O que é melhoria contínua?
Na melhoria contínua (CI, Continuous Improvement), as equipes tentam tornar os produtos e processos melhores reduzindo o desperdício ou melhorando a qualidade. O processo de melhoria contínua pode incluir pequenas mudanças incrementais ao longo do tempo ou mudanças inovadoras que ocorrem de uma só vez.
Marshall Ariza, consultor responsável na Firefly Consulting, explica: “melhoria contínua é um termo genérico usado para descrever Lean, Six Sigma e a Teoria das Restrições. É uma disciplina sobre como analisar uma situação ou atividade para ajudar as pessoas que fazem o trabalho a executar as tarefas mais rapidamente e com maior qualidade, ou seja, com resultados mais previsíveis.”
Procurar problemas, esboçar soluções e iterar sobre melhorias estão no centro de muitas metodologias formais – o nome pode mudar, mas é tudo melhoria contínua.
Em teoria, organizações inteiras, independentemente da função ou do departamento, devem praticar melhorias contínuas como parte da rotina diária. Com ênfase na redução de custos e na elevação da eficiência, a melhoria contínua é um pilar do gerenciamento Lean e, portanto, pode ajudar empresas de todos os setores a obter uma vantagem competitiva. A melhoria contínua pode parecer apenas mais uma teoria de gerenciamento genérico, mas quando feita corretamente, pode ser poderosa e transformadora.
Melhoria contínua do processo
Melhoria contínua do processo (CPI, Continuous Process Improvement) é outro termo para melhoria contínua. Ambos os termos descrevem esforços regulares para mudar software, ferramentas, métodos e processos. Essas mudanças podem melhorar os produtos, encantar os clientes e resultar em lucros maiores.
Etapas da melhoria ininterrupta do processo
O modelo básico de melhoria contínua do processo inclui as quatro etapas do ciclo PDCA (plan, do, check, act): planejar, fazer, verificar, agir. Embora outros modelos de melhoria tenham etapas com nomes diferentes, as atividades do PDCA ainda formam o centro dessas estruturas de melhoria.
- Planejar: identifique problemas ou uma meta.
- Fazer: formule uma teoria ou solução. Estabeleça métricas. Implemente uma solução.
- Verificar: acompanhe a eficácia da solução e ajuste as soluções, conforme necessário. Observe novos problemas ou novas áreas de foco.
- Agir: aplique os aprendizados das etapas anteriores em uma escala mais ampla ou reinicie o ciclo para encontrar novas metas ou implementar soluções melhoradas.
O PDCA é um sistema simples e repetível para lidar com problemas e testar soluções. O ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming, gerou outros modelos de melhoria contínua, como o Six Sigma e o ciclo DMAIC. Saiba mais sobre PDCA lendo “Um princípio de qualidade: tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento total de qualidade”.
Melhoria ininterrupta ou frequente?
Embora melhoria contínua e melhoria frequente, às vezes, sejam usadas intercambiavelmente, elas têm significados distintos:
- Melhoria frequente: alguns praticantes de qualidade acreditam que a melhoria frequente refere-se a esforços sortidos em diferentes departamentos usando uma variedade de métodos. Nem todos que trabalham em sistemas de gerenciamento de qualidade reconhecem o termo frequente.
- Melhoria contínua: os mesmos especialistas de qualidade consideram a melhoria contínua para se referir a esforços específicos dentro da melhoria frequente. O Comitê Técnico 176 da ISO 9000 debateu a escolha das palavras na década de 1990 e decidiu contra “contínua” porque implica uma atividade impossível em que melhorias seriam feitas minuto a minuto. No entanto, outros praticantes acham que a melhoria contínua significa que todos em uma organização trabalham para fazer melhorias diariamente. O termo também pode estar associado ao controle estatístico do processo. No entanto, o uso do termo pode variar de acordo com o setor. Por exemplo, o ISO 14000, padrão de gestão ambiental, usa o termo "frequente" para se referir a projetos de melhoria separados e contínuos.
Melhoria contínua do Kaizen
De acordo com Ariza, “melhoria ininterrupta é uma derivação de Kaizen ou ‘faça um pouco o tempo todo’. Continue fazendo melhorias graduais, revisando-as e se perguntando todos os dias: ‘como podemos fazer isso melhor’? Você conseguirá essas mudanças e melhorias”.
