O que é análise de fluxo de trabalho?
O termo análise de fluxo de trabalho refere-se ao exame e otimização dos fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos. As empresas usam a análise de fluxo de trabalho para identificar erros em suas estratégias e destacar processos desatualizados, ineficientes ou desperdiçados.
“A análise de fluxo de trabalho me ajudou a observar e melhorar a eficiência de toda a minha equipe”, diz Steve Anevski, CEO e co-fundador da Upshift. “Essa análise me permitiu me envolver com meus funcionários de forma mais eficaz e tomar decisões informadas.”
Quando a análise de fluxo de trabalho é apropriada?
A análise de fluxo de trabalho é importante sempre que seu projeto atinge um obstáculo ou quando você está perdendo tempo em tarefas redundantes. Você também pode achar útil auditar seus fluxos de trabalho regularmente antes que essas ineficiências ocorram.
A análise de fluxo de trabalho pode ajudar as equipes a identificarem a(s) causa(s) dos longos tempos de espera para entregas entre departamentos ou por que certas equipes gastam muito mais tempo do que outras nas mesmas tarefas. Caso tenha alterado recentemente o uso de qualquer software ou atualizado qualquer hardware, pode descobrir que seus métodos existentes estão desatualizados. Se você contratar um novo gerente ou criar uma nova equipe, pode desejar examinar os fluxos de trabalho existentes e levar em conta quaisquer mudanças de pessoal. Sempre que encontrar um erro em um processo de negócios, pode examinar seus fluxos de trabalho.
“É definitivamente uma prática recomendada analisar fluxos de trabalho regularmente”, diz Devon Fata, o CEO da Pixoul. “Mas isso também é necessário ao fazer uma transição importante, como mudar a força de trabalho para o trabalho remoto, ou se perceber problemas de eficiência fora da análise regular.”
Elementos da análise de fluxo de trabalho
A análise de fluxo de trabalho requer alguns elementos-chave para ser bem sucedida. Primeiro, identifique os fluxos de trabalho em questão e colete dados sobre eles. Permaneça imparcial. Observe o tempo necessário para conclusão, porcentagem de conclusão e custo de operação de cada etapa.
- Mapeie as etapas: faça uma lista de cada etapa necessária para concluir seu fluxo de trabalho do início ao fim. Considere criar uma árvore de decisão visual e ramificada para visualizar mais facilmente o processo.
- Estime o tempo necessário para concluir cada etapa: avalie quanto tempo você precisa para concluir a tarefa e compare isso com quanto tempo cada tarefa realmente leva. Se essas informações não estiverem disponíveis, pode ser uma boa ideia começar a registrá-las no futuro.
- Determine o custo de cada etapa: adicione o custo de cada etapa do processo, incluindo materiais e mão de obra. O custo é anormalmente alto pelo valor da tarefa?
- Elimine redundâncias: remova qualquer etapa do processo que não o aproxime de seu objetivo ou que repita os esforços de qualquer outra etapa desnecessariamente.
- Agilize o fluxo de trabalho: se possível, automatize partes do fluxo de trabalho. Para obter mais informações sobre automação do fluxo de trabalho, leia nosso guia para digitalizar o fluxo de trabalho.
Etapas na análise de fluxo de trabalho
Existem cinco etapas para analisar os fluxos de trabalho. Primeiro, identifique os fluxos de trabalho em questão e em seguida colete dados sobre eles. Depois, examine esses dados e faça alterações em áreas problemáticas. Por fim, crie um cronograma para gerenciar e ajustar esses fluxos de trabalho conforme necessário.
1. Identifique fluxos de trabalho que precisam ser analisados
Crie um cronograma para analisar cada um de seus fluxos de trabalho regularmente. Se estiver analisando fluxos de trabalho pela primeira vez, separe-os por equipe ou departamento e examine-os metodicamente.
“Se alguns aspectos de seus fluxos de trabalho parecerem ineficientes, provavelmente são, e esse é um ótimo lugar para começar”, diz Fata. “Especialmente no início, há oportunidades de ir atrás de frutos fáceis de alcançar seguindo sua intuição. À medida que você faz essas mudanças fáceis, você também praticará as habilidades necessárias para identificar eficiências mais difíceis de encontrar.”
