Como a McGraw Hill melhorou o desenvolvimento de ativos de mídia

Mesmo antes que as escolas em todo o mundo levassem a maior parte de seu aprendizado para o modo on-line, a editora educativa McGraw Hill dedicava tempo e esforço significativos para criar produtos de aprendizagem digital que apresentam ativos de mídia, como trabalhos artísticos, fotos e vídeos. Acompanhar o desenvolvimento e a revisão desses ativos costumava ser difícil, pois os metadados e as informações de permissão estavam espalhados entre planilhas, e-mails e anotações de projetos desconectadas. Hoje, a McGraw Hill usa o Smartsheet para criar um único repositório de dados de ativo de mídia, economizando tempo e facilitando a reutilização do material existente de novas maneiras.

“A mudança para o digital tem sido grande para nós”, afirma Karen Pytel, líder de design, estratégia e operações de design. “Para nós, isso significa que é importante poder encontrar e reutilizar rapidamente ativos que já existem sem gastar horas reinventando a roda todas as vezes, o que nos ajuda a trabalhar dentro do orçamento e em escala.”

“Precisávamos de visibilidade sobre o que estávamos criando”

A McGraw Hill cria milhares de ativos de mídia todos os anos para uso em uma grande variedade de produtos de aprendizagem digitais e impressos. Trabalhando com contratados, Pytel e seus colegas destacam as especificações para identificar, criar, acompanhar e adquirir ativos de mídia que envolverão e divertirão alunos e professores. Pytel afirma que o processo costumava ser “incrivelmente penoso”. Os registros de ativos de mídia não eram sempre acompanhados em um único lugar, e obter visibilidade sobre o trabalho em andamento exigia pesquisar uma série de e-mails e planilhas.

“Precisávamos de visibilidade sobre o que estávamos criando”, afirma Pytel. “Era realmente complicado extrair métricas ou dados de 10 registros de Excel ou de um banco de dados desatualizado. O Smartsheet nos deu a funcionalidade da geração de relatórios que estávamos procurando para que pudéssemos gastar dois minutos procurando por dados-chave em vez de metade do dia”.

Tygre Morehart se juntou à equipe de estratégia e operações de design na função de designer e logo começou a se reunir com colegas para compartilhar ideias sobre como melhorar os processos e o acompanhamento de projetos. Quando uma colega mostrou a ela o Smartsheet, Morehart imediatamente viu as possibilidades de otimizar e melhorar e eficiência em todas as equipes internas e externas.

“Desde o começo na empresa, eu ficava um pouco frustrada ao perceber que o início de novos projetos sempre se parecia com um novo processo.” Afirma Morehart. “Eu sabia que podíamos lidar com os pontos mais complicados e nos preparar para quase todos os aspectos e necessidades de um projeto. O Smartsheet nos permitiu criar esses modelos e fazer as perguntas certas para que pudéssemos ser mais eficientes e escaláveis”.

“Para mim, o faturamento de nosso fornecedor era o processo mais complicado de todas as etapas que tivemos que percorrer no gerenciamento de ativos”, afirma Morehart. “Quando descobri como acompanhar e gerenciar esse processo usando os dados-chave que já estávamos acompanhando no Smartsheet, foi um alívio! As equipes internas e externas conseguiram economizar tempo utilizando o que já estava lá. Eu pude lidar com um processo que anteriormente demoraria três semanas e executá-lo em quatro horas graças ao Smartsheet. Agora, nós também podemos estender essas informações aos chefes do nosso departamento para que eles possam ter uma melhor previsão e noção do orçamento”.

“O Smartsheet permite que nos concentremos na diversão”

Hoje, a McGraw Hill usa o Smartsheet para gerenciar a criação de ativos de mídia educacionais. Os criadores acadêmicos escrevem o conteúdo e criam especificações para a mídia que necessitam. As especificações vão em uma planilha que pode ser compartilhada linha a linha com o contratado específico para que cada arquivo de mídia seja criado. O metadados para ativos são mantidos atualizados, e as perguntas e alterações são comunicadas por meio de conversas e solicitações de atualização do Smartsheet, o que otimiza a comunicação do projeto e reduz o acúmulo de e-mails.

“Nós, definitivamente, conseguimos realocar nosso tempo”, afirma Pytel. “O Smartsheet libera nossos designers para usarem o tempo sendo criativos, discutindo e concebendo grandes ideias com suas equipes em vez de gastarem horas com inserção de dados, extração de métricas e busca por respostas através de e-mails. O Smartsheet permite que nos concentremos na diversão”.

Pytel e seus colegas usam painéis para acompanhar os ativos de projetos, o progresso relacionado à conclusão dos projetos, a programação diária de tarefas e os relatórios atrasados. Os painéis funcionam como centros de informações dos projetos, o que fornece um único lugar para capturar listas de contatos, SharePoints dos projetos, números de ISBN e outros detalhes cruciais para o desenvolvimento de produtos educacionais. Morehart está no processo de criação de um painel que mostre os números efetivos do projeto em tempo real, o que permite às equipes identificar facilmente desvios do escopo antecipadamente e alinhar melhor o acompanhamento e a previsão do orçamento.

