A WOG Technologies reúne departamentos, promovendo colaboração e eficiência

A WOG Technologies é líder no gerenciamento de água, águas residuais e energia renovável. Com operações no mundo todo, a empresa oferece soluções tecnológicas e constrói instalações para clientes industriais e municipais. “Temos as ferramentas certas e a expertise para enfrentar os problemas mais desafiadores referentes a águas residuais industriais e nos orgulhamos por contribuir de forma expressiva para a proteção ambiental”, explica Sunil Rajan, diretor executivo da WOG Technologies. 

A WOG Technologies tem várias equipes e departamentos que lidam com vários projetos complexos, o que dificulta o gerenciamento por meio de um único ponto de vista. “A solução de gerenciamento de projetos legada não oferecia recursos em tempo real, o que dificultava a colaboração dinâmica entre departamentos”, observa Sunil. “Precisava de um painel centralizado para tomar decisões baseadas em dados rapidamente e promover o crescimento da empresa.”

Criação de soluções metódicas

A empresa entrou em contato com a BlueTide Analytics, uma parceira de soluções Gold do Smartsheet Aligned, para criar um conjunto de soluções do Smartsheet. A BlueTide Analytics realizou workshops com a WOG Technologies para entender os fluxos de trabalho, pontos problemáticos e necessidades existentes da empresa. “Nossa prioridade era criar interfaces fáceis de usar e integrar módulos entre departamentos sem problemas”, explica Sunil. 

Após uma auditoria completa dos processos existentes, a equipe começou a criar soluções no Smartsheet para dar a Sunil a visibilidade de que ele precisava.

“Os recursos avançados e o desenvolvimento personalizado do Smartsheet atendem às nossas necessidades e se integram perfeitamente aos nossos sistemas existentes.” 

União e otimização de recursos

Primeiro, a equipe da BlueTide eliminou os silos existentes com módulos entre departamentos. “Esses módulos integraram perfeitamente dados de vários departamentos, disponibilizando insights em tempo real sobre todas as atividades e custos da empresa”, Sunil. “Com isso, posso tomar decisões mais embasadas e mais depressa, o que, por sua vez, aumentou a eficiência e agilidade das nossas operações. Quando viajo, a primeira coisa que faço de manhã é verificar em um dos painéis como andam as coisas.”

Depois de conferir cada departamento, a equipe da BlueTide passou a entender o papel de cada membro. “A alocação ideal de recursos é crucial para nós, então a equipe criou uma ferramenta de planejamento de recursos humanos baseada em um mapa de calor com relatórios incorporados de Power BI”, diz Sunil. “Os painéis do Smartsheet nos ajudaram a entender a capacidade das equipes nos projetos. Com isso, podemos alocar recursos com mais eficácia, gerando melhores resultados para o projeto e aumentando a eficiência no uso dos recursos.”

Execução eficiente de projetos

A próxima etapa foi criar uma solução de gerenciamento de projetos no Smartsheet. Para cada projeto, a equipe teve acesso a informações como status, nível de risco, custos, funcionários responsáveis e datas de conclusão.

“Com mais visibilidade executiva em tempo real, agora a equipe tem tudo o que precisa para gerenciar e finalizar projetos sem problemas”, conta Sunil. “Em vez de duas semanas, agora é possível executar um projeto na metade desse tempo. Essa solução também promoveu a colaboração não apenas entre nossa equipe, mas também com fornecedores e clientes. Antes, levávamos de 7 a 10 dias para comunicar a conclusão de um projeto ao nosso CEO. Agora, ele pode ver o status e os riscos quase em tempo real. Isso reduziu o tempo gasto em 90%.”

Levando o gerenciamento de projetos eficaz um passo adiante, a WOG Technologies implementou a análise do caminho crítico no Smartsheet, mapeando todas as tarefas necessárias para concluir um projeto e identificando as dependências e o tempo necessário para cada uma. “Com os recursos do Smartsheet, podemos facilmente identificar e resolver possíveis problemas do projeto de forma proativa”, observa Sunil.

Garantia de crescimento constante

Por fim, a WOG Technologies simplificou o pipeline de vendas, implementando um módulo de gerenciamento do relacionamento com o cliente e de acompanhamento de propostas no Smartsheet. “Com essa solução, podemos acompanhar todas as oportunidades de vendas ou interações com clientes”, conta Sunil.

“Dessa forma, nada passa despercebido. Reduzimos a probabilidade de perda de vendas e agilizamos o processo de preparação de propostas, o que levou a envios mais rápidos para os clientes.”

Antes de entrar em operação, a BlueTide Analytics realizou testes rigorosos para garantir que as soluções funcionassem conforme o esperado. A equipe também treinou a equipe da WOG Technologies, permitindo que todos os funcionários aproveitassem ao máximo o sistema. 

Com um sistema robusto de gerenciamento de projetos, visibilidade entre departamentos e uso eficiente de recursos, agora a WOG Technologies está pronta para atender os clientes com mais rapidez, agilidade e eficácia. “Com uma implementação muito eficiente e simples, o Smartsheet atende às nossas necessidades específicas. Oferecemos à nossa equipe insights cruciais em tempo real, possibilitando a tomada de decisões estratégicas e simplificando as operações. Quero muito ver o progresso da nossa produtividade com essa tecnologia.”