A Pro AV Solutions oferece uma lista crescente de instalações de clientes com o Resource Management by Smartsheet — apesar dos desafios de uma pandemia global

A integradora audiovisual Pro AV Solutions é especializada em instalações corporativas. À medida que mais empresas grandes constroem novas sedes ou reformam escritórios existentes em Sydney e em toda a Austrália, os negócios da Pro AV crescem exponencialmente, com novas instalações de milhões de dólares, bem como clientes recorrentes. A Pro AV precisava de uma solução mais flexível para agendar e atualizar os recursos da equipe para acompanhar a demanda. O Resource Management by Smartsheet ajuda o Pro AV a fazer atualizações em tempo real e a identificar excedentes de tempo e orçamento antes mesmo de o trabalho começar no local do cliente.

“Estávamos usando o Smartsheet para gerenciar nosso planejamento de recursos”, diz Chris Georgiou, gerente de administração de projetos no escritório da Pro AV Solutions em Nova Gales do Sul. “Atualmente, temos uma equipe de cerca de 35 técnicos apenas para Sydney, portanto, gerenciá-los era um esforço constante do dia a dia. Agora, passando para o gerenciamento de recursos do Smartsheet, aprimoramos nosso jogo em relação à forma como gerenciamos os recursos.”

Gerenciando o rápido crescimento dos negócios em meio às complicações de uma pandemia global

O aumento de contratos com grandes clientes, como uma implementação recente em um complexo recém-construído de dois prédios para o maior banco de Sydney, estava levando Georgiou e sua equipe a encontrar maneiras melhores de gerenciar recursos. A pandemia do COVID-19 trouxe ainda mais variáveis para lidar. Alguns estados onde a Pro AV tinha escritórios enfrentaram bloqueios restritivos que fecharam negócios de clientes. Outros estados, como Nova Gales do Sul, tiveram que adotar novos procedimentos de segurança no local de trabalho e nas viagens, pois o ritmo dos negócios permaneceu o mesmo ou até aumentou.

“A atual crise do COVID freou algumas coisas, mas conseguimos superar isso em Sydney”, diz Georgiou. “Não paramos de jeito nenhum. Conheço alguns dos outros estados - particularmente Vitória, que no momento é duramente atingido pela pandemia - seus negócios desaceleraram um pouco agora. Alguns escritórios estão trabalhando internamente, muito reduzidos, mas nosso número de funcionários continua crescendo. Precisávamos encontrar uma solução melhor para gerenciar nossos recursos, e foi aí que o Gerenciamento de recursos do Smartsheet entrou em ação.”

A Pro AV usa o Smartsheet há vários anos, integrando dados de várias plataformas de negócios para gerar relatórios e usando modelos para simplificar o gerenciamento de projetos. O gerenciamento de recursos do Smartsheet foi o próximo passo na otimização de seus processos.

“O Pro AV criaria uma planilha de planejamento de projeto por projeto, onde a equipe alocaria pessoas específicas”, diz Georgiou. “Os ajustes nos projetos aconteciam todos os dias – quase de hora em hora, dependendo do projeto – e havia muita edição manual. Dentro do Gerenciamento de recursos do Smartsheet agora, isso pode ser feito de várias maneiras e muito mais rápido também. Os PMs têm mais visibilidade sobre quem está alocado em qual lugar e onde os conflitos começam a ser criados. Eles podem ver imediatamente quais são as implicações de suas mudanças.”

Uma plataforma flexível que permite uma visão antecipada dos desafios de recursos

Hoje, o Gerenciamento de recursos do Smartsheet oferece ao Pro AV Solutions uma flexibilidade drasticamente aprimorada no gerenciamento de recursos. A plataforma permite que os gerentes acompanhem as mudanças em tempo real e façam ajustes adicionais para evitar que orçamentos, prazos ou capacidade sejam excedidos. Georgiou diz que os relatórios são outro grande benefício. A plataforma facilita a revisão de projetos abertos e fechados, compara as horas de trabalho vendidas com as horas usadas e visualiza as tendências por mês, trimestre e ano fiscal.

“Foi realmente revelador ver os números reais durante o andamento de um projeto ou mesmo antes de começar”, diz Georgiou. “Antes não tínhamos essa visibilidade. Eles estavam lá, mas não era algo que a equipe rastrearia por conta própria. Ao passo que, agora, não dá nem para evitar; já fica lá na tela e as decisões podem ser tomadas baseadas no que é visto. No passado, nós olhávamos para os projetos retrospectivamente, olhando para o que passou e dizendo 'Bem, tiraremos lições disso na próxima vez.' Agora temos uma visão melhor do que está por vir e podemos ajustá-lo em tempo real.”

Relatórios de dados precisos para melhorar o desenvolvimento do projeto

Georgiou diz que, como o Gerenciamento de recursos do Smartsheet é fácil de aprender e usar, a implementação em seu departamento foi melhor do que ele esperava. Outros departamentos, como a equipe de desenho de engenharia, também estão testando e gerando dados valiosos aos quais não tinham acesso fácil antes.

“Todo mundo tem sido bastante positivo; nunca tivemos nenhuma resistência”, diz Georgiou. “Desde os técnicos que estão no local usando o sistema de controle de tempo até a equipe no escritório que está usando o sistema para geração de relatórios e agendamento, todos até agora têm sido positivos.”

Essa facilidade de uso tem o potencial de levar a melhores ofertas e lucratividade. O sistema de CRM legado da Pro AV Solutions não fornecia facilmente as equipes de dados necessárias para tomar decisões importantes. E se os relatórios fossem difíceis de gerar, as equipes poderiam não dedicar tempo suficiente para executá-los, perdendo insights que podem fazer a diferença no planejamento do projeto. Se a equipe de vendas tivesse dados imprecisos sobre o número de horas necessárias para integrar sistemas em um determinado tipo de ambiente de escritório, eles poderiam fazer um lance inferior a um projeto, reduzindo o lucro final de um contrato.

“O sistema de CRM que usamos geraria relatórios que exigiam muita manipulação para gerar dados que você pudesse realmente ler e usar”, diz Georgiou. “O gerenciamento de recursos do Smartsheet nos oferece isso em tempo real. Quando um novo projeto é criado, pegamos informações básicas, como horas, dinheiro e orçamentos de alocação de mão de obra, e as inserimos no Gerenciamento de recursos do Smartsheet. Antes que o projeto seja lançado, antes que alguém pise no local ou tenha uma reunião com um cliente, eles podem ver imediatamente com quais parâmetros precisam trabalhar e se vão ficar acima ou abaixo do orçamento. Eles podem corrigir quaisquer situações que façam essas horas passarem. Eles podem levar isso em consideração para quaisquer projetos futuros semelhantes, para que não subestimemos nosso trabalho.”

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