O que é uma estratégia de implementação?
Uma estratégia de implementação é baseada em um plano estratégico, que define a estratégia utilizada para atingir determinadas metas ou tomar decisões. As organizações podem fazer planos estratégicos para orientar a direção organizacional, os esforços de um determinado departamento ou qualquer projeto ou iniciativa.
A estratégia de implementação é o processo de definição de como concretizar o plano estratégico. Para executar os objetivos traçados no plano estratégico, você deve definir como implementará cada aspecto, desde financiamento e pessoal até organização e entregas. Portanto, sem uma estratégia de implementação, pode ser difícil identificar como você alcançará cada um dos seus objetivos e metas declarados.
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O que é o processo de implementação estratégica?
O processo de implementação estratégica refere-se às etapas concretas que você segue para transformar seu plano estratégico em ação. As táticas de implementação que você usa e as medidas que você toma dependerão do empreendimento específico, organização e metas.
Um plano estratégico de implementação (SIP) é o documento que você usa para definir sua estratégia de implementação. Normalmente, ele descreve os recursos, premissas, resultados de curto e longo prazo, papéis e responsabilidades e orçamento. (Mais tarde, mostraremos como criar um.) Um SIP é frequentemente integrado a um plano de execução, mas os dois são distintos.
O SIP delineia as atividades e decisões necessárias para transformar os objetivos estratégicos em realidade, e o plano de execução é um cronograma de ações e atividades concretas para alcançar metas e impulsionar o sucesso. Você pode considerar sua estratégia "implementada" uma vez que determinar que tem os recursos necessários para atender às suas necessidades estratégicas, mas você não "executou" até realmente ter tomado medidas e alcançado objetivos. Leia mais sobre as diferenças entre estratégia, implementação e execução neste artigo da Harvard Business Review.
O processo de implementação estratégica é frequentemente comparado com as seguintes atividades:
- Planejamento Organizacional: também chamado de design organizacional ou estrutura organizacional, este é o processo de alto nível para identificar as metas operacionais gerais de uma organização e, em seguida, construir estratégias específicas para atendê-las. Enquanto o planejamento estratégico se concentra em avaliar os pontos fortes e fracos de uma organização existente e identificar metas específicas de melhoria, o planejamento organizacional está mais preocupado com a forma como tarefas, processos e decisões específicas irão fluir dentro da organização.
Como o planejamento de implementação, o planejamento organizacional também exige que você crie um plano de ação. Você pode usar um modelo para facilitar o processo de elaboração deste plano complicado. Ao longo deste artigo, você encontrará outros modelos gratuitos e para download para uma variedade de diferentes atividades de planejamento.
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- Processo de Gerenciamento Estratégico: esse é o esforço contínuo para gerenciar uma organização, incluindo tanto as decisões quanto as ações que fluem da estratégia organizacional. O gerenciamento estratégico contínuo pode informar o planejamento organizacional, fornecendo uma estratégia que delineia as metas da organização.
- Gerenciamento de Mudanças: o gerenciamento de mudanças é como você prepara e gerencia o planejamento organizacional, desde os processos de alto nível e cultura até funções individuais. Um gerenciamento eficaz de mudanças envolve estratégia e monitoramento cuidadoso para que você possa planejar a mudança em vez de reagir a ela.
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- Planejamento Diferenciado: este é um método de reordenamento que você pode usar para identificar quais recursos você precisa com base na frequência com que normalmente os usa. Separe os itens da sua lista de reordenações em três categorias: rotineira, regular e rara. Isso lhe dará uma ideia aproximada dos diferentes níveis de demanda para cada recurso, para que você não tenha que gastar tempo considerando se deve ou não reabastecer. Como identificar e acumular recursos é um componente importante do planejamento de implementação, é útil entender o planejamento diferenciado.
Por que a implementação é importante
O planejamento de implementação determina em grande parte o sucesso do projeto porque, sem ele, seus objetivos estratégicos permanecem inacionáveis. Portanto, a implementação é o passo necessário que transforma seus planos estratégicos em ações para alcançar seus objetivos.
