IEA usa o Smartsheet para automatizar a alocação de recursos e aumentar a interação da equipe técnica com os clientes

Infrastructure and Energy Alternatives, Inc. A Infrastructure and Energy Alternatives (IEA) é uma empresa líder em soluções de suporte para infraestruturas, que oferece serviços como projeto e engenharia, bem como desenvolvimento, construção e manutenção corretiva para o setor de energia. A empresa oferece aos clientes suporte de engenharia, aprovisionamento e construção, gerenciando mais de 150 projetos de energia renovável todos os anos.

Para cumprir sua meta de fornecer produtos e serviços consistentes e de alto valor aos clientes, a IEA disponibiliza a melhor tecnologia à sua equipe com mais de 200 pessoas. “Nossa equipe técnica tem mais de 175 profissionais, que fazem instalações e reparos. Essas pessoas são essenciais para o sucesso do negócio. Precisamos disponibilizar as ferramentas certas para a equipe monitorar os projetos e trabalhar com eficiência”, diz Chad Niemeyer, diretor de serviços, operações e qualidade da IEA. “Da mesma forma, precisamos disponibilizar as melhores ferramentas de gestão e geração de relatórios de projetos à nossa equipe de gerenciamento.” Há muitos anos, a IEA usa o Smartsheet para que as equipes técnicas e de gerenciamento monitorem projetos e compartilhem insights mais aprofundados sobre os negócios com o departamento executivo. 

“O Smartsheet tem um conjunto integrado de ferramentas que nos ajuda a compreender melhor a operação de nossos negócios”, diz Niemeyer.

Antes de adotar o Smartsheet, a IEA usava uma combinação de planilhas, e-mails e teleconferências para gerenciar projetos. Contudo, esses métodos manuais deixaram de ser úteis quando a empresa começou a crescer rapidamente. “À medida que as equipes de campo cresceram, ficou cada vez mais difícil atualizar todas as pessoas envolvidas sobre o status de nossos projetos”, diz Niemeyer. “O gerenciamento de recursos estava fora de controle. Era muito difícil ver onde a equipe técnica estava trabalhando ou sua disponibilidade, bem como quais projetos eram atribuídos a um recurso específico. A equipe de gerenciamento atribuía recursos de modo intuitivo, ao invés de basear suas escolhas em dados reais. Em resumo, não tínhamos visibilidade sobre os recursos disponíveis, o que atrapalhava a comunicação com clientes e os projetos em geral.”

DDB Consultants cria ferramentas de gerenciamento de projetos e recursos no Smartsheet

Depois de ser apresentada à DDB Consultants, uma empresa de consultoria e desenvolvedora de soluções, a IEA adotou o Smartsheet como sua principal ferramenta de gerenciamento de projetos. “Fizemos uma verdadeira parceria com a DDB”, diz Niemeyer. “Internamente, as duas empresas dividiam a mesma visão sobre como usar o Smartsheet. A DDB tinha os especialistas que transformaram essa visão em realidade. Eles têm muito sucesso no setor de energia renovável, por isso, sabiam como alcançá-lo. Sua equipe de especialistas realmente nos ajudou a ver como a tecnologia anterior impedia nosso progresso.”

No início, a DDB ajudou a IEA a criar uma ferramenta de gerenciamento de recursos no Smartsheet para dar acesso a dados sobre disponibilidade e de cronogramas em tempo real. Essa ferramenta conta com o Smartsheet Control Center para padronizar o gerenciamento de recursos ao exibir todos os projetos no mesmo local. “Também usamos muito os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet”, diz Gurmeet Mangat, fundador da DDB Consultants. “A ferramenta notifica a gerência da IEA quando alguém da equipe técnica está disponível ou indisponível, bem como exibe as tarefas atuais e futuras com rapidez.”

A DDB também usou o Smartsheet para criar soluções de gerenciamento de projetos que resolvessem o problema de visibilidade na IEA. Com o aplicativo, a equipe de gerenciamento pode visualizar a estimativa de conclusão de projetos em tempo real, com base nos dados de cronograma atuais. Usando essas informações, a equipe de gerenciamento de projetos pode estimar com precisão os cronogramas e custos do projeto internamente e com os clientes.

