atribuir uma ordem para determinar quando e como realizar cada tarefa.
- Fazer uma lista: documente as tarefas pendentes atuais. Anotar quaisquer tarefas ou atribuições que venham à mente para que você possa visualizar a extensão do trabalho que o espera.
- Conhecer os prazos: adicione prazos das tarefa à lista. Fazer isso permite que você separe de forma mais eficaz suas tarefas urgentes de itens menos sensíveis ao tempo.
- Estimar o tempo e o esforço: ao entender os recursos necessários para concluir cada tarefa, você pode identificar de forma mais eficaz a prioridade de uma tarefa e planejar um curso de ação para cumprir sua lista.
- Determinar as tarefas de maior prioridade: baseie essa classificação nos prazos das tarefas e no tempo estimado para conclusão. Identificar as tarefas de maior prioridade, com base na urgência e importância, lhe dará clareza sobre o que precisa de mais atenção.
- Completar tarefas de alta prioridade primeiro: às vezes, a tarefa mais difícil é aquela com maior prioridade. Ao completar suas tarefas de maior prioridade em relação às que você prefere fazer, você pode aumentar a eficiência no gerenciamento de suas prioridades e tempo.
- Manter-se flexível: as necessidades de suas tarefas podem mudar quando você menos espera. Um prazo pode ser estendido ou encurtado, ou uma atribuição pode ser repentinamente cortada. É importante permanecer flexível para que você possa ajustar as prioridades das tarefas e cumprir sua lista de tarefas de forma mais eficaz.
- Revisar e reavaliar tarefas com frequência: acompanhe suas tarefas e prazos. Ficar atento à sua lista de tarefas ajudará a concluir prioridades, garantir que tarefas importantes não sejam negligenciadas e remover tarefas que não são mais urgentes ou importantes.
Como priorizar tarefas no trabalho
Para priorizar tarefas no trabalho, esteja ciente do que você precisa fazer e quando precisar fazê-lo. Você pode ter dificuldade em executar tarefas de alta prioridade quando prefere trabalhar em outras tarefas.
Phoebe Gavin, uma autora e especialista em produtividade que ajuda as pessoas a equilibrar suas vidas através do treinamento de carreira, vida e produtividade, recomenda o seguinte:
- Defina prazos para cada tarefa: independentemente do tamanho da tarefa, defina um prazo. Se um item de trabalho ainda não tem um prazo definitivo, pode ser necessário consultar seus colegas para obter informações.
Por exemplo, um colega pode enviar um e-mail para você e pedir que você revise uma apresentação quando tiver tempo. Como o prazo não foi especificado, pode ser necessário colaborar com seu colega para levar em conta a data da apresentação e quaisquer outras tarefas pendentes em sua lista. - Dê a si mesmo cinco minutos de força de vontade: começar é um dos maiores desafios para se manter produtivo e focado. Começar em uma tarefa desafiadora (ou pessoalmente desinteressante) é muitas vezes assustador e pode levar à procrastinação. Ao atribuir a si mesmo cinco minutos para se concentrar na tarefa, você provavelmente descobrirá que esses cinco minutos se transformarão em mais tempo, e você fará mais progresso e talvez concluirá a tarefa completamente.
Por exemplo, você pode temer uma longa atribuição e o prazo final está se aproximando rapidamente. Olhe para um documento em branco e decida: "vou trabalhar nisso por mais cinco minutos". Depois de concentrar sua atenção por cinco minutos, você provavelmente descobrirá que já criou um plano para sua tarefa e se sentirá pronto para concluir mais. - Concentre-se em uma tarefa de cada vez: evite realizar várias tarefas de uma vez, pois isso não é tão eficaz ou tão produtivo quanto focar em uma única tarefa. Embora realizar vários tarefas de uma vez possa parecer um uso eficaz do tempo, você pode acabar perdendo seu tempo com um desempenho ruim em várias tarefas.
