O que é uma avaliação de desempenho?
Gerentes em organizações de todos os tamanhos realizam avaliações de desempenho com funcionários para beneficiar a empresa, o supervisor e os membros individuais da equipe.
David M. Pollack, Ph.D., Vice President, Consulting for APTMetrics, explains: “A performance review is a process in which an employee’s job performance is documented, reviewed, and evaluated. In most cases, the employee is provided with feedback about the effectiveness of his or her performance. Organizations often use the results of the review to make employment decisions, which may include promotions, compensation adjustments, access to developmental opportunities, and the like.”
A frequência das avaliações pode variar de empresa para empresa. "Embora os gerentes mais eficazes avaliem o desempenho de seus funcionários e forneçam feedback continuamente, o uso de avaliações de desempenho ajuda a garantir que a avaliação e o feedback ocorram pelo menos uma ou duas vezes por ano formalmente e que sejam conduzidos consistentemente entre os gerentes", acrescenta Pollack.
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Finalidade e benefícios das avaliações de desempenho
Embora as avaliações de desempenho possam causar apreensão para gerentes e funcionários, o exercício é útil para todos na equipe. As avaliações podem motivar os funcionários a melhorar a produtividade por meio de uma comunicação e orientação cuidadosas. As informações coletadas a partir de autoavaliações de funcionários, feedback por pares e monitoramento contínuo de conquistas e desafios podem ajudar os gerentes a ver onde melhorias precisam ser feitas e quais medidas potenciais devem ser tomadas para concretizar essas mudanças. A inteligência cumulativa de vários membros da equipe pode fornecer dados abrangentes que podem afetar positivamente o gerenciamento de desempenho e o design operacional. As avaliações de desempenho também podem oferecer uma forma padronizada de fazer comparações entre os funcionários para decisões de salário ou promoção.
Gina Abudi, President of Abudi Consulting Group, says, “Performance reviews are needed to help employees understand where they are performing well and where they need to develop their skills further to be successful in the organization while performing their role.”
“Performance reviews can be a great way to make sure managers, individuals, and other stakeholders are all on the same page for performance,” says Mary Fox, CEO of Marlow, a firm that provides executive career coaching via chat. “Many companies use these processes as a way to make the promotion process more equitable for all involved. Either way, the outcome of performance reviews should never be a surprise to the individual who is being reviewed.”
Dicas de avaliação de desempenho: evite o estresse
Uma boa preparação pode diminuir o estresse de escrever ou receber avaliações de desempenho, assim como participar de um treinamento de gerentes minucioso.
David M. Kopp, Ph.D. is an educator, management consultant, and author of Human Resource Development: Performance Through Learning (BridgePoint Education), and Famous and Infamous Workplace Training: A Social History of Training and Development, which provides an overview of the topic.
"A avaliação de desempenho não deve ser feita casualmente. É imprescindível que o avaliador seja treinado para avaliar corretamente e evitar possíveis erros de na avaliação. Erros frequentes incluem, por exemplo, o efeito halo, que é a tendência de fazer generalizações inadequadas a partir de um aspecto do desempenho do trabalho de uma pessoa. Outros são a clemência, que é a tendência de avaliar todas as pessoas como excelentes e oferecer classificações infladas em vez de avaliações precisas de desempenho; e tendência central, que é quando se avalia toda pessoa como média, independentemente das diferenças de desempenho; entre outros erros de avaliação.
"Supõe-se que o funcionário está sendo avaliado por aquilo que você o contratou para fazer, de acordo com a descrição do trabalho. No entanto, nem sempre é assim. A maioria dos trabalhos está dividida entre: dever fazer/saber, precisar fazer/saber e é bom fazer/saber. Às vezes, os avaliadores se concentram muito no quão bem o funcionário está indo no é bom fazer/conhecer e ignoram que o funcionário pode não ser tão bom no que ele deve ou precisa fazer/saber", explica Kopp.
Ele continua enfatizando a importância de ter o treinamento adequado antes de realizar avaliações de desempenho. "Quando feita corretamente, a avaliação de desempenho precisa de tempo e treinamento para ser eficaz; na verdade, tentar desviar disso pode ser arriscado para a organização. Uma característica importante de um sistema de avaliação de desempenho é que ele pode ajudar a evitar o fenômeno do Princípio de Peter; ou seja, ter funcionários que são promovidos ao seu nível de incompetência. Sistemas de avaliação de desempenho eficazes garantem que os funcionários desenvolvam seus conjuntos de habilidades", acrescenta Kopp.