Como uma abordagem de melhoria ininterrupta, o Kaizen ajuda as organizações a melhorar a qualidade da produção, reduzir custos, aumentar a disposição e capacitar os funcionários. Mais uma filosofia do que uma metodologia, o Kaizen é menos estruturado do que o Six Sigma. No entanto, o Kaizen usa ferramentas visuais, como mapeamento de fluxo de valor e quadros Kanban, para acompanhar os fluxos do processo. Para saber mais sobre o Kaizen, leia “Guia definitivo para o gerenciamento de projetos Lean”.
Melhoria contínua de Lean
A melhoria contínua é uma parte fundamental dos gerenciamentos Lean e Agile. Métodos Lean ajudam as equipes a eliminar o desperdício e a simplificar os fluxos de trabalho. O Lean foi usado pela primeira vez na manufatura, mas agora também é usado por muitos outros setores.
Baseada no Kaizen, a melhoria contínua de Lean compartilha os princípios de criação de grandes movimentações a partir de pequenas mudanças e incentivo aos funcionários para que ofereçam novas ideias. A melhoria contínua de Lean cria refinamentos de processo ajudando as equipes a explorar novas formas de trabalho. Saiba mais sobre essa metodologia lendo “O guia indispensável para a melhoria de processos Lean com modelos e estudos de caso”.
Melhoria contínua de Six Sigma
Six Sigma é um método formal de melhoria contínua que remove a inconstância e aumenta a probabilidade de criar os resultados que as equipes querem. Mais amplamente utilizado na forma de Lean Six Sigma, o método usa o ciclo DMAIC.
Análogo ao PDCA, o DMAIC significa definir, medir, analisar, incrementar e controlar. Em iniciativas Six Sigma, praticantes treinados nesse método apoiam organizações em seus projetos de melhoria baseados em dados. A estrutura de melhoria competitiva e baseada em resultados para a excelência operacional é uma derivação do Six Sigma. A metodologia usa o CIMM (Continuous Improvement Maturity Model, modelo de maturidade de melhoria ininterrupta) para avaliar o progresso de uma organização quanto ao uso de métodos Lean Six Sigma. Saiba mais sobre essa estrutura lendo “Excelência operacional: princípios essenciais e como implementá-los”. O Six Sigma emprega muitas das ferramentas analíticas usadas no gerenciamento da qualidade, como mapeamento de processos de negócios, diagramas de Ishikawa, SIPOC e muito mais.
Estudos de caso de melhoria contínua
Giles Johnston é um engenheiro certificado que presta consultoria para empresas a fim de melhorar seus processos operacionais e autor de SOPs eficazes.Ele e Marshall Ariza, da Firefly Consulting, oferecem os seguintes estudos de caso sobre como empresas reais usaram processos de melhoria ininterrupta:
- CCC Win: Johnston trabalhou com uma equipe que nunca tinha realizado um processo formal de negócios ou trabalhos de melhoria contínua. A ferramenta de escolha: um exercício de causa, preocupação e contramedida (CCC, Cause, Concern, and Countermeasure). Para começar, eles esboçaram seu fluxo de trabalho atual e o separaram. Isso é meio estúpido. Isso não funciona. Isso só funciona metade do tempo. Apenas metade de nossos clientes fazem isso. “Em algumas horas, eles tiveram 40 preocupações legítimas sobre o processo, que eles então converteram em um plano de ação. As contramedidas se transformaram em etapas de ação em seu plano”, afirma Johnston.
- Explicação passo a passo da manutenção: Johnson caminhou por uma fábrica com um engenheiro. “Apenas me diga tudo o que deixa você enfurecido”, ele disse ao funcionário. Ele listou tudo o que o homem disse e, juntos, eles pegaram a lista para elaborar um plano de ação. A reação do engenheiro: “eu não achei que poderia ser tão fácil.”
- Bingo de melhoria continua: o bingo de CI (melhoria contínua) é uma ferramenta para quebrar o gelo e iniciar discussões sobre melhorias. Johnston compartilha um exemplo de uma equipe que, enquanto jogava bingo, meio que de brincadeira, sugeriu que suas faturas poderiam ser mais bonitas. Quando as faturas foram formatadas e um logotipo foi adicionado, a equipe contábil notou que os clientes estavam pagando contas mais rapidamente. Uma pesquisa rápida com esses clientes revelou que os clientes perdiam as faturas simples nas mesas bagunçadas. Os clientes agora conseguiam encontrar as planilhas coloridas.