Imagine que você está em uma reunião e reconhece uma oportunidade de responder a e-mails pendentes. À medida que você escreve seus e-mails, a conversa na reunião se torna um ruído de fundo indistinto. Por causa disso, você perde uma pergunta direta de um colega e tem que ser lembrado de responder. Você também percebe, após a reunião, que um dos e-mails enviados foi endereçado à pessoa errada e continha vários erros que você tem que corrigir e reenviar. - Conecte-se com seu "porquê": para priorizar suas tarefas, é importante saber seu "porquê", seja a razão pela qual você mantém um trabalho específico, as metas que gostaria de alcançar ou seus valores pessoais. Quanto mais você consegue se conectar com as tarefas em sua lista e como elas se encaixam com seu propósito e identidade, mais fácil será entender qual de suas tarefas deve ser priorizada em sua lista de tarefas.
Por exemplo, imagine que você começou um novo trabalho e quer ser visto como diligente e confiável por seu chefe e colegas de trabalho. Você tem uma série de tarefas a serem concluídas, incluindo uma que você prometeu que encerraria para um colega de trabalho. Você escolhe terminar essa tarefa primeiro, por que isso satisfará seu valor pessoal de querer ser visto como diligente e confiável.
Técnicas de priorização de tarefas
Você pode usar muitas técnicas para priorizar tarefas, como criar uma lista de tarefas e limitar distrações, que podem melhorar a produtividade e o desempenho. As técnicas a seguir podem ajudar a orientar você na organização e conclusão com sucesso de suas tarefas pendentes.
Crie uma lista de tarefas
Crie uma lista de tarefas que identifique e forneça uma visão geral de todas as suas tarefas pendentes. Isso o ajudará a acompanhar e visualizar as tarefas que você precisa fazer. Fazer uma lista diária de tarefas pode ser crucial para manter o foco e cumprir prazos.
Exemplo: você tem o que parece ser uma lista interminável de tarefas flutuando em sua cabeça. Essa lista parece impossível de enfrentar, e você tem que se basear em sua memória para recordar as diferentes solicitações e atribuições. Organize seus pensamentos e anote cada tarefa. Ao fazer uma lista, você percebe que há um fim em suas tarefas e pode visualizar seu progresso.
Confira um destes modelos gratuitos de lista de tarefas para ter uma ideia de como começar sua lista de tarefas.
Matriz de prioridades de Eisenhower
A Matriz de Prioridades de Eisenhower é um método que o ajuda a escolher quais tarefas devem vir primeiro, com base na urgência e importância. A matriz consiste em quatro quadrantes projetados para colocar o nível de prioridade de uma tarefa em perspectiva.
Exemplo: você tem uma lista enorme de tarefas a serem concluídas hoje e se sente sobrecarregado. Coloque cada tarefa ao longo da Matriz de Prioridades de Eisenhower para identificar as tarefas mais importantes e urgentes. Ao fazer isso, você percebe quais tarefas você precisa abordar e planejar e quais tarefas você precisa atribuir a outra pessoa. Você também pode descobrir que pode remover completamente algumas tarefas.
Confira alguns de nossos modelos de matriz de prioridades.
Método ABCDE
O método ABCDE atribui um valor de carta a cada tarefa: uma classificação A é a maior prioridade e precisa ser tratada primeiro, e uma classificação E é a menor prioridade e pode ser tratada mais tarde.
Exemplo: é segunda-feira de manhã e você tem uma lista de tarefas que precisam de sua atenção. Uma dessas tarefas é criar um documento curto, que você vem adiando para cuidar de outras atribuições. Mas o prazo está se aproximando e você foi convidado a realizar uma reunião, o que exigirá muita preparação. A reunião ocorrerá na sexta-feira, enquanto o documento curto será entregue na terça-feira. Ao usar o método ABCDE, você atribui um valor de A ao documento curto e um B à preparação da reunião, pois ela pode ser abordada mais tarde.
