Karyopharm disponibiliza medicamentos inovadores no mercado mais rapidamente com o Smartsheet

Os cientistas, técnicos de laboratório e gerentes de projeto da Karyopharm Therapeutics, Inc. têm um objetivo bastante ambicioso: criar medicamentos para tratar o câncer, doenças autoimunes e outras doenças importantes de maneira mais eficaz. Fazer uma grande diferença na vida dos pacientes significa gerenciar cuidadosamente os mínimos detalhes: tudo, desde a instalação e certificação eficientes de um ensaio clínico até a atualização dos registros quando o escritório de um pesquisador obtém um novo número de telefone.

“Temos estudos ativos que abrangem mais de 350 centros diferentes, como hospitais, pequenas clínicas e faculdades de medicina em mais de 20 países”, diz Oscar Gonzalez, gerente de Planejamento de Programas da Karyopharm. “É necessário muita organização precisa para alcançarmos nossos objetivos. Realmente, trata-se de um trabalho que exige amor pela profissão. As pessoas aqui têm paixão pelo que fazem e, em última instância, por aquilo que tentamos fazer todos os dias pelo bem dos pacientes”.

A realização de ensaios clínicos requer um design cuidadoso, aprovação formal dos testes pela agência reguladora nacional apropriada, como a Food and Drug Administration (FDA) nos EUA, treinamentos e certificações em cada unidade clínica em que os ensaios serão realizados e um sério e rigoroso acompanhamento do andamento dos ensaios, inclusive dos eventos inesperados. Atrasos em qualquer ponto do processo podem atrasar a revisão e a aprovação do medicamento para disponibilização ao mercado.

“Muitos desses projetos podem exceder dois ou três anos”, diz Gonzalez. “É preciso manter a comunicação e um envolvimento constante e isso também inclui a troca constante de informações entre nossos grupos de assuntos médicos e os administradores de pesquisas clínicas na área médica, para que possamos ajustar melhor nossas projeções ou nosso objetivo final”.

Quando Gonzalez ingressou na Karyopharm, grande parte desse gerenciamento de informações era realizado com planilhas trocadas por e-mail, o que acabava deixando o pessoal e as equipes clínicas com informações conflitantes ou desatualizadas. A Karyopharm considerou a adoção de um sistema de gerenciamento de projetos amplamente usado, mas o grande número de pessoas que precisavam de acesso para revisar ou inserir dados tornava o licenciamento dessa solução inviável pelo alto custo.

O Smartsheet proporcionou um local centralizado para as informações de projeto, com o acesso flexível e seguro necessário para gerenciar dados médicos de todo o mundo.

Informações em tempo real

Com o Smartsheet, Gonzalez pode criar planilhas com informações sobre cada ensaio clínico e conceder acesso à equipe de CRO ou às equipes clínicas, para que eles possam fornecer suas próprias atualizações em tempo real, como a preparação das unidades, a inscrição de pacientes, o cumprimento de prazos e os efeitos colaterais ou problemas de saúde que os pacientes podem enfrentar durante o curso de um estudo.

Ele também criou painéis para agregar dados de diferentes planilhas, para que ele e os gerentes de projeto de ensaios específicos possam ver instantaneamente importantes atualizações de status, como se uma unidade atingiu sua meta de inscrições ou se está com escassez de suprimentos (como kits de laboratório, etc.).

Os painéis se mostraram tão populares entre as partes interessadas da Karyopharm que há um projeto em andamento para configurar telas que possam transmiti-las ao vivo para toda a sede da empresa - como costuma dizer Gonzalez, é algo comparável a um terminal da Bloomberg para o processo de desenvolvimento de medicamentos da Karyopharm. É uma maneira inovadora de manter todos informados, o que não é apenas uma estratégia de comunicação inteligente, mas também uma questão de cumprimento das regulamentações.

“Esta é uma empresa farmacêutica. Estamos sujeitos a inspeções a qualquer momento”, afirma Gonzalez. “É importante que todos tenham uma ideia geral do que está acontecendo na empresa como um todo, não apenas dentro de sua função específica. Essas informações são discutidas toda semana nas reuniões de liderança de desenvolvimento, onde eu uso muito o Smartsheet”.

Melhor comunicação

Uma das maiores vantagens que Gonzalez enxerga no Smartsheet é que ele mantém importantes atualizações fora das caixas de entrada dos funcionários da Karyopharm. Em um setor no qual é comum a situação de um único membro de equipe ter milhares de e-mails não lidos em sua caixa de entrada, ter uma maneira mais direta de fornecer informações poupa tempo e esforços para todos.

Também ajuda a garantir que a empresa se mantenha atenta aos prazos que se aproximam; por exemplo, quando o último paciente de uma unidade clínica tomo a última dose de um medicamento em estudo, o relógio começa a contar os prazos para reportar os dados dos ensaios aos órgãos reguladores. E facilita confirmar que toda a documentação necessária foi coletada e verificada com antecedência para envio do medicamento à aprovação comercial.

Gonzalez não apenas criou um recurso valioso de informações para a Karyopharm, como também fez seu nome dentro da empresa por resolver um dos maiores problemas que eles estavam enfrentando. Após provar o valor do Smartsheet para as equipes de operações clínicas, agora ele está ansioso para ajudar as demais equipes da empresa a adotar a solução e otimizar seus processos de negócio.

“Quando você entende o sistema é possível fazer praticamente qualquer coisa”, diz Gonzalez. “O Smartsheet permite extrair métricas e informações que pensávamos estar disponíveis apenas por meio da mineração de dados. Ele não apenas me permitiu visualizar o programa como um todo, mas também proporcionou um objetivo e uma plataforma para otimizar as funcionalidades desta empresa de uma maneira que eu jamais pensei ser possível. Eu jamais pensei que fosse possível experimentar esse tipo de impacto em uma empresa. O Smartsheet basicamente abriu caminho para isso”.