Os Melhores Modelos de Gerenciamento de Projeto do Excel

Agilize o monitoramento de seu projeto com o modelo pronto de gerenciamento de projetos no Excel. A vantagem de um modelo é que você tem algo já iniciado, que poderá ser usado várias vezes. Você não tem que criar a estrutura toda vez que você quiser enviar um relatório à diretoria, comunicar o status ou monitorar problemas -- a base já foi construída e você só precisa entrar a informação do seu projeto.

Neste artigo, você irá encontrar os melhores modelos de gerenciamento de projeto do Excel disponível para ser baixado gratuitamente. Nós também iremos ver os tipos de modelos diferentes e quando você deve usar cada um e você irá aprender como criar um modelo de painel de gerenciamento de projeto no Excel do zero.

Também mostraremos como usar modelos de gerenciamento de projetos no Smartsheet, uma ferramenta de trabalho inspirada em planilhas que faz com que monitoramento de projetos se tornem ainda mais fáceis e colaborativos do que no Excel.  

Modelo de Projeto do Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é um do modelos mais populares usados por gerentes de projetos. Um gráfico de Gantt usa o nome de suas tarefas, datas de início e fim e a duração e transforma essas informações em um gráfico de barras de cascata. Você pode visualizar rapidamente a ordem em que as tarefas precisam acontecer e quais são as tarefas que dependem umas das outras. Um gráfico de Gantt é especialmente eficaz quando se gerencia um projeto complexo com várias dependências.

Baixe o modelo do gráfico de Gantt


As capacidades interativas do gráfico de Gantt no Smartsheet permitem que você visualize seu projeto facilmente. Você pode personalizar seu gráfico com cores e símbolos para indicar status ou usar a formatação condicional para destacar as tarefas de membros da equipe específicos. Acione o caminho crítico para identificar as dependências entre tarefas e ver quais tarefas têm impacto direto na data de conclusão de seu projeto. Compartilhe seu gráfico de Gantt com sua equipe ou clientes para manter todos atualizados.

 

Crie seu Gráfico de Gantt no Smartsheet

Modelo de Monitoramento do Projeto

Arquive todas as informações de seu projeto em um único lugar para que todas as pessoas relacionadas ao projeto saibam exatamente onde encontrar detalhes importantes. Com o modelo de monitoramento do projeto, você pode adicionar tarefas, status, prioridade, resultados, prazos, custos, horas e muito mais, para o projeto todo. Caso esteja gerenciando um projeto maior, um modelo de monitoramento de projeto irá ajudar a manter tudo organizado.

Baixe o modelo do Excel de Monitoramento do Projeto

Smartsheet facilita a informação e colaboração em tempo real da sua equipe com relação ao progresso do projeto. Você pode atualizar o projeto, reatribuir uma tarefa, ajustar a data e muito mais dentro de um layout visual e intuitivo.

Monitore seu Projeto no Smartsheet

Modelo Ágil de Planejamento de Projeto

Um modelo de projeto ágil é baseado em funções. O plano prevê quanto tempo leva para que cada função seja executada, sem muito detalhe sobre como será executada. E porque planos de projeto são focados em funções, você pode agrupar funções semelhantes em sprints.

Um plano de projeto ágil está sempre mudando. Uma vez que o plano é desenvolvido, a equipe do projeto precisa manter e atualizar o status e os cronogramas adequadamente.

Também conhecidos como cronograma de projeto ágil, este modelo permite que você entre suas tarefas, quem é o responsável, datas de início e conclusão e o status. A duração de cada tarefa será calculada automaticamente. Este modelo também possui a função do gráfico de Gantt (uma representação visual do cronograma do seu projeto), que se ajustará automaticamente assim que você entrar seus dados à tabela.

Baixe o Modelo Ágil de Planejamento de Projeto do Excel

 


Smartsheet oferece um modelo de projeto feito para projetos básicos Ágeis. Planeje e gerencie Sprints, funções de produtos e tarefas e use o gráfico de Gantt embutido para ver seu projeto em visualização de cronograma. Sua equipe pode atualizar o progresso, monitorar entregas, armazenar arquivos e configurar alertas - tudo em uma única planilha compartilhada.