2. Colete e organize dados sobre cada fluxo de trabalho
Reúna e organize os dados em torno de seus fluxos de trabalho. Use relatórios salvos, logs de software, e-mails e qualquer outra coisa necessária para obter uma compreensão completa do uso histórico de fluxos de trabalho em seus negócios. Se não encontrar as informações de que precisa, faça uma nota para criar registros dessas informações daqui para frente.
Para cada fluxo de trabalho, faça o seguinte:
- Identifique a tarefa que o fluxo de trabalho deve realizar e verifique se ela atinge seu objetivo.
- Determine o tempo que cada etapa deve levar para ser concluída e use dados do passado para determinar quanto tempo cada etapa realmente leva.
- Dê uma olhada na taxa de conclusão de cada tarefa e no fluxo de trabalho como um todo. Tome nota das etapas difíceis ou impossíveis de serem concluídas.
- Delineie cada etapa do fluxo de trabalho do início ao fim.
- Colete todos os relatórios e cheque onde eles estão armazenados. Observe a estrutura de nomeação de arquivos e pastas e a organização dos drives.
3. Analise os dados
Use os dados coletados para tirar conclusões sobre o status atual de cada fluxo de trabalho. Identifique coisas que estão funcionando bem e áreas onde você pode fazer melhorias.
“Faça um relatório de fluxo de trabalho de sua equipe e de diferentes processos em todo o quadro. Depois que o relatório for concluído, use métodos estatísticos para determinar quais deles estão funcionando em seu nível ideal. Descubra uma maneira de melhorar ou eliminar aqueles que não têm bom desempenho”, sugere Anevski.
Faça a si mesmo as seguintes perguntas sobre cada um de seus fluxos de trabalho:
- Cada etapa faz sentido? Um novo funcionário poderia completá-las com treinamento mínimo? Olhe para cada passo como um estranho que o vê pela primeira vez e certifique-se de que cada etapa esteja claramente escrita e fácil de seguir.
- Você está gastando uma quantidade razoável de tempo em cada etapa? Observe quaisquer etapas que levem muito tempo para serem concluídas ou ultrapassam seu prazo regularmente. Examine se o problema é com o fluxo de trabalho ou com o prazo.
- Algum processo é redundante? Identifique por que cada etapa é necessária. Você pode encontrar etapas que podem ser reduzidas ou eliminadas completamente.
- Precisamos de todos os dados que estamos fazendo o pessoal relatar? Muitas vezes, as empresas exigem relatórios que fornecem informações disponíveis em outros lugares. Certifique-se de que seus funcionários não estão perdendo tempo criando relatórios que ninguém consulta.
- As informações são fáceis de encontrar? Observe onde você armazena relatórios e identifique ineficiências nas convenções de nomenclatura e locais de registro. Anote as informações que você gostaria de acessar para a análise de fluxo de trabalho e certifique-se de registrá-las e armazená-las em um local acessível.
- Existem erros óbvios ou etapas ultrapassadas? À medida que você muda de software ou mistura suas equipes, pode descobrir que, às vezes, etapas e até mesmo fluxos de trabalho inteiros se tornam redundantes. Certifique-se de que seus fluxos de trabalho estejam atualizados com o software e os procedimentos da empresa mais recentes.
4. Faça quaisquer alterações necessárias
Ao encontrar itens que precisam ser alterados, faça essas alterações. Consulte suas equipes sobre as etapas e fluxos de trabalho que devem ser revisados e pergunte como fazer isso. Você pode precisar adicionar, alterar ou eliminar completamente algumas etapas. À medida que seus fluxos de trabalho evoluem, o processo de análise se tornará mais simples.
“Temos uma filosofia de Kaizen, que fala sobre a melhoria contínua”, diz Steven Bowman, CEO da A Line at the Door. “Estamos constantemente procurando feedback de nossas equipes e clientes sobre maneiras de melhorar. Com nossos fluxos de trabalho não é diferente.”
Alguns exemplos de maneiras pelas quais você pode melhorar os fluxos de trabalho comuns são: expandir prazos que normalmente são perdidos; imprimir ou copiar material em lotes maiores em vez de muitas vezes ao longo de um projeto; usar modelos de e-mail ou automatizar a redação de convites para reuniões.
Saiba mais em nosso guia abrangente sobre a metodologia Kaizen e nosso guia para implementar melhorias contínuas.
