A HR Spectacles adota o Smartsheet, aumentando a eficiência e a satisfação do cliente

Criar uma cultura inclusiva e centrada no funcionário e capacitar os membros da equipe requer trabalho, conhecimento e execução metódica. Nas Filipinas e em outros países, a HR Spectacles cumpre essa tarefa para diversas organizações de todos os setores. Desde 2018, a empresa atua como um ponto central para todas as necessidades potenciais de recursos humanos (RH), fornecendo serviços como soluções terceirizadas de folha de pagamento, gerenciamento do ciclo de vida dos funcionários e recrutamento de executivos. “Nossa visão é valorizar o RH em todas as organizações, principalmente nas Filipinas, onde ele ainda é visto predominantemente como uma função administrativa e não estratégica. Recentemente, ganhamos força com organizações maiores e também com empresas no exterior”, relata Chris Matsumoto, diretor executivo da HR Spectacles.

Explorando o Smartsheet

Matsumoto conheceu o Smartsheet por meio de um cliente. “Fiquei bastante curioso e comecei a brincar com ele”, relembra. “Inicialmente, a HR Spectacles usava outras soluções de planilhas com as quais nossa equipe não estava satisfeita. Os arquivos estavam isolados dos dados, e eu queria estabelecer uma plataforma centralizada para reunir tudo.

Inicialmente, a empresa usava o Smartsheet para tarefas simples, como notificações automáticas sobre prazos e gerenciamento de bancos de dados de funcionários. Quando a pandemia da COVID-19 começou, a equipe estava pronta para se ajustar rapidamente à nova realidade.

“Levamos sete dias para migrar para o trabalho remoto. Só conseguimos fazer isso porque já estávamos usando o Smartsheet e outros aplicativos”, explica Matsumoto. “Também conseguimos transmitir confiança aos nossos clientes digitalizando seus processos, como integração, avaliação de desempenho e pesquisas, para citar alguns. A segurança no emprego era uma grande preocupação para alguns funcionários do cliente, e eles ficaram gratos por nossa prontidão e abordagem proativa. Capacitamos 800 funcionários de diferentes organizações para que pudessem se desenvolver durante a pandemia.”

Essa resiliência também rendeu à HR Spectacles um título nas Olimpíadas de produtividade, competição do Departamento de trabalho e emprego das Filipinas, pela excelente continuidade dos negócios.

Mergulhe fundo para mais impacto

Em 2022, a HR Spectacles decidiu dar um olhar mais atento ao que o Smartsheet poderia fazer pela empresa. “Fizemos várias sessões de treinamento com a equipe do Smartsheet para debater novas ideias e processos. Foi então que percebi que nosso negócio seria baseado no Smartsheet nos próximos três a cinco anos, então tive que equipar minha equipe com esse conhecimento.”

Matsumoto criou uma equipe exclusiva do Smartsheet com quatro pessoas. “Cerca de 50% a 60% de suas responsabilidades envolvem o desenvolvimento de soluções no Smartsheet”, explica ele. “Ela aborda cada departamento, descobre seus pontos fracos e tenta encontrar soluções que possam ser criadas no Smartsheet. Por exemplo, nossa pauta atual é criar um painel de controle para cada departamento, de modo que cada um possa acessar facilmente um link e apresentar suas descobertas durante a geração de relatórios.” O processo de criação de soluções a partir do zero atraiu muitas mentes curiosas. “Há muitos jovens nesta equipe, e eles estão se divertindo muito”, acrescenta Matsumoto. “Eles adoram assistir a vídeos da Smartsheet Academy e descobrir o que desenvolver.” 

Equipe preparada e mais ágil

A segunda tarefa da equipe de usuários dedicados do Smartsheet na HR Spectacles é educar toda a empresa. “Toda semana, temos uma sessão de 30 ou 45 minutos em que eles nos ensinam algo sobre o Smartsheet”, afirma Matsumoto. “Isso é crucial porque, se todos forem qualificados no Smartsheet, nossa evolução será muito mais rápida.”

E, assim, a equipe ficou mais rápida.

“Minha equipe se tornou mais eficiente em todas as funções e cada fluxo de processo leva uma fração do tempo”, compartilha Matsumoto.

“Ao aproveitar as ferramentas de automação do Smartsheet, reduzimos as tarefas administrativas manuais em mais de 95%, o que nos permite gerar relatórios de clientes mais rapidamente e manter nossa equipe ágil e eficiente.”

As iniciativas de aprendizado promoveram uma cultura de aprimoramento contínuo. Os membros da equipe compartilham proativamente insights e descobertas, aproveitando todo o potencial do Smartsheet. Esse aprendizado colaborativo fortaleceu a capacidade da HR Spectacles de implementar os princípios do “kaizen”, impulsionando o crescimento consistente e refinando os processos operacionais.

Preparando-se para a escala

Um processo que foi completamente transformado é a integração dos funcionários de seus clientes. “Costumávamos ir ao escritório do cliente com formulários em papel e isso tomava a maior parte do nosso dia”, lembra Matsumoto. “Agora, levamos algumas horas e podemos fazer tudo online com formulários e painéis. Isso economizou cerca de 54% do nosso tempo. E nossa equipe pode usar esse tempo livre para atender aos nossos clientes ou inovar com novas soluções.”

A HR Spectacles simplificou até mesmo procedimentos altamente complexos, como uma avaliação de desempenho de 360 graus, em que cada pessoa avalia vários indivíduos. “Fica complicado quando há muitos avaliadores, por isso minha equipe estabeleceu os cálculos necessários com várias planilhas, relatórios e painéis no Smartsheet”, acrescenta Matsumoto. “Fiquei realmente impressionado com a abordagem proativa da minha equipe. “Depois de fazer avaliações automatizadas no Smartsheet por mais de um ano, podemos dizer com segurança que agora levamos apenas metade do tempo que precisávamos no início.”

Feedback brilhante dos clientes

Mas os maiores vencedores são os próprios clientes. “Criamos uma variedade de fluxos de trabalho de RH para nossos clientes, dependendo do escopo específico de RH que estamos administrando para eles”, ilustra Matsumoto.

“Nossos clientes ficaram muito impressionados com a personalização do nosso trabalho, e isso agregou valor real ao nosso serviço.”

Com uma equipe exclusiva de inovadores do Smartsheet, a HR Spectacles continua a aumentar o nível. “Agradeço o feedback positivo que recebemos de nossos clientes, e isso nos mantém motivados a continuar inovando nesse espaço”, conclui Matsumoto.