O que é gerenciamento de projetos?
Conforme definido no Project Management Book of Knowledge (PMBOK), o gerenciamento de projetos é "a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades e atender aos requisitos do projeto". Sob essa definição, o gerenciamento de projetos tem cinco fases: concepção e iniciação, planejamento, execução, desempenho/monitoramento e fechamento do projeto. Essas atividades são aplicadas a um projeto, que é uma tarefa temporária com uma data de início e término especificada.
O que é um gerente de projetos?
Embora as funções de um gerente de projeto (PM) possam variar de acordo com a organização e o projeto, você pode caracterizar a função como: executar as cinco fases do ciclo de vida de gerenciamento (definidos acima).
Para cumprir as metas dessas fases, os gerentes de projeto estabelecem objetivos no início de um projeto e orientam sua equipe a definir produtos e dividir tarefas. Eles gerenciam a equipe durante todo o projeto para garantir que as metas sejam atingidas e também que os membros da equipe e as partes interessadas sejam mantidos informados e felizes. Os gerentes de projeto devem ser capazes de se adaptar às circunstâncias em mudança, prever e mitigar os empecilhos ao sucesso e encerrar o projeto para que, se necessário, o próximo gerente possa pegar e continuar o esforço.
Os gerentes de projeto aprimoram suas habilidades por meio de uma variedade de métodos, incluindo a qualificação como profissional de gerenciamento de projetos (PMP) através do Project Management Institute (PMI) e o crescimento de suas habilidades com outros cursos, blogs e livros.
Em seus esforços diários, no entanto, há uma coisa em que os gerentes de projeto modernos confiam: no software. Uma boa plataforma de gerenciamento de projetos pode ajudar a criar transparência, permitir que equipes remotas colaborem e gerar gráficos com facilidade para análise e relatórios.
O que é o gerenciamento de projetos Agile?
No desenvolvimento de software, em particular, o gerenciamento tradicional de projetos tem sido reforçado por novas metodologias como a Ágil, que se concentra na entrega contínua de produtos funcionais aos clientes. A Ágil tem suas origens em metodologias Lean desenvolvidas no Japão na década de 1940 para reduzir o desperdício, mas foi proposto pela primeira vez como um método de desenvolvimento de software em 2001 com o Manifesto Ágil. Hoje, o gerenciamento ágil é um termo guarda-chuva que abrange várias metodologias que derivam dele. As duas submetodologias mais notáveis são a Scrum, que enfatiza o trabalho planejado em sprints curtos, e Kanban, que destaca um pequeno fluxo de itens de trabalho que resultam em liberações contínuas de entregáveis.
As liberações contínuas (possibilitadas por sprints de trabalho iterativo) fornecem entregas frequentes de produtos funcionais para o cliente. Por sua vez, essas liberações frequentes de produtos, com avaliações de clientes, permitem que as equipes superem desvios de requisitos e outros problemas no início do processo de desenvolvimento, o que pode ajudar a evitar excessos de custos ou recursos.
Por que escolher Ágil?
Os métodos de desenvolvimento Ágil oferecem várias vantagens, incluindo o seguinte:
- Os métodos de desenvolvimento Ágil oferecem custos mais baixos porque os problemas são encontrados e corrigidos à medida que o produto se desenvolve.
- Os clientes estão envolvidos durante todo o desenvolvimento, o que ajuda a garantir que uma entrega atenda às especificações e aumente a satisfação com o resultado final.
- Pacotes de desenvolvimento menores significam avaliações mais fáceis, mudanças mais rápidas e entrega mais rápida de produtos viáveis.
- O método auxilia na transparência por meio de reuniões de equipe diárias e semanais, ênfase na comunicação presencial e no uso de ferramentas de comunicação em tempo real, como painéis de controle.
O que é Scrum?
Scrum é uma estrutura de gerenciamento dentro da metodologia Ágil. Scrum defende o desenvolvimento incremental de produtos dentro de iterações chamadas sprints (períodos de trabalho que duram de uma a duas semanas e nunca mais do que 30 dias). No Scrum, o trabalho geralmente começa com histórias de usuários, que expressam um caso de uso simples no formato prescrito: Como [usuário], eu quero [objetivo], para que eu [receba um benefício]. As histórias de usuários são coletadas em backlogs e, em seguida, são priorizadas em sprints. Antes que um sprint seja criado, as equipes Scrum (que consistem em cerca de sete pessoas com papéis multifuncionais) estimam quanto tempo os itens vão demorar para terminar. Durante o sprint, reuniões diárias de atualização promovem um maior comunicação dentro da equipe.
Períodos de trabalho curtos permitem que as equipes recebam feedback frequente (o que incentiva um produto mais utilizável), e as reuniões retrospectivas pós-sprint proporcionam uma oportunidade de transmitir sugestões de melhorias.