Dicas de avaliação de desempenho a serem consideradas
Há muitos aspectos a serem considerados nas avaliações de desempenho. Aqui estão algumas dicas dos nossos especialistas:
- Esteja preparado: Todos os nossos especialistas observaram que a preparação é o aspecto mais crucial das avaliações de desempenho. O treinamento e o desenvolvimento profissional projetados para ajudar os gerentes a aproveitar ao máximo as avaliações de desempenho farão com que o processo seja melhor. O treinamento o ajudará a aprender frases a evitar ao fazer uma avaliação de desempenho de funcionários para evitar possíveis problemas jurídicos. No dia a dia, faça anotações nos registros de desempenho para tornar as avaliações de funcionários menos demoradas, observar problemas e conquistas e tirar um tempo para registrar os traços intangíveis (veja os comportamentos observados abaixo).
A Smartsheet oferece muitos modelos gratuitos para ajudá-lo em todos os tipos de tarefas de recursos humanos, incluindo avaliações de desempenho. Ferramentas como o seguinte modelo de Avaliação de objetivos e desempenho dos funcionário estão incluídas ao longo deste artigo para você baixar:
Avaliação de objetivos e desempenho dos funcionários
Este modelo personalizável é uma solução totalmente individual que permite a preparação e apoia a colaboração. Registre objetivos, veja como o desempenho se compara às metas, forneça feedback e compartilhe com as partes interessadas em tempo real. O modelo também oferece diretrizes de práticas recomendadas, instruções para cada elemento do processo, exemplo de informações e muito mais.
Baixe o modelo de avaliação de objetivos e desempenho de funcionários
- Seja Positivo: uma abordagem negativa cria resistência. Sempre que possível, transforme negativos em positivos. Se forem necessárias correções, alterne feedback positivo e negativo. Em avaliações escritas e presenciais, reforce os padrões de desempenho da empresa, enfatize o potencial e desenvolva um plano de melhoria individual.
- Enfatize o comportamento relacionado às principais competências: dependendo do nível de responsabilidade que um funcionário detém, o domínio da competência central vai variar naturalmente. Use esses comportamentos para avaliar e aplicar métricas/classificações na avaliação de desempenho de um funcionário:
- Comunicação: planeja e fornece comunicações faladas e escritas com clareza e entende quando e como passar informações para indivíduos ou equipes apropriadas.
- Pensamento: busca por informações, aplica o pensamento analítico e pensa de forma conceitual e estratégica.
- Relações Interpessoais: demonstra consciência interpessoal, trabalho em equipe e cooperação.
- Atendimento ao cliente: demonstra a capacidade de satisfazer clientes internos e externos.
- Adaptabilidade: reúne informações relevantes e aplica o pensamento crítico para atender a múltiplas demandas e prioridades concorrentes em um ambiente em evolução, e muda o trabalho planejado conforme necessário.
- Responsabilidade: aceita a responsabilidade por suas próprias ações e decisões e realiza o trabalho de maneira eficiente, econômica e ética.
- Conhecimento ocupacional: demonstra a proficiência necessária em sua área e posição. Comprometido com a melhoria contínua, incluindo o aprendizado de tecnologias apropriadas.
- Seja um treinador e mentor:
Dr. Orin Davis is Principal Investigator of the Quality of Life Laboratory and startup advisor to early-stage companies. Dr. Davis also serves as a science advisor to Happify and Happy Brain Science and is an adjunct professor of business, psychology, entrepreneurship, and creativity.
você e sua organização devem ter um objetivo para ajudar os funcionários a atingir seu pico de desempenho. "Em setores de RH pouco funcionais e lugares obcecados com a responsabilidade (ou a ilusão dela), as avaliações são a maneira mais fácil de justificar decisões como aumentos, promoções e rescisões", diz Davis. "De forma ideal, as avaliações de desempenho servem para confirmar que as pessoas estão fazendo tanto o que querem fazer quanto o que são pagas para fazer. Além disso, elas oferecem oportunidades para que as pessoas aprofundem sua compreensão de seu trabalho, no que pode melhorar e como podem fazer contribuições mais significativas (e, assim, melhorar e crescer pessoal e profissionalmente)." - Seja diferente do RH usual: se você é gerente em uma grande empresa e deseja ir além das avaliações anuais de desempenho, o Agile Performance Management (APM), ou gestão de desempenho ágil, pode fornecer uma solução para oferecer feedback e desenvolvimento contínuos para os membros da equipe, e pode ser particularmente útil para trabalhadores relacionados ao conhecimento. A APM usa os princípios de desenvolvimento ágil de software para impulsionar o desempenho, o engajamento e o valor do negócio dos funcionários. Ágil é um método responsivo que utiliza ciclos curtos, reflexão regular e correção de curso com base em evidências coletadas.
