A Balt usa o Smartsheet para agilizar os processos internos em seu compromisso com o tratamento de doenças neurovasculares

Logo após sua fundação na França, em 1977, o Balt Group lançou um dos primeiros dispositivos de intervenção neurovascular do mundo. Quarenta e seis anos depois, a Balt se transformou em um fabricante mundial de equipamentos médicos com 700 funcionários em 10 países. A empresa agora colabora diretamente com médicos e instituições de saúde para desenvolver dispositivos médicos para o tratamento de derrames e outras doenças neurovasculares. 

Com o crescimento constante da empresa, a equipe de TI precisava criar e implementar soluções mais rapidamente para dar suporte a esse avanço. “Precisamos entregar nossos produtos em tempo hábil para ajudar as pessoas a tratarem suas doenças. Por isso, é muito importante para nós estabelecer soluções internas para viabilizar esse processo. É assim também que continuamos liderando a inovação”, diz Kheng Ang, diretor de TI para operações globais da Balt. Os sistemas empresariais da empresa na época, incluindo uma solução de planejamento de recursos corporativos (ERP), não tinham a agilidade de que a TI precisava. “Era muito demorado fazer alterações no sistema ERP, e ele não era fácil de usar”, conta Ang. 

Os sistemas internos da Balt também não eram adequados para a colaboração. “Temos um grupo heterogêneo de fábricas, distribuidores e representantes de vendas espalhados pelo mundo. E todos dependiam de planilhas e e-mails para se comunicar sobre os projetos. Queríamos aumentar a consistência dos processos”, comenta ele.

Criando aplicativos de aprovação de requisição e de envio de tíquetes de TI no Smartsheet

Ang e sua equipe começaram a usar o Smartsheet em 2021, inicialmente para gerenciamento de projetos. “Começamos a usar o Smartsheet para otimizar projetos e melhorar a colaboração”, afirma. “Por fim, começamos a criar soluções no Smartsheet e implementamos um programa para usuários avançados.” A equipe de TI, então, criou seu próprio centro interno de excelência Smartsheet, desenvolvendo soluções para diferentes departamentos e incorporando o Smartsheet ao portfólio de sistemas corporativos da empresa. “Agora somos praticamente o fornecedor de software da empresa, e o Smartsheet é a nossa principal ferramenta”, explica Ang.

Uma das primeiras soluções para toda a empresa que a Balt criou no Smartsheet foi um sistema de requisição de pedidos de compra para gerenciar solicitações internas de aquisição de todo tipo de insumos, desde matérias-primas de fabricação até laptops de funcionários. “Antes, as solicitações de compra eram aprovadas por e-mail ou por formulários em planilhas. O processo comportava apenas dois aprovadores, e precisávamos aumentar esse suporte conforme mais departamentos começassem a usá-lo”, relata. 

A Balt criou um novo sistema de requisições usando fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet. O sistema aceita até oito aprovadores e determina automaticamente para qual deles o formulário de pedido de compra deve ser enviado. “Agora, o processo é revisado e aprovado de maneira adequada pelas equipes certas e também entra em nosso sistema ERP para o departamento financeiro poder rastreá-lo e garantir que tudo seja pago em dia”, comenta Ang. “Começamos a usar o novo sistema nos EUA e o implementamos globalmente depois de receber feedback de outras equipes.” A solução de requisição conta com o gerador de documentos do Smartsheet para produzir automaticamente PDFs de requisições aprovadas, incluindo assinaturas digitais de aprovadores, que se tornam pedidos de compra.

A Balt também usou o WorkApps para integrar ao Smartsheet um aplicativo de envio de tíquetes de TI para que a equipe de TI pudesse gerenciar tíquetes de suporte ou buscar informações na base de conhecimento da empresa em um único local.

“Não tínhamos uma plataforma de envio de tíquetes de TI boa o suficiente e fácil de usar. O Smartsheet mudou essa realidade para nós”, conta Ang.

Ang também criou um painel de controle de ERP que exibe o tempo de espera estimado para os tíquetes, para que os usuários internos saibam o tempo previsto para o atendimento. Atualmente, a equipe de TI recebe 170 tíquetes de suporte por mês por meio do aplicativo. 

Recentemente, a equipe de TI da Balt usou o Smartsheet para criar uma solução de recursos humanos, que simplifica o processo de integração e desligamento de funcionários.

Uma maneira simplificada de criar soluções de negócios

A Balt confiou no uso fácil do Smartsheet para criar e implementar seu sistema de requisição e o aplicativo de envio de tíquetes de TI. “O Smartsheet é muito fácil de usar e oferece uma plataforma para criarmos soluções para nossa empresa com rapidez”, explica ele. “É uma ferramenta com pouco código que facilita a criação, mesmo que você não seja engenheiro de software. Por exemplo, um analista júnior da minha equipe, sem experiência em desenvolvimento, criou um projeto para mim em um mês, sem dificuldade alguma.”

O Smartsheet também é simples de usar pelos líderes de negócios da Balt, que utilizam os painéis da ferramenta para revisar e aprovar com agilidade os pedidos de compra. “A ferramenta de pedidos de compra precisava ser intuitiva o suficiente para que os altos executivos pudessem usá-la com eficiência. É algo que pode ser feito facilmente em seus dispositivos móveis”, conta Ang.

45% das requisições aprovadas em um dia

Usando sua nova solução de pedidos de compra no Smartsheet, a Balt consegue aprovar 45% de suas requisições em um dia útil e quase 100% em cinco. “Aprovar requisições com mais rapidez no Smartsheet agiliza os negócios e, assim, podemos concluir nossos produtos e entregá-los aos clientes no prazo”, afirma ele.

“Até então, usávamos papel e e-mail e não tínhamos métricas para monitorar a eficiência desse processo. Agora, somos muito mais eficientes, apesar do fato de termos até oito aprovadores em vez de apenas dois. Com isso, nossa equipe de compras não precisa mais perder tempo em busca de aprovações.”

Os fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet também melhoraram a colaboração entre os funcionários geograficamente dispersos da Balt. “O Smartsheet é uma ferramenta de colaboração incrível que nos permite automatizar processos ao redor do mundo”, declara Ang. “Antes, os funcionários de várias equipes tinham que tentar trabalhar em conjunto por e-mail ou aplicativos de mensagens, mas agora podem usar nossas soluções do Smartsheet e concluir tarefas com facilidade, com alertas que notificam automaticamente se uma tarefa não for concluída até uma determinada data.”

Escalabilidade para atender ao crescimento

Atualmente, a Balt está se expandindo globalmente e busca maneiras rápidas e inovadoras de melhorar os processos internos. A empresa acredita que o Smartsheet possa viabilizar esses planos.

“Não preciso me preocupar com as soluções que criamos no Smartsheet. Se eu começar com um usuário e precisar expandir rapidamente para centenas de usuários, sei que essa solução pode ser escalonada e acompanhar nosso crescimento”, observa Ang.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.