5. Gerencie e ajuste conforme necessário
Crie um cronograma para verificar seus fluxos de trabalho. À medida que suas necessidades de negócios mudam, seus fluxos de trabalho podem se tornar menos eficientes ou desatualizados. É melhor examinar os fluxos de trabalho regularmente para detectar as alterações necessárias antes que elas criem problemas.
“Isso ajuda a analisar seus fluxos de trabalho regularmente ao longo do ano. Como a tecnologia do fluxo de trabalho melhora com o tempo, os processos também podem melhorar. Olhe para seus fluxos de trabalho com um olhar crítico em cada trimestre para ajudar a tomar decisões informadas para o futuro”, sugere Anevski.
Como a análise de fluxo de trabalho ajuda sua organização?
A análise regular do fluxo de trabalho pode ajudar sua organização a usar seu tempo com mais sabedoria, economizar dinheiro e melhorar o moral de seus funcionários. Delineamos alguns dos principais benefícios abaixo:
- Captura de processos redundantes: a análise regular do fluxo de trabalho pode ajudá-lo a identificar e abordar processos duplicados ou desatualizados. Agilizar ou eliminar esses processos pode ter um grande impacto positivo em suas operações diárias.
- Redução do tempo perdido: fluxos de trabalho mais eficientes significam que o tempo de seus funcionários é mais produtivo. Isso resulta em mais tempo gasto para alcançar seus objetivos.
- Economia de dinheiro: ter funcionários mais eficientes significa menos horas de trabalho gastas nas mesmas tarefas. Fluxos de trabalho mais eficientes também podem levar a economias de dinheiro em suprimentos de escritório, como papel e tinta de impressora.
“Você pode facilmente descobrir fases que podem ser automatizadas ou feitas sem papel olhando para cada parte de um processo de trabalho e observando tudo do início ao fim. Você acabará com mais eficiência e mais lucro depois de aplicar as modificações descobertas por meio da análise”, explica Abe Breuer, CEO da VIP to Go. - Melhoria do moral: os funcionários querem sentir que seu tempo tem valor. O moral melhora quando as pessoas podem ser produtivas e riscar as tarefas de suas listas. “Os dados que coletamos a partir da análise de fluxo de trabalho me ajudam a tomar decisões informadas, o que leva à atribuição de tarefas mais significativa aos funcionários. A produtividade ajuda a manter todos engajados e, em seguida, eles são capazes de agregar ainda mais valor à equipe”, diz Anevski.
- Melhora da eficiência geral: todos os benefícios anteriores aumentam a eficiência geral para suas equipes e seus negócios Conforme você estabelece as melhores práticas de fluxo de trabalho, ficará ainda mais fácil analisar e maximizar a eficiência de seu fluxo de trabalho no futuro.
Melhores práticas de análise de fluxo de trabalho
A análise de fluxo de trabalho é um processo crítico. Desde construir suas próprias bases até permanecer neutro e envolver sua equipe, reunimos abaixo algumas dicas de especialistas para manter as práticas recomendadas.
- Baseie-se no que você já tem: a maioria das empresas têm fluxos de trabalho em vigor, mesmo que não os documentem oficialmente. Ao analisar e atualizar seus fluxos de trabalho, baseie-se nos processos de trabalho que você já tem.
“Só porque há um problema com um fluxo de trabalho, isso não significa que você tem que começar do zero,” explica Bowman. “Divida seus fluxos de trabalho em segmentos digeríveis e, em seguida, analise-os. Não jogue o bebê fora junto com a água do banho.” - Permaneça neutro: a mudança pode ser difícil, especialmente se você estiver envolvido na criação de um fluxo de trabalho que não é mais tão otimizado quanto antes.
“Pode ser difícil persuadir os indivíduos a fazer coisas novas, especialmente quando isso exige que eles mudem seu comportamento atual”, observa Breuer. É importante deixar a emoção e o viés fora da equação ao analisar seus fluxos de trabalho. Se sua equipe de análise tem problemas para se manter neutra, pode valer a pena contratar um consultor terceirizado para ajudá-lo no processo. - Use soluções de software: existem muitas ferramentas de software para ajudar na análise de fluxo de trabalho. Considere o uso de um motor de fluxo de trabalho para manter sua operação funcionando sem problemas.