- Ótimo produto, cultura de empresa ruim: Ariza descreve um cliente cujos clientes disseram algo com esse sentido: nós amamos seu produto, mas odiamos lidar com a empresa. “Como CEO ou COO, como você lida com isso?”, ele pergunta. “Foi assim que a melhoria contínua ajudou. A organização poderia se aprofundar para descobrir onde estava o problema, seja com a abordagem do atendimento ao cliente, a configuração da mensagem de voz ou outra coisa. Imagine o problema, idealize a solução e configure objetivos e parâmetros. Em seguida, use essas informações para um mapa do projeto. Siga essas etapas para cada ponto problemático, e você acaba com uma série de projetos a serem executados.”
Metodologias adicionais de melhoria ininterrupta
Conceitos semelhantes à melhoria contínua incluem melhoria do processo de negócios, que se concentra na melhoria do processo para criar melhores produtos, e gerenciamento de processos de negócios, que se concentra no gerenciamento e na automação de processos. A lista a seguir inclui outras abordagens baseadas em CI que empresas e organizações sem fins lucrativos usam hoje:
- TQM: o gerenciamento total de qualidade (TQM, Total Quality Management) é a primeira metodologia da era moderna a expressar princípios de melhoria contínua. O TQM foi substituído pelo Six Sigma.
- Reengenharia: na reengenharia, as organizações decretam grandes mudanças na cultura e nas metodologias para apoiar seus principais clientes.
- JIT: Just-in-time (JIT) é um aspecto fundamental do Kanban no qual as linhas de produção obtêm inventário à medida que o consomem. Para que o JIT funcione corretamente, a linha deve remover resíduos, como os encontrados no tempo e nos processos, melhorando assim a qualidade.
- Lean Thinking: mentalidade enxuta, também chamada de gerenciamento enxuto, remove camadas desnecessárias de gerenciamento para aproximar todas as partes de uma organização das atividades essenciais. Use esta metodologia para analisar rigorosamente todos os processos e eliminar esforços que não agregam valor.
- ISO 9000: um padrão de certificação de qualidade, o ISO 9000 se concentra em documentar processos e, menos explicitamente, em melhorá-los. A versão mais recente, ISO 9000-2015, inclui uma provisão para melhoria contínua.
- Teoria das restrições (TOC, Theory of Constraints): esta metodologia analisa processos para detectar e aproveitar os gargalos. Como gargalos sempre serão exibidos, a TOC fornece um meio para implementar melhorias ininterruptas.
- Trabalho padrão: uma iniciativa de trabalho padrão documenta as práticas recomendadas para todos os processos e tarefas. Ela elimina o desperdício e aumenta a segurança dos funcionários porque todos eles realizam tarefas de maneira consistente e ideal.
8 princípios de melhoria contínua
Os princípios da melhoria ininterrupta incluem fazer pequenas mudanças passo a passo, capacitar os funcionários, refletir e repetir e criar mudanças mensuráveis e que podem ser repetidas. Esses valores se aplicam independentemente dos métodos ou das ferramentas que você usa para implementar melhorias contínuas.
- A melhoria é construída sobre pequenas mudanças: mudanças culturais monumentais ou pesquisas que mudam o jogo podem ser assustadoras, e elas não são necessárias.
- As mudanças passo a passo são amigáveis com os recursos financeiros: a mudança não precisa ser cara.
- Ideias de funcionários importam: as ideias para a mudança devem vir das pessoas que fazem o trabalho diariamente.
- Melhorias devem ser mensuráveis e repetíveis: todos precisam saber como é o sucesso para que possam continuar a ver resultados de qualidade.
- Concentre-se na melhoria, não na implementação de ferramentas: métodos formais de melhoria podem ser úteis, mas qualquer boa ideia é benéfica para a melhoria ininterrupta.
- O envolvimento gera um senso de propriedade: melhorias também geram força gravitacional e impulso. Quando as equipes sabem que o gerenciamento ouve suas ideias, veem suas ideias implementadas e colhem os benefícios dessas mudanças, elas começam a procurar maneiras de fazer mudanças.
