Como o Lawrence Berkeley National Laboratory organiza conferências globais
Saiba como o Lawrence Berkeley National Laboratory usa o Smartsheet para acompanhar aprovações, orçamentos, reembolsos etc. ao enviar mais de 3 mil cientistas para conferências todo ano.
"Muitos departamentos no Berkeley Laboratory usam há anos o Smartsheet para coordenar diferentes processos e projetos. Achei que ele satisfaria nossas necessidades também, porque o Excel não era colaborativo o bastante e o Google Sheets não tinha o controle de que precisávamos. O Smartsheet é uma combinação perfeita de flexibilidade e controle."
Supervisor sênior administrativo, Divisão de Ciências Físicas, Lawrence Berkeley National Laboratory
O Lawrence Berkeley National Laboratory (LBL) é um Departamento da Agência de Energia do Laboratório de Ciências, gerenciado pela University of California. Ele emprega mais de 3200 cientistas e engenheiros que realizam pesquisas não confidenciais em diversas disciplinas científicas, como energia nuclear e processamento de imagens macromoleculares. Os cientistas frequentam conferências todos os anos, que requerem processos de autorização em múltiplos níveis, restrições per diem, orientações para viagem, estimativas de custo e políticas de reembolso. É um processo complexo e trabalhoso.
O LBL precisava de um modo simplificado de acompanhar as solicitações, aprovações, orçamentos e presença nas conferências de modo a monitorar os cientistas quando eles estivessem ausentes. O Smartsheet atendeu a todas as necessidades do laboratório e muito mais.
Para reunir as solicitações para conferências e informações de alto nível, o LBL usou o repositório centralizado do Smartsheet.
"Todas as informações pertinentes são exigidas antes de iniciarmos o processo de aprovação", afirma Tom Gallant, Supervisor Administrativo Sênior, divisões de Ciências Físicas. "O Smartsheet nos dá o controle e as orientações para comunicar o que precisamos."
O LBL também precisava de um modo para controlar os orçamentos das conferências, e a solução de estimativa e acompanhamento de orçamento do Smartsheet resolveu o problema.
"Usamos colunas e fórmulas de listas suspensas para calcular as estimativas de custos com base no número de participantes ou comes e bebes que eles gostariam que o evento tivesse", afirma Gallant. "Podemos criar um orçamento simulado em minutos, em vez de horas, o que nos ajuda a tomar decisões melhores e mais rápidas. Também usamos o Smartsheet para acompanhar as despesas da conferência e classificá-las como autorizadas ou não autorizadas. Ele fornece um nível de transparência e consistência que nunca vimos antes."
Por fim, o LBL usou a fonte única de informações do Smartsheet para gerenciamento e aprovações de processos, monitorando quem vai aonde, quando e como.
"Nas nossas divisões, tudo agora é conectado ao Smartsheet: as discussões, o status da aprovação, os custos relacionados", afirma Gallant. "Com um único lugar para acompanhar essas informações, em vez de 50 arquivos diferentes do Excel, ficamos seguros de que elas estão atualizadas."
Antes do Smartsheet, os funcionários do LBL enviavam arquivos do Excel por e-mail e as informações não recebiam a devida atenção. O Smartsheet forneceu uma maneira melhor de gerenciar o processo de registro em conferências e evitar problemas antes que acontecessem.