- Use recursos visuais:
fluxos de trabalho complicados podem ser muito mais fáceis de conceituar quando feitos de forma visual. Chelsea Cohen, co-fundadora da SoStocked, explica como sua organização utiliza estratégias visuais de fluxo de trabalho: “Começamos com um sistema Kanban. O Kanban é um dos métodos mais simples para a análise de fluxo de trabalho porque simplifica todo o seu projeto em um quadro visual. Você pode categorizar tarefas importantes em colunas separadas e fazer com que os membros da equipe indiquem em tempo real quando cumprirem responsabilidades. Isso facilita a identificação de pontos onde seu fluxo de trabalho começa a ficar atrasado, para que você possa abordá-los mais rapidamente.”
Saiba mais sobre como configurar um quadro Kanban. - Acompanhe tempo e custo: o objetivo final da análise de fluxo de trabalho é economizar tempo e dinheiro para uma empresa, portanto, certifique-se de acompanhar o custo da mão de obra e o tempo médio necessário para concluir seus fluxos de trabalho. Com esses dados, você pode acompanhar melhorias, identificar desacelerações e abordá-las antes que se tornem problemas.
- Analise de acordo com um cronograma: reserve um tempo para examinar seus fluxos de trabalho. Você pode descobrir que passar algumas horas por mês fazendo análises básicas pode economizar muito mais horas no futuro. “Não existe um momento perfeito para realizar a análise do fluxo de trabalho. Deus ajuda quem cedo madruga. E as revisões regulares do processo ajudam a identificar problemas antes que eles lhe custem tempo e dinheiro”, diz Cohen.
- Consulte a equipe: obtenha informações das pessoas que usam seus fluxos de trabalho. “Se você realmente quer descobrir o que há de errado com seu fluxo de trabalho, obtenha feedback de usuários reais”, sugere Breuer. Os usuários do dia-a-dia saberão melhor do que ninguém se seus segmentos estiverem desatualizados ou ineficientes.
- Faça alterações: não basta coletar os dados, corrija os erros. Depois de identificar ineficiências, faça as alterações necessárias para minimizá-las ou eliminá-las. O objetivo da análise de fluxo de trabalho é mais do que apenas a coleta de dados: trata-se de usar esses dados para promover mudanças significativas.
Exemplos de análise e correção do fluxo de trabalho
Quer saber como é a análise corretiva do fluxo de trabalho no mundo real? Apresentamos abaixo alguns exemplos de problemas comuns de fluxo de trabalho e como corrigi-los com análises oportunas:
- Ineficiências de alocação de mão de obra: muitas empresas começam pequenas e se expandem rapidamente, o que pode resultar em problemas que se ampliam exponencialmente à medida que a empresa cresce. Considere uma pequena empresa que começou com seis funcionários, todos registrando seu horário em cartões de ponto de papel. Um gerente coleta os cartões e insere os registros em papel em uma planilha. O gerente envia a planilha para um contador, que determina impostos e contracheques para todos os funcionários e, em seguida, gera e distribui cheques em papel.
Cinco anos depois, esta mesma empresa emprega 35 pessoas, mas ainda usa fluxos de trabalho manuais de acompanhamento de tempo e contabilidade. Cada um dos funcionários gasta a mesma quantidade de tempo registrando suas horas trabalhadas, mas o contador e gerente, mais bem pagos, agora gastam uma parte considerável de seu dia concluindo tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas por software.
Solução: quando uma empresa é pequena, os custos do software que economiza tempo podem parecer proibitivos. Ao implementar relógios de controle de tempo e softwares de folha de pagamento para melhorar esses fluxos de trabalho, esta empresa economizaria milhares de horas de trabalho e dólares normalmente gastos processando a folha de pagamento. - Design de escritório: até mesmo o layout e os equipamentos do seu escritório podem levar à perda de tempo e dinheiro. Considere um escritório configurado para dezenas de funcionários com acesso a uma única estação de impressão. Os fluxos de trabalho que incluem a impressão de documentos levarão mais tempo para serem concluídos por funcionários sentados em salas ou pisos mais distantes das impressoras. Ter mais funcionários usando cada impressora podem causar backups em tempos de espera e custar mais na manutenção da impressora. Da mesma forma, uma impressora a jato de tinta barata que foi comprada quando a empresa era nova não pode ter o mesmo desempenho que um modelo a laser comprado tendo em vista um uso maior.
