O que é gerenciamento de projetos de TI (ITPM)?
O gerenciamento de projetos de TI é o processo de gerenciamento do plano, organização e responsabilidade para atingir os objetivos da tecnologia da informação. O gerenciamento de projetos de TI (ITPM) é mais do que apenas aplicar conhecimentos, alinhar habilidades e usar ferramentas e técnicas para conduzir um ciclo de vida do projeto até a sua conclusão. Como o alcance da TI abrange a maior parte de um negócio ou empresa, o escopo destes projetos é maior, mais complexo e, como tal, mais propenso ao fracasso. Os encarregados do gerenciamento de projetos de TI lidam com os desafios de integrações interdependentes, atualizações rápidas de tecnologia e mudanças de versão que podem ocorrer ao longo da linha do tempo do projeto. Há pressupostos de processo que atormentam o desenvolvimento de novos sistemas sobrecarregados com equipamentos antigos, ou desafios associados a múltiplas escolhas de fornecedores. Todas essas expectativas e desafios se enquadram no escopo do ITPM.
O gerenciamento de projetos pode ser um tema complexo com terminologia e práticas únicas. Um glossário completo de termos associados à gestão de projetos pode ser encontrado aqui.
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História do gerenciamento de projetos de TI
O gerenciamento de projetos é um processo há muito praticado que historicamente teve pouco planejamento ou foi feito ad hoc. Nos anos 50, no entanto, elementos foram mais formalizados nas disciplinas de engenharia, construção e defesa militar, e foram desenvolvidas ferramentas e melhores práticas que tinham uma estrutura semelhante. O formato de planejamento utilizou princípios que movem um projeto do início à conclusão em uma ordem lógica. Hoje essas etapas são o início, planejamento e projeto, construção, monitoramento e controle, e conclusão ou encerramento do projeto. O gerenciamento formal de projetos de TI se tornou popular à medida que os avanços constantes na tecnologia e as empresas dependem cada vez mais dela.
O ciclo de vida do gerenciamento de projetos de TI
O ciclo de vida de um projeto de TI envolve os cinco processos básicos de todos os projetos gerenciados: início, planejamento, execução, controle e monitoramento, e conclusão do projeto (ou encerramento do projeto). A principal diferença para projetos de TI é como gerenciar o ciclo de vida.
- Em iniciação, um contrato de projeto é usado para definir os objetivos, orçamento e escopo do projeto, e um gerente de projeto é atribuído.
- As entregas são então planejadas e o gerente de projeto define os marcos ou entregas.
- Durante a fase de execução, a equipe completa as tarefas atribuídas por uma metodologia escolhida ou integrada.
- Os custos, riscos e status dos projetos são monitorados e controlados através de comunicação, reuniões e outros mecanismos de apoio.
- A conclusão do projeto ocorre com a aprovação de uma fase ou de todo o projeto e os usuários finais assumem a propriedade.
Para um aprofundamento nas cinco fases do gerenciamento de projetos, leia Desmistificando as 5 Fases do Gerenciamento de Projetos.
O método mais comum do ITPM é o método Waterfall, que envolve um processo linear preditivo. Neste método, você define o projeto inteiro - desde o escopo até o custo e a linha do tempo - antes de começar. Cada fase é então iniciada e uma entrega estrita indica a conclusão da fase. Outro método de ciclo de vida, o método Iterativo, utiliza uma abordagem mais incremental. Esta abordagem iterativa ou incremental repete fases, e cada iteração completa as fases de planejamento, análise e projeto com a capacidade de atingir um objetivo específico no final da iteração. Cada iteração acrescenta à funcionalidade total do projeto final. O gerenciamento de projetos de TI também pode utilizar um ciclo de vida adaptativo, como os encontrados nas Metodologias Agile. Este estilo proporciona uma versão ainda mais flexível do processo iterativo, ao condensar linhas de tempo em explosões de atividade mais curtas. Um ciclo de vida adaptativo é especialmente útil no desenvolvimento de software e pode suportar mudanças durante todo o projeto.
Por que os projetos de TI falham?