- Procure respostas internamente: como diz o ditado, a grama é sempre mais verde do outro lado – a abordagem de outra empresa pode parecer objetivamente superior à sua. E embora as abordagens de outras empresas possam funcionar muito bem para elas, lembre-se de que são organizações diferentes da sua. É importante examinar seus próprios processos e encontrar maneiras de melhorá-los.
- Melhoria continua é iterativa: como a palavra “contínua” implica, para ter sucesso ao longo do tempo, as equipes devem refletir regularmente sobre os processos.
Exemplo de melhoria contínua
Como é realmente o processo de melhoria contínua? Marshall Ariza, da Firefly Consulting, oferece um exemplo da vida doméstica diária que analisa como fazer pequenas mudanças pode ter grandes resultados em eficiência e na qualidade do produto final.
Suponha que você acorde em um sábado de manhã e decida fazer uma omelete. Talvez você tenha ovos, talvez, não. Você procura por cebola e queijo na geladeira. Você procura nos armários por uma lata de pimentões, mas tem que ir até o porão para pegar uma. Quando está pronto para cortar os legumes, você esquece onde deixa a tábua de corte. Quando está pronto para bater os ovos, você procura o batedor em uma gaveta, mas o encontra na máquina de lavar louça. Quando bate os ovos, você percebe que não aqueceu a manteiga na frigideira. E assim segue, direto para sua procura pela espátula para virar a omelete e para a corrida para pegar um prato antes que os ovos queimem.
Ariza explica, “você esteve ocupado o tempo todo, mas então você se pergunta: como fariam isso em um programa de culinária na PBS? Antes que comecem a cozinhar, os legumes são todos cortados. Todos os utensílios de que precisam estão por perto. Procurar itens e esquecer etapas gera perda de tempo. Então, se você comparar o tempo do início ao fim que demorou em relação ao que eles demoraram no programa, verá que há uma enorme diferença”.
“É isso que fazemos na melhoria contínua. Para iniciar a conversa, ajudamos as pessoas a perceberem atividades inúteis. Daí, nós ajudamos a montar um novo processo que elimina o trabalho de suposição e sistematiza as coisas. A melhoria contínua se livra das atividades adicionais sem valor que não contribuem para o resultado desejado”, afirma Ariza.
O que é melhoria contínua da qualidade (CQI)?
A melhoria contínua da qualidade é uma ferramenta que ajuda todos os membros de uma equipe a trabalhar em conjunto para melhorar processos e produtos. Na CQI (melhoria contínua de qualidade), os líderes incentivam os funcionários a compartilhar ideias e todos tentam fazer melhorias diariamente.
Em seu histórico sobre CQI, Blumenthal e Kilo se referiram ao movimento de CQI como “o esforço para importar para os serviços de saúde as lições que outros setores aprenderam anos atrás sobre como melhorar a qualidade do produto a fim de atender às necessidades e expectativas de seus clientes”.
Para saber mais sobre a CQI, leia “Onde os dados servem às pessoas: benefícios da abordagem contínua de melhoria da qualidade”.
Gerenciando a melhoria contínua
Inicie uma melhoria contínua identificando onde os problemas geralmente ocorrem. Pontos problemáticos aparecem em tarefas, fluxos de trabalho ou até mesmo em áreas de trabalho. Mas nem todos os problemas precisam de um programa de melhoria.
A busca por melhorias contínuas pode ser formal ou adaptativa: os esforços de melhoria contínua formal seguem estruturas, como o Six Sigma e ferramentas de análise reconhecidas para alcançar resultados mensuráveis. Por outro lado, a melhoria contínua adaptativa usa uma mistura de ferramentas analíticas. Na engenharia e em outras configurações, a melhoria contínua do processo revisa e atualiza regularmente os processos para alinhá-los com as metas de negócios em evolução de uma organização.
Ariza descreve os esforços de melhoria contínua como duas partes. “Primeiro, você aprende a ver com o que está lidando e a dividi-lo em tarefas que agregam resultados valiosos em comparação com as coisas que você está fazendo que não agregam, como retrabalho ou não usar o tempo com eficiência. Em segundo lugar, você permite que as pessoas que fazem essas tarefas façam as mudanças. Esse é o fundamento da melhoria contínua (CI). São essas pessoas que entendem melhor o que está acontecendo. Então, elas estão mais bem equipadas para saber o que será uma solução viável ou o que não é muito prático”.
