Bioforum leva eficiência, visibilidade e confiança às pesquisas de dados médicos.

Em 2008, a Bioforum fundou a Data Masters, uma Organização de pesquisas clínicas (CRO) inovadora e orientada por dados que tem foco na coleta eficiente, na padronização e na geração de relatórios de dados de pesquisas clínicas. Deste então, atendeu mais de 400 pesquisas clínicas em mais de 100 organizações, desde start-ups até empresas farmacêuticas globais. A equipe interdisciplinar da empresa oferece soluções personalizadas, inclusive consultoria, gerenciamento de dados, bioestatística, programação estatística e redação médica. 

A equipe gerencia diversos projetos, cronogramas e partes interessadas externas diariamente. Tarefas como gerenciamento manual do orçamento e obtenção de recursos desviavam muito tempo de atividades essenciais. A Bioforum queria uma solução de gerenciamento de projetos que levasse mais eficiência a seus processos. “Precisávamos de uma plataforma que pudesse ser compartilhada com equipes externas, algo que pudesse nos ajudar a gerenciar cronogramas gerais de um projeto e facilitar um pouco a vida da nossa equipe no dia a dia”, lembra Adri Erasmus, Diretora da equipe de Gerenciamento de projetos e operações da Bioforum.

Preparando o palco 

Ao enxergar o Smartsheet principalmente como ferramenta de gerenciamento de projetos, a equipe explorou lentamente o potencial pleno da solução. “Não conhecíamos todos os recursos que o Smartsheet tem a oferecer”, explica Erasmus. “Começamos analisando o que algumas das outras empresas estavam fazendo e explorando não só o gerenciamento de projetos, mas também o gerenciamento operacional do nosso departamento de gerenciamento de dados. E um mundo novo se revelou.” 

A Bioforum buscou os serviços da Rocket Business Solutions, uma especialista em consultoria de fluxos de trabalho digitais e no Smartsheet, tendo Werner Wasserman como líder de consultoria de soluções. Utilizando uma metodologia exclusiva com foco em estrutura e integridade dos dados,  a Rocket Business Solutions ajuda empresas a enfrentarem processos difíceis com facilidade e independência. Com mais de uma década de experiência implementando o Smartsheet, certificação Profissional e dois softwares criados internamente, o Mission Control e o Rocket Dashboards, a Rocket Business Solutions pode estruturar e reestruturar projetos novos e antigos com facilidade, aproveitando soluções superiores com baixíssimo custo.

Juntas, as empresas descreveram todos os tipos de conjuntos de dados de que a Bioforum precisaria para seu trabalho, chegaram a alicerces para todos os projetos e começaram a implementar o Smartsheet nas equipes. A Rocket Business Solutions acelerou significativamente a implementação da solução, capacitou os usuários da Bioforum e ajudou a maximizar a adoção por meio de uma abordagem colaborativa, centrada no usuário e ágil. “Sua abordagem estruturada nos proporcionou a capacidade para estabelecer escalabilidade e melhorar nossa experiência de usuário final”, conta Erasmus. 

“Eu percebi que um dos maiores desafios da Bioforum foi garantir que todos estivessem dedicando a quantidade de tempo certa em cada projeto de acordo com o orçamento”, afirma Wasserman. Como lembra Erasmus: “Tínhamos que atualizar manualmente uma gigantesca planilha do Excel. Nós levávamos cerca de três semanas para inserir tudo e mais uma semana para revisar.” Para aliviar essa carga de trabalho, a equipe implementou uma integração por API e começou a colocar dados no Smartsheet em tempo real. Isso eliminou a necessidade de verificar manualmente se havia discrepâncias na obtenção de recursos do projeto. “Agora, só preciso de uma hora de discussão para repassar tudo”, conclui Erasmus. 

Coletando e apresentando dados com facilidade

Com o Smartsheet, coletar todos os dados e feedbacks relevantes sem duplicações, erros e ruídos se tornou um alívio. “Nós desenvolvemos uma pesquisa no Smartsheet, em que os funcionários dão feedback para os colegas”, explica Johan Vermeulen, Diretor da equipe de Ciências de dados clínicos da Bioforum. Ele acrescenta: “Não só o Smartsheet reduziu o esforço manual, mas também criou um ambiente de trabalho mais inteligente. Isso nos ajuda a tomar melhores decisões de negócios.” Erasmus concorda: “É uma visão completa, de 360 graus. Podemos acompanhar problemas, gerenciar a qualidade e simplificar a obtenção de recursos. Evoluiu para uma ferramenta sem a qual não conseguimos viver.”

Outra atividade essencial para a Bioforum, observou Wasserman, é apresentar relatórios a partes interessadas externas. Como dividiu Erasmus: “Muitos dos nossos patrocinadores já estavam usando o Smartsheet e adoravam o quanto tudo é facilmente acessível e agradável de usar. A adoção da solução foi excelente mesmo entre equipes externas. Posso dar acesso a uma planilha com cronogramas, atualizá-la durante a reunião e usar seus dados para alimentar outras planilhas. Isso realmente facilita a vida do gerente de projetos.” 

Mais eficiência, integridade e visibilidade

Como o Smartsheet eliminou a necessidade de tarefas manuais, a equipe da Bioforum foi capaz de colaborar com mais tranquilidade e economizar tempo. “Agora que todos têm acesso às planilhas relevantes, às métricas, às atas de reunião e às pautas, realmente aumentamos nossa eficiência”, explica Erasmus. “Provavelmente, economizamos de 40% a 60% do nosso tempo. Nossos funcionários estão disponíveis para o trabalho significativo. Uma das nossas funcionárias tinha dificuldade para gerenciar três estudos clínicos, mas agora ela gerencia sete.”

A Bioforum também eliminou o risco de erro humano. “Já que cerca de 90% dos nossos dados são alimentados para o banco de dados automaticamente, não temos mais duplicação”, conta Erasmus. “Nossa confiança nos nossos dados, da parte do operacional, aumentou em 80%.”

A centralização e a precisão também acrescentaram visibilidade, permitindo à Bioforum tomar decisões mais informadas de recrutamento e muitas outras. “Agora, a equipe de gerenciamento pode ver tudo no nível do estudo ou do funcionário ou discriminado por mês. É fácil mostrar que estamos trabalhando com capacidade total, por exemplo. Antes, a gerência não tinha esse nível de visibilidade”, compara Erasmus.

Mudança vitalícia e inovação

Uma das metas da empresa inclui criar um repositório de documentos de treinamentos, permitindo que os funcionários acessem a documentação e indiquem que a leram antes de serem alocados em um projeto. Isso ajuda a Bioforum a estar em conformidade com requisitos regulamentares.

No futuro, a Bioforum explorará mais recursos do Smartsheet, como painéis em nível de projeto e análises de desempenho automatizadas.  “Felizmente, no nosso setor, a mudança faz parte do nosso DNA. Até o momento, nos adaptamos facilmente e continuaremos nos adaptando”, conclui Vermeulen.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.