Como a Spartan Race supera obstáculos com o Smartsheet

Participar de uma Spartan Race pode ser uma experiência transformadora. Os eventos de corrida exclusivos da empresa — 5K Sprint, 10K Super e meia-maratona Beast — levam os corredores através de obstáculos em pistas em todo o mundo, desafiando atletas competitivos assim como atletas de sofá recém-convertidos. A equipe na Spartan Race Inc. é entusiasmada e inspirada pela diferença que as corridas fazem nas vidas das pessoas. Mas quando tal inspiração leva ao que Rob Neitzel, vice-presidente de excelência operacional e chefe de equipe, chama de uma visita da “fada das ideias”, o Smartsheet ajuda a organização a tomar decisões inteligentes para evitar que novas iniciativas empolgantes dificultem planos estratégicos.

“Quando você vai para uma corrida, a experiência é incrível”, afirma Neitzel. “Começa pelos participantes, eles realmente são o encantamento por trás do que fazemos. Mas para ser uma empresa baseada em eventos, naturalmente você precisa ter uma equipe de profissionais que possa garantir que uma declaração de perda de lucros seja vista como positiva para que assim possamos estar saudáveis nos anos que virão.

Para planejar e executar corridas em locais no mundo todo, equipes funcionais, como logística, marketing, patrocínio e merchandising dependem umas das outras para coordenar detalhes, como planejamento e execução da corrida, marketing e vendas de mercadorias. Porém, quando Neitzel se juntou à Spartan, ele descobriu que o desafio das equipes era estabelecer a comunicação entre as suas áreas de foco. Uma parte principal do problema era que diferentes grupos usavam suas próprias ferramentas para organizar e planejar suas partes no negócio, de e-mail a planilhas e apresentação de slides, sem uma abordagem consistente para garantir que todos estivessem obtendo as informações de que precisavam.

Neitzel queria adotar a metodologia "cartão de beisebol" que ele usou quando era soldado de comando no exército, onde cada equipe ou projeto é resumido em uma exibição consistente, mostrando metas e objetivos, estratégias e táticas. Na implantação, suas equipes carregavam e atualizavam os cartões físicos manualmente, mas Neitzel sabia que a Spartan precisava de uma solução de software que pudesse ser acessada on-line de qualquer escritório da empresa ou local de corrida. Seu gerente geral de eventos dos EUA achou que a Smartsheet poderia desenvolver um cartão de beisebol digital que reunisse as equipes da Spartan.

“Eu procurava por um software que funcionasse para mim e que oferecesse uma solução personalizável, em vez de apenas um produto comercial pronto para uso”, afirma Neitzel. “Eu entrei em contato com a equipe do Smartsheet. Tivemos algumas sessões de quadro branco e eles me retornaram com uma variante do cartão de beisebol. E sempre que eu fazia uma pergunta ou uma modificação, eles me davam exatamente o que eu procurava. Portanto, pelos recursos e pela disposição da equipe em fazer parceria comigo, optei por usar o Smartsheet.”

Hoje, Neitzel usa o Smartsheet para visualizar o status e os problemas de cada uma das suas 14 principais unidades de negócios. A solução mostra todas as dependências, como os designs de mercadorias de que a equipe de marketing precisa para criar anúncios, ou requisitos de patrocínio de que a equipe do site precisa para planejar o tamanho e a quantidade de banners que pertencem à área da linha de chegada. As equipes usam painéis para criar relatórios para as partes interessadas, e o agendamento de mídia social é configurado usando a funcionalidade de calendário do Smartsheet.

Neitzel estima uma economia de cerca de cinco horas por semana, tempo que costumava usar para examinar relatórios e e-mails para saber o status do projeto. Agora, ele tem tudo à mão. Os líderes de negócios da empresa não precisam planejar reuniões com ele para executar seus projetos. Neitzel pode sozinho obter as informações e acompanhar fazendo perguntas ou demonstrando preocupações específicas. Neitzel diz ainda que um dos maiores benefícios é lidar com essa “fada das ideias”, ajudando a impedir que o fluxo constante de novas boas ideias atrapalhe os planos existentes.

“Infelizmente não contamos com recursos ilimitados, temos que estabelecer prioridades”, afirma Neitzel. “Se tiver visibilidade de minhas prioridades e dos seus resultados, poderei ver o custo, não apenas em termos de dólares, mas também como isso atrasará a entrega de outras coisas. Portanto, quando nosso CEO, Joe De Sena, quiser lançar uma nova linha de mercadorias na metade do trimestre, posso ver o que meu vice-presidente de mercadorias planejou e dizer a Joe que o lançamento de novas mercadorias interrompe US$ 3,2 milhões em receita. Antes, nossa tendência seria dizer que vamos trabalhar mais e fazê-lo. Porém, com a visibilidade fornecida pela ferramenta de cartão de beisebol, podemos ver o impacto em nossos objetivos gerais e tomar a decisão certa.”

Neitzel está trabalhando com seu parceiro de conta da Smartsheet na criação de painéis para as equipes internacionais que coordenam os eventos da Spartan Race em todo o mundo. Um sistema de lista de verificação para planejamento e execução de eventos também está em andamento, com o potencial de alimentar o sistema mestre com dados de eventos diretamente, facilitando a avaliação pós-evento que pode ajudar a melhorar eventos futuros. E, à medida que as equipes da Spartan adotam e se apropriam da solução – o que está acontecendo muito mais facilmente do que Neitzel esperava –, as possibilidades continuam a aumentar.

"Todo sistema de software depende das pessoas, do processo e da tecnologia", afirma Neitzel. “A tecnologia do Smartsheet é sólida e estável; as pessoas são responsivas e dão apoio às necessidades dos clientes. Mas o diferencial é o suporte ao cliente e a capacidade de contato com a nossa empresa para ajudar no treinamento, respondendo perguntas e fazendo com que cada um de nossos colegas de equipe use a ferramenta da melhor maneira possível. Para mim, é uma parceria. É especial e faz com que eu continue querendo trabalhar com o Smartsheet.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.