Solução: uma maneira de maximizar a eficiência de seus fluxos de trabalho é melhorar a eficiência do movimento físico de seus funcionários ao redor do escritório. Certifique-se de que os suprimentos de escritório e as estações de impressão estejam localizados o mais centralmente possível ou, idealmente, espalhe várias estações e estoques ao redor do escritório. Certifique-se de que os equipamentos sejam bem mantidos e atualizados; gastar dinheiro em manutenção e atualizações economizará custos em reparos de emergência a longo prazo. Você também pode descobrir que eliminar a necessidade de imprimir muitos tipos de documentos e, em vez disso, exibir relatórios em um painel ou armazená-los em uma unidade de nuvem acessível agiliza exponencialmente os fluxos de trabalho. - Relatórios não essenciais: ao introduzir novos processos de fluxo de trabalho, muitas empresas também tendem a criar novos métodos de relatórios. Imagine uma empresa de varejo que abre um segundo local. Como os gerentes de alto nível não podem estar em dois lugares ao mesmo tempo, eles implementam um fluxo de trabalho diário de relatório de status para que os funcionários se mantenham atualizados sobre os acontecimentos essenciais da loja.
Conforme o tempo passa e a empresa abre mais locais, os gerentes descobrem que a maioria dos dias são rotineiros e sem intercorrências. Eles param de ler relatórios diariamente porque levam tempo para vasculhá-los e os relatórios contêm poucas informações úteis. À medida que mais lojas abrem, mais funcionários gastam mais parte do seu tempo escrevendo relatórios diários que raramente são lidos. Quando um incidente de fato ocorre, os gerentes podem até precisar passar um tempo vasculhando pastas de relatórios para descobrir exatamente o que aconteceu.
Solução: melhorar esses fluxos de trabalho verificando-os à medida que a empresa cresce. A cada nova loja, a empresa deve considerar que tipo de dados é realmente útil coletar. Os relatórios podem ser reduzidos em escopo ou frequência, ou reestruturados para excluir seções irrelevantes. Você também pode considerar estabelecer um sistema para relatar apenas exceções situacionais para a identificação ser mais fácil e causar e mais impacto.
Como usar a análise de fluxo de trabalho para melhorar sua eficiência
A análise de fluxo de trabalho fornece insights sobre as operações de sua empresa que podem ajudá-lo a economizar dinheiro, melhorar o moral dos funcionários e operar de forma mais eficiente. Analisar seus fluxos de trabalho regularmente é a melhor maneira de informar mudanças nos processos do dia-a-dia e garantir que eles funcionem sem problemas.
Bowman explica como a implementação da análise de fluxo de trabalho ajudou a economizar tempo para sua empresa: “A análise de fluxo de trabalho foi fundamental para nos ajudar a operar de forma mais eficiente porque nos mostrou onde os obstáculos existiam e precisamente o quão atrasado era nosso fluxo de trabalho. Construímos nossos fluxos de trabalho para pegar exceções. Cada etapa era essencialmente um desqualificador para capturar quando as coisas não eram perfeitas. Apenas 8% de nossas tentativas causaram um problema, mas as enviamos através do nosso fluxo de trabalho de resolução de problemas todas as vezes. Analisando nosso fluxo de trabalho, percebemos que esse método estava desperdiçando muitos recursos. Então criamos um fluxo de trabalho em que os casos eram tratados como bem-sucedidos até que eles atingiam um armadilha, e lidamos com eles de acordo. Foram necessários menos olhos para muito menos casos, o que melhorou muito nossa eficiência”.
A análise regular do fluxo de trabalho é fundamental para capturar pequenas ineficiências antes que elas se tornem maiores e mais complicadas. Se você não dedicar um tempo para ser proativo, os problemas de fluxo de trabalho podem aumentar com o tempo e alcançá-lo antes que você perceba. A melhor defesa é um bom ataque; identifique e resolva os problemas do fluxo de trabalho o mais cedo possível.