As ações de melhoria ininterrupta formal alavancam metodologias, como o DMAIC da Six Sigma, e partem do incentivo das partes interessadas do alto escalão. Alguns especialistas acreditam que programas formais com resultados financeiros mensuráveis sinalizam o compromisso do gerenciamento com a melhoria contínua e são uma maneira de sistematizar a CI. Ao adotar programas formais, considere ensinar técnicas de análise para a equipe.
Resistência à melhoria contínua
Apesar dos benefícios da melhoria contínua, às vezes as equipes se esquivam do processo. A ideia de um exercício Agile ou Six Sigma total, completado com análise estatística, pode intimidar os gerentes. Os funcionários podem assumir que o gerenciamento espera mais trabalho em cima de um cronograma já cheio.
“Quando você passa pelo túnel e chega à luz, você entende que pode economizar muito tempo e facilitar a vida. Por que você não gostaria de fazer melhorias contínua? Mas se você nunca experimentou isso e está perturbado com o trabalho, simplesmente parece com outra coisa qualquer que você tem que fazer”, explica Johnston.
Ele acrescenta que, às vezes, o cinismo reina. “Muitas pessoas sentem que já ouviram tudo isso antes, com todas as intenções elevadas do gerenciamento, e nada acontece. Às vezes, vejo gerentes que dizem às pessoas para fazerem melhorias contínua sem dar nenhuma ideia de como fazê-las. Eles não têm as ferramentas ou uma boa abordagem, e não têm a capacidade de treinar e facilitar a equipe, mas esperam resultados. Vejo muitas pessoas ficando frustradas.”
Ariza concorda. “A questão é ter uma meta, em vez de apenas propor a ideia de melhoria sem métricas. Você precisa de algumas métricas. Quanto tempo para chegar lá? Quanto de energia e esforço? Quanto vale? Colocar um valor em torno de projetos é a contribuição do Six Sigma. Você prioriza projetos e define como é o sucesso para que possa celebrá-lo.”
Preocupação, causa, contramedida e bingo de CI
Johnston enfatiza como a melhoria contínua pode ser leve e fácil. “Quando a maioria das pessoas se envolve com ela, percebe que a melhoria CI não requer muito esforço. Apenas compartilhar algumas ferramentas básicas, como o PDCA, traz muitos resultados sem precisar treinar as pessoas em nenhuma metodologia. Se você tem um bom gerente que fornece o processo de raciocínio apropriado, os resultados que pode obter com pouco trabalho efetivo são impressionantes.”
Uma ferramenta simples é o exercício de CCC, que representa preocupação (concern), causa e contramedida. O CCC é usado na manufatura enxuta e pode revelar soluções sem exigir habilidades complexas de resolução de problemas. Como Johnston explica, “o CCC se concentra em capturar as queixas das pessoas sobre o que há de errado com o negócio. Às vezes, vale a pena só divulgar publicamente críticas e reclamações. Quando isso é feito, os funcionários podem analisar o que está causando esses problemas fazendo boas perguntas. O CCC é uma maneira muito rápida de criar um plano de ação.”
Da mesma forma, o bingo de melhoria contínua pode iniciar a conversa sobre mudanças para reunir metas específicas, especialmente quando as solicitações de melhoria são vagas. Um líder de workshop lista as áreas de melhoria no topo e os membros da equipe listam possíveis tipos de melhorias ao lado. Em seguida, a equipe combina mudanças em áreas funcionais.
“O que eu acho fascinante é a confiança que ela constrói a partir de pequenas etapas de melhoria”, diz Johnston. “À medida que as pessoas ficam mais confiantes, o que poderia ter parecido um grande passo há duas semanas é agora um pequeno passo, e as pessoas assumem desafios cada vez maiores porque aprendem coisas, obtêm mais habilidades e ganham confiança. Se você fizer isso direito, as pessoas terão a sensação de vitória e contribuição para algo mais significativo do que apenas fazer as partes rapidamente ou entregar um serviço. A hierarquia de Maslow vem à mente quando ele diz que as pessoas podem fazer mais com suas ideias do que apenas entregar o serviço. Eles podem contribuir de outras maneiras.”
Opções de metodologia de melhoria contínua
Ao escolher uma metodologia de melhoria da qualidade, considere a cultura da organização e se o aprimoramento já está inserido em sua estratégia. Algumas empresas podem sistematizar facilmente princípios de melhoria ininterrupta.