As estruturas Scrum e Kanban dentro do Agile oferecem duas variantes adicionais (também chamadas de metodologias mistas): planejamento de estilo Kanplan , que é Kanban para equipes com fluxo de trabalho contínuo (como organizações de serviços que desejam trabalhar com planejamento de backlog); e Scrumban, que oferece sprints fixos com foco no trabalho em andamento (WIP).
Jira da Atlassian para gerenciamento de projetos
Um programa popular de gerenciamento de projetos é o Jira da Atlassian. A pesquisadora de tecnologia de gerenciamento de projetos Eileen O'Loughlin da Software Advice diz: "o Jira é um grande exemplo de uma ferramenta que estava no lugar certo na hora certa. Há 15 anos, não havia uma extensão de ferramentas no mercado projetadas para equipes Ágil. Como resultado, tornou-se o produto de entrada para equipes que seguem fluxos de trabalho não tradicionais e não Waterfall".
Nos últimos tempos, o Jira também ganhou seguidores fora da comunidade de desenvolvimento. "O melhor exemplo disso é que Jessica Alba, atriz e fundadora da Honest Company, comentou que não sabia codificar, mas sabia como abrir um tíquete no Jira", acrescenta O'Loughlin.
Nas seções a seguir, exploraremos os benefícios, usaremos casos e funcionalidades do Jira e mostraremos como configurar um projeto.
Benefícios do Jira
O Jira oferece benefícios para equipes colocalizadas e remotas. Com uma área de trabalho eficiente e maior visibilidade do status do projeto, você pode facilmente antecipar problemas de prazo. Todas as informações que a equipe inteira precisa, incluindo marcos, atualizações e lembretes, estão disponíveis em um só lugar.
Grande parte do poder do Jira depende dos fluxos de trabalho configuráveis, que oferecem transições, validações e notificações personalizáveis para ajustar seu processo de desenvolvimento.
Este ambiente de trabalho eficiente alavanca APIs REST e Java, e mais de 1.300 plugins oferecem funcionalidades aprimoradas. Você pode conectar o monitoramento de problemas do Jira para construir e testar ambientes BitBucket e GitHub, e realizar pesquisas robustas para características de usuários e itens por meio da Jira Query Language (JQL). O Jira mantém todos os dados em um só lugar, o que oferece evidências de auditoria de conformidade e permite a análise estatística por meio de gráficos e relatórios personalizáveis e pré-embalados.
Um dos fatores mais importantes que referem-se à viabilidade do Jira para o gerenciamento de projetos é que o programa foi desenvolvido com os seguintes princípios Ágil em mente:
- Indivíduos e interações têm prioridade sobre processos e ferramentas
- Softwares operacionais têm prioridade sobre documentações extensas
- A colaboração com o cliente tem prioridade sobre negociações de contratos
- Resposta a mudanças tem prioridade sobre cumprimento de planos
O Jira funciona bem para projetos de desenvolvimento Ágil por muitas razões, incluindo a capacidade de criar quadros Kanban e Scrum com planejamento de sprint e recursos de estimativa de tempo para itens. Os usuários recomendam com frequência os gráficos de burndown e diagramas de fluxo cumulativos gerados com facilidade. Você pode usar fluxos de trabalho fora da caixa ou personalizar seus próprios quadros Jira. Além disso, você pode personalizar campos e telas usados para capturar e acompanhar os itens.
No Ágil, o backlog é a lista de tarefas necessárias para concluir um projeto e substitui documentos de requisitos formais mais longos. Os itens de backlog são breves e podem ser escritos sob uma perspectiva técnica ou do ponto de vista do usuário (como histórias de usuários). Gerenciar um backlog é conhecido como backlog grooming. No Jira, a possibilidade de arrastar e soltar torna a organização do seu backlog simples, e você pode aplicar filtros para destacar itens e atributos importantes.
Os painéis de controle do Jira permitem que membros da equipe e as partes interessadas visualizem o status atualizado de um projeto. Com as configurações de segurança no nível de campo, você pode compartilhar painéis enquanto mantém o controle sobre quem vê o quê. Use o aplicativo móvel do Jira para Android e iOS para acompanhar e atualizar itens de trabalho em movimento e colaborar usando o HipChat da Atlassian. As visões gerais de nível empresarial também são possíveis no Jira com o complemento de Gerenciamento de portfólio, o que permite que você veja o quadro geral de tarefas e recursos em todos os projetos.
Eugene Brodsky, chefe de desenvolvimento da SaferVPN, diz: "O bom de usar o Jira para gerenciamento de projetos é que ele se integra facilmente em várias plataformas empresariais. Além disso, o Jira toma o lugar de quatro ou cinco outros produtos individuais, tornando-o bem adequado para grandes organizações com muitas camadas e partes móveis interconectadas".