Chunking
A técnica de chunking utiliza seu tempo e produtividade identificando as semelhanças entre as tarefas em sua lista de tarefas. Ao reunir tarefas semelhantes, você pode fazer mais trabalho de forma mais rápida e eficaz, em vez de realizar várias tarefas de uma vez. Esta é uma abordagem mais focada e gerenciada para completar as tarefas em sua lista de tarefas.
Exemplo: no trabalho, você tem uma série de tarefas que precisa concluir e recebe solicitações adicionais de seus colegas de trabalho e gerente. Use o método de chunking para anotar cada solicitação e tarefa. Revise sua lista e identifique semelhanças entre as tarefas (por exemplo, aquelas que envolvem a comunicação do cliente, como enviar mensagens a um cliente, ligar para outro cliente e marcar uma reunião com um cliente). Ao juntar essas tarefas, você está mais focado e com a mentalidade de se comunicar com os clientes, o que torna a conclusão das tarefas mais rápida e fácil.
Método 1-3-5
Usando o método 1-3-5, você reimagina sua lista diária de tarefas para ajudar a assumir tarefas com clareza e foco. Comece anotando nove tarefas a serem concluídas para o dia. Dessas nove tarefas, uma deve ser uma tarefa grande, três devem ser tarefas de tamanho médio e cinco devem ser pequenas tarefas. Ao organizar sua lista de tarefas usando o método 1-3-5, você pode gerenciar seu tempo no trabalho de forma mais eficaz e atender às necessidades de suas tarefas.
Exemplo: ultimamente, você se sente desorganizado. As tarefas que você completa parecem desequilibradas, e você sente que está trabalhando em muitos projetos maiores, enquanto negligencia as tarefas menores e igualmente importantes. Usando o método 1-3-5, repriorize seu dia de trabalho decidindo limitar seu tempo nos projetos maiores para garantir que você aborde tarefas de todos os tamanhos. Em vez de passar o dia inteiro trabalhando em projetos maiores, defina um cronograma para o dia que envolva a conclusão de um projeto maior, três tarefas de médio porte e cinco tarefas menores. Esse método ajudará você a se sentir uma pessoa menos sobrecarregada e mais produtiva.
Método Getting Things Done (GTD)
O método Getting Things Done (GTD), desenvolvido pelo consultor de produtividade David Allen, envolve os seguintes cinco pilares: capturar, esclarecer, organizar, refletir e se envolver. Capturar é o processo de afastar as tarefas de sua mente escrevendo-as em uma lista de tarefas. Em seguida, você pode esclarecer suas tarefas dividindo as maiores e descartando as que não têm importância. Em seguida, você deve organizar as tarefas em sua lista: categorize e classifique as tarefas com base em semelhanças e urgência. Durante esse processo, é necessário refletir sobre suas listas com frequência para atualizar e revisar os itens. Por fim, é preciso envolver-se diretamente com as tarefas para concluí-las.
Exemplo: você inicia uma nova função no trabalho e se estressa com os diferentes itens necessários para concluir, que incluem tarefas de integração, estudo de todas as áreas do seu novo departamento e reunião com várias pessoas para orientação. Use o método GTD para avançar em sua lista de tarefas. Comece escrevendo cada tarefa e dividindo algumas das tarefas maiores em itens menores e mais gerenciáveis. Após isso, categorize as tarefas em sua lista com base em semelhanças. Como o seu cargo está em ritmo acelerado e em constante mudança, você precisará revisar sua lista com frequência para garantir que suas tarefas reflitam suas necessidades. Com um plano claro para o seu trabalho, é possível se concentrar melhor em suas tarefas e concluí-las.
Comer o sapo
Comer o sapo refere-se a concluir a tarefa mais difícil e importante antes de todos os outros trabalhos. Geralmente é a tarefa mais temida e adiada frequentemente. Ao terminar sua tarefa mais assustadora e de alta prioridade primeiro, você provavelmente melhorará sua produtividade.
