O que são as metas de projeto?
Uma meta de projeto é uma declaração que explica o resultado esperado de um projeto. As metas de projeto são formadas por objetivos, que são itens de ação mensuráveis que apoiam o sucesso da meta. Eles são essenciais porque promovem melhorias e ajudam a gerenciar o progresso.
Quando líderes e partes interessadas concordam em melhorar uma área da organização, eles estabelecem uma meta do projeto. A declaração de missão de uma organização pode inspirar uma meta ou pode ser mais específica, como a necessidade de melhorar um fluxo de trabalho contábil ou maximizar o desempenho dos funcionários. As metas de projeto geralmente são a base para outros elementos de um projeto, como as descrições de projeto.
Quando uma organização define uma meta, gerentes estabelecem objetivos numéricos e percentuais que podem ser quantificados e monitorados. Os objetivos ajudam um projeto a se manter no caminho certo. Sempre compartilhe todos os objetivos e linhas do tempo com as partes interessadas e os membros da equipe para que todos estejam bem-informados e alinhados.
A diferença entre as metas de projeto e os objetivos de projeto
Uma meta do projeto explica o que o projeto realizará. Um objetivo do projeto é um item de ação específico e mensurável que apoia a meta. Os objetivos formam uma lista de verificação que mantém o projeto organizado. Defina um prazo para cada objetivo, para que o projeto permaneça no caminho certo para atingir a data-alvo.
Um exemplo de meta do projeto é gerar mais receita de vendas. Os objetivos para atingir essa meta são: aumentar o número de compras repetidas em 10% no primeiro trimestre; fazer com que os membros da equipe dediquem duas horas por semana a encontrar novos leads.
Aprenda a escrever objetivos de projeto funcionais para apoiar as metas.
Você pode ter visto o termo objetivo de negócio enquanto explorava os objetivos de projeto. Os objetivos de negócio são diferentes dos objetivos de projeto porque apoiam uma meta de nível superior que afeta a organização como um todo. Os objetivos de negócio dão suporte a todas as operações de negócio, enquanto os objetivos de projeto dão suporte a um projeto específico. Um exemplo de um objetivo de negócio comum é o lançamento de um novo produto ou serviço. Esse objetivo de negócio afeta todas as áreas de uma organização, desde o desenvolvimento até a produção, vendas, contabilidade, treinamento, entre outros.
Por que as metas de projeto são importantes:
As metas de projeto podem ajudar a criar impulso e motivar as equipes. Como elas visam melhorar uma organização em geral, podem ajudar a direcionar o crescimento.
Brett Harned, coach e consultor de gerenciamento de projetos com mais de 20 anos de experiência e autor de Project Management for Humans: Helping People Get Things Done, afirma que “As metas são úteis porque ajudam a direcionar (ou redirecionar) o foco das equipes e partes interessadas quando há desvio de escopo, indecisão, discussões fora de tópico em reuniões e muito mais”.
Confira uma lista dos motivos pelos quais as metas de projeto são importantes:
- São alinhadas às metas da empresa: quando os membros da equipe e as partes interessadas trabalham em busca do mesmo resultado, isso cria unidade e um senso de propósito dentro da empresa.
- Criam impulso: quando uma equipe atinge uma meta do projeto, isso cria uma sensação de realização e entusiasmo, que é levada para o próximo projeto.
- Criam um foco claro: uma meta de projeto com foco bem definido limita as distrações e maximiza o tempo e os recursos da empresa.
- Melhoram a experiência do cliente: quando um cliente tem uma experiência positiva, isso aumenta sua lealdade. Assim, é mais provável que indique os produtos ou serviços a outras pessoas.
- Motivam os membros da equipe: funcionários que trabalham em direção a algo que beneficiará a organização frequentemente descobrem que seu cargo agrega valor e são inspirados a oferecer seu melhor desempenho.
- Promovem a responsabilidade: a carga de trabalho da meta do projeto é distribuída entre os membros da equipe. Todos têm uma compreensão clara das respectivas responsabilidades.
Como definir as metas de projeto
A definição das metas de projeto começa com a identificação de algo na empresa que você precisa mudar ou melhorar. Discuta a meta com os membros da equipe e as partes interessadas para obter suas opiniões. Em seguida, determine os recursos e orçamento necessários para concluir a meta.
- Identifique uma intenção coletiva.
Decida qual fator da organização precisa ser melhorado ou alterado. Colete o feedback dos funcionários e clientes internos e externos para identificar uma área que precisa de atenção. A intenção da meta do projeto deve ser específica. Envolva líderes e partes interessadas para ajudar você a definir claramente o que deseja realizar com a meta. - Planeje-se para o sucesso.