Há muitos exemplos em que o planejamento de implementação aumenta o sucesso do projeto. De fato, a Harvard Business Review informou que as empresas com um plano de implementação e execução tiveram retornos 70% maiores.
McKenzie diz que o planejamento de implementação é fundamental para o sucesso do projeto. "Esta é a etapa que permite que a estratégia planejada seja executada", diz ele. "Os principais benefícios para o planejamento de implementação e implementação são as habilidades para delinear as tarefas necessárias para concluir o projeto, identificar o pessoal e os recursos necessários e documentar o cronograma para a conclusão do projeto para garantir que você esteja cumprindo as metas estratégicas."
Hancock concorda. "Se você não implementar seu plano, nada acontece", diz ela. "Então, a implementação é crucial. [Mesmo] se você tem o melhor plano do mundo, ele é totalmente irrelevante se você não colocá-lo em ação", acrescenta.
A prática do planejamento de implementação também é importante em alguns dos turnos organizacionais atuais. Mais notavelmente, a implementação desempenha um papel na mudança atual de empresas reacionárias para estratégicas, ou seja, organizações que planejam mudança e adaptação em vez de reagir a elas. Além disso, a implementação apoia o movimento em direção às organizações orientadas aos funcionários, por meio da valorização da comunicação, do incentivo de metas apoiadas mutuamente e da enfatização da responsabilização. O planejamento de implementação é necessariamente um esforço humano (e em equipe) e torná-lo parte de seus processos diários ajuda a garantir colaboração, confiança e transparência entre os membros da equipe do projeto até a gerência de cargos altos.
O que é o plano de implementação de um projeto?
Planos de implementação são comumente usados para projetos discretos, implantação de tecnologia dentro de uma empresa e planejamento de inventário. Você também pode criar um plano de implementação para uso pessoal se ele ajudar a organizar e tomar medidas acionáveis em direção ao(s) seu(s) objetivo(s).
Um plano de implementação de projetos é o plano que você cria para que ele se transforme em ação. Este documento identifica seus objetivos e metas (tanto a curto como a longo prazo), lista as tarefas do projeto, define funções e responsabilidades, delineia o orçamento e os recursos necessários e lista quaisquer premissas. Um plano de implementação de projetos às vezes inclui um cronograma difícil, mas as equipes geralmente definem o cronograma rígido no plano de execução.
Nas seções a seguir, vamos nos aprofundar em cada componente de um plano de implementação e mostrar como escrever o seu próprio.
Componentes de um plano de implementação
A seguir listamos os principais componentes e perguntas que conduzem um plano de implementação bem-sucedido:
- Definir metas/objetivos: o que você quer realizar? O escopo dessas metas dependerá do tamanho do seu empreendimento.
- Cronograma de marcos: embora os prazos de tarefas e cronogramas do projeto sejam formalmente definidos no plano de execução, é uma boa ideia delinear seu cronograma na fase de implementação.
- Alocar recursos: um dos principais propósitos de um plano de implementação é garantir que você tenha recursos adequados (tempo, dinheiro e pessoal) para executá-lo com sucesso. Então, reúna todos os dados e informações necessários para determinar se você tem ou não recursos suficientes e decida como você vai obter o que está faltando.
- Designar responsabilidades de membros da equipe: atribuir funções. Isso não significa necessariamente que você deve definir quem executará cada tarefa individual, mas você deve criar um plano geral de equipe com funções gerais que cada membro da equipe desempenhará.
- Definir métricas para o sucesso: como você determinará se você teve ou não sucesso? Quais dados (sejam quantitativos ou qualitativos) você usará para medir seus resultados e como você acumulará os dados necessários?
- Definir como você vai se adaptar: faça um plano de como você vai se adaptar, se necessário, às mudanças em seu plano. Não deixe de considerar fatores fora do seu controle que possam alterar significativamente o cronograma ou o sucesso do seu projeto e criar estratégias emergentes com antecedência, para que você não perca o foco. Isso ajuda a construir uma cultura de flexibilidade, agilidade e ação rápida.