- Aproveite a tecnologia: a APM requer o uso da tecnologia para compartilhamento de informações e revisões de progresso, mas é apenas uma forma de os gerentes de recursos humanos usarem a tecnologia. Eles também podem usar ferramentas como redes sociais para avaliações e comunicação por pares, aplicativos móveis nativos para acompanhar o progresso e solicitar feedback e programas de software para verificar as métricas de desempenho em relação aos padrões. O uso de formulários web pode ajudar a apoiar seu processo de avaliação de desempenho e a oferecer uma maneira fácil para os membros da equipe escreverem suas autoavaliações e fornecerem feedback de alto nível dos funcionários para a gestão. Para obter mais ideias, leia "Dominando a segunda-feira: 4 dicas para melhorar suas avaliações de desempenho."
Modelos e estruturas para avaliações de desempenho
Não há uma fórmula única para a avaliação de desempenho. Na verdade, todos os especialistas que consultamos para este artigo expressaram a importância de fazer o que funciona melhor para a cultura e os objetivos de negócios da sua empresa. Por exemplo, uma pequena startup do Vale do Silício com 20 funcionários, arquitetura aberta e estrutura organizacional plana pode ter check-ins contínuos e discussões por pares, enquanto uma empresa de contabilidade da Fortune 500 com 50 mil funcionários pode precisar de uma estrutura mais formal.
Encontre mais modelos para organizar os dados dos funcionários em "Modelos gratuitos de avaliação de desempenho de funcionários".
Aqui estão algumas fórmulas a serem consideradas:
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Alinhamento entre desempenho e objetivos Organizacionais: "Aquinis, Joo e Gottfredson (2011) fornecem uma estrutura abrangente para revisões eficazes de desempenho", diz Pollack. “Nos sistemas de gerenciamento de desempenho mais impactantes, os objetivos dos funcionários estão alinhados com os da organização, os funcionários são avaliados sobre suas responsabilidades de trabalho mais críticas e os gerentes e funcionários são treinados sobre como fornecer e receber feedback.”
Modelo de avaliação de funcionários
Projetado para uma avaliação anual, este formulário pode ser personalizado para diferentes frequências. O modelo inclui seções para objetivos mensuráveis e avaliações com anotações para tarefas de acompanhamento. Outras ideias são a autoavaliação do funcionário, teste de habilidades do funcionário e a avaliação do funcionário sobre o gerente. Ao final do modelo, há uma área dedicada para sugestões de desenvolvimento profissional.
Baixe o modelo de avaliação de empregados
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Reconhecimento e apoio às conquistas: "As organizações que se concentram nos resultados obtidos (ou seja, metas) e como esses resultados foram obtidos (ou seja, as competências necessárias para realizar o trabalho) tendem a ter os processos mais eficazes que, em última análise, levam a um melhor desempenho no trabalho", compartilha Pollack.
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Avaliações contínuas: "Quando os gerentes realizam avaliações pontuais regulares (normalmente quinzenais), o processo de avaliação de desempenho é bastante indolor", diz Fox. " Nesses casos, torna-se mais um alvo. Por exemplo, um membro da equipe saberá que tem alguns meses para adquirir as habilidades esperadas para uma promoção. Quando os feedbacks individuais acontecem regularmente com os gerentes (e são gerenciados de forma eficaz), há pouquíssimas surpresas no processo de avaliação de desempenho."
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Feedback construtivo e comunicação: em sua prática, Abudi enfatiza as avaliações por pares e as autoavaliações como pilares da eficácia da avaliação de desempenho. Abaixo, estão vários modelos que você pode usar para fornecer feedback de desempenho aos funcionários.
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Feedback de funcionários 360: "Uso avaliações de 360 graus (coletando feedback de supervisores, superiores diretos e colegas) com vários dos meus clientes para uma variedade de propósitos. Essas ferramentas substituem o componente de autoavaliação de uma avaliação de desempenho (já que o indivíduo está concluindo uma avaliação sobre si mesmo, bem como sendo avaliado por seu gerente, superiores diretos e colegas). Feedbacks 360 são uma excelente ferramenta se a empresa estiver preparada para usá-los."
