A American Electric Power consolida processos e acelera a solução de problemas com foco na redução de custos

A American Electric Power (AEP), concessionária de propriedade de investidores, possui a maior rede de transmissão da América do Norte e fornece eletricidade a 5,5 milhões de clientes em 11 estados. Além de atender às demandas de energia dos clientes de forma eficiente e econômica, a AEP deve atender a uma variedade de regulamentações estaduais e federais e sempre colocar a segurança em primeiro lugar, tanto para clientes quanto para funcionários. O Smartsheet permite que a AEP crie soluções inovadoras para uma variedade de problemas, permitindo testes e implantação rápidos que demonstram resultados mais rapidamente do que os processos tradicionais de desenvolvimento de TI. 

O Smartsheet aumentou a velocidade com que as informações podem ser compartilhadas, porque os usuários podem obter as informações atuais a qualquer momento em vez de esperar a emissão de um relatório manual. A capacidade de levar os dados para onde são necessários sob demanda e em tempo hábil ajuda a AEP a tomar melhores decisões de negócios.

A organização de planejamento da unidade de negócios da AEP se concentra em como a empresa pode usar a tecnologia para ajudar a impulsionar a eficiência operacional, reduzir custos e atender às crescentes expectativas dos clientes para uma resposta rápida.

Um desafio da progressão de grandes ideias que podem ajudar clientes ou funcionários é que um projeto concluído pode levar de 12 a 24 meses para ser implantado. Durante esse período, é provável que as equipes voltem ao modo como sempre fizeram as coisas, o que é um obstáculo para um grupo que precisa buscar a inovação.

Para atender às obrigações da concessionária de manter os custos do cliente baixos e, ao mesmo tempo, demonstrar o valor de suas decisões, a AEP sabia que uma plataforma de código simples ou sem código seria uma parte crucial do kit de ferramentas. O Smartsheet permite que a AEP teste e refine soluções, com pilotos que mostram um impacto real nos resultados. Essas soluções podem ser construídas por meio do processo de desenvolvimento de TI ou, em muitos casos, implementadas imediatamente com o Smartsheet.

Soluções flexíveis e economia

Hoje, a AEP usa o Smartsheet para capturar dados de equipes de campo com mais eficiência, melhorar a supervisão de segurança e operações, aumentar a visibilidade de programas e iniciativas para os membros da equipe e a liderança e melhorar a responsabilidade em vários departamentos. Os produtos do Smartsheet, incluindo Control Center, DataMesh e WorkApps, fornecem modelos consistentes, melhor fluxo de informações e gerenciamento de trabalho mais personalizado.

Uma solução importante para a AEP está relacionada a Danos à Propriedade Externa (DOP). Quando um acidente de trânsito resulta em danos a um poste, a AEP trabalha com suas seguradoras para recuperar os custos de reparo ou substituição. Documentar o dano e estabelecer a falha costumava começar com um formulário de papel, “a folha azul”, mas nem sempre estava claro quem em uma equipe de campo era responsável por obter informações dos socorristas ou gerenciar o processo. 

Agora, um formulário do Smartsheet é usado para coletar fatos, bem como fotos e vídeos, com metadados mostrando a hora e o local para garantir uma compreensão precisa da cena do acidente. A solução DOP reduziu significativamente as recusas de reclamações, permitindo que a AEP recupere mais custos de reparo. Um piloto da solução em dois distritos economizou US$ 40.000 em dois meses, ou uma média de US$ 10.000 por mês por distrito. Expandi-lo para todos os distritos da AEP poderia economizar US$ 4,8 milhões por ano para a concessionária.

Outra solução econômica da Smartsheet permite que as equipes de engenharia de construção da AEP gerenciem e priorizem os projetos com mais eficiência. Além dos programas de reparo e construção exigidos pelos reguladores de serviços públicos de cada estado, as equipes atendem às solicitações de reparo e serviço dos clientes. Ambos os tipos de projetos têm prioridade mais baixa do que a resolução de interrupções inesperadas de energia, mas antes do Smartsheet era difícil manter a visibilidade para as ainda importantes tarefas não emergenciais. Agora, os painéis permitem que as equipes rastreiem e priorizem novamente o trabalho para que as tarefas possam ser agrupadas com mais eficiência e nada seja esquecido. 