Alguns praticantes sugerem que quando pequenas mudanças diárias não são possíveis ou quando o conceito é novo, as organizações podem escolher eventos rápidos de melhoria. Eventos rápidos de melhoria duram de um a cinco dias e, geralmente, se concentram em um tópico. Os participantes saem com um plano de ação e itens de ação separados. O trabalho de Giles Johnston com planilhas de CCC (detalhado no início deste artigo) é um exemplo de um tipo de evento de melhoria contínua.
Quando as organizações precisam garantir esforços consistentes de melhoria, a peça de controle do DMAIC do Six Sigma pode ser a resposta. De acordo com Ariza, “o controle é uma peça revolucionária do roteiro sequencial. É uma barreira no processo de melhoria que diz que você precisa de métricas para medir se estiver falhando”. Por essa razão, e por exigir o endosso do gerenciamento e um esforço de grupo para implementar programas de qualidade, o Six Sigma substituiu em grande parte o TQM e fundiu-se ao Lean para oferecer o melhor de todas as abordagens.
Além disso, como discutido na International Journal of Productivity and Quality Management, muitas CI falham porque as empresas fizeram esforços insuficientes para unir seus métodos de melhoria contínua com os sistemas de gerenciamento e de gerenciamento de qualidade.
Benefícios de melhoria contínua
“Com a melhoria contínua, você reduzirá custos de uma forma geral. Ela ajuda a eliminar o retrabalho, identificar e eliminar a causa dos erros e também ajuda você a entender a dinâmica de como o trabalho é feito”, diz Ariza.
Ele explica que, embora você possa estar muito envolvido em fazer algo, essas atividades podem não contribuir para o resultado final. Ao dissecar as atividades, você pode eliminar aquelas que não contribuem para um resultado positivo e encontrar maneiras de terminar o trabalho em menos tempo a um custo reduzido. A melhoria contínua oferece os seguintes benefícios para ajudar as empresas a se manterem competitivas em um cenário que está sempre mudando:
- Agilizar os fluxos de trabalho.
- Reduzir a sobrecarga.
- Melhorar a qualidade do produto.
- Aumentar a eficiência e a produtividade.
- Diminuir os custos do projeto.
- Reduzir o desperdício.
- Aumentar a satisfação do funcionário.
- Incentivar o trabalho em equipe.
- Melhorar a satisfação do cliente.
- Melhorar o alinhamento organizacional, desde as linhas de frente até o alto escalão.
- Aumentar o envolvimento na melhoria, promovendo um senso de propriedade e responsabilidade pela melhoria.
- Encurtar o tempo para compartilhar conhecimentos e ideias.
- Elevar o nível de habilidade em toda uma equipe.
Ferramentas de melhoria ininterrupta
As ferramentas de melhoria ininterrupta ajudam as equipes a saber quais processos devem melhorar. As ferramentas mostram às equipes onde estão os pontos fortes e fracos, e também podem ajudar a manter todos em busca de mudanças e fazendo mudanças positivas além de projetos individuais.
Use estas ferramentas de CI ao embarcar em sua jornada de melhoria ininterrupta:
- Avaliação comparativa (benchmarking): esta ferramenta incentiva você a avaliar os processos e resultados atuais e comparar esses resultados com os padrões de excelência dos concorrentes e do setor.
- Planilha de CCC: a utilização de preocupações, causas e contramedidas fornece uma maneira fácil de expor reclamações, identificar fontes de problemas e determinar soluções. As planilhas de CCC podem aliviar os temores dos funcionários sobre a complexidade de um programa de melhoria ininterrupta. Baixe a planilha de CCC abaixo.
- Mapeamento de processos comerciais ou fluxo de valor: embora o software de mapeamento de processos esteja disponível, as equipes podem simplesmente esboçar os processos no papel, em um flipchart ou em um quadro branco. O mapeamento oferece uma maneira fácil de obter uma visão geral das operações de ponta a ponta.
Depois, desenvolva e mantenha a qualidade com estas ferramentas:
- Kanban: um quadro Kanban ajuda você a visualizar o fluxo de trabalho e a detectar gargalos. Use-o como uma ferramenta de análise inicial e, depois, continue usando como uma ferramenta de gerenciamento de trabalho.