Os projetos de TI tendem a falhar por razões que vão desde a falta de foco até a rápida evolução da tecnologia. Para mais informações sobre as melhores práticas de gerenciamento de projetos de TI e para evitar falhas no projeto, visite o Expert Roundup of IT Project Management Best Practices.
Principais responsabilidades de um gerente de projetos de TI
Um gerente de projeto de TI desempenha vários papéis quando se trata de tarefas complicadas e resultados de uma iniciativa de TI. Os atuais gerentes de projetos de TI lidam com integração de firmware e software, construção de websites, armazenamento e gerenciamento de bancos de dados, e também constroem infraestruturas e redes complexas e geograficamente diversas - tudo isso enquanto planejam a segurança e recuperação adequadas e apropriadas quando ocorre um desastre. Ao longo destes projetos, um gerente de projeto é responsável por estabelecer metas, comunicar e motivar os membros da equipe e as partes interessadas, identificar as pessoas certas para cada tarefa, pesquisar, gerenciar mudanças, realizar avaliações de necessidades e sequenciar adequadamente as atividades. No final, um gerente de projeto de TI melhora os resultados de um projeto. A criação de um contrato de projeto é o primeiro passo no planejamento inicial, que inclui o desenvolvimento de relatórios de status, linhas de base do projeto, orçamentos e planos de comunicação, a escolha de equipes e o uso de gerenciamento de valor agregado (EVM) para medir o desempenho do projeto.
As principais responsabilidades do gerente de projetos de TI também incluem o seguinte:
- Planejamento de projetos e gerenciamento geral
- Promoção e obtenção de apoio a projetos
- Assegurar a compatibilidade geral com a tecnologia existente
- Minimizar o trabalho duplicado
- Utilizar as habilidades dos membros da equipe
- Controlar os custos e manter o orçamento
Os benefícios do gerenciamento de projetos de TI
As taxas de falhas bem documentadas dos projetos de TI médios nublam as muitas vantagens de um projeto bem gerenciado e bem sucedido. Os benefícios de um gerenciamento adequado de projetos de TI são similares aos da construção bem-sucedida de um arranha-céu ou da implantação de um sistema de orientação de mísseis. Mas, às vezes, o produto final não é algo tão tangível. O processo de gerenciamento de projetos de TI é essencialmente um roteiro que fornece marcos, orientação, comunicação e orçamento para levar um projeto do início ao fim. Ferramentas, cronogramas, orçamentos, metas e marcos, todos orientam uma equipe durante o ciclo de vida do projeto. Mas também é verdade que a orientação intuitiva para elementos como gerenciamento de mudanças, a resolução rápida e criativa de problemas e a liderança de equipes com diferentes conjuntos de habilidades ou que estão geograficamente separadas também fazem parte do escopo geral. Um estilo de gerenciamento proativo usando habilidades organizacionais básicas pode previsivelmente concluir projetos em prazos mais curtos e dentro do orçamento, o que, em última instância, proporciona às organizações mais oportunidades de vantagens competitivas. Mas se mal administradas, as dificuldades e complexidades dos próprios projetos podem ter o efeito oposto.
Os desafios enfrentados pelos gerentes de projetos de TI
As complexidades e interdependências inerentes a estas tarefas em larga escala, a longo prazo e diversificadas estão entre os problemas mais desafiadores que os gerentes de projetos de TI enfrentam. Uma iniciativa de TI pode abordar muitos tipos de projetos que envolvam a integração de redes, construção de infra-estrutura física ou virtual, construção ou melhorias de website, e desenvolvimento de software. Fazer vários pressupostos ao integrar diferentes hardware, redes e software a sistemas existentes - bem como as questões de interoperabilidade desconhecidas - pode complicar um projeto à medida que ele avança. As expectativas das empresas, dos usuários finais e das partes interessadas também podem proporcionar bloqueios ou desafios.
Ao gerenciar mudanças, elementos específicos podem trazer um nível de resistência ao progresso e podem exigir uma consideração cuidadosa. Com tecnologias em rápida mudança, os projetos também estão sujeitos à fatoração de atualizações no meio do projeto, que podem afetar cronogramas ou operações tais como capacidades de rede ou nuvem, armazenamento de dados e segurança. Escritórios geograficamente diversos e que trabalham remotamente também podem complicar o sucesso de um projeto de TI.
