A PTC reduz o tempo de execução e planejamento de campanha de marketing em 30% com a automação e a integração do Smartsheet

A PTC aproveita as ferramentas de tecnologia para otimizar a eficácia de suas campanhas de marketing com o objetivo de melhorar o engajamento e a eficiência. Além das ferramentas de automação de marketing, como Eloqua e Motiva AI, o kit de ferramentas da PTC confia no Smartsheet para melhorar o fluxo de trabalho e a execução do processo. Como resultado, a equipe de automação de marketing já reduziu em 30% o tempo para planejar e executar campanhas de marketing.

“O Smartsheet demonstrou ser uma plataforma valiosa e comprovada”, afirma Deveney Kowalczyk, especialista sênior em automação de marketing na PTC. “Criamos nosso processo de solicitação de entrada altamente bem-sucedido usando o Smartsheet, e agora podemos nos aprofundar nessa base incorporando séries de dados principais aos painéis de nível executivo que exibem nossa obra. Tem sido uma enorme economia de tempo poder ver tudo em um só lugar e ter as informações atualizadas em tempo real usando uma variedade widgets de relatórios, métricas e gráficos para ajudar a contar toda a história. Por exemplo, agora nós podemos acompanhar as tendências cruciais de marketing, como o aumento de solicitações de eventos virtuais causado pela pandemia. E como já estamos usando isso há alguns anos, podemos fazer uma análise de dados valiosos ano a ano, o que não era possível antes”.

Dando sentido a uma pilha dispersa de tecnologia de marketing

A PTC possibilita que fabricantes globais percebam o impacto de dois dígitos com soluções de software que permitem a eles acelerar a inovação de produtos e serviços, melhorar a eficiência operacional e aumentar a produtividade da mão de obra. Em consonância com a missão da empresa de usar a tecnologia para ajudar os clientes a conquistar mais, a equipe de marketing confia nas soluções de tecnologia para criar um impacto maior para suas campanhas. Anna Poulakis, diretora sênior de automação de marketing, e Kowalczyk fazem parte de um grupo maior de Engajamento e Experiência Digital (DXE) da PTC que colabora com as partes interessadas de marketing. As diversas equipes do grupo fornecem recursos valiosos para otimização de marketing, mas no passado, o processo poderia ser complexo e confuso.

“Para implementar atividades por meio da Eloqua, os profissionais de marketing precisam trabalhar com diferentes equipes dentro do DXE”, afirma Kowalczyk. “Antes de usarmos o Smartsheet, era necessário que o pessoal de marketing trabalhasse com sistemas distintos, processos diferentes da equipe e frequentemente entradas duplicadas de dados para concluir todas as etapas no processo de execução. Era muito demorado e frustrante para as partes interessadas. Eles simplesmente não tinham um lugar centralizado para verificar o status do trabalho, para obter atualizações e para realmente entender o processo de ponta a ponta relacionado ao início e à execução das atividades de marketing.

Poulakis trabalhou com o grupo para mapear o processo de solicitação, execução e monitoramento da campanha e criar uma solução Smartsheet que otimizaria e automatizaria o máximo possível disso. Sua meta era reduzir o tempo e o esforço, cortar etapas duplicadas e identificar e eliminar barreiras e oportunidades de erro. O resultado: uma solução de ponta a ponta que consolida sistemas anteriormente dispersos e move as solicitações tranquilamente por meio de um fluxo de trabalho redesenhado.

“Para ser líder em um mundo no qual o digital vem primeiro, o marketing está enfrentando uma pressão extra para entregar mais e com mais rapidez. Portanto, e eficiência operacional digital se tornou extremamente importante para o nosso sucesso”, afirmou Mariana Cogan, diretora sênior de engajamento e experiência digital (DXE) na PTC. “Agilidade, velocidade e eficiência nas organizações globais exigem um processo muito otimizado sem espaço para o desperdício. A excelência operacional que alcançamos com o Smartsheet nos permitiu entregar uma experiência digital liderada pelo valor que envolve e se converte em receita”.

Dentro do primeiro ano de implementação, a equipe pôde melhorar um complexo processo de entrada, gerando um ganho estimado de eficiência de 40 horas quinzenalmente somente naquela parte do sistema. Kowalczyk lidera o desenvolvimento e a implementação na plataforma Smartsheet para desenvolver a solução da equipe e resolver novos problemas.

