As equipes da Galenicum operam no ritmo desejado com fluxos de trabalho simplificados e interações rastreáveis

Fundada em 2003, a Galenicum evoluiu de uma comerciante de ingredientes médicos com sede em Barcelona para uma empresa multinacional que cobre toda a cadeia de valor farmacêutica. O que começou como uma equipe de 27 pessoas em 2013 é hoje uma empresa global de mais de 500 funcionários presente em mais de 50 países.

Após 10 anos, os fundadores da Galenicum buscavam um crescimento que exigia a adoção de uma plataforma baseada em nuvem – a empresa precisava centralizar o gerenciamento de projetos e melhorar a comunicação entre os departamentos para escalar. 

Promovendo a resolução independente de problemas

"Somos uma empresa em desenvolvimento dinâmico. Duplicamos nosso tamanho nos últimos três anos", comenta Javier Torrejon, chefe global de inovação em P&D e PI da Galenicum. "Quando começamos a crescer, precisávamos cada vez mais de uma ferramenta para coordenar todos os dados e comunicações entre departamentos e que pudesse se adaptar facilmente às necessidades específicas de cada departamento. Então, adotamos o Smartsheet em 2013. Um dos principais motivos foi que já estava disponível na nuvem", diz Torrejon.

Desde então, os funcionários podem criar facilmente as ferramentas de que precisam para trabalhar usando os recursos sem código da plataforma. Torrejon explica: "Se precisarmos de uma ferramenta para dar suporte aos nossos processos, podemos criá-la nós mesmos rapidamente. Em um departamento, configuramos uma solução completa com Workapps e Formulários em uma hora." 

Além disso, graças às atualizações frequentes, o Smartsheet está em constante progresso para acomodar necessidades e casos de uso em evolução. "Há um ano e meio, era relativamente difícil construir um painel. Agora, você pode adicioná-lo em cinco minutos", diz Torrejon.

Gerenciando fluxos de trabalho com alguns cliques

As equipes da Galenicum agora aprimoraram vários processos graças à plataforma. Por exemplo, os formulários do Smartsheet ajudam a agilizar as solicitações e o rastreamento de análises e testes de laboratório.

“Antes, cada um de nós preenchia um arquivo de Excel com a solicitação para reservar equipamentos compartilhados para a realização dos testes. Em seguida, compartilhávamos o arquivo com outras pessoas por e-mail. Assim que todos respondiam, baixávamos o Excel atualizado e nos encontrávamos semanalmente para finalizar os equipamentos e atribuir responsabilidades. O processo de idas e vindas dificultou muito a obtenção dos KPIs”, diz Torrejon. 

Com um painel simplificado, os membros da equipe agora podem fazer uma solicitação e encaminhá-la para a pessoa designada com apenas alguns cliques. "Você não precisa saber quem faz o quê. Você só precisa saber qual item precisa e solicitá-lo usando os formulários. É extremamente útil", diz Torrejon. 

Substituindo e-mails por ações

As equipes da Galenicum conduzem de 150 a 250 análises de documentação por mês. Os painéis do Smartsheet facilitam e aceleram o processo, organizando e resumindo as principais informações do projeto. "No passado, enviávamos cada solicitação de análise por e-mail. No entanto, os destinatários às vezes diziam que elas não foram recebidas ou que foram parar no spam, etc. Agora, você pode enviar um arquivo no Smartsheet e a plataforma envia uma notificação automática para o analisador, que apenas clica em 'OK' para confirmá-lo. Todas as alterações de status também são visíveis no aplicativo", diz Torrejon. 

O Smartsheet economiza pelo menos cinco minutos do tempo de uma pessoa por arquivo, reduzindo a carga de e-mail e facilitando o fluxo de todo o processo. "Os painéis nos ajudam a economizar pelo menos 300 horas por ano em análises de documentação. É uma ótima ferramenta porque nos ajuda a focar no que importa", diz Torrejon.

Colocando os dados à vista

O Smartsheet também ajudou a Galenicum a resolver o maior desafio – construir uma cultura de comunicação e responsabilidade. Torrejon diz: "Na minha opinião, a maioria dos projetos falha devido a problemas de comunicação. Muitas partes interessadas estão envolvidas em cada projeto e as equipes se reportam a diferentes gerentes e diretores. Quando o trabalho do projeto acontece em vários aplicativos, e-mails e bancos de dados, o fluxo de comunicação é interrompido."

Ao migrar para o Smartsheet, a Galenicum ganhou um repositório de dados centralizado para todos os departamentos. “Existe apenas um repositório para que nossos funcionários possam tomar decisões com base em dados abrangentes e priorizar melhor suas tarefas. Basta fazer uma consulta e o sistema funciona automaticamente, então você pode focar no que está acontecendo e não em como encontrar os dados”, explica Torrejon. 

Todas as informações estão disponíveis em um só lugar, o que mantém as interações rastreáveis. "Isso ajuda a eliminar longas discussões sobre responsabilidades e evitar conflitos no local de trabalho em caso de erros, equívocos ou atrasos", diz Torrejon. 

Atualmente, a equipe de Torrejon planeja consolidar ainda mais os dados da Galenicum na plataforma. Para isso, explora novas opções de integração para trazer mais funções ao Smartsheet. "No futuro, estamos pensando em cancelar algumas ferramentas e movê-las para o Smartsheet para que possamos continuar melhorando nossos fluxos de trabalho."

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