A Columbia Basin Health Association melhora a eficiência do fluxo de trabalho para melhor atender aos pacientes

A Columbia Basin Health Association (CBHA) tem três clínicas multiespecializadas de última geração na região central de Washington, EUA, que fornecem serviços ambulatoriais abrangentes a mais de 40 mil pacientes. “Em uma comunidade rural, os moradores precisam ter acesso fácil a uma unidade de saúde, onde quer que estejam”, explica Courtney Martinez, Analista de Operações da CBHA.

Organizando a mudança

Até recentemente, a empresa usava ferramentas como o Microsoft Excel, Visio e Outlook para coordenar manualmente tarefas e processos. Esse cenário mudou em 2018, quando a CBHA adquiriu as primeiras licenças do Smartsheet para automatizar fluxos de trabalho em toda a empresa e simplificar o andamento de projetos entre departamentos.

Inicialmente, foi um desafio conseguir a adesão à nova plataforma baseada na nuvem. “Os funcionários não estavam acostumados a ter ativos na nuvem, algo intangível que não podia ser armazenado e acessado em um disco rígido”, afirma Martinez. Por isso, a equipe dela começou aos poucos, criando formulários de pedidos de marketing com o Smartsheet e demonstrando como a ferramenta poderia resolver problemas por meio da automação. 

“Com o tempo, as pessoas começaram a usar o Smartsheet e perceberam: 'nossa, eu posso economizar tempo em reuniões, trabalhar em casa, colaborar com alguém em outro estado e fazer atualizações de documentos na hora, sem ficar trocando e-mails'. Ganhar tempo para se dedicar a tarefas significativas graças ao Smartsheet foi um divisor de águas”, diz.

Ficar por dentro da saúde dos funcionários

Durante a pandemia da COVID-19, especialistas em RH puderam monitorar facilmente o status de vacinação de todos os 450 funcionários da área de saúde com o Smartsheet. “Para atender às exigências regulatórias, precisamos demonstrar que todos os 450 profissionais de saúde seguem as diretrizes estaduais de vacinação. O Smartsheet facilitou essa tarefa”, explica Rebecca Wolfs, diretora de treinamento, desenvolvimento e conformidade da CBHA. 

Usando o mesmo padrão, a CBHA também automatizou o gerenciamento de licenças médicas com o Smartsheet. “Quando um funcionário liga solicitando uma licença, um membro da equipe de RH insere a gravação no formulário e preenche todas as informações necessárias em um modelo predefinido. Os supervisores são, então, notificados automaticamente”, explica Wolfs.

Eliminação das tarefas repetitivas de RH

O processo de integração pelo departamento de RH também é muito mais rápido agora com o Smartsheet. “Quando um novo funcionário é admitido, o Smartsheet automatiza as notificações para que todos os administradores de sistemas configurem logins para o novo funcionário, necessários no primeiro dia”, informa Wolfs. “Também criamos um rastreador de integração para que os gerentes vejam com facilidade o status de suas novas contratações (documentos assinados, verificação de antecedentes concluída, data de início confirmada e assim por diante).” 

Graças à flexibilidade do Smartsheet, a equipe de RH adiciona constantemente novos fluxos de trabalho para melhorar os processos. “Por exemplo, nosso site da intranet tem links para vários formulários do Smartsheet, como formulários de solicitação de marketing, formulários de reembolso de educação continuada e inscrições em programas de voluntariado, entre muitos outros. Tudo o que precisamos fazer é clicar no link e preencher um formulário do Smartsheet. É muito simples!”, afirma Wolfs. 

Acompanhamento e armazenamento de registros auditáveis

Com o Smartsheet, a CBHA também tem a certeza de que suas operações estão em conformidade com as regulamentações federais e estaduais. “Exigimos auditorias para receber subsídios federais todos os anos. Elas são bastante extensas, pois há 19 medidas que devemos cumprir e um manual de 50 páginas a ser seguido”, explica Wolfs. 

A equipe dela usou o Smartsheet na última auditoria, garantindo uma documentação precisa e completa.

“Só tivemos que criar um Smartsheet com os documentos necessários e fornecer aos auditores um link para recuperá-los. Foi tão simples e eficaz”, afirma. “Também estamos testando agora o recurso de verificação do Smartsheet, cruzando documentos para nossa próxima auditoria com os documentos da auditoria anterior para ver o que ainda é aplicável. A preparação para a auditoria ficou muito mais rápida.”

Coleta de dados de várias equipes em uma única exibição

Os relatórios da CBHA também foram otimizados graças ao Smartsheet. Até então, os funcionários redigiam relatórios em um documento do Word e os enviavam por e-mail aos supervisores, mas isso resultava em um número excessivo de páginas para o diretor executivo ler. “Para tornar os relatórios mais relevantes, agora extraio informações essenciais dos documentos enviados e as coloco em uma única planilha. Também automatizo o resultado com lembretes, gráficos e um painel”, explica Martinez.O
WorkApps também oferece a todos acesso rápido e fácil aos relatórios de que precisam em seus smartphones. “Uma das gerentes me agradeceu recentemente, dizendo que o WorkApps facilita muito o acompanhamento do trabalho. Ela pode consultar onde sua equipe está a qualquer momento por meio de um aplicativo móvel e se lembra de enviar um relatório mensal graças aos lembretes automáticos.

Criando tempo e espaço para crescer

Para a CBHA, um dos benefícios mais significativos da migração para o Smartsheet foi a economia de tempo. “A perda de tempo afeta a todos, e o Smartsheet nos poupa tempo ao tornar as tarefas tão fáceis”, explica Martinez. 

Graças à automação, a equipe de RH ganha de 10 a 20 horas por mês para se dedicar a tarefas mais valiosas e voltadas para as pessoas. Por exemplo, ela economizou tempo na atualização dos scorecards dos supervisores que fornecem dados sobre os funcionários da CBHA. “Às vezes, a diretoria de RH levava uma semana para obter, verificar e calcular dados sobre rotatividade, férias, ausências, entre outros itens, e enviá-los a todos os supervisores”, afirma Wolfs. “Com o Smartsheet, automatizamos a maioria dessas atividades, convertendo o trabalho de uma semana em três ou quatro horas.” 

Incentivada por esses resultados, a CBHA busca mais maneiras de crescer com o Smartsheet. “Temos cerca de 450 funcionários e atendemos cerca de 40.000 pacientes por ano em três unidades. Portanto, estamos em constante crescimento e continuamos a encontrar maneiras de aproveitar o Smartsheet", conta Wolfs, “Não consigo nem imaginar o que faríamos sem ele agora”.