Considerações especiais para aplicar fluxos de trabalho a ambientes de trabalho remoto
A análise de fluxo de trabalho é fundamental para todas os negócios, mas há considerações especiais na transição para o trabalho remoto. Delineamos alguns dos melhores conselhos de especialistas, desde a adaptação de novos estilos de comunicação até a mudança de sua abordagem para a criação de fluxos de trabalho.
- Mude sua mentalidade: a análise de fluxo de trabalho para um ambiente remoto não deve ser um paliativo para um retorno ao escritório. Comece a pensar na eficiência em geral e incorpore fluxos de trabalho que fazem sentido para ambos os ambientes.
"A análise de fluxo de trabalho nos ajudou a nos transformar de uma empresa que está fazendo trabalho remoto para uma empresa orientada ao trabalho remoto". “Muitos dos nossos processos foram transplantados de um ambiente interno sem realmente pensar nisso. A análise de fluxo de trabalho nos ajudou a nos transformar de uma empresa que está fazendo trabalho remoto para uma empresa orientada para o trabalho remoto. - Adote a comunicação assíncrona: o trabalho remoto oferece flexibilidade na comunicação, especialmente ao colaborar com pessoas de diferentes fusos horários. Adote o uso da comunicação assíncrona e considere a definição de prazos e lembretes com base em datas em vez da hora do dia.
“A comunicação ficou muito mais simples quando mudamos para o trabalho remoto. Fizemos a transição para uma comunicação assíncrona, o que ajudou a liberar mais tempo em nosso dia de trabalho. Os funcionários não precisam esperar que seus gerentes saiam de uma reunião e podem simplesmente deixar um memorando detalhando qualquer mensagem importante”, explica Christiaan Huynen, fundador da DesignBro. - Aplique processos a grupos maiores: o processo de integração tornou-se muito mais simples em um ambiente remoto para muitas empresas. Grupos de integração podem ser muito maiores e interdepartamentais. Um único funcionário de RH pode liderar uma reunião de grupo em vídeo em grupo com dezenas de novos funcionários. Novos contratados podem navegar no treinamento e preencher formulários necessários em seu próprio ritmo, e esses documentos podem ser enviados e aprovados facilmente, o que economiza tempo para os novos funcionários e para o RH.
“O processo convencional sofreu uma ruptura através do uso de diferentes ferramentas de integração”, diz Anevski Ele tem sido automatizado, o que permite que os profissionais de RH se concentrem mais em atribuições estratégicas. O processo convencional sofreu uma ruptura através do uso de diferentes ferramentas de onboarding, diz Anevski. “Não tenho certeza se um dia voltaremos”. - Considere a responsabilidade: algumas coisas se tornam mais difíceis em um ambiente remoto, como garantir que os funcionários estejam se dedicando. Talvez seja necessário criar novos processos para garantir que as horas de trabalho estejam sendo cumpridas. “O horário de trabalho dos funcionários era um problema difícil para nossa organização enfrentar”, compartilha Anevski. “Muitas vezes, notamos que os funcionários trabalhavam horas extras no papel, mas na prática não avançavam no respectivo projeto. Eles fingiam trabalhar até tarde em projetos para conseguir algumas horas extras de sono pela manhã.”
- Utilize software: muitas tarefas que costumavam ser uma verificação verbal rápida podem ser transformadas em botões de verificação rápida. Paul Sherman, diretor de marketing da Olive, explica como eles fizeram uma transição fácil. “Costumávamos confirmar atribuições e projetos verbalmente quando estávamos no escritório: um telefonema rápido para um colega ou apenas uma caminhada até seu escritório para obter o 'OK' verbal. Não fazemos mais isso. Quando alcançamos um marco em um projeto, simplesmente marcamos isso em nosso software de gerenciamento de projetos e as partes relevantes recebem uma notificação. É uma mudança sutil, mas útil”.
- Considere a aptidão técnica: ao criar novos fluxos de trabalho em um ambiente remoto, é especialmente importante considerar a aptidão técnica de sua equipe. Passe tempo treinando-os no software que você usa e lembre-se que seus funcionários menos experientes em tecnologia podem precisar de um pouco mais de tempo para aprender as lições.