- Avaliar o sucesso: além de definir suas métricas para o sucesso, decida com que frequência você avaliará seu progresso (por exemplo, avaliações trimestrais).
Na seção seguinte, vamos detalhar cada elemento de um plano de implementação bem-sucedido para mostrar como elaborar um plano você mesmo.
Como escrever um plano de implementação
Os planos de implementação são divididos em seções. Cada seção deve ser detalhada, combinando as informações de seu plano estratégico e incorporando as pesquisas e dados necessários para tornar seus objetivos acionáveis. Veja como escrever cada componente em um plano de implementação:
- Introdução: a introdução de seu plano de implementação explica o propósito, visão e declaração de missão do seu projeto ou iniciativa. Você deve identificar as áreas de risco de alto nível, incluir quaisquer suposições e descrever como identificará o fluxo de valor em seu trabalho proposto.
- Visão geral do gerenciamento: nesta seção, você descreve como a implementação será gerenciada. Isso inclui quem está gerenciando, as funções e responsabilidades subjacentes e os principais pontos de contato. Você deve identificar o diretor de estratégia, que é a pessoa que desenvolve e direciona a estratégia (pode ou não ser a mesma pessoa que está liderando a implementação).
- Principais tarefas: é aqui que você lista e descreve as tarefas, ações e metas específicas na implementação. Você também deve observar o status de quaisquer tarefas que já estejam em andamento.
- Cronograma de implementação: você não precisa criar um cronograma de tarefas detalhado e inflexível em seu plano de implementação. Falaremos mais tarde sobre como criar um cronograma no plano de execução. Nesta fase, é apropriado simplesmente listar a ordem de tarefa e prever as durações de fase para delinear e distribuir para todas as peças móveis.
- Segurança e privacidade: discuta os recursos de privacidade e considerações das ferramentas de software, processos ou informações que você pode usar na implementação. Aborde questões de segurança e como lidar com informações confidenciais (dados pessoais, histórico médico, finanças etc.).
- Lista de suporte/recursos de implementação: descreva as várias ferramentas, atividades e departamentos que você precisa para apoiar uma implementação bem-sucedida. Isso pode incluir ferramentas de hardware ou software, instalações e recursos ou serviços humanos externos adicionais.
- Documentação: nesta seção, você deve anexar qualquer outra documentação que fundamente seu plano de implementação. Isso pode incluir seu plano estratégico, confirmação de materiais e recursos adequados e um histórico de projetos de sucesso.
- Desempenho de monitoramento: defina as métricas pelas quais você medirá o sucesso. Como e quando você analisará seu progresso?
- Critérios de aceitação: como você definirá a "conclusão" da implementação? Isso difere do monitoramento de desempenho porque, em vez de definir métricas para marcos e implementação apropriada, aqui, você descreve como saberá quando terá o buy-in do da gerência em seu plano de implementação.
- Glossário: defina quaisquer termos-chave usados em seu plano de implementação.
- Referências: indique onde você recebeu suas informações ou liste pessoas que apoiam seu plano.
- Aprovação do projeto: se você precisar da aprovação da gerência antes de entrar em execução, esta seção fornece espaço para aprovação oficial.
Para facilitar, você também pode usar um modelo para escrever seu plano de implementação. Isso garantirá que você não negligencie quaisquer etapas ou seções e também forneça um layout profissional para entregar resultados à administração, clientes ou outras partes interessadas. Baixe o modelo gratuitamente e edite os campos para atender às necessidades do seu projeto específico , por exemplo, para o planejamento de recursos corporativos (ERP).
Baixar Modelo do plano de implementação do projeto - Word
A implantação de software é outra categoria comum de iniciativa que merece um plano de implementação. Use o modelo a seguir para criar um plano de implementação de software e sistemas.