Sarah Meerschaert é gerente de projeto com certificação PMP e experiência em desenvolvimento de hardware e software e com equipes Ágil. Ela também é usuária do Jira. "É uma ótima ferramenta para gerenciar várias equipes trabalhando em vários projetos", diz ela. "Ela também é fantástica para criar transparência, cada hora do tempo pode ser acompanhada com cuidado e representada em gráficos visuais fáceis de entender. A desvantagem é o custo."
Qual o valor do Jira?
A Atlassian oferece um teste gratuito de 7 dias da versão baseada em nuvem. Se você optar por aceitar e se inscrever, uma escala de prescrição graduada está disponível, dependendo do tamanho de sua equipe:
Quem deve usar o Jira?
O poder e a flexibilidade do Jira o tornam uma ótima opção não apenas para equipes de desenvolvimento de software, mas também para uma variedade de funções dentro da tecnologia e outras empresas, como instituições financeiras e até mesmo pequenos negócios. Por exemplo, a capacidade de monitoramento de itens do Jira permite que as equipes editoriais atribuam trabalhos a escritores e designers gráficos do mesmo projeto, ao mesmo tempo em que oferece aos gerentes e executivos visibilidade sobre o status do trabalho.
Jira para plug-ins de gerenciamento de projetos e casos de uso
Você pode estender os recursos do Jira usando plugins. Os plugins oferecem uma série de funções, incluindo planilhas de tempo, a capacidade de ver quem mais está olhando para o mesmo item que você e a capacidade de escrever uma lista de demandas de trabalho em um editor externo e fazer com que o Jira crie um item para cada um. Alguns plugins são gratuitos e muitos estão disponíveis no Atlassian Marketplace.
Embora o Jira tenha sido inicialmente destinado ao monitoramento de bugs e itens, você pode usar plugins para expandir a funcionalidade para uma variedade de outras funções de negócios:
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Marketing: A capacidade única de sourcing significa que várias direções podem ser enviadas para diferentes membros da equipe de um projeto.
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Conformidade: Fluxos de trabalho e arquivamento de dados oferecem um rastro de auditoria para organizações regulamentadas.
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Trabalho remoto: Prazos, notas, fluxos de trabalho e muito mais estão disponíveis em um hub central baseado em nuvem.
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Desenvolvimento móvel: Use um projeto com componentes divididos para cada variação.
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Gerenciamento de produtos: o Jira aumenta a satisfação do cliente abrindo o diálogo entre equipes de desenvolvimento e usuários, permitindo, entre outros, que os usuários registrem bugs e sugestões.
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DevOPs: as telas, gráficos e relatórios personalizáveis, e painéis de controle do Jira fornecem uma visão atualizada do status do trabalho.
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Suporte: o Jira pode atuar como seu portal de ajuda, onde os usuários podem enviar bilhetes e receber atualizações de resolução.
Apesar dos plugins aumentarem a versatilidade do Jira, O'Loughlin adverte que pode ser trabalhoso fazer o Jira atender às suas necessidades. "Um ponto positivo e também negativo do Jira é que ele continua sendo uma ferramenta especializada de monitoramento de tarefas, itens e projetos. Se você quiser recursos além disso, terá que usar complementos do Atlassian marketplace ou comprar uma ferramenta adicional", diz ela. "Você vai gastar uma quantidade significativa de tempo configurando a solução para atender aos seus requisitos. Por exemplo, se você quiser usar o Jira Software como uma plataforma ALM, provavelmente precisará complementar o Jira com Confluence, HipChat e um complemento de Gerenciamento de portfólio".
Melhores práticas de gerenciamento de um projeto no Jira
Como uma plataforma em amadurecimento, o Jira acumulou um conjunto de práticas recomendadas. Aqui estão alguns deles, agrupados por categoria:
Configuração de um projeto:
- Ao iniciar um projeto, escolha o modelo clássico do Jira para eliminar esquemas fora da caixa que podem limitar a funcionalidade mais tarde. O Jira Classic usa esquemas padrão Jira, que você pode personalizar para melhor atender às suas necessidades.
- Priorize cada item de trabalho para que a equipe saiba quais itens requerem atenção imediata e adicione datas de vencimento aos itens para que os responsáveis possam priorizar suas tarefas pendentes.
- Lembre-se de que você pode ganhar mais poder organizacional vinculando dois itens diferentes. Fazer isso o ajuda a superar o problema de como lidar com subtarefas que levam vários sprints para serem concluídas.
Funções
- Vale a pena incluir vários membros da equipe na função de administrador do Jira e como administrador do quadro Ágil e no Confluence. Isso garante que toda a funcionalidade esteja acessível, mesmo que um membro da equipe esteja ausente.
- Em seus projetos, inclua sempre o grupo de administradores Jira na função de administrador. Ao fazer isso, o administrador vai poder ajudar com problemas inesperados, mudanças ou funções que surgem.
- Certifique-se de que todos os usuários do Jira