Para superar esses obstáculos, o gerente de projeto deve ter um processo de execução forte e mensurável, as pessoas certas que lidam com o trabalho e uma estrutura de comunicação que informe as equipes e as partes interessadas sobre o progresso e os marcos.
Melhores práticas das frentes de batalha de gerenciamento de projetos de TI
A falha do projeto de conformidade do software de Elizabeth Harrin oferece lições críticas. "Poderíamos ter encontrado uma maneira de vender melhor a visão à liderança, porque os projetos de TI precisam do patrocínio executivo para ter sucesso", diz ela.
Amy Black, Director of Project Management with SecureState, provides several tips for IT project planning. “Always plan for buffer time and resource buffers to ensure on-time delivery, be realistic about your time and cost estimates, minimize scope creep by focusing only on the work required to meet the end goal, over communicate with the team and stakeholders, vet timeline concerns up front, provide status updates weekly to ensure visibility and accountability,” she says.
Exemplos de projetos de gerenciamento de projetos de TI
A experiência dos departamentos de TI de hoje continua a se ampliar. Exemplos de projetos de TI incluem as integrações complexas que suportam os serviços de TI para todo um negócio ou empresa e seus clientes. Onde antes a TI desempenhava principalmente um papel de apoio para as funções diárias de uma empresa, hoje os projetos que são iniciados, executados e implantados pela TI podem alavancar ou destruir uma organização inteira. Embora os projetos possam variar, eles podem incluir aspectos técnicos e criativos do desenvolvimento da web e do suporte ao comércio eletrônico.
Os projetos de TI podem incluir o seguinte:
- Lançamento do produto
- Atualizações de hardware
- Atualizações de software (migração para um novo sistema operacional, incluindo a criação de imagens de desktop, por exemplo)
- Atualizações de rede
- Fusão de bancos de dados
- Transição para o armazenamento em nuvem
- Implantação de redes virtuais
- Desenvolvimento e lançamento de website
- Mudanças e atualizações de infraestrutura (remoção de servidores desatualizados, por exemplo)
- Projetos de desenvolvimento de sistemas (inteligência de negócios e projetos analíticos, por exemplo)
As melhores práticas de PMBOK do PMI
Organizações como o Project Management Institute (PMI) treinam e divulgam as melhores práticas no campo crescente do gerenciamento de projetos. A organização estima que até 2027 haverá 2,2 milhões de novas posições de PM. Os salários de gerenciamento de projetos são altamente competitivos (em alguns casos atingindo seis dígitos para o pessoal altamente experiente). A comunidade global interativa do PMI, suas certificações, modelos e webinars fornecem um corpo abrangente de conhecimento (BoK) para os gerentes de projeto de hoje.
Estas práticas, escritas para o PMI por especialistas no assunto, definem dez áreas principais para o gerenciamento de projetos. Essas áreas de gerenciamento individual são:
- Escopo do projeto: Um documento definido e aprovado, delineando todo o projeto.
- Programação de projeto: Consiste em marcos e roteiros planejados ao longo de uma linha de tempo acordada.
- Custos do projeto: Determina estimativas e projeções de custos para incluir capital, materiais, instalações e software.
- Qualidade do projeto: Políticas e procedimentos que afetam a garantia da qualidade do projeto.
- Aquisição do projeto: Concentra-se na aquisição de produtos ou serviços de fornecedores externos para apoiar um projeto.
- Recursos Humanos do projeto: Considera medidas de desempenho, taxas de conclusão de tarefas e dinâmica de equipe.
- Comunicação do projeto: O processo de informação durante todo o projeto.
- Risco do projeto: Desenvolve uma pontuação de risco para gerenciar melhor os riscos e seus custos.
- Partes interessadas do projeto: Identifica e inclui as partes interessadas para mitigar a ansiedade, perguntas ou bloqueios.
- Integração do projeto: É responsável por e faz a fusão de todas as áreas de conhecimento que afetam o desempenho da equipe do projeto.