Baixar Modelo do plano de implementação de sistemas de software - Word
Práticas recomendadas de planejamento de implementação
Embora você deva incluir todos os aspectos detalhados listados acima em seu plano de implementação, simplesmente ter todos esses componentes não garantirá o sucesso. Em vez disso, você deve se concentrar no processo de implementação e promover os seguintes comportamentos dentro de sua equipe:
- Crie uma Equipe de Implementação Designada: uma equipe de implementação é a equipe responsável por garantir a implementação bem-sucedida de uma determinada iniciativa. Embora seja possível passar pela implementação sem criar um órgão específico e organizado para supervisionar os processos, fazer isso aumenta suas chances de sucesso.
- Crie uma Visão Compartilhada entre todos os membros da equipe: estabeleça "por que" você está fazendo mudanças estratégicas para que os membros da equipe tenham uma maior compreensão da causa raiz e uma conexão mais profunda com seu trabalho. Garanta a conformidade individual, para que as pessoas não sintam que suas vozes não foram ouvidas. Adler enfatiza: "Envolva as pessoas que realmente estarão implementando a mudança durante a fase de planejamento. Idealmente, a ideia virá até mesmo dessas pessoas. Essa inclusão aumenta muito o buy-in e o compromisso que a equipe tem para realmente implementar o projeto."
- Escolha um Líder de Equipe Forte: a líder da equipe deve treinar e educar os membros da equipe ao longo do caminho e buscar orientação dos líderes de planos de implementação passados para melhorar os processos de implementação existentes dentro da organização. Adler explica que pode haver vários líderes de equipe com responsabilidades ligeiramente diferentes: "Cada iniciativa precisa de uma equipe. A equipe inclui um 'campeão', alguém que é, em última análise, responsável por fazer acontecer. A equipe também deve ter um 'patrocinador de gerenciamento', alguém que possa ajudar a equipe a passar por qualquer obstáculo que possa ter", diz ela.
- Defina metas acionáveis: seja específico, defina questões atuais e identifique as causas básicas. Os métodos para definir problemas atuais incluem brainstorming, pesquisas e novos formulários de informações sobre membros. Você também pode usar o método do cartão de notas: peça a cada membro da equipe para responder três perguntas anonimamente (Qual é o maior problema enfrentado pela nossa equipe?, Qual será o problema mais importante em cinco anos?, Qual é a melhor maneira de nossa equipe se envolver nessas questões?), separe as cartas em pilhas com respostas semelhantes e conte quais respostas são as mais comuns dentro do grupo. Use as respostas semelhantes mais frequentes para estimular a discussão sobre como proceder.
- Crie um Plano Orientado para a Ação: independentemente do tamanho ou duração prevista de seus objetivos, crie um plano focado em ação incremental (em vez de planejamento contínuo). Pequenos passos se somam, então mantenha-se positivo e foque no futuro. Dito isso, Hancock reitera que seu plano deve ser realista: "Certifique-se de que seu plano é baseado na realidade", diz ela. "Você precisa saber qual problema realmente deve resolver para que não acabe resolvendo problemas por procuração (problemas que você acha que são seus, mas realmente não são: um exemplo disso é rezar pela chuva quando seu verdadeiro problema é que você precisa de água em suas terras). Você precisa saber o que realmente vai impactar o seu problema para não rezar pela chuva, o que não afeta nada. E, finalmente, você deve saber o que realmente precisa fazer para concluir o trabalho. De quais recursos você precisa? Você tem os recursos de que precisa? Você consegue obter os recursos de que você precisa? Se não for possível, seu plano não vai funcionar", ela diz.
- Comunicação de Valor: o líder da equipe não deve apenas valorizar a entrada dos outros, mas também fazer da participação ativa uma expectativa. A comunicação aberta e honesta mantém os processos transparentes e ajuda a gerar novas ideias.
- Monitore continuamente o sucesso incremental: realize análises e reuniões regulares de progresso para analisar seu desenvolvimento. Monitorar de perto seu progresso permite que você faça ajustes antes que a crise chegue e que você se adapte antes que processos ou expectativas se solidifiquem. Além disso, tratar marcos incrementais como sucessos ajuda a fomentar uma cultura onde os funcionários se sentem valorizados por suas contribuições. Adler explica: "Construir uma cultura em que os colaboradores esperam que os projetos sejam implementados com sucesso é importante. Celebre sucessos e mencione projetos anteriores com frequência."
