Com o Smartsheet, a Eurus Energy tornou possível a visualização e o compartilhamento de dados, simplificando de maneira significativa o gerenciamento de projetos

A Eurus Energy Holdings Corporation (Eurus Energy) está expandindo seus negócios de geração de energia eólica e solar globalmente, ao mesmo tempo em que estabelece relacionamentos com as comunidades locais. A empresa está promovendo e expandindo ativamente as energias renováveis. A Eurus Energy Group gerencia várias centrais elétricas que estão atualmente em operação em 15 países e regiões em todo o mundo. No Japão, a Eurus Energy possui a maior escala de desenvolvimento entre as empresas locais de geração de energia eólica, com usinas eólicas e solares construídas em 16 prefeituras em todo o país, começando por Hokkaido.

A empresa começou a usar o Smartsheet para seus projetos de construção no Japão por volta de fevereiro de 2023. Atsushi Kitami, do departamento de engenharia da Eurus Energy, explicou sobre a escolha pelo software:

“Nosso departamento é responsável pelo gerenciamento de projetos na construção de usinas eólicas em Hokkaido. Funcionários de várias empresas de construção locais, parceiros de negócios e fabricantes de turbinas eólicas no exterior estão envolvidos no projeto. No passado, usávamos planilhas para gerenciar dados e arquivos compartilhados por e-mail ou servidores em nuvem, o que muitas vezes resultava em informações mal agregadas e dispersas. Além disso, a equipe de cada empresa modificava de maneira independente os nomes ou datas das versões dos arquivos ou criava novos arquivos. Como consequência disso, arquivos parecidos ficavam espalhados e arquivos mais recentes nem sempre eram compartilhados com todas as partes interessadas. Nós começamos a utilizar o Smartsheet para resolver esses problemas.” 

Kitami decidiu adotar o Smartsheet após um determinado evento:

“No meu caso, fiquei sabendo do Smartsheet através de um fabricante de turbinas eólicas no exterior com quem trabalhei. Parecia uma ferramenta muito fácil de usar. Após pesquisar a respeito, logo descobri o quão útil o software poderia ser para o gerenciamento de projetos. Foi por isso que resolvi utilizar o Smartsheet em um projeto de construção de usina eólica em Hokkaido que começou em 2022. Nosso objetivo inicial era visualizar e gerenciar centralmente as informações usando o recurso de painel do Smartsheet e garantir que todas as partes interessadas pudessem compartilhar facilmente as informações mais recentes. Atualmente, quase 50 funcionários de empresas de construção, parceiros de negócios e fabricantes de turbinas eólicas, entre outros, utilizam o Smartsheet. Estamos obtendo exatamente os resultados que almejávamos.”

Após unificar as informações, as reuniões periódicas foram reduzidas para um terço do tempo

Por meio das tarefas diárias, Kitami experimentou ainda mais a facilidade de uso exclusiva do Smartsheet.

“Além da centralização e visualização de informações, o Smartsheet tinha outros recursos atraentes que o software tradicional de planilhas não tinha. Um dos recursos notáveis era a possibilidade de anexar fotos diretamente à planilha. Nos locais das obras em que estamos envolvidos, é frequentemente necessário registrar dados do progresso da construção, dos problemas no local e das fotos de antes e depois da obra. Nesse sentido, o Smartsheet permite que qualquer pessoa carregue facilmente fotos do local tiradas com smartphones ou câmeras e compartilhe com todos. PDFs, relatórios e documentos também podem ser anexados, permitindo que você veja o resumo das informações relacionadas ao projeto e crie atas de reuniões, se necessário. Isso também melhorou significativamente a eficiência de nossas operações.”

Segundo Momoka Inoue, também membro do Departamento de Engenharia da Eurus Energy, as funcionalidades avançadas do Smartsheet ajudaram a melhorar muito a eficiência, mesmo para trabalhos de escritório longe dos locais de obras.

“Com o Smartsheet, nossas reuniões periódicas semanais foram simplificadas de maneira significativa. Em nossas reuniões periódicas, normalmente perdemos muito tempo preparando e revisando documentos detalhados para verificar o progresso de cada projeto. Anteriormente, costumava levar cerca de uma hora e meia para concluir uma única reunião. No entanto, com o Smartsheet, podemos entender todas as informações rapidamente e atualizar o status do projeto na hora. Como resultado, as reuniões foram reduzidas para cerca de metade do tempo. Além disso, também conseguimos encurtar o tempo de preparação de documentos, reduzindo as reuniões em cerca de um terço do tempo total. Isso também superou nossas expectativas em termos de eficácia.”

A comunicação tornou-se mais ativa através dos recursos de notificação automática

Os benefícios positivos do Smartsheet não foram apenas a melhoria da eficiência do fluxo de trabalho.

Por exemplo, a empresa usa o recurso de formulário do Smartsheet para configurar campos de perguntas. Quando um comentário é adicionado ao campo de resposta, as partes interessadas são imediatamente informadas por e-mail para que revisem o conteúdo e compartilhem mais informações. Kitami explica que essa abordagem também permitiu uma comunicação perfeita em todo o projeto.

“Estamos constantemente construindo usinas em colaboração com várias empresas, mas a comunicação entre elas tem sido um desafio. Os funcionários pareciam hesitar cada vez que precisavam perguntar ou enviar e-mails, talvez para evitar o aumento da carga de trabalho da outra parte. Por causa disso, chegamos ao ponto de organizar reuniões presenciais para garantir uma comunicação eficaz. No entanto, ao criar listas de perguntas e seções de respostas no Smartsheet, todos podem se comunicar livremente sem hesitação, gerando uma comunicação mais fluída e natural.”

“No Smartsheet, a possibilidade de corrigir a formatação é muito útil. Quando usávamos o software tradicional de planilhas, a formatação geralmente precisava ser corrigida porque alguém adicionava linhas, colunas ou itens sem permissão. O Smartsheet permite que os administradores controlem a formatação para que possamos manter a legibilidade dos dados e, ao mesmo tempo, facilitar a comunicação.”

Kitami também está considerando usar o Smartsheet para gerenciamento de cronograma e tarefas em novos empreendimentos comerciais. Ele concluiu demonstrando seu desejo de promover a implementação do Smartsheet entre as empresas do grupo no futuro.

“Somos responsáveis pela construção de usinas eólicas, mas, uma vez concluídas, as empresas do nosso grupo as operarão. As empresas do nosso grupo também pretendem reduzir o uso de papel e simplificar seus processos de trabalho com o Smartsheet. Recentemente, recebemos uma consulta deles sobre esse assunto. O Smartsheet oferece uma ampla gama de recursos convenientes. Portanto, enquanto alguns usam a ferramenta para gerenciamento de projetos, outros podem utilizá-la como uma planilha para visualizar, centralizar e compartilhar dados. Independentemente de como é usado, acredito que o Smartsheet é a ferramenta ideal para empresas do setor de construção ou empresas de gerenciamento de construção como a nossa.”