Exemplo: é o início do dia e seu colega envia um lembrete para revisar uma minuta. Você não está disposto a ler a longa minuta e prefere concluir suas tarefas menores. Mas você decide abordar a revisão. Depois de concluir a revisão, você fica aliviado (assim como seu colega) e pode continuar o resto do seu dia com tarefas menores.
Conheça suas distrações
Dois tipos principais de distrações podem dificultar sua produtividade. Distrações ambientais são aquelas que podemos controlar com mais facilidade e podemos superar com ações simples, como esconder o celular de sua área de trabalho ou organizar sua mesa. Distrações de procrastinação ocorrem quando uma distração ambiental se torna mais proeminente e serve como um mecanismo de enfrentamento não saudável para lidar com o estresse. A procrastinação nos impede de concluir nosso trabalho de forma eficaz e pode levar a mais estresse.
Assim que conhecer (e limitar) suas distrações ambientais, você pode evitar a procrastinação.
Exemplo: você está tentando terminar um relatório quando seu telefone toca. Seu celular fica ao lado do computador e você pode ver cada notificação. Você para de trabalhar em seu relatório para verificar uma notificação de notícias e, de repente, encontra-se mexendo no celular por um longo período. Mesmo quando você coloca o celular de lado, você se sente distraído e não consegue se concentrar no relatório. Em vez de continuar a rolar pelas postagens, desligue o celular e coloque-o fora da sua vista. Isso permite que você se concentre em seu trabalho sem distrações.
A estratégia de duas listas de Warren Buffett
A estratégia de duas listas de Warren Buffett envolve anotar 25 das metas mais importantes atualmente em sua mente. Dos 25 objetivos, circule cinco que você considera os mais essenciais em sua vida. Essas metas podem abranger sua vida, sua carreira ou outras áreas.
Com essa lista, faça outras duas:
- Objetivos mais importantes: destaca as metas mais valiosas para sua vida
- Evitar a todo custo: identifique as metas que não o ajudam a alcançar suas prioridades de longo prazo
Exemplo: você sempre teve uma longa lista de coisas que gostaria de realizar em sua vida, muitas das quais levarão anos de trabalho. Você quer voltar a estudar para terminar seu MBA, trabalhar como professor de negócios e avançar em sua carreira atual para se tornar um diretor de marketing, mas também pensou em uma carreira na área médica. Ao mesmo tempo, você também quer começar uma família e se envolver ao máximo possível, entre muitos outros objetivos pessoais. Usando a estratégia de duas listas de Warren Buffett, você escreve 25 de seus principais objetivos de vida. Depois de determinar esses 25 objetivos, você circula os cinco que mais se alinham com suas metas maiores. Você circula receber seu MBA, avançar para o cargo de diretor de marketing, começar uma família, economizar para uma boa aposentadoria e trabalhar uma semana de quatro dias para passar mais tempo com a família. Ao fazer isso, você decide gastar menos tempo, se houver algum, nas metas da lista Evitar a todo custo. Isso vai liberar algum tempo que vai ajudar você a avançar para suas cinco metas mais importantes.
Método Ivy Lee
O método Ivy Lee exige que você priorize seu dia seguindo um conjunto de regras, que foram desenvolvidas pela consultora de produtividade Ivy Lee há mais de 100 anos. As regras do método Ivy Lee são as seguintes:
- Termine todos os dias úteis escrevendo as seis tarefas mais importantes que você precisa concluir no dia seguinte.
- Ordene as seis tarefas por importância para garantir que as tarefas de maior prioridade estejam no início de sua lista de tarefas para amanhã.
- No dia seguinte, complete cada uma das tarefas em ordem, se possível.
- Mantenha o foco em cada tarefa e evite passar para uma tarefa diferente antes de terminar a tarefa em andamento.