A equipe técnica da IEA usa o aplicativo móvel Smartsheet para acessar com rapidez os dados do Smartsheet onde quer que esteja trabalhando. Além disso, consegue coletar dados do Smartsheet mesmo off-line, o que é essencial para profissionais que estão em locais remotos, com fraco sinal de Internet ou sem cobertura de telefone celular. 

“Segundo nossa visão, a equipe de gerenciamento de projetos deve poder administrar os negócios usando um smartphone durante uma viagem de pesca, por exemplo”, diz Niemeyer. “Tudo se resume ao equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional, o que ajuda a maximizar a eficiência do nosso negócio.”

Acesso rápido a insights de negócios em tempo real

Trabalhando com a DDB, a IEA conseguiu criar soluções no Smartsheet com rapidez e acessar insights operacionais imediatamente. “Agora, com as ferramentas que criamos no Smartsheet, conectamos todos os nossos dados, estejam eles em bancos de dados, tabelas ou planilhas, sem a necessidade de uma programação complicada ou um alto custo de desenvolvimento”, diz Niemeyer. “Por exemplo, queríamos descobrir o ponto exato onde os guindastes seriam implantados nos locais dos clientes, bem como o horário em que chegariam lá, para que pudéssemos coordenar as inspeções. Em 90 minutos, criamos um portal para inserir as informações do trabalho e estabelecer um processo de notificação de inspeção. Agora, vemos o status do projeto em detalhes. É possível identificar os elementos que poderiam atrasar os cronogramas. Assim, conseguimos ser mais proativos.”

Melhor visibilidade da disponibilidade e da alocação de recursos

Ao acessar informações atualizadas nos painéis do Smartsheet, a equipe de gerenciamento de projetos da IEA recebe atualizações diárias automatizadas sobre os recursos. “O Smartsheet nos dá visibilidade sobre a disponibilidade”, diz Niemeyer. “É possível ver quais trabalhos estão disponíveis para a equipe técnica, além de sua localização ou tarefa atual. Assim, podemos determinar a melhor forma de utilizar esses recursos. Conseguimos manter a equipe técnica trabalhando e limitar o tempo de inatividade, aumentando a eficiência dos projetos. Superamos muitos problemas complexos de coordenação de projetos ao visualizarmos nosso conjunto de recursos, que pode ser acessado a qualquer momento.

A melhor visibilidade dos recursos também ajuda a IEA a se comunicar com mais eficiência com os clientes. “Agora, clientes recebem dados do projeto com mais qualidade e mais consistência”, diz Niemeyer. “Nossos clientes podem ver o status do projeto. Se ocorrerem atrasos devido a condições meteorológicas ou avarias de equipamentos, podemos reagir e informar os clientes com rapidez sobre qualquer alteração no cronograma.”

Mais interação entre equipe técnica e clientes 

Ao acessar facilmente os dados do projeto no aplicativo móvel Smartsheet, a equipe técnica da IEA gasta menos tempo coletando dados e relatando projetos. “O Smartsheet nos ajuda a alcançar uma de nossas principais metas: a coleta de dados em tempo hábil”, diz Niemeyer. “Antes, se a equipe técnica não tivesse acesso aos recursos via rede, era preciso esperar até o final da semana e passar pelo menos duas horas atualizando as planilhas. Com o Smartsheet, poupamos cerca de 50 horas por semana de trabalho da equipe técnica ao automatizar os processos de coleta de dados. O pessoal de campo é fundamental para os negócios. O Smartsheet facilita muito o trabalho de todos.”

Ao poupar tempo nos relatórios, a equipe de campo da IEA não precisa se preocupar em compilar dados de projeto, financeiros e de desempenho. 

“A equipe técnica pode interagir mais com clientes devido ao Smartsheet. Além disso, pode falar com mais propriedade e qualidade sobre o que realmente está acontecendo na empresa”, diz Niemeyer.

A IEA está expandindo suas funcionalidades de geração de relatórios no Smartsheet, adicionando novos recursos e disponibilizando painéis para mais pessoas. “Planejamos usar o Smartsheet para coletar mais informações sobre a análise de tempo de ciclo. Queremos saber onde demonstramos um bom desempenho e onde precisamos melhorar para agirmos”, diz Niemeyer. “Temos certeza de que o Smartsheet continuará nos oferecendo insights mais rápidos sobre nossos negócios.”

Para saber mais informações sobre essa história, consulte nosso estudo de caso.