Planeje o que será necessário ao longo de todo o projeto para evitar falhas. Garanta os recursos necessários antes de colocar o projeto em execução. Dependendo da meta, considere quantos funcionários podem ser necessários para atingi-la. Se você vai precisar de equipamento, software ou materiais, certifique-se de providenciá-los. Calcule o quanto custarão esses recursos, pois você precisará desses dados para preparar um orçamento. - Estabeleça um orçamento.
Baseie o orçamento nos recursos necessários e na linha do tempo. Um projeto com uma linha do tempo de um mês e três funcionários terá um orçamento muito diferente de um projeto com uma linha do tempo de seis meses e mais recursos. Se precisar de ajuda com o orçamento, baixe um modelo gratuito. - Comunique-se.
Antes de iniciar o projeto, compartilhe uma visão geral e o resultado desejado com os membros da equipe e as partes interessadas, mesmo que não estejam diretamente envolvidos. Esclarecer a meta do projeto já no início previne confusão e desinformação. - Mantenha a organização.
Programe reuniões regulares com todos os envolvidos na meta do projeto. Isso criará uma rotina de compartilhar o progresso, manter o alinhamento e enfrentar qualquer desafio.
Como escrever as metas de projeto
Escrever metas de projeto ajuda a organizar as informações coletadas. Um documento de metas de projeto inclui uma linha do tempo, partes interessadas e objetivos.
Siga estas etapas para documentar a meta do projeto:
- Escreva a meta do projeto.
Depois de falar com os membros da equipe e as partes interessadas, você deve ter uma declaração clara que defina a meta do projeto. Comece escrevendo a meta. Determinar a meta do projeto também é o primeiro passo na criação do projeto. - Determine uma linha do tempo para a meta do projeto.
Decida a data de início e a data de término para a meta do projeto e adicione-as ao documento. Considere o escopo do projeto, recursos, orçamento e linhas do tempo para cada objetivo. A data de início deve ser o dia em que você escreve a meta do projeto e a data de término deve ser quando o último objetivo é concluído. - Estabeleça objetivos para a meta do projeto
Faça um brainstorm sobre os marcos do projeto com base no escopo do projeto. Seja detalhista ao escrever os objetivos do projeto. Cada objetivo precisa do próprio prazo até a meta final. Defina lembretes para garantir que os objetivos sejam alcançados nos respectivos prazos.
Usar a estrutura SMART ao escrever os objetivos ajuda a manter cada um específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo definido.
Baixe um modelo de meta do projeto.
Baixe o modelo de metas e objetivos de projeto.
Excel
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Microsoft Word
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Adobe PDF
A redação das metas do projeto não precisa ser um desafio. Usar um modelo gratuito de meta do projeto pode ajudar na formatação. Indique a meta na parte superior do modelo e, em seguida, adicione os objetivos para atingi-la. Conclua a seção SMART para cada objetivo para definir claramente quando a meta será alcançada e como você planeja medir seu sucesso.
Procurando um foco diferente? Os modelos de definição de metas oferecem uma variedade de formatos.
32 exemplos de metas de projeto
Exemplos de metas de projeto são uma maneira útil de estimular ideias para itens que você pode precisar melhorar na empresa. A lista de metas específicas do projeto é categorizada por funcionário, cliente, operacional e tecnologia.
Exemplos de metas de projeto com foco nos funcionários
- Aumentar o engajamento dos funcionários
- Melhorar a comunicação com os funcionários
- Aumentar a segurança dos funcionários
- Melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional da equipe
- Fortalecer a colaboração da equipe
- Facilitar o treinamento de qualidade para novos funcionários
- Reduzir as horas extras dos funcionários
- Promover o bem-estar dos funcionários
- Expandir as oportunidades de aprendizagem dos funcionários
- Reduzir a rotatividade de funcionários
Exemplos de metas de projeto com foco no cliente
- Aumentar a satisfação dos clientes
- Aumentar as compras dos clientes
- Reduzir chamadas telefônicas de atendimento ao cliente
- Acelerar a resposta a solicitações e consultas dos clientes
- Aumentar o engajamento dos clientes nas redes sociais
- Diminuir o tempo de espera dos clientes (por telefone ou pessoalmente)
- Desenvolver novos materiais de marketing para atrair novos clientes
Exemplos de metas de projeto operacionais
- Gerar mais receita de vendas
- Melhorar um processo ou fluxo de trabalho
- Acelerar os pagamentos de reivindicações e/ou clientes
- Reduzir a pegada de carbono
- Fornecer entregas de produtos ou serviços no prazo
- Cortar custos operacionais
- Aumentar o engajamento das partes interessadas
- Diminuir os custos de fornecimento
- Aumentar os leads de vendas
Exemplos de metas de projetos de tecnologia
- Melhorar um sistema (por exemplo, de faturamento)
- Atualizar um sistema do escritório, como telefonia ou gerenciamento de conteúdo
- Melhorar a usabilidade do site da empresa
- Implementar um novo software (por exemplo, um aplicativo de agendamento) para aumentar a produtividade
- Aumentar a segurança de dados
- Melhorar os sistemas de compartilhamento de conhecimento
Melhores práticas de definição de metas de projeto
Ao definir as metas de projeto, é importante definir prazos realistas. Seguir os objetivos do projeto para manter a meta no caminho certo é uma das melhores práticas.
