A Oryx Energies usa o Smartsheet para aumentar a visibilidade sobre projetos, aperfeiçoar as operações e a expansão na África

 A Oryx Energies é uma das maiores provedoras independentes de energia da África. Graças à sua plataforma integrada, a Oryx Energies controla a cadeia de abastecimento da compra do produto ao ponto de venda. Fundada em 1987, seus 30 anos de história a viram se expandir em 17 países na África Subsaariana, criando uma sólida reputação pela qualidade, confiabilidade e excelência operacional. A Oryx Energies se adapta continuamente às necessidades dinâmicas de combustível da região enquanto permanece atendendo a consumidores, empresas e operações marítimas de modo confiável.

Gerenciando o sucesso estratégico

Planejar, implementar e entregar iniciativas de crescimento estratégico é sempre um processo desafiador. Como parte de um plano executivo de três anos – chamado de ORYZON22 e posto em ação pelo CEO Moussa Diao –   a Oryx Energies buscou otimizar as operações, aumentar os lucros,  realocar a receita em seu portfólio de investimentos e traçar o caminho para o sucesso. Esse modelo operacional foi chamado de ENERGIZE e, dada a sua escala e complexidade, a Oryx Energies precisava de uma plataforma de colaboração que oferecesse visibilidade sobre o status dos projetos juntamente com a capacidade de alocar tarefas e gerenciar prioridades de recursos. Antes, a equipe da Oryx Energies gerenciava o trabalho por meio de múltiplas planilhas de Excel, o que às vezes levava a situações incômodas. A necessidade de uma ferramenta mais avançada era clara. E quando a gerente do departamento jurídico e de conformidade, Fateme Weyeneth, foi encarregada de configurar e executar o ENERGIZE PMO (Project Management Office, escritório de gerenciamento de projeto) para divulgar o progresso entre todas as áreas de negócios a fim de garantir que os países estivessem alinhados, ela entendeu que qualquer nova ferramenta adotada pela Oryx Energies teria que ser intuitiva e fácil de usar para todos os funcionários. 

Uma plataforma intuitiva para colaboração 

A Oryx Energies escolheu o Smartsheet para possibilitar os estágios iniciais de planejamento do ENERGIZE, sua nova ferramenta de gerenciamento de projetos de estratégia de negócios. O Smartsheet foi usado para fornecer uma compreensão clara sobre como os projetos eram executados e trazer à tona o desempenho desses projetos e as conquistas da equipe a qualquer momento, com painéis automatizados a fim de garantir que os executivos e funcionários pudessem mapear seu progresso. 

“Ao tratar da implementação da estratégia B2C em todo o grupo, nos garantiram que teríamos que lidar com uma grande quantidade de dados e processos com diversos prazos a serem monitorados”, afirma Sidy Bane, gerente da linha de negócios B2C do grupo, Oryx Energies. “O Smartsheet legitimamente calhou de ser a ferramenta relevante para manter todos os nossos problemas em um lugar e visíveis com apenas alguns cliques.” 

Essa implementação antecipada rapidamente demonstrou o amplo valor do Smartsheet. Guillaume Desenne, gerente da linha de negócios de lubrificantes, concordou dizendo, “o Smartsheet nos permitiu configurar um sistema de geração de relatórios centralizado e fácil de usar para identificar atrasos e divulgar sucessos por meio de um painel claro de desempenho de projeto”.

Então, com a ajuda da Agile Management Experts (AMX) – uma parceira Platinum do Smartsheet sediada na Europa – a Oryx Energies usou o Smartsheet para revisar alguns dos principais processos internos de gerenciamento de projetos. 

Fateme Weyeneth, em colaboração com gerentes de projetos e patrocinadores, supervisionou o lançamento, observando que a aparência intuitiva do Smartsheet ajudou a estimular a adoção dos funcionários e a evitar complicações, enquanto os painéis criaram visibilidade e alinhamento entre equipes e locais. 

“Para cada país, você sabe exatamente o que precisa ser feito. Isso permite que todos tenham uma boa visão do desempenho da empresa a qualquer momento”, completa Blaise Edja. “Agora nós entendemos nossos projetos completamente: para onde estamos indo e nosso progresso em qualquer estágio.” 