Modelo de avaliação de 360 graus/pares
Se você usar feedback de 360 graus como avaliações, este modelo personalizável de avaliação por pares torna mais fácil para os membros da equipe observar pontos fortes e áreas para melhoria em seus colegas. As competências são classificadas com uma escala numérica de modo a fornecer uma visão simples e quantitativa sobre o desempenho. Você pode editar o modelo para incluir as habilidades relevantes para sua empresa e apropriadas para comentários de colegas de trabalho.
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Baixe o modelo de avaliação de pares — WORD
Formulário de avaliação de grupo
Se você precisa avaliar uma equipe, departamento ou outro grupo organizacional, esse modelo dá suporte a diversas classificações de competência e, então, calcula automaticamente as pontuações totais. Você pode identificar os pontos fortes e fracos de qualquer equipe em uma análise só. As classificações atribuídas a indivíduos podem ser extraídas de outras avaliações de desempenho ou formulários de autoavaliação.
Baixe o modelo de avaliação de grupo
- Autoavaliação: "Seja honesto! Isso só é possível quando há confiança entre o funcionário e o gerente que estará revisando a autoavaliação", diz Abudi. "O funcionário deve usar a autoavaliação para refletir honestamente no que é forte e no que precisa de apoio (treinamento, mentoria) de seu gerente para melhorar suas habilidades. Essa autoavaliação também é uma ótima ferramenta para mostrar o trabalho ou as contribuições feitas pelo funcionário além das tarefas regulares do dia-a-dia".
As autoavaliações são mais do que uma formalidade. Elas são ferramentas significativas. Mesmo que sejam desafiadoras, as autoavaliações oferecem uma chance para os membros da equipe avaliarem seu próprio desempenho no trabalho e determinarem se seu supervisor tem o mesmo entendimento. Elas são uma oportunidade para os funcionários falarem de suas conquistas, explorarem novas oportunidades em sua posição atual e avançarem nos seus planos de carreira. Esse formulário personalizável de autoavaliação oferece um modelo aberto para descrever responsabilidades, desempenho e objetivos de desempenho.
Baixe o modelo de autoavaliação de funcionários
Saiba mais sobre autoavaliação em "Como escrever e sobreviver à sua autoavaliação e avaliação de desempenho."
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Escalas de classificação: De acordo com a Society for Human Resource Management, "as escalas de classificação são comumente usadas porque fornecem avaliações quantitativas do nível de conquistas ou desempenho de um membro da equipe, auxiliam na diferenciação entre os funcionários e são relativamente fáceis de administrar. Não há consenso sobre qual escala funciona melhor, mas a maioria compartilha elementos comuns. As escalas de classificação podem ser numéricas (por exemplo, 3, 4, 5) ou alfabéticas (por exemplo, a, b, c), com números ou letras correspondentes a um adjetivo, como 5 = excelente ou c = satisfatório. Escalas de classificação também podem ser narrativas. Por exemplo, um elemento em uma escala pode ser um desempenho inaceitável, descrito como falha em atender aos requisitos e objetivos básicos. Escalas que fornecem uma mensagem positiva tornaram-se mais populares. Por exemplo, uma escala pode incluir classificações como básico, eficaz e muito eficaz."
Modelo de avaliação de desempenho no período introdutório com classificações
Esse modelo de avaliação de desempenho foi projetado para ser usado após o período de teste comum de 90 dias, e apresenta uma escala de classificação para novos funcionários, bem como espaço para metas, feedback e requisitos de treinamento. A realização de uma revisão introdutória garante que o funcionário seja adequado à sua posição e que o suporte adequado e um plano de ação claro estejam em vigor à medida que o indivíduo cresce em sua função.