- Ao final da jornada de trabalho, desenvolva uma nova lista de seis tarefas a serem concluídas no dia seguinte. Se você não concluir uma tarefa, certifique-se de adicioná-la à lista para o dia seguinte.
- Repita o processo.
Exemplo: você se sente sobrecarregado com o número de atribuições e tarefas no trabalho. Você precisa concluir um conjunto de slides o mais rápido possível, preparar-se para uma reunião com um cliente que ocorrerá em alguns dias e pesquisar e reunir participantes para uma próxima conferência, ao mesmo tempo em que escreve várias descrições para novos conteúdos de treinamento. Você precisa reavaliar suas tarefas e garantir que complete suas prioridades mais importantes.
Você tenta o método Ivy Lee e escreve seis tarefas que você acredita serem mais importantes e planeja concluir amanhã no trabalho. Você ordena as tarefas com base no nível de prioridade delas. Você atribui a conclusão do conjunto de slides como sua prioridade número um, pesquisar os participantes como número dois, alcançar os participantes como número três e se preparar para sua reunião com o cliente como número quatro. Para as duas últimas vagas, você planeja se concentrar em duas das várias descrições que precisa escrever. No dia seguinte no trabalho, você segue cada tarefa, uma a uma, certificando-se de não trabalhar em mais de uma ao mesmo tempo nem alternar entre as tarefas. No final do dia, você descobre que terminou cinco das seis tarefas e se sente muito mais realizado do que no dia anterior. Você cria uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte, certificando-se de incluir a atribuição de descrição que você não conseguiu concluir.
Dicas e truques de especialistas para priorização de tarefas
Você pode usar muitas dicas e truques para ajudar a priorizar suas tarefas. Aproveite ao máximo seu tempo e realize as tarefas em sua lista implementando algumas das seguintes dicas e truques, como proposto por Phoebe Gavin:
- Promova a consciência emocional: as emoções às vezes podem ser uma barreira para concluir o que precisa ser feito. Reconheça suas emoções, tanto como você se sente em geral quanto como se sente em relação à tarefa em questão, para evitar mecanismos de enfrentamento que levam à procrastinação. Uma maior consciência emocional pode ajudar você a criar mecanismos de enfrentamento mais fortes e saudáveis que ajudam a se concentrar em suas tarefas, mesmo as mais difíceis.
- Divida tarefas grandes: divida as tarefas em tarefas menores e mais gerenciáveis, a fim de torná-las mais acessíveis. Fazer isso também destaca o progresso na tarefa maior em questão. Saiba mais sobre como gerenciar grandes cargas de trabalho lendo nosso guia abrangente.
- Limite distrações ambientais: distrações externas podem fazer com que a conclusão de uma tarefa pareça impossível. Evite distrações como seu telefone, janelas de bate-papo de mensagens instantâneas, e-mail e qualquer outra coisa que você possa encontrar em vez da tarefa em questão. Ao remover suas distrações ambientais, você pode melhorar seu foco em tarefas de alta prioridade.
Outras dicas e truques úteis de especialistas incluem o seguinte:
- Usar o princípio de Pareto: o princípio de Pareto propõe que 80% de seus resultados provêm de 20% de seus esforços. Ao manter esse princípio em mente, você pode priorizar mais eficazmente suas tarefas para se adequar aos seus objetivos e resultados.
- Adotar uma ferramenta de agendamento: isso ajudará você a acompanhar suas tarefas e datas de vencimento para garantir que nenhuma tarefa urgente ou importante seja negligenciada. Manter suas tarefas organizadas ajudará você a manter sua produtividade e priorizar seu tempo.
- Delegar tarefas: se suas listas de tarefas estão se acumulando e impedindo que você se concentre no que é importante em seu trabalho, tente delegar tarefas para que outra pessoa as concluam. Isso ajudará você a liberar tempo para trabalhar nas tarefas mais importantes em sua função.
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