Quem está envolvido no gerenciamento de projetos de TI?
Enquanto o gerente de projeto designado está no controle e é dono do escopo de todo o projeto, há numerosos e diversificados membros qualificados dentro da equipe ou equipes que completam os elementos únicos de um projeto de TI. Dependendo do projeto em si, engenheiros de software e de rede, programadores, outros profissionais de TI e analistas lidam com a maior parte do trabalho. Entretanto, a conclusão de um projeto também pode envolver pessoal criativo (como web designers e artistas gráficos) que fornecem elementos de usabilidade. Embora não estejam envolvidos no trabalho diário, o usuário final, líderes de equipe, gerência e partes interessadas são necessários para o apoio e devem ser mantidos avaliados do progresso através da comunicação de marcos.
Qual sistema de gerenciamento de projetos de TI é melhor para minha organização?
Diz-se muitas vezes que o melhor método ou sistema para qualquer processo comercial é aquele que sua equipe utilizará efetivamente. Existem inúmeras ferramentas e métodos para fornecer orientação em projetos, mesmo para as mais complexas iniciativas de TI. Um projeto precisa de objetivos claros, um entendimento do produto final e relatórios que meçam o sucesso (tais como marcos). Acrescente a tudo isso ferramentas e processos de comunicação fortes para informar os interessados sobre cronogramas, sucessos e progressos. Elementos de colaboração em tempo real auxiliam os membros de uma equipe descentralizada. Pode ser benéfico oferecer foco em áreas como priorização, colaboração, avaliações e planejamento, bem como cronogramas e execução, e proporcionar oportunidades para a conclusão bem sucedida do projeto (e, portanto, experiência do usuário final). Além desses elementos funcionais, o gerenciamento de solicitações e o apoio a uma variedade de metodologias de gerenciamento de projetos pode ser benéfico.
Metodologias de desenvolvimento de gerenciamento de projetos
Métodos Agile como Scrum, Kanban e eXtreme Programing (XP) em gerenciamento de projetos de TI estão se tornando mais populares devido a uma ênfase em alcançar progresso rápido através da concentração de esforços em períodos curtos (iterações). Agile é mais adequado para projetos que poderiam experimentar mudanças ou uma re-focalização em qualquer etapa do ciclo de vida do projeto. Os requisitos do projeto são menos certos no processo de iniciação e a própria equipe pode ser encarregada de múltiplas funções no desenvolvimento.
O Waterfall é um método focado no projeto para o gerenciamento de projetos. O tempo necessário para o desenvolvimento de projetos é frequentemente citado como um impedimento e torna este método mais vulnerável a mudanças na tecnologia. Entretanto, o Waterfall é lógico na construção e proporciona um planejamento mais simples para a alocação de recursos e elaboração de orçamentos. Alguns gerentes de projeto podem preferir usar Waterfall se houver interdependências complexas, já que o método Waterfall segue uma sequência estrita de eventos e projetos práticos à medida que são concluídos. Mas é difícil absorver as mudanças dentro dos processos Waterfall.
Para mais informações sobre os métodos Agile e Waterfall, leia When to Choose Waterfall Project Management Over Agile.
Dicas para o sucesso do gerenciamento de projetos de TI
A gestão de projetos é tanto uma arte quanto uma ciência. A ciência está em desenvolver planos, orçamentos, relatórios e processos. A arte está em lidar com conflitos, mudanças, expectativas e bloqueios. A primeira escolha central de um método eficaz de gerenciamento de projetos estabelece o tom para toda a equipe e deve levar em conta as habilidades da equipe, as expectativas comerciais e a disponibilidade de recursos. O foco no resultado - em vez de no processo e no orçamento - também é imperativo para o sucesso. Outra boa regra é planejar o inesperado e usar os recursos da maneira mais eficiente, quer seja o conjunto de habilidades de um membro da equipe ou de uma peça de hardware.
Vários especialistas em gerenciamento de projetos de TI compartilharam suas dicas para alcançar o sucesso em cada fase.
