A Aruba usa o Smartsheet para cumprir metas de orçamento, gerar consciência dos eventos e aumentar a colaboração entre equipes

A Aruba, uma empresa da Hewlett Packard Enterprise (HPE), fornece Redes definidas para mobilidade para milhões de pessoas que usam seus dispositivos móveis para comunicação no trabalho e pessoal todos os dias. Fornecedora líder em soluções de redes sem fio de última geração, a Aruba fornece às maiores empresas do mundo uma plataforma de serviços de borda segura que abrangem ambientes de trabalho na sede, em filiais, data centers e remotos.

O departamento de marketing global da Aruba utiliza o Smartsheet para centralizar reuniões e calendários de eventos, gerenciar projetos e monitorar dados de orçamentos para campanhas de marketing. “O Smartsheet oferece uma forma contínua de padronizar todos as nossas informações de eventos e orçamento em 12 equipes, cada uma com seus próprios calendários e orçamentos”, afirma Jody Robertson, gerente de operações de marketing global da Aruba. “Como o Smartsheet, temos visibilidade muito melhor e isso está permitindo que nós estejamos muito mais próximos das nossas metas de orçamento do que antes.”

Como gerente de operações de orçamento da organização de marketing da Aruba, Robertson deve garantir que as despesas combinadas das equipes se aproximem de até 1% do orçamento anual alocado para publicidade, marketing e redes sociais. “Essa é uma das nossas metas principais”, afirma. “Também temos que gastar nossa verba de marketing de forma alinhada às nossas metas dos negócios.” Contudo, antes do Smartsheet, acompanhar os valores atualizados do orçamento era desafiador porque as equipes de marketing da Aruba usavam uma combinação de planilhas no SharePoint e Excel. “Todos os dados estavam localizados em ferramentas e locais díspares e havia visibilidade limitada dos números mais atuais, então era desafiador monitorar as informações de cada equipe”, descreve Robertson. “Também precisávamos dar à nossa equipe de liderança executiva maior visibilidade dos dados.”

A Aruba também precisava de uma melhor forma de compartilhar informações do calendário entre todas as 12 equipes de marketing. “Antes, duas pessoas aprovavam e publicavam eventos no calendário, e isso criava um gargalo”, afirma Robertson. “Queríamos que todos os proprietários dos eventos tivessem a habilidade de fazer alterações e atualizações para seus eventos diariamente, sem ter que esperar essa informação ser publicada.” 

Melhor visibilidade do orçamento para equipes e executivos de marketing 

Robertson também usou o Smartsheet em um cargo anterior e sugeriu que a Aruba mudasse do SharePoint para o Smartsheet para gerenciamento de projetos e seu calendário de eventos global.

“Eu já tinha visto os benefícios do Smartsheet e sabia que era uma excelente foma de todos acessarem os mesmos dados e reunir relatórios facilmente”, conta. “Podemos gerenciar tudo em um só lugar, em vez de tentar retirar os dados de ferramentas separadas.”

As equipes de marketing global da Aruba, tanto regionais quanto globais, usam o Smartsheet para acompanhar e gerenciar seus orçamentos, sendo que cada equipe usa a própria área de trabalho do Smartsheet para armazenar relatórios e planilhas de orçamento em um local centralizado. “Cada equipe tem uma planilha de orçamento para gerenciar seus orçamentos diretamente e, ao mesmo tempo, permitir que eu gerencie o orçamento geral e acompanhe as despesas de toda a organização”, afirma Robertson. Cada uma das 12 equipes tem acesso a um painel do Smartsheet para um sumário atualizado de todos os dados de orçamento, inclusive despesas relacionadas a campanhas ou quanto está sendo gasto com fornecedores específicos. 

Agora, a Aruba tem muito mais visibilidade das despesas de marketing e do ROI. “Com o Smartsheet, podemos ver o status mais recente dos nossos orçamentos e isso significa que podemos acompanhar mais de perto nossa meta de variação de +/-1% e não exceder as despesas”, afirma Robertson. “Nós podemos estar mais próximos das nossas metas de orçamento do que antes.”