A automação elimina a complexidade e o tempo de cada projeto, especialmente o processo de licenciamento. Cada parte da mídia deve ser analisada por um coordenador de licenciamento de conteúdo para assegurar que todas as aprovações necessárias para uso da mídia tenham sido garantidas.

Antes, se os direitos de uso fossem negados para um ativo de mídia, isso poderia potencialmente afetar a data de entrega de um projeto, fazendo com que os criadores se desdobrassem para achar um substituto e fazer qualquer alteração de conteúdo de design resultante. Agora, se a permissão de uso for negada, um fluxo de trabalho automatizado envia instantaneamente um alerta para todos que precisam saber, permitindo que os designers reajam mais rapidamente causando menos impacto no cronograma.

“Um dia, um colega compartilhou um problema que ocorreu em um projeto devido a um problema de comunicação sobre o direito negado do uso de uma imagem”, afirma Morehart. “Isso suspendeu a entrega final e criou mais estresse do que o necessário. Eu sabia que esse era o exemplo perfeito de caso de uso de como uma etapa simples no Smartsheet beneficiaria toda a equipe. Ele alertaria automaticamente todas as pessoas necessárias e uma providência imediata poderia ter sido tomada. A pessoa que nega o direito de imagem não tem que descobrir quem precisa receber um e-mail e quais informações precisam ser incluídas – isso tudo está integrado no Smartsheet”. 

Colaboração melhorada e “muito menos erros humanos”

Com a ajuda do Smartsheet, a McGraw Hill pôde reduzir o processo de análise de fatura de fornecedor de três semanas ou mais para metade de um dia. Esse é apenas um exemplo do tempo economizado. Pytel afirma que a equipe tem percebido pelo menos 50% de ganho de eficiência e pode responder a um fluxo de trabalho maior e cumprir cronogramas apertados.

“Não apenas estamos fazendo mais com menos como também os cronogramas de nossos projetos estão ficando mais curtos”, afirma Pytel. “Costumávamos ter um ciclo de desenvolvimento de um ano ou mais, e agora ele está sendo reduzido para cerca de nove meses. Ser mais eficiente realmente nos ajudou a controlar nossa carga de trabalho e nossas horas e a manter nossa sanidade”.

Um dos maiores benefícios do Smartsheet é que várias pessoas podem colaborar em um espaço, facilitando muito a comunicação e a resolução de problemas. Outro é que a plataforma fornece uma fonte comum de informações precisas sobre cada projeto. Isso é importante para o novo conteúdo que está sendo criado e para os ativos existentes que estão sendo reutilizados de novas maneiras.

“Temos muito menos erros humanos”, afirma Pytel. “Estou trabalhando em um projeto no qual voltarei a esses programas mais velhos e tentarei coletar os dados. Esses dados têm muitos furos porque não tínhamos um lugar onde o gerenciamento das alterações pudesse ocorrer, e esse programa específico passou por quatro reedições. Eu digo todos os dias que mal posso esperar para termos um ponto no qual cada programa tenha sido acompanhado no Smartsheet e possamos apenas extraí-lo do arquivo, dar uma limpada e usar como modelo para qualquer coisa nova que estejamos criando”.

Morehart e Pytel também gostam muito do fato de o Smartsheet estar constantemente adicionando novos recursos e novas funcionalidades. Quando a função de revisão foi introduzida, Pytel afirma, “nós enlouquecemos”. A equipe se registrou para um teste beta do recurso e continua a usá-lo para manter feedback na plataforma do Smartsheet com o resto das informações do projeto. Eles também estão animados com as novas possibilidades depois da aquisição da Brandfolder pela Smartsheet e esperam os permitirá centralizar o armazenamento de grandes arquivos de mídia com todos os outros detalhes dos projetos além de evitar que excedam o tamanho das alocações em outros sistemas de compartilhamento de arquivo.

O Smartsheet ajuda a reunir os sistemas

Da automação às comunicações, o Smartsheet ajuda a McGraw Hill a reduzir os erros humanos e a criar produtos educacionais melhores. Como Morehart e Pytel investiram tempo na criação de modelos de projetos personalizáveis e consistentes que podem economizar um esforço significativo no futuro, a equipe está em boa posição para o crescimento contínuo.

“Dois dos grandes benefícios são a escalabilidade e a eficiência que o Smartsheet nos dá”, afirma Morehart. “Podemos criar um modelo de área de trabalho que todos os projetos podem usar para começar do zero e ainda adaptá-lo às suas necessidades exclusivas porque nem todo projeto será igual.

“Projeto de ciência e de matemática são incrivelmente diferentes, mas temos essa base que pode ajudar a equipe e começar com sucesso e, em seguida, desenvolver todas as faturas e métricas para os diretores e gerentes de projetos nas equipes multidisciplinares. Antes, eu sentia como se estivéssemos trabalhando em milhares de sistemas diferentes, e o Smartsheet reuniu todos eles”.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.