Confira aqui melhores práticas adicionais a serem seguidas ao definir uma meta do projeto:
- Siga os objetivos do projeto: os objetivos do projeto são o caminho para você alcançar a meta. Não se desvie do plano.
- Mantenha as linhas de comunicação abertas: além das reuniões de check-in, fique à disposição para responder perguntas da equipe que está trabalhando nos objetivos e das partes interessadas que ajudaram a definir a meta. Certifique-se de também fornecer relatórios de progresso.
- Mantenha as metas de projeto na conversa: é importante não deixar que as metas de projeto sejam esquecidas. Como diz Harned, “Sempre mantenha as metas do projeto em mente e certifique-se de que todos estejam cientes delas desde o início. Mencione as metas quando for relevante, como durante reuniões, apresentações ou até mesmo ao deliberar sobre opções.”
- Cumpra os prazos do objetivo: o prazo do objetivo não é uma data arbitrária. A data de vencimento existe para ajudar você a atingir a meta. Manter reuniões recorrentes e comunicação consistente garante que os obstáculos sejam abordados em tempo hábil.
- Defina expectativas realistas para os prazos: embora a contribuição de líderes e partes interessadas seja útil para ajudar a determinar as linhas do tempo dos objetivos, também é essencial conversar com as pessoas da equipe que precisam cumprir os prazos para cada objetivo.
Cinco erros comuns que devem ser evitados ao definir metas de projeto
Definir metas de projeto pode dar errado quando você não inclui as pessoas certas no processo ou não define um orçamento preciso. Problemas também podem surgir quando você define um objetivo como meta. Metas inatingíveis são a receita para o fracasso.
- Definir um objetivo como meta
Se a meta do projeto for muito específica, ela se tornará uma solução de curto prazo para um problema maior. Por exemplo, digamos que você defina uma meta para implementar horários de trabalho flexíveis para os funcionários. Se você examinar bem, perceberá que isso deve ser um objetivo para a meta de melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. O horário de trabalho flexível é uma pequena parte do quadro maior. No futuro, podem surgir outros problemas de equilíbrio entre vida pessoal e profissional, quando poderiam ter sido abordados com a meta certa.
- Margaret Love, PMP e consultora de gerenciamento de projetos com 40 anos de experiência, destaca o que pode dar errado: “Já vi projetos em que as metas e objetivos eram muito detalhados — informações que deveriam ter sido exploradas em outros documentos foram amontoadas em metas e objetivos sem uma análise completa. Na minha opinião, as metas e objetivos devem estar em um nível alto o suficiente para que a gerência executiva possa ver facilmente se foram ou não atingidos.”
- Definir uma meta inatingível
Metas inatingíveis podem desencorajar os membros da equipe. Eles podem se sentir derrotados e perder o ímpeto. Elas também podem criar falta de confiança e motivação nas futuras iniciativas de definição de metas.
Por exemplo, você define a meta de implantar um novo sistema de telefonia para a equipe de atendimento ao cliente com entrada em operação em dois dias. Embora o sistema de telefonia seja benéfico, o curto período provavelmente causará estresse e frustração. A equipe precisa de tempo para aprender, entender e praticar o sistema. Sempre considere o escopo do projeto e a linha do tempo ao definir uma meta. - Não incluir as pessoas certas
Deixar de fora os principais participantes é prejudicial para o sucesso da meta. Se você definir uma meta do projeto para diminuir os custos de suprimentos, partes interessadas e líderes que trabalham com os suprimentos precisam estar envolvidos no projeto. - Não programar reuniões recorrentes
Certifique-se de agendar reuniões em toda a linha do tempo do projeto para manter a equipe bem-informada. Mesmo reuniões curtas ajudarão a garantir que você possa resolver obstáculos rapidamente.
Patti Armanini trabalha com qualidade há mais de 40 anos e aconselha: “A ausência de revisões regulares pode fazer com que a meta não seja atingida no final do prazo do projeto.” - Não ficar dentro do orçamento
Gastar além do orçamento do projeto pode custar a alocação de projetos futuros. Quando as finanças não saem como planejado, isso pode causar estresse e afetar a moral.
Use o Smartsheet para monitorar o progresso das metas de projeto
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