Dados padronizados em quatro regiões globais

As 12 equipes de marketing da Aruba, espalhadas em várias regiões, estão usando o Smartsheet para visualizar o mesmo conjunto de dados. Essa centralização e padronização ajuda todas as equipes a reduzirem erros ao atualizar projetos e orçamentos.

“Antes, havia erros ortográficos e de conteúdo e isso costumava criar erros de dados”, afirma Robertson. “O Smartsheet oferece uma única fonte de verdade, o que reduz os erros. além disso, sabemos que tempo é dinheiro. Isso está economizando nosso tempo de atualização e correção de dados, o que sabemos que economizará dinheiro.”

A Aruba também usa o Smartsheet Control Center para rapidamente fazer atualizações em projetos e orçamentos em um único local e levar essa informações a diferentes áreas de trabalho. “O Control Center tem sido crucial para nós, pois permite escalabilidade à medida que as áreas de trabalho crescem e apoia a natureza ágil do nosso negócio”, afirma Robertson. “Agora, em vez de atualizações manuais, podemos fazer atualizações universais em um só lugar, simplificando o processo e economizando tempo e dinheiro.”

Uma exibição em calendário global que gera melhor consciência dos eventos

Usando o Smartsheet Calendar App, a Aruba pode apresentar uma exibição completa de centenas de eventos e atividades de vendas e marketing globais a todas as equipes de marketing. Os funcionários de marketing usam um link do Calendar App integrado com o SharePoint para visualizar dados de calendário atualizados e podem atualizar o calendário por conta própria, sem precisar esperar que um membro designado da equipe realize a ação.

“Qualquer proprietário de evento pode adicionar ou alterar um evento no Calendar App”, afirma Robertson. “Não é preciso mais esperar a publicação desses dados. Além disso, podemos categorizar mais facilmente os dados do calendário por meio de camadas de filtragem personalizadas disponíveis no aplicativo.”

A equipe de liderança executiva da Aruba usa os painéis do Calendar App para obter melhor consciência de atividades e eventos em tempo real. “Nossa equipe de liderança precisa ver tudo em um só lugar porque querem ter maior consciência de eventos regionais ou globais”, afirma Robertson. “Agora, eles podem fazer isso com o Smartsheet.”

Integração que promove colaboração 

Ao integrar o Smartsheet com aplicativos de comunicação, como Slack e Microsoft Teams, a Aruba está aumentando a colaboração entre diferentes grupos. “Podemos publicar diferentes relatórios, painéis e planilhas inteligentes no Teams para que as pessoas possam trabalhar diretamente no Teams”, afirma Robertson. “Isso está proporcionando melhor colaboração em projetos.”

Essa integração também resultou no aumento da colaboração entre as equipes de marketing da Aruba e da HPE. Por exemplo, antes, as equipes da Aruba e da HPE usavam os próprios calendários para monitorar eventos de marketing.

“Não tínhamos muita visibilidade dos eventos uns dos outros, mas agora que todos adotamos o Smartsheet e criamos nossos próprios relatórios, temos melhor visibilidade e estamos preenchendo essa lacuna”, conta Robertson. “O Calendar App está nos ajudando a trabalhar de forma mais inteligente.”

Robertson prevê usar o Smartsheet para colaborar ainda mais com as equipes de marketing da HPE e espera usar a ferramenta para adicionar novos casos de uso e aproveitar os recursos avançados do Smartsheet no futuro. “O Smartsheet agiliza nossos processos e fornece a visibilidade em tempo de que precisamos, e, ao mesmo tempo, permite que criemos painéis facilmente para nossa liderança”, afirma. “Nossa experiência com o Smartsheet tem sido extremamente positiva. As pessoas o adoram.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.