Gerencie seu Projeto Ágil no Smartsheet

Modelo de Orçamento de Projeto

Assegure-se de que seu projeto esteja dentro do orçamento durante todo o projeto ao monitorar o trabalho, os materiais, as despesas fixas e os custos reais. Um modelo de orçamento o ajuda a ser atento aos gastos e faz com que outros membros da equipe saibam se existem gastos excessivos ou economias em seu projeto. Este modelo pode ajudar qualquer projeto, independentemente do tamanho.

Baixe o modelo do Excel de Orçamento do Projeto


Monitore projetos e desempenho de orçamento em um único lugar com o Smartsheet. Este modelo de projeto inclui resumo do status, variações de orçamento e programação e um gráfico de Gantt com dependências. Você poderá facilmente comparar a previsão com o trabalho real, gerenciar materiais e outros custos.

Gerencie o orçamento de seu projeto no Smartsheet

Modelo de Lista de Tarefas

Com tantas partes móveis em um projeto, uma lista de afazeres o ajuda a focar no que é mais importante. Você pode gerenciar prazos de vencimento de um modo diário ou por hora e ver tudo o que considera prioridade durante a semana toda. Use um modelo de lista de afazeres caso precise organizar tarefas individuais.

Baixe o modelo do Excel de Lista de Tarefas


Crie uma visualização centralizada de todas as suas responsabilidades em vários projetos com uma lista de tarefas no Smartsheet. Compartilhe a planilha com sua equipe para gerar transparência, monitorar o progresso das tarefas com símbolos personalizados e marcar itens de alta prioridade para ter certeza que nenhuma tarefa será negligenciada.

Gerencie as tarefas do projeto no Smartsheet

Modelo de Cronograma de Projeto

Um cronograma ajuda você a visualizar informações complexas de uma maneira clara e fácil. Você pode acompanhar o progresso, prever atrasos, monitorar o quanto leva para finalizar um projeto e muito mais. Um cronograma de projeto é excelente para projetos de qualquer tamanho, especialmente quando você precisa compartilhar o status com colaboradores externos.

Baixe o modelo do Excel de Cronograma do Projeto


Smartsheet tem um modelo de cronograma feito para planos de projeto simples com tarefas, subtarefas e um cronograma de visualização de gráfico de Gantt. Sua equipe pode atualizar o progresso com facilidade, monitorar resultados e analisar o status a qualquer hora, de qualquer lugar.

Gerencie o cronograma do seu projeto no Smartsheet

Modelo de Monitoramento de Problemas

Possíveis problemas podem facilmente acabar sendo negligenciados quando se gerencia um projeto. Entretanto, caso estes problemas não sejam resolvidos eles podem acabar causando atrasos no projeto como um todo e afetar os resultados. Para monitoramento do projeto, use um modelo de monitorador de problemas para identificar os problemas rapidamente e atribuir responsáveis para que você possa resolver os problemas assim que eles surgirem. Use este modelo se você estiver gerenciando um projeto de tamanho médio a grande, que requer várias mudanças.

Baixe o modelo do Excel de Monitoramento de Problemas


Monitore problemas e bugs com o modelo do Smartsheet de Monitoramento de Bugs e Problemas Crie um formulário da web personalizado para que a equipe de atendimento, analistas ou clientes registrem os problemas e para que você gerencie todos os registros em um único lugar. Priorize, então e coordene respostas até que os tickets de cada problema sejam resolvidos.

Monitore os Problemas do Projeto com o Smartsheet

Modelo de Cronograma de Projeto

Tenha uma visão instantânea de alocação de recursos com um modelo de cronograma que permite que a equipe toda do projeto e os colaboradores vejam o nível de dedicação de cada pessoa. Monitore recursos disponíveis semanalmente para ver quem tem tempo extra e quem está muito ocupado. Uma planilha de horários é algo eficaz quando se gerencia dezenas de recursos em um projeto grande.

Baixe o modelo do Excel de planilha de horários

Gerencie seus recursos em tempo real com o modelo de projetos básico com gerenciamento de recursos. Atribua tarefas a membros da equipe específicos e facilmente identifique quais recursos estão sendo alocados em excesso e quais estão sendo limitados.

Crie sua planilha de horários com Smartsheet

Modelo de Projeto de Risco

Projetos são cheios de riscos naturalmente -- o escopo pode ser definido de modo errado, dependências podem estar incorretas, etc. A chave é identificar estes riscos no início do projeto, antes que afete custos e prazos. O monitorador de risco de projetos organiza todos os riscos possíveis em um único lugar e é útil a todos que gerenciam projetos de portes grande e médio.