“Você precisa levar em conta se sua força de trabalho conhece bem a tecnologia ao alterar os fluxos de trabalho para o trabalho remoto. Naturalmente, os fluxos de trabalho remotos contêm muito mais programas de software do que se você estiver no escritório, o que significa que todos precisam estar alinhados sobre como usá-los. Agende meio dia, ou mesmo um dia inteiro, para treinar sua equipe sobre como usar essas ferramentas”, recomenda Sherman. “Acredite em mim, isso vai economizar muito tempo e energia ao longo do caminho”. - Mantenha a flexibilidade: deixe seus funcionários terem alguma opinião sobre seus fluxos de trabalho individuais e confie neles para criar um cronograma que funcione tanto para eles quanto para a empresa.
Teresha Aird, co-fundadora da Offices.net, descreve como sua empresa e funcionários abordaram uma transição remota: “Ficou claro desde o início que fornecer a opção de trabalho remoto resultaria em alguns funcionários inicialmente lutando para equilibrar os compromissos de trabalho com a família ou outras distrações em casa. No entanto, acreditamos que essas lutas iniciais seriam rapidamente alteradas à medida que funcionários e equipes descobrissem seus fluxos de trabalho remotos ideais e adotassem novos hábitos para manter a produtividade. Isso se mostrou verdadeiro, já que muitos funcionários relataram ter que experimentar seus fluxos de trabalho a fim de determinar a melhor ordem para concluir suas tarefas em um ambiente remoto. Muitos funcionários também alteraram ligeiramente seus horários ao trabalhar remotamente, fazendo uma pausa para o almoço mais cedo ou mais tarde e começando um pouco mais cedo devido à ausência de deslocamento”.
Benefícios da análise de fluxo de trabalho
Os benefícios da análise de fluxo de trabalho surgem no curto e longo prazo. Desde o aumento da produtividade até a economia de dinheiro e a retenção de funcionários, delineamos as principais vantagens abaixo:
- Manutenção de um local de trabalho mais eficiente: a análise regular do fluxo de trabalho pode ajudar a estabelecer uma cultura de eficiência. Ao revisitar e revisar regularmente os fluxos de trabalho quando necessário, uma equipe se acostuma a adotar novas práticas que beneficiam a organização.
- Agilização dos fluxos de trabalho à medida que os processos evoluem: à medida que uma empresa cresce, seus processos também devem crescer. Você não precisa dividir os fluxos de trabalho para melhorá-los; muitas vezes pequenas mudanças na tecnologia ou no pessoal também requerem ajustes nos fluxos de trabalho.
- Melhor produtividade: agilizar fluxos de trabalho leva a menos tempo perdido. Quanto mais eficientes seus fluxos de trabalho, mais tempo sua equipe terá para ser produtiva.
- Economia de dinheiro: quanto menos tempo você gasta pagando sua equipe para concluir fluxos de trabalho redundantes ou ineficientes, mais dinheiro você economiza. Muitas vezes você pode economizar dinheiro a longo prazo atualizando softwares e equipamentos usados em fluxos de trabalho diários também.
- Maior retenção de funcionários: funcionários que sentem que suas contribuições são importantes são mais satisfeitos e mais propensos a acreditar que a empresa valoriza seu tempo. Funcionários tendem a ficar mais tempo com uma empresa que os faz felizes do que em uma em que o moral é baixo.
Análise de fluxo de trabalho x gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos se preocupa em acompanhar um projeto até sua conclusão com sucesso. A análise de fluxo de trabalho auxilia nesse processo, garantindo que a equipe tome o caminho mais eficiente em cada etapa para a conclusão do projeto.
Um gerente de projetos bem-sucedido pode ajudar a identificar fluxos de trabalho ineficientes e fazer sugestões e mudanças sempre que possível. Fluxos de trabalho ineficientes podem ser difíceis de identificar para as pessoas que não trabalham com eles todos os dias, por isso, os gerentes de projetos devem ficar de olho em processos que podem ser melhorados. Essa abordagem ativa para a análise de fluxo de trabalho pode ajudar toda a organização com mudanças positivas incrementais.
Como escolher a ferramenta de análise de fluxo de trabalho certa para sua organização
Escolher a ferramenta de software certa para sua empresa é um exercício de avaliação das suas necessidades em relação às ofertas disponíveis. Pedimos aos especialistas suas opiniões sobre algumas considerações importantes, desde a integração com os sistemas existentes até a automação de tarefas comuns.