- Evento Kaizen: ferramenta de gerenciamento enxuta, um evento Kaizen é um projeto curto, geralmente com duração de cerca de cinco dias, que se concentra em uma área de melhoria. Nossa lista de verificação de eventos Kaizen descreve tudo o que você precisa para começar.
- Cinco porquês: "Cinco porquês" é uma ferramenta amplamente utilizada em círculos de melhoria contínua e qualidade. Comece perguntando por que existe um problema e pergunte Por quê? para cada resposta até que a causa raiz apareça. Baixe o modelo de cinco porquês.
- 5S: usado originalmente na manufatura e agora para uma melhoria rápida, o 5S sugere as cinco dicas que produzem mais melhorias: classificar, configurar, iluminar, padronizar e sustentar.
- Os resíduos: originários do Kaizen e do Lean Manufacturing, os três tipos de resíduos definem atividades que não produzem valor agregado: muda, os resíduos do processo; mura, o resíduo da desigualdade e muri, o resíduo da sobrecarga. Filtre suas atividades pensando nos resíduos.
- Matriz RADAR: discutida em “Quality Improvement Methodologies – PDCA Cycle, RADAR Matrix, DMAIC and DFSS” (Metodologias de melhoria da qualidade – Ciclo PDCA, matriz de RADAR, DMAIC e DFSS) a matriz RADAR é uma ferramenta de excelência operacional usada no Modelo de Excelência do EFQM. A sigla RADAR significa resultados, abordagem, disponibilização, avaliação e refinamento. A ferramenta leva os resultados que uma organização almeja e planeja e disponibiliza abordagens para atingir as metas e, em seguida, avalia e itera as melhorias.
- Hoshin Kanri: traduzido como desenvolvimento de políticas, Hoshin Kanri garante que todos os procedimentos e processos de uma organização estejam alinhados com políticas e estratégias.
Depois que melhorias forem feitas, registre e monitore os resultados com as seguintes ferramentas:
- Relatórios A3: organizações Lean e Agile usam A3 para fornecer uma visão geral das lições aprendidas após um ciclo de PDCA. Eles geralmente incluem contexto, detalhes sobre o problema atual, soluções potenciais e um plano proposto.
- Gemba Walks: Em uma caminhada pelo gemba, executivos e o gerenciamento caminham por uma área operacional específica para observar processos e saber quais são as preocupações dos funcionários. O exercício é um foco na ação, não apenas nas metas. Isso força você a perguntar: para onde quero ir e o que precisa acontecer para eu chegar lá?
Plano de melhoria ininterrupta da qualidade
Um plano de CI descreve como tornar os produtos ou processos melhores. O plano lista o que a empresa melhorará, as melhorias em si e como medi-las. Um plano formal pode listar as metodologias e ferramentas que a equipe usará para pesquisar falhas, descobrir soluções e acompanhar o sucesso.
Modelos de plano de melhoria contínua
Existem centenas de modelos para preparar e planejar suas iniciativas de melhoria, mas selecionamos as melhores opções para ajudar você a começar. Baixe os seguintes modelos gratuitos e personalize-os para atender aos requisitos do seu plano de melhoria CI.
Modelo do CCC
Giles Johnston elaborou este modelo de preocupação, causa e contramedida (CCC). Use-o como uma maneira de quebrar o gelo da “melhoria” com funcionários relutantes ou com aqueles que têm pouca experiência com esforços formais de melhoria. Distribua planilhas ou se reúna em torno de uma mesa para listar problemas e preocupações, considere as causas básicas dos problemas e faça uma sessão de ideias sobre soluções.
Baixe o modelo do CCC
Modelo de bingo de melhoria contínua
Outra ferramenta simples para iniciar a discussão de CI, o cartão de bingo de melhoria contínua de Johnston lista metas qualitativas na primeira coluna e áreas funcionais na linha superior. Para cada área funcional, a equipe sugerirá uma meta. Esse modelo inclui um exemplo e uma planilha em branco na qual você pode adicionar as metas e as áreas de melhoria da sua própria organização.
Baixe o modelo de bingo de melhoria contínua
Modelo do plano longo de melhoria contínua
Quando sua equipe sabe onde precisa melhorar, a origem dos problemas e os possíveis remédios, você deve juntar essas informações em um plano de melhoria ininterrupta. Nesse modelo de plano, você pode especificar a área de foco, o problema em cada uma, as causas básicas e a suposta solução.
Baixe o modelo do plano longo de melhoria contínua
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