Baixe o modelo do Excel de Monitoramento de Risco do Projeto

Painel de Controle de Gerenciamento do Projeto

A triagem de vários documentos para achar tarefas dignas de serem relatadas a equipe de liderança pode gastar tempo e ser frustrante. Com um painel de controle de gerenciamento de projeto, você pode comunicar o status do seu projeto rapidamente e compartilhar a visão geral. Use o painel de gerenciamento de projeto se você quer compartilhar o status de alto nível de seu projeto com os colaboradores.

Baixe o Painel de Controle de Gerenciamento de Projetos

Você pode também criar um painel de controle de gerenciamento de projeto no Smartsheet usando Smartsheet Sights. Sights dá a sua equipe visibilidade sem precedentes ao trabalho sendo feito ao trazer a superfície os dados das planilhas dos projetos. Compartilhe seu painel de controle Smartsheet internamente, ou o publique para dar mais nitidez aos colaboradores externos sobre o status e as métricas de alto nível.

Como Criar um Painel de Controle de Gerenciamento de Projetos no Excel

Painéis de controle de gerenciamento de projetos transformam dados em gráficos fáceis de se ler. Este relatório visual é uma maneira fácil de se transmitir o status do projeto para clientes ou colaboradores, sem compartilhar os pormenores de seu projeto. Você pode compartilhar o calendário do seu projeto, o status geral das tarefas, orçamento e itens pendentes imediatamente.

Eis aqui como criar um painel de controle de gerenciamento de projetos no Excel. 

Configurar sua Planilha de Excel

Um painel de gerenciamento de projeto inclui, principalmente gráficos, mas os dados completos por detrás dos gráficos ainda precisam existir em algum lugar no seu arquivo de Excel. Para fazer isto, você deve trabalhar em duas abas em sua planilha do Excel. Uma aba armazenará os gráficos e a outra aba armazenará todos os dados que compõem os gráficos. Desta maneira, seu painel de controle não tem nenhum número e é feito apenas de lindas imagens. 

  1. Na parte inferior de seu arquivo, clique duas vezes na Plan1 para renomear a planilha. Recomendamos que mude para Painel de Controle do Projeto.
  2. Clique, então, no sinal de mais à direita da aba para adicionar mais uma aba.
  3. Clique duas vezes na Plan2 para renomear a planilha como Notas.
     

Adicione os dados de seu projeto

Você irá adicionar todos os dados de seu projeto (os números brutos) na aba Notas. Estes dados serão usados para fazer gráficos, os quais você irá, então, mudar para a aba Painel de Controle de Projetos. 

Faça uma Tabela de Tarefa de Projetos e um Gráfico de Gantt

  1. Na aba Notas, crie uma tabela de tarefas. Entre cabeçalhos para Tarefas, Responsável, Início, Finalização, Duração e Status.  
  2. Entre a informação de seu projeto na tabela. Liste as tarefas do seu projeto, quem é o responsável por cada uma, a data de início, de finalização, quantos dias irá levar e o status (nós usamos Completo, Atrasado, em Progresso e Não Começado).
     


 

  1. Crie então um gráfico de Gantt usando a informação desta tarefa. Clique aqui para um tutorial passo-a-passo de como fazer um gráfico de Gantt no Excel.
  2. Assim que você criou o gráfico de Gantt, clique com o botão direito do mouse no gráfico e selecione Cortar. Vá para o painel de controle do projeto e clique com o botão direito e selecione Colar. Você pode também copiar e colar as partes do nome da sua tarefa caso você as queira em seu painel de controle também.

Nota: Nós adicionamos uma coluna de Prioridade a nossa tabela de tarefas e usamos a estrela como símbolo marcando a importância. Para adicionar símbolos, clique em uma célula e na aba Inserir, clique Símbolos no lado direito. 
 

Adicione Gráficos para Status de Tarefas, Orçamento de Projetos e Itens Pendentes

Depois, pense em que outro tipo de informação você gostaria de incluir no painel de controle do projeto. Em nosso exemplo, queríamos criar um gráfico para o status geral da tarefa, orçamento e itens pendentes. 