Joshua Peskay, VP of Technology Strategy with RoundTable Technology, has shared the following tips and considerations for each project management phase:
Fase de iniciação
"Durante a fase de iniciação, certifique-se de que o projeto é uma coisa boa para se trabalhar em primeiro lugar. Pergunte-se: Que problemas o projeto resolve? A solução do problema ajuda o negócio? Quais são os critérios de sucesso e eles são mensuráveis?”
Fase de planejamento
"Preste atenção especial ao preenchimento de um contrato de projeto, entenda suas dependências e como os marcos perdidos afetarão o projeto como um todo, e garanta que você tenha recursos adequados para entregar com alta qualidade".
Fase de execução
"Comunique em demasia e hospedar reuniões do tipo stand-ups diárias para garantir que todos fiquem claros sobre quem, o quê, quando e como".
Fase de monitoramento e controle
"Certifique-se de ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos adequada para esta fase e evite usar o e-mail como sua ferramenta de PM".
Fase de conclusão
"Utilize o contrato de projeto para garantir que todos os resultados tenham sido concluídos e faça perguntas que incluam:
- O que correu bem?
- O que poderíamos ter feito melhor?
- O que mudaríamos da próxima vez?
- Será que atingimos nossos objetivos?
- Existe uma próxima fase para este projeto? Em caso afirmativo, o que seria ela?
- Qual é a linha do tempo para rever as métricas de sucesso?”
Alan Zucker, Founder of Project Management Essentials, LLC has the following advice for each phase:
Fase de iniciação
"O início é a fase mais crítica do projeto. No início do projeto, o nível de risco é o mais alto, pois há muitas incógnitas. Recomendo que o gerente do projeto seja selecionado e designado no início da fase de iniciação. Quanto mais eles entenderem o contexto e a história, serão mais capazes de orientar o projeto e atender às necessidades das partes interessadas. Ao final da fase de iniciação, o gerente do projeto deve certificar-se de que o cliente ou patrocinador tenha definido os critérios de aceitação ou definição de concluído. Se o cliente não estiver claro ou seguro do que deseja, não prossiga ou prossiga com extrema cautela".
Fase de planejamento
"Ao planejar o projeto, aproveite seus especialistas. Eles também são frequentemente aqueles que (ou cujas equipes) estarão executando o trabalho. Use suas habilidades de facilitação para reuni-los para construir um plano que eles possam apoiar. O gerente de projeto também precisa desenvolver o plano de gerenciamento do projeto que orienta a execução do projeto. O Plano de PM é composto de oito planos subsidiários que descrevem como tudo, desde custo, cronograma, qualidade e escopo até aquisição e recursos serão tratados. Não reinvente a roda. Use modelos, normas, diretrizes e experiência para desenvolver esses planos. Se você não tiver ninguém em sua organização para ajudá-lo, procure sua seção local do Project Management Institute".
Execução
"Recomendo que os gerentes de projeto conduzam as lições aprendidas, às vezes chamadas de retrospectivas, regularmente durante a execução do projeto. Pergunte à equipe como podemos melhorar a execução do projeto. Que melhorias podem ser feitas?”
Fase de monitoramento e controle
"Há vários indicadores-chave de desempenho que o PM deve estar monitorando":
- Programação: Como é o progresso em comparação com o plano?
- Custo: Como são os custos do projeto em comparação com o plano? E para o período atual e para o projeto até o momento?
- Escopo: Ainda está em nossos planos entregar o que nos comprometemos a fazer?
- Qualidade: Estamos produzindo um produto de alta qualidade que atende às expectativas de nossos clientes?
Os gerentes de projeto passam muito tempo em reuniões coletando e entregando status. A capacidade de escuta é importante. Sinta o “cheiro” do projeto. As coisas estão “cheirando bem” para você"?
Fase de fechamento
"A aceitação da entrega é importante. Queremos garantir que nossos clientes estejam satisfeitos com o produto final e o processo em torno da aceitação do produto. Muitas vezes os gerentes de projeto e os clientes brigarão sobre itens imateriais no final. Vá pelo caminho seguro - lembre-se, você pode querer fazer negócios com aquele cliente no futuro".
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