Como a Spartan Race supera os obstáculos com o Smartsheet

O Smartsheet ajuda a Spartan Race a tomar decisões inteligentes para ajudar no alinhamento entre novas iniciativas emocionantes e planos estratégicos de longo prazo.

Indústria

  • Entretenimento

Tamanho da organização

  • Médio porte (de 50 a 999 funcionários)

Região

  • América do Norte

Casos de uso

  • Gerenciamento de eventos
  • Visibilidade do projeto
  • Relatórios

Assista como a Spartan Race usa o Smartsheet para superar os obstáculos

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Foto cortesia da Spartan Race

 

 

A participação na Spartan Race pode ser uma experiência de mudança de vida. Os eventos de corrida de assinatura da empresa - o 5K Sprint, o 10K Super e a meia-maratona Beast - conduzem os corredores por uma variedade de percursos com obstáculos em todo o mundo, desafiando atletas profissionais e amadores. A equipe da Spartan Race Inc. é animada e inspirada pela diferença que veem as suas corridas fazerem na vida das pessoas. Porém, quando essa inspiração leva ao que o vice-presidente de excelência das operações e chefe de equipe Rob Neitzel chama de visita da “fada da ideia”, o Smartsheet ajuda a organização a tomar decisões inteligentes impedindo que novas iniciativas empolgantes impeçam os planos estratégicos.

 

“Quando você participa de uma corrida, você vive uma experiência emocionante,” diz Neitzel. “Começa com os participantes. Eles são a verdadeira mágica por trás do que somos. Mas, para ser uma empresa de eventos, é claro, é preciso ter uma equipe de profissionais que garanta demonstrativos de resultados positivos, preservando a nossa integridade nos próximos anos.”

 

Para planejar e executar corridas ao redor do mundo, equipes funcionais como logística, marketing, patrocínio e mercadorias dependem umas das outras para coordenar detalhes como planejamento e execução de corridas, marketing e vendas de mercadorias. Porém, quando Neitzel se juntou à Spartan, ele descobriu que o desafio das equipes era estabelecer a comunicação entre as suas áreas de foco. Uma parte importante do problema era que diferentes grupos usavam suas próprias ferramentas para organizar e planejar a sua parte dos negócios, de e-mails a planilhas e slides, sem uma abordagem consistente para garantir que todos obtivessem as informações necessárias.

 

Neitzel queria adotar a metodologia "cartão de beisebol" que ele usou quando era Ranger do Exército, onde cada equipe ou projeto é resumido em uma exibição consistente, mostrando metas e objetivos, estratégias e táticas. Na implantação, suas equipes carregavam e atualizavam os cartões físicos manualmente, mas Neitzel sabia que a Spartan precisava de uma solução de software que pudesse ser acessada on-line de qualquer escritório da empresa ou local de corrida. Seu gerente geral de eventos dos EUA achou que a Smartsheet poderia desenvolver um cartão de beisebol digital que reunisse as equipes da Spartan.

 

“Eu procurava por um software funcionasse para mim e oferecesse uma solução personalizável, em vez de apenas um produto comercial pronto para uso,” diz Neitzel. “Eu entrei em contato com a Equipe do Smartsheet. Tivemos algumas sessões de quadro branco e eles me retornaram com uma variante do cartão de baseball. E toda vez que eu fazia uma pergunta ou uma modificação, eles me davam exatamente o que eu procurava. Portanto, pelos recursos e pela disposição da equipe em fazer parceria comigo, optei por usar o Smartsheet”.

 

 

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Foto cortesia da Spartan Race

 

Hoje Neitzel usa o Smartsheet para visualizar os status e problemas de cada uma das suas 14 principais unidades de negócios. A solução mostra todas as dependências, como por exemplo, os designs de mercadorias de que a equipe de marketing precisa para criar anúncios ou requisitos de patrocínio de que a equipe do site precisa para planejar o tamanho e o número dos banners que pertencem à área da linha de chegada. As equipes usam painéis para criar relatórios para as partes interessadas, e o agendamento de mídia social é configurado usando a funcionalidade de calendário do Smartsheet.

 

Neitzel estima uma economia de cerca de cinco horas por semana - tempo que costumava usar para examinar relatórios e e-mails para saber o status do projeto. Agora, ele tem tudo à mão. Os líderes de negócios da empresa não precisam planejar reuniões com ele para executar seus projetos. Neitzel pode ele mesmo, obter as informações e acompanhar perguntas ou preocupações específicas. Neitzel diz ainda que um dos maiores benefícios é lidar com essa "fada das ideias", ajudando a impedir que o fluxo constante de boas novas ideias atrapalhe os planos existentes.

 

“Infelizmente não contamos com recursos ilimitados, temos que estabelecer prioridades”, diz Neitzel. “Se tiver visibilidade de minhas prioridades e dos seus resultados, poderei ver o custo - não apenas em termos de dólares, bem como isso atrasará a entrega de outras coisas. Portanto, quando nosso CEO, Joe De Sena, quiser lançar uma nova linha de mercadorias na metade do trimestre, posso ver o que meu vice-presidente de mercadorias planejou e dizer a Joe que a lançamento de novas mercadorias suspende US$ 3,2 milhões em receita. Antigamente, nossa tendência seria dizer que vamos trabalhar mais e fazê-lo. Porém, com a visibilidade fornecida pela ferramenta de cartão de beisebol, podemos ver o impacto em nossos objetivos gerais e tomar a decisão certa .”

 

Neitzel está trabalhando com seu parceiro de conta Smartsheet na criação de painéis para as equipes internacionais que coordenam os eventos da Spartan Race em todo o mundo. Um sistema de checklist para planejamento e execução de eventos também está em andamento, com o potencial de alimentar o sistema mestre com dados de eventos diretamente, facilitando a avaliação pós-evento que pode ajudar a melhorar eventos futuros. E, à medida que as equipes da Spartan adotam e se apropriam da solução - o que está acontecendo muito mais facilmente do que Neitzel esperava - as possibilidades continuam a aumentar.

 

"Qualquer sistema de software depende das pessoas, do processo e da tecnologia", diz Neitzel. “A tecnologia da Smartsheet é sólida e estável. as pessoas respondem as dúvidas e oferecem suporte para as necessidades dos clientes. Mas o diferencial é o suporte ao cliente e a capacidade de contato com a nossa empresa para ajudar no treinamento, respondendo perguntas e fazendo com que cada um de nossos colegas de equipe use a ferramenta da melhor maneira possível. Para mim, isso é parceria. É especial, e é o que me mantém querendo trabalhar com o Smartsheet”.