  1. Na aba Notas, crie uma tabela pequena para cada grupo de dados que você gostaria de visualizar. Nós, por exemplo, queríamos mostrar quantas tarefas estavam Completas, Atrasadas, em Progresso e Não Começadas. Nós colocamos estas fases em uma coluna e próximas umas às outras, entramos quantos projetos estavam naquela fase em porcentagem ou frações. Ou, para o gráfico do orçamento, entramos o quanto foi planejado e quanto foi realmente gasto. 
     


 

  1. Uma vez que entramos os dados, selecionamos a tabela e fomos para Inserir aba. No grupo de Gráficos, selecione o gráfico que você gostaria de usar (barras, colunas, linhas, circulares, etc).
     


 

  1. Repita pelo resto dos grupos de dados que tiver. 
  2. Assim que você criou os gráficos para cada grupo de dados, corte e cole os gráficos à sua aba Painel de Controle do Projeto.
     

Personalize seu Painel de Controle de Gerenciamento de Projetos 

  1. Para mudar a cor de fundo da sua tabela de tarefas, clique em uma célula e na guia Página Inicial, no grupo Fonte, clique no ícone de tinta para escolher a cor que preferir. 
  2. Para mudar as cores em seu gráfico de Gantt, clique duas vezes na barra de tarefas e clique em Formatar Séries de Dados. Clique no ícone de tinta, clique em Preencher, e na parte inferior, clique no ícone de tinta novamente pra escolher a cor que preferir.
  3. Para mudar as cores em seus gráficos, clique duas vezes no gráfico todo ou em apenas uma área. A caixa Formatar Pontos de Dados vai aparecer ao lado. Clique no ícone de tinta, clique em Preencher, e na parte inferior, clique no ícone de tinta novamente para escolher a cor que preferir.
     

Tome Decisões Mais Informadas com Smartsheet Sights

Parecido com um painel de controle, um Smartsheet Sight pode lhe ajudar a visualizar, sumarizar, e compartilhar aspectos importantes do seu trabalho como o status do projeto ou se as tarefas estão em dia, com os indicadores críticos de desempenho (KPIs). Um Sight pode também ajudar sua equipe a manterem-se organizados, fornecendo um ponto de referência, ou um lugar central, para recursos relacionados como um conjunto de planilhas ou relatórios.

  • Painéis de controle em tempo real proporcionam visibilidade a informações chave das planilhas do projeto
  • A interface personalizável funciona para qualquer departamento de sua empresa.  
  • Widgets simples o ajudam a começar rapidamente

Sight proporcionam visibilidade a qualquer número de projetos, atividades e informação através de uma organização. Ao trazer à tona as atividade do trabalho em Sights, os usuários podem entender melhor a complexidade, antecipar falhas no projeto e administrar informação.

Use Smartsheet para gerenciar detalhes de projetos individuais e use então Sights para ter uma visão mais precisa através do portfólio do projeto e proporcionar a colegas e gerentes uma visibilidade sem precedentes ao trabalho que está sendo feito. Entre em contato com o Smartsheet hoje para aprender como Sights pode trabalhar para sua empresa.

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Encontre o melhor modelo de gerenciamento de projetos para projetos grandes e pequenos

Um modelo de gerenciamento de projeto é uma ferramenta eficaz para qualquer projeto -- grande, pequeno, simples ou complexo. É um equívoco comum o de que você deve estar a cargo de um projeto grande e elaborado, para que tenha uso de um modelo de gerenciamento de projeto. Na realidade, um modelo pode ajudar um projeto pequeno da mesma maneira. Mesmo que os resultados forem pequenos e não levem muito tempo para serem produzidos, você ainda precisa ter uma estimativa de quanto tempo cada tarefa irá levar, descobrir os recursos necessários e atribuir atividades aos membros da equipe.

Um modelo de gerenciamento de projeto pode ajudá-lo em qualquer fase do projeto, independentemente do tamanho de seu projeto. Ele o ajuda a coletar informação valiosa sobre o projeto em um único lugar de fácil acesso e compartilhamento com sua equipe. E como bônus, você ainda pode reutilizar o mesmo processo repetidamente para cada projeto, agilizando assim o seu processo. 

Smartsheet é uma ferramenta de trabalho inspirada em planilhas com poderosas funções de colaboração e comunicação. Com uma variedade extensiva de visualizações - Grade, Calendário, Gantt, Sights e Exibição de Cartão - Smartsheet trabalha como você quer. Veja como é fácil usar um modelo de gerenciamento de projetos. Experimente Smartsheet gratuitamente por 30 dias.

 

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