Baixe o modelo de avaliação de desempenho de período introdutório — WORD
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Avaliações como uma oportunidade de mentoria: "Tenho uma visão bastante diferente das avaliações de desempenho, na medida em que recomendo focar em comportamentos positivos e promover resultados positivos. Críticas de todos os tipos podem feitas pensando no que deve ser feito e como as coisas podem dar certo", diz Davis. "Dizer às pessoas o que não fazer e/ou insistir no que elas fazem de errado é, em grande parte, uma perda de tempo porque não fornece nenhum meio para corrigir comportamentos (ou seja, Não faça X não diz realmente o que você deve fazer em vez de X). Outra parte muito vital das críticas é a diferenciação entre o resultado obtido e o resultado desejado. Pergunte aos funcionários como eles acham que podem alcançar o resultado desejado e ofereça recursos e conselhos quando solicitados. Isso incentiva a autonomia do funcionário e respeita seus conhecimentos e talentos. Por exemplo, 'suas vendas no 1º trimestre foram de US$ 403.917, e nós esperamos que cada membro da equipe de vendas venda US$ 500 mil a cada trimestre. Alguma ideia sobre como você pode alcançar esse objetivo?' com certeza é melhor do que dizer: 'suas vendas no 1º trimestre foram insuficientes. Melhore, ou você está demitido!'
Modelo de planejamento de desenvolvimento profissional
Como gerente, sua mentoria e suporte podem aumentar a satisfação, a retenção e o esclarecimento dos caminhos da carreira dos funcionários. Um plano de desenvolvimento profissional mantém os funcionários inspirados e também ajuda a empresa a alcançar seus objetivos futuros. Neste modelo, as metas são separadas em prazos específicos, juntamente com seu propósito e as ações necessárias. Usar esta ferramenta personalizável em avaliações de desempenho mantém você e os membro da equipe no caminho certo, ou oferece uma oportunidade de fazer ajustes.
Baixe o modelo de planejamento de desenvolvimento profissional - WORD
Frases úteis/dicas de comunicação para avaliações de desempenho
Não importa como você aborda a avaliação de desempenho estruturalmente, o objetivo é usar as palavras certas para se comunicar com o mínimo de atrito e o máximo de efeito. Aqui estão alguns recursos com palavras e frases para ajudá-lo com avaliações escritas e verbais:
- Referência de escolha de palavras para descrever desempenho
- Palavras positivas para avaliar funcionários
- Verbos de ação para a avaliação de desempenho
- Mais de 240 frases de avaliação de desempenho
- Frases e avaliações de desempenho para iniciantes
Precisa de mais dicas de comunicação? Confira Como escrever uma avaliação de desempenho eficaz no menor tempo possível: dicas, frases e comentários para a avaliação de desempenho.
Erros comuns na avaliação de desempenho
Além da preparação, uma atitude positiva pode fazer a diferença entre uma experiência de revisão de desempenho dinâmica ou triste. Nossos especialistas contam o que evitar:
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Evite o sermão: "Algumas armadilhas comuns incluem focar apenas no desempenho ineficaz sem reconhecer o que o funcionário fez bem", diz Pollack. "Outra é basear a revisão no que ocorreu mais recentemente. Você também precisa considerar o que ocorreu no início do ano, fatores que não estão sob o controle do funcionário ou relacionados às suas responsabilidades, e evitar usar a avaliação como uma oportunidade de dar um sermão no funcionário vez de fornecer feedback e melhorar o desempenho daqui para frente.".
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Faça seu trabalho e leve a quantidade certa de tempo: é essencial preparar e programar tempo suficiente para que o gerente e o funcionário possam ter um diálogo honesto. Os funcionários devem ter uma quantidade adequada de tempo para uma auto-avaliação, e o gerente deve coletar dados de desempenho dos funcionários entre avaliações, bem como feedbacks de colegas de trabalho. Aloque bastante tempo para que ambas as partes obtenham o valor total de uma avaliação de desempenho antes e durante as reuniões. Mas faça check-ins regulares. "O resultado de uma avaliação de desempenho nunca deve ser uma surpresa para o indivíduo que está sendo avaliado", explica Fox. "Quando os gerentes realizam reuniões regulares um-a-um (de preferência, quinzenalmente), o processo de avaliação de desempenho é bastante indolor."
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Critique comportamentos, não o indivíduo: se a correção for necessária, é crucial focar no comportamento e não na pessoa, diz Davis. "Comentários sobre a natureza da pessoa ou suas intenções precisam ser evitados. [É] melhor dizer algo como: 'você chega depois de 9h com alguma frequência, mas é importante estar aqui às 9h precisamente porque nossos clientes começam a ligar e precisam de nossa ajuda." Esta última correção se concentra no comportamento (chegar atrasado) e não julga a pessoa (por exemplo, preguiçosa, descuidada, etc.). Muitas vezes, explorar o motivo do mau desempenho pode levar a melhorias na gestão, mudanças nas expectativas (que, muitas vezes, estão por trás de problemas) e arranjos alternativos que geram um melhor desempenho.”
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