A ArborMetrics garante a iluminação de milhões de indivíduos com o Forms

Quando 100 milhões de pessoas dependem de você para o fornecimento de energia, não há espaço para erros. É por isso que para a ArborMetrics, uma empresa norte-americana de manejo de vegetação, o gerenciamento eficiente de tarefas e a coleta de dados são prioridades fundamentais. “Todo mundo sabe o que é um poste elétrico”, comenta Amy McMillion, líder operacional da ArborMetrics. “Mas o que a maioria não sabe é que cada poste pode apresentar até cem erros que o tornam inseguro e impedem que você, seus filhos ou seus entes queridos passem por ele sem que sejam eletrocutados. Nossos funcionários de campo verificam esses possíveis erros.”

A organização emprega mais de 400 funcionários de campo e de escritório no Canadá e em 17 estados dos EUA. Todos os dias, eles avaliam, monitoram e fazem o manejo da vegetação que ameaça as linhas de energia no entorno para garantir que as pessoas tenham eletricidade em suas casas. “Empregamos arboristas e eletricistas para supervisionar a construção de novas linhas elétricas e direitos de passagem de tubulações de gás ou de serviços públicos”, afirma McMillion. "Nós temos influência sobre o fato de sua casa ou empresa ter energia elétrica ou não."

Ramificar sem se afastar

Antigamente, quando sua equipe era composta por cerca de 70 pessoas, a ArborMetrics dependia de planilhas do Excel e de comunicação por e-mail para manter as comunidades abastecidas. “Mandávamos e-mails constantemente com arquivos atualizados para lá e para cá, pois não tínhamos como colaborar em um só lugar”, revela McMillion.

À medida que a equipe se expandia, o gerenciamento de milhares de arquivos do Excel para acompanhar a infraestrutura se tornou uma tarefa árdua. “A geografia é o nosso maior desafio”, diz ela. “Precisávamos de processos uniformes para toda a nossa equipe de gerenciamento, mas que fossem personalizados para cada funcionário.”

Esse fato conduziu a ArborMetrics até o Smartsheet, ferramenta que a empresa agora usa em toda a linha para uniformizar suas políticas e processos em todos as localidades por meio de portais de painel centralizados. As equipes de campo usam os portais para solicitar itens necessários, registrar relatórios de incidentes ou resolver outros problemas específicos de seus cargos. “Quando você está em campo, nem sempre tem acesso a serviços móveis”, compartilha McMillion.

“Antes, nossos funcionários de campo faziam anotações em cadernos e depois as passavam para o computador. Agora, a função off-line em dispositivos móveis salva as informações enviadas e as insere no processo quando você estiver conectado novamente à rede.”

Podando fluxos de trabalho ineficientes

O trabalho manual de tomar notas e coletar e validar dados também estava atrasando os preparativos para as auditorias da Occupational Safety and Health Administration (OSHA). “A OSHA exige uma inspeção completa do equipamento de proteção individual (EPI) de todas as nossas equipes. Para isso, foi necessário enviar por e-mail uma planilha do Excel com todas as questões para cada equipe de campo e pedir que a preenchessem”, explica McMillion.

Depois que as planilhas eram coletadas, três pessoas passavam três semanas analisando cada uma delas, linha por linha, para garantir que todos os funcionários estivessem trabalhando com segurança. “Em se tratando de segurança, não se pode esperar muito tempo. Se você tiver um equipamento de segurança defeituoso, não é nada bom esperar 30 dias pela substituição”, comenta ela. 
A implementação do Smartsheet Forms permitiu que a ArborMetrics acelerasse o processo. “Agora, sempre que temos uma auditoria, preparamos uma nova planilha inteligente e um formulário inteligente correspondente”, diz McMillion. “Depois de preencher a planilha, o revisor pode usar a formatação condicional para destacar as áreas que precisam ser verificadas.”

Além de facilitar a coleta de dados, a automação melhora a precisão dos dados. “O funcionário de campo que enviou o formulário recebe um e-mail automático solicitando que revise as respostas”, explica McMillion.

“Esse processo ajuda a eliminar erros. Portanto, atualmente, a verificação manual de dados leva 15 minutos e é feita por uma pessoa.”

O Smartsheet Forms também ajuda a economizar tempo, compilando documentos personalizados com base nos dados da planilha selecionada. “Você cria um formulário PDF que pode ser preenchido e mapeia os campos ou colunas exatamente onde deseja que eles fiquem”, explica McMillion. “Toda vez que você enviar um novo formulário, o Smartsheet o mapeará automaticamente para o documento.”

Uma vez que os dados são validados antes de serem enviados, a revisão leva muito menos tempo do que acontecia antes. “Usando outras ferramentas, eu não era capaz de garantir que o usuário não ia acidentalmente digitar um número de forma incorreta e inserir um formato de dados inadequado”, relata McMillion.

“O Smartsheet aplica a validação de dados, o que nos ajuda a economizar pelo menos 16 horas por semana na revisão de dados dos documentos gerados.”

Avanços constantes

A ArborMetrics segue buscando novas maneiras de aplicar a validação de dados, a lógica condicional, as integrações de API e outros recursos do Forms para colaborar virtualmente, dimensionar o gerenciamento de documentos e economizar tempo.

“Para nós, o Smartsheet é sobretudo uma questão de eficiência. A solução reduziu significativamente o número de e-mails e planilhas do Excel envolvidos em nossos processos”, resume McMillion. “Considerando nosso crescimento e tamanho, posso dormir tranquilamente graças ao Forms.”