Melhora na visibilidade dos negócios

Um fator principal no sucesso do ENERGIZE  foi a capacidade de acompanhar as decisões e os planos de ação do modo mais rápido e preciso possível. Com o Smartsheet, a Oryx Energies obteve uma visão clara de como estava o desempenho de determinados projetos estratégicos no ORYZON22 a qualquer momento em uma variedade de mercados. Painéis em tempo real garantem que executivos e funcionários tenham acesso a métricas de sucesso nos negócios. Isso melhorou a visibilidade e foi particularmente valioso no lockdown. Como gerente de RH do grupo, Haja Rajaonarivo afirma, “conseguimos trabalhar melhor com os colegas remotamente, mas de uma forma muito coordenada”.

Medir o sucesso em relação ao planejamento e aos objetivos também melhorou muito. Até agora, a Oryx Energies  executou mais de 25 projetos por meio do ENERGIZE, e todos foram padronizados. Planos de trabalho e painéis com semáforos, tarefas e datas dos proprietários podem ser gerenciados em períodos de 14 dias adequados para se ajustar à estrutura de projetos do Grupo Oryx. 

Otimizando as operações

Com o Smartsheet, a Oryx Energies otimizou as operações e facilitou o tratamento de problemas antes que eles acontecessem, e os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e os cronogramas estão muito mais fáceis de visualizar.

Enquanto o Smartsheet era lançado na sede em Genebra, a flexibilidade da solução uniu todos os escritórios da Oryx Energies na Suíça e na África, permitindo que todos ficassem  alinhados. Além disso, ter compassos quinzenais para entender qualquer potencial problema e ouvir feedbacks criou unidade entre a sede e as afiliadas. Tudo isso deu um grande impulso às operações e ao trabalho em equipe.

Cumprindo metas estratégicas

A meta da Oryx Energies é atender às necessidades de energia de consumidores e empresas em toda a África Subsaariana, e com uma base crescente de clientes, a Oryx Energies está totalmente preparada para assumir o desafio de aumento da demanda – o que significa que inciativas, como ORYZON22 e ENERGIZE, são mais cruciais do que nunca. Felizmente, a visão clara do progresso entregue por meio do Smartsheet ajuda a descobrir e lidar com qualquer problema que possa bloquear a concretização ou o progresso durante um grande projeto. 

“Para atender à crescente necessidade de energia na África, precisamos estar organizados e devidamente preparados. Agora estamos indo bem”, afirma Moussa Diao. “Temos uma abordagem consistente, juntamente com KPIs e métricas padrões para cada afiliada atingir, o que beneficia o desempenho geral da empresa.”

E para ele, o Smartsheet foi crucial para cumprir as metas estratégicas da Oryx Energies: “enquanto definimos novos processos e novas ferramentas, aproveitamos os recursos do Smartsheet para gerenciar precisamente ações e marcos específicos, propriedades claras e acompanhamento sistemático de progresso. Além de fornecer uma solução de gerenciamento de projeto operacional muito eficiente, o Smartsheet foi fundamental para promover o envolvimento de nosso grupo e nossa equipe em um projeto de larga escala”. 

Coordenação para inovação

Com a implementação bem-sucedida do Smartsheet para dar suporte ao ORYZON22 e ao ENERGIZE, outras soluções foram estabelecidas em diferentes locais e departamentos, cada uma com seus próprios painéis, projetos, relatórios e planilhas. Isso inclui, por exemplo, um novo lançamento de identidade visual de varejo, melhoria da excelência operacional, gerenciamento de solução de TI e otimização do processo de RH. A versatilidade e a habilidade da plataforma em entregar continuamente novos casos de uso se tornou aparente em todos esses departamentos, como observa a consultora de soluções da AMX, Vlera Hetemi. 

"Implementamos soluções para todas as linhas de negócios, através das quais conseguimos automatizar relatórios, aprovações e tarefas comuns, criar mais visibilidade e gerar eficiência em toda a organização”, afirma Vlera. “Estamos satisfeitos por apoiar a Oryx Energies na liberação de todos os recursos do Smartsheet.” 

A Oryx Energies agora tem uma solução que pode simplificar processos complexos e padronizar planos de trabalho, comunicação e processos para todos os projetos. A automação oferecida pela Smartsheet uniu as pessoas de toda a organização, independentemente do idioma que usam e do local onde estão.

Blaise Edja afirma, “o Smartsheet nos permite gerenciar e monitorar muitos projetos simultaneamente. Sem a plataforma, isso seria difícil. Antes, usando o Excel, tínhamos que gerenciar diversas planilhas vindas de várias partes interessadas com visualizações diferentes. A coordenação era mais complexa, pois precisávamos consolidar múltiplas fontes de informação. Agora, com uma ferramenta simples, todos podem seguir o status do projeto”. 

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.