O impacto fica claro no caso da AEP de Ohio, que atende 1,5 milhão de clientes. A organização substitui postes e outros equipamentos, liga a energia para novos clientes e trabalha para mantê-la ligada para os clientes existentes. Isso requer centenas de milhões em orçamento de capital por ano e milhares de funcionários. Nessa escala, organizar o trabalho das equipes para ser mais eficiente pode fazer uma diferença significativa.

As equipes de campo implementaram várias soluções do Smartsheet que os ajudam a resolver problemas de comunicação e compartilhamento de dados quando estão longe dos escritórios comerciais. As soluções otimizadas para dispositivos móveis ajudam as equipes de reparo a preencher lacunas em seus cronogramas, encontrando solicitações de serviço nas proximidades sem ter que dirigir quilômetros até um centro de serviço, depois dar meia-volta e retornar ao cliente. Também é mais fácil rastrear incidentes de segurança preenchendo um formulário móvel e anexando fotos ao registro; em vez de serem arquivados em uma gaveta, os dados são inseridos em uma planilha que pode ser analisada para identificar padrões que possam exigir atualizações de equipamentos, retreinamento ou novas campanhas de conscientização. 

A AEP também usa WorkApps do Smartsheet para criar espaços de trabalho individuais para funcionários em centrais elétricas, permitindo que eles capturem mais facilmente dados de equipamentos espalhados por um território considerável. Dentro de uma fábrica, as pessoas se movem entre locais, subindo 13 andares ou andando 1 quilômetro em qualquer direção e nem sempre têm conectividade e capacidade de comunicação. À medida que verificam a instrumentação e fazem medições, elas podem usar o Smartsheet em um dispositivo móvel para capturar os dados diretamente, em vez de registrá-los no papel e, em seguida, retornar a uma estação de trabalho para inseri-los no sistema. Isso significa que os colegas não precisam esperar até o final do dia ou o dia seguinte para obter leituras atualizadas.

Economia de tempo e melhoria da comunicação

Os painéis permitem que os líderes vejam o status em tempo real de uma variedade de projetos e problemas, em vez de esperar que os relatórios sejam arquivados e os telefonemas sejam retornados. O aumento da velocidade na tomada de decisões é um dos maiores benefícios do uso do Smartsheet. Os painéis permitem que os líderes vejam o status em tempo real de uma variedade de projetos e problemas, em vez de esperar que os relatórios sejam arquivados e os telefonemas sejam retornados. A capacidade da AEP de ter dados mais atualizados permite que eles mudem de rumo mais cedo quando necessário, o que teve um impacto real em toda a empresa.

As equipes de marketing da AEP estão usando o Smartsheet para melhorar a educação do consumidor. Os painéis fornecem um local central para revisar e editar o conteúdo, bem como planejar e rastrear a comunicação em vários canais, incluindo impressão, e-mail e mídia social. As equipes de marketing podem trabalhar com mais facilidade com fornecedores externos para garantir que as mensagens certas cheguem ao público certo, sem problemas de versão ou esforço duplicado. 

Uma das principais prioridades da AEP é a consolidação de aplicativos, e o Smartsheet está desempenhando um papel fundamental. Alguns projetos foram convertidos em soluções Smartsheet mais simples; em outros casos, o Smartsheet é uma ferramenta para gerenciar rastreamento e execução mais eficientes com outras ferramentas. O objetivo final é facilitar a minimização de distrações para os usuários de campo.

Tornar a captura e o acesso de dados mais eficientes permite que o pessoal de linha e engenharia se concentre em suas áreas de especialização, sem perder tempo com a entrada de dados. As ferramentas que mantêm o pessoal de campo concentrado em suas tarefas ajudam a proteger sua segurança. 

Uma plataforma para colaboração além da AEP

A indústria de serviços públicos não é competitiva por natureza. Por meio de consórcios do setor, como o Electric Power Research Institute (EPRI) e o Edison Electric Institute (EEI), as concessionárias compartilham regularmente as melhores práticas e recursos para melhorar a eficiência, atendimento ao cliente e segurança com outras concessionárias de propriedade de investidores, como Florida Power & Light, Southern Company ou Con Edison. A plataforma do Smartsheet torna mais fácil para a AEP promover a colaboração entre colegas do setor. 

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.