- Envolva as Pessoas Corretas nos Tempos Corretos: isso inclui definir quando e por que é apropriado envolver a gestão superior. Como McKenzie diz: "Inclua as partes interessadas críticas que fazem parte do projeto. O início do planejamento deve incluir apenas os tomadores de decisão e não todos os membros da equipe que fazem parte do projeto. Defina as tarefas críticas que são necessárias em primeiro lugar. Em seguida, defina o pessoal que será responsável pelas tarefas. Depois de identificar o pessoal, traga os recursos adicionais para saber quais outras tarefas são necessárias para completar as tarefas maiores. Para elaborar um plano de implementação adequado, é imprescindível incluir as partes interessadas críticas para delinear a iniciativa."
- Divulgue seu plano: embora você não necessariamente queira a contribuição de todas as partes interessadas durante o planejamento de implementação, é necessário manter a transparência para outras equipes e gerenciamento. Disponibilize seu plano para os superiores a fim de manter a responsabilidade da sua equipe.
Dificuldades no Planejamento de Implementação
Embora o planejamento de implementação seja fundamental para uma execução bem-sucedida, existem vários obstáculos:
- A menos que seja disciplinado sobre a mudança para a fase de execução, você pode ficar preso no planejamento e nunca tirar seu projeto do papel.
- Em qualquer projeto, você pode ter dificuldade em obter o buy-in das principais partes interessadas.
- Também pode ser difícil detalhar cada meta e transformá-las em um passo acionável. Se você mantiver seus objetivos tangíveis, é possível identificar mais facilmente ações direcionadas que farão você chegar mais perto deles.
- Não importa o quão bem você planeja, todos os projetos têm uma alta propensão ao fracasso. Mas não se desanime: o planejamento dedicado de implementação estratégica aumentará a probabilidade de sucesso do projeto.
Embora os obstáculos acima possam ser demorados e tediosos, são investimentos que ajudarão você a criar uma cultura de confiança. Como a implementação é um esforço contínuo da equipe, você não pode se dar ao luxo de não ter buy-in e comprometimento de qualquer membro da sua equipe ou partes interessadas diretas. Por isso, comunique-se com frequência e honestidade e priorize o trabalho em equipe ao implementar seu plano estratégico.
Ainda assim, embora a inclusão e o trabalho em equipe sejam fundamentais para uma estratégia bem-sucedida, McKenzie reitera que o planejamento de implementação não funcionará se muitas pessoas estiverem envolvidas. "O planejamento de implementação muitas vezes não dá certo devido à entrada de várias pessoas que não estão envolvidas no projeto", diz ele. "É preciso haver uma linha clara entre a equipe de implementação que é responsável pela execução e conclusão final do projeto e os clientes, internos ou externos, que são os destinatários do projeto. Os clientes podem delinear seus requisitos, mas a implementação, as tarefas e os resultados devem ser orientados pela equipe de implementação", conclui.
Adler explica que outro erro comum é assumir muitas coisas ao mesmo tempo. "É preciso muito trabalho para conseguir a implementação de algo significativamente novo", observa. "Por isso, quanto menos iniciativas o negócio assumir simultaneamente, maiores serão as chances de sucesso. Cada iniciativa afastará os membros de sua equipe de seu trabalho "normal" até certo ponto, e o negócio precisa ser capaz de apoiar isso. Se há seis coisas que a empresa deseja implementar, é melhor assumir uma ou duas de cada vez do que tentar enfrentar todas as seis de uma só vez", ressalta.
Ferramentas para um planejamento de implementação bem-sucedido
Embora o plano de implementação em si seja um documento relativamente de baixa tecnologia, as ferramentas de software podem ajudar você a rastrear e gerenciar seu progresso. Desde os gráficos de Gantt até os avanços na tecnologia da informação e comunicação, você encontrará ferramentas populares de planejamento de implementação e seus benefícios abaixo.
Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que você pode usar como uma linha do tempo do projeto, e muitos programas de software permitem criar esses gráficos on-line. À medida que você passa da implementação para a execução, um gráfico de Gantt pode ajudá-lo a acompanhar o progresso de tarefas individuais, ver relacionamentos entre tarefas e identificar tarefas críticas ou em risco.
Baixar Modelo de Gantt básico com dependências
Você pode usar um gráfico PERT (técnica de avaliação e revisão do programa) para prever a duração do projeto, criando um cronograma para tarefas individuais e identificando tarefas dependentes. O PERT exige que você preveja três horários separados — o mais curto possível, o mais provável e o mais longo possível — o que força você a se manter flexível em seu planejamento, para adaptar seu cronograma à medida que os fatores inevitavelmente mudam ao longo de um projeto.
Quando você tiver implementado com sucesso seu plano, estará pronto para passar para a execução do projeto. O planejamento e monitoramento de execução estão fora do escopo deste artigo, mas abaixo você encontrará modelos mais úteis para mover seu projeto para uma conclusão bem-sucedida.
Baixar Modelo do plano de ação geral
Baixar Modelo de cronograma do projeto
Baixar Modelo de estatuto do projeto
Os avanços na tecnologia da informação e comunicação (TIC) levaram ao desenvolvimento de software baseado em nuvem que permite acesso a qualquer hora, em qualquer lugar e a vários usuários. Essa capacidade tecnológica é especialmente útil para o trabalho em grupo, no qual vários membros da equipe precisam acessar um determinado arquivo simultaneamente, evitando também problemas de controle de versão. Por exemplo, as organizações geralmente usam software baseado em nuvem para criar um sistema de gerenciamento de projetos ou um sistema de gerenciamento de desempenho.
O uso de software para gerenciar seu plano de implementação pode fornecer os seguintes benefícios:
- Incentivar a responsabilização: ao criar um único registro de progresso do projeto, você gera transparência (tanto para os membros da equipe quanto nos processos) e confiabilidade.
- Manter todos atualizados: todos os usuários podem acessar as informações mais atuais, que, por sua vez, cortam a comunicação desnecessária ou o duplo trabalho equivocado.
- Melhorar a flexibilidade: o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a identificar gargalos e possíveis problemas no início, para que você seja capaz de se adaptar antecipadamente. Se você está tentando implementar o gerenciamento ágil de projetos, a flexibilidade é crucial.
- Apoiar o compromisso organizacional: o uso de uma ferramenta de software muitas vezes fornece a transparência necessária para que os executivos apoiem seu projeto. Quando tiverem visibilidade sobre processos e progresso, eles terão mais chances de conceder o buy-in de que você precisa para obter recursos e ter sucesso.
Ao decidir qual ferramenta usar, considere o seguinte:
- Compra de ferramentas vs. Desenvolvimento interno de software: isso dependerá dos recursos e da disponibilidade de seus desenvolvedores internos, bem como do seu orçamento. Além disso, considere se você tem ou não a largura de banda para se envolver com um fornecedor e manter o relacionamento ao longo do tempo.
- Código aberto vs. Grátis vs. Assinatura: o software de código aberto oferece uma grande oportunidade para organizações com orçamentos e recursos de desenvolvimento limitados para criar software em plataformas abertas existentes. Há também muitos programas gratuitos disponíveis (sem código aberto). No entanto, tenha cuidado porque as opções gratuitas podem ter funcionalidade limitada. Para organizações com orçamentos maiores e uma maior necessidade de funcionalidade poderosa, a maioria das plataformas pagas fatura por assinatura.
- Requisitos de usabilidade: considere o nível de habilidade da sua equipe. Embora você possa ser atraído para uma ferramenta com funcionalidade sofisticada, ela será inútil (e talvez até mesmo prejudicar o sucesso do projeto) se for muito difícil para sua equipe usar ou aprender.
Em última análise, as ferramentas de software são uma maneira fantástica não apenas de elevar a precisão do rastreamento de métricas e progressos do projeto, mas também para economizar tempo, criar flexibilidade e estimular a comunicação entre sua equipe.
Melhore o trabalho de implementação com o Smartsheet
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