“Nossa filosofia de negócios são pessoas, processos e tecnologia; nessa ordem”, explica Bowman. “Os fluxos de trabalho, que são essencialmente seus processos, são componentes críticos. Mas mesmo que você tenha as melhores pessoas e a tecnologia mais atualizada, sua empresa ainda pode fracassar com um processo ou fluxo de trabalho defeituoso. Com as pessoas certas e os fluxos de trabalho certos e aperfeiçoados, a aplicação da tecnologia correta pode simplificar muito seu dia de trabalho. Com as pessoas e os fluxos de trabalho certos, a tecnologia pode permitir que sua empresa cresça”.
- Facilidade de uso: escolha uma ferramenta de análise de fluxo de trabalho que seja fácil de aprender. Certifique-se de que a ferramenta escolhida também forneça um bom acesso ao suporte técnico.
“Como os fluxos de trabalho são uma parte crítica de seus processos de negócios, o software que os gerencia deve ser fácil de usar. Isso inclui a interface do usuário (UI/UX), suporte para várias plataformas (Windows/Mac), dispositivos (desktop x móvel) e não se esqueça do fácil acesso ao suporte, pois todos nós precisamos de suporte de software de tempos em tempos”, sugere Bowman. - Low code x No code: considere a aptidão de sua equipe e sua capacidade de codificar seus próprios fluxos de trabalho. Muitas soluções modernas incluem tecnologia no-code que cria fluxos de trabalho usando modelos integrados que são muito mais acessíveis para o usuário médio.
“Nem todos da equipe têm especialização técnica para gerenciar um fluxo de trabalho complicado”, diz Anevski. “As ferramentas de análise devem ser fáceis de usar para que todos em sua equipe possam fazer parte do processo. Deve ser tão simples quanto A-B-C”. - Mudanças históricas: considere um produto que ajude a armazenar e acompanhar seus dados históricos de uso. Compare seus fluxos de trabalho atuais e anteriores para ver o quão longe você chegou.
“O recurso que procuro é sempre rastrear o desempenho histórico, especialmente se você puder dividi-lo mês a mês, dia da semana ou hora do dia. Isso pode ajudá-lo a avaliar sua melhora em relação ao desempenho passado, bem como identificar ciclos de eficiência; maneiras pelas quais seu fluxo de trabalho muda ao longo do ano ou ao longo de uma semana”, sugere Fata. - Custo: escolha o melhor sistema de análise de fluxo de trabalho que você pode pagar. Não se esqueça de pesar as oportunidades de economia de custos que o aumento da eficiência pode apresentar.
- Extensibilidade: escolha um sistema que possa crescer e mudar junto com sua empresa. Também deve ser dinâmico e personalizável para garantir que você possa usá-lo em muitos tipos de situações.
“O fator de extensibilidade permitirá que você se adapte, mude e cresça sem precisar mudar pacotes ou plataformas de software”, explica Bowman. - Automação: automatizar seus fluxos de trabalho economiza tempo e dinheiro a longo prazo, então considere uma plataforma que o suporte. “A automação do fluxo de trabalho pode ajudar você a atingir o pico de produtividade. Seu sistema de relatórios deve permitir que você gerencie todas as etapas envolvidas até a conclusão do processo”, diz Anevski.
- Integração de aplicativos: sua ferramenta de análise de fluxo de trabalho deve se integrar bem aos programas que você já usa. Muitos motores de fluxo de trabalho oferecem suporte para programas populares de bate-papo em grupo e armazenamento em nuvem. Breuer explica que, embora antigamente a integração costumasse ser um recurso “agradável de se ter”, a maioria das organizações agora considera isso um requisito. Os fluxos de trabalho não funcionam independentemente uns dos outros, por isso é importante que tudo flua perfeitamente.
- Acesso com base em funções: muitas ferramentas de fluxo de trabalho permitem o acesso para visualizar ou editar fluxos de trabalho com base na função de um usuário. Considere usar esses sistemas para capacitar seus gerentes a criar e gerenciar seus próprios fluxos de trabalho para suas equipes e designar quem pode visualizá-los e alterá-los. Breuer sugere que as equipes usem o acesso hierárquico com seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para controlar o que cada usuário vê a fim de preservar a segurança de informações confidenciais.
Como o Smartsheet auxilia na análise do trabalho e ajuda a melhorar os fluxos de trabalho
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