“Ao usar o Smartsheet, conseguimos consolidar todas aquelas etapas diferentes do sistema em um processo de solicitação coerente”, afirma Kowalczyk. “Criamos formulários de solicitação que capturaram informações críticas que todas as equipes dentro do DXE precisavam. Esses formulários alimentavam nosso principal monitor de atividades, que funciona como um sistema de registro para todas as atividades e fornece detalhes do projeto e atualizações de status em um só local. Usamos notificações e fluxos de trabalho automatizados para manter as solicitações em execução sem percalços e para enviar atualizações com pontos de verificação cruciais para todas as partes interessadas”.

Aplicativos premium e necessidades adicionais de suporte de integração

A solução do grupo de Engajamento e Experiência Digital (DXE) inclui um conjunto de painéis personalizado para diversos públicos, compatível com relatórios de atividade regionais e específicas da equipe, painéis de nível executivo e visões gerais de tecnologia, como geração de relatórios da Motiva AI. Como todos os dados são puxados em tempo real de uma única fonte atualizada, isso permite uma tomada de decisão mais precisa e um melhor planejamento dos negócios.

“No ano passado, eu encarreguei Deveney de criar uma visualização fácil, em tempo real e de nível executivo de todas as atividades nas quais as equipes estão trabalhando”, afirma Poulakis. “Antes, se tivéssemos que defender a ideia de uma solicitação de orçamento, eu pediria para a equipe analisar alguns números: examinar o volume de atividades que executamos no ano anterior e classificar por esses critérios. Era sempre como um projeto de ciências com extração manual de dados e verificação caso eles não estivessem corretos. Demorava muito tempo e não era eficiente. Agora, temos esse painel que mostra tudo em tempo real e ainda vai um pouco além para mostrar as tendências visualmente”.

Poulakis também aproveita as vantagens dos aplicativos Smartsheet premium e das integrações com outras plataformas de tecnologia. Os aplicativos premium, incluindo DataMesh, Dynamic View e Pivot App, facilitam a transferência de informações entre planilhas para adequação às necessidades de partes interessadas específicas. A integração com o Slack e o Microsoft Teams permite que a equipe de automação de marketing forneça a grupos diferentes as informações de que precisam no canal mais adequado a eles.

“Temos uma equipe recém-adquirida que usa o Calendar App no lugar do Google Calendar”, afirma Kowalczyk. “Eles perceberam que era uma interface mais fácil para fazer mudanças, e como todas essas informações agora estão no Smartsheet, eles conseguiram usar a integração do Slack para fornecer regularmente informações importantes à equipe de vendas para melhor capacitação. Tem sido muito útil levar o uso que fazemos do Smartsheet para o próximo nível com estes aplicativos premium, como DataMesh, Pivot App e Dynamic View. Eles eliminaram a suposição de inserir as fórmulas corretas visto que os aplicativos fazem muito do trabalho por você. É uma etapa a mais para manter nosso trabalho mais automatizado e economizar tempo em todos os aspectos”.

Um uso recente do Dynamic View foi impulsionado pela mudança de combinação das atividades de campanha, pois a pandemia de COVID-19 causou reajustes nos planos anteriores. Um gerente de marketing quis garantir que a carga de trabalho de sua equipe fosse distribuída de forma homogênea mesmo que o equilíbrio das atividades de campanha solicitadas tivesse mudado para incluir seminários on-line e menos eventos presenciais. Kowalczyk trabalhou com ele para criar um painel que usa o Dynamic View a fim de exibir novas solicitações para que ele pudesse atribuir direto do painel dependendo da carga de trabalho atual da equipe, facilitando a correção de qualquer desequilíbrio antes que alguns membros da equipe ficassem sobrecarregados.

Criando impacto além da equipe de marketing

O Smartsheet está tendo um impacto na PTC além do grupo de DXE. Poulakis orgulha-se de que a implementação do Smartsheet que sua equipe realizou tenha sido reconhecida em duas das melhores publicações do setor e em um podcast, além de ter sido apresentada como uma história transformadora em uma reunião corporativa em toda a empresa (uma de algumas histórias que homenageiam equipes que causaram um impacto significativo dentro da organização). Ela acredita que qualquer empresa que perceba uma necessidade de integrar ferramentas de tecnologia ou otimizar processos pode criar um impacto usando o Smartsheet como base de seus esforços.

“Se você estiver executando campanhas e tiver grandes volumes para gerenciar e muitas partes interessadas, eu recomendo fortemente o Smartsheet como a ferramenta para gerenciar tudo isso e criar automação”, afirma Poulakis. “Somos realmente grandes em se tratando de processo, e sem o Smartsheet, o que fazemos e do modo como fazemos seria impossível. Poder atender às nossas partes interessadas oportunamente, poder executar as coisas eficientemente; é aí que tudo pode desmoronar. Da perspectiva de estratégia e execução, ele tem sido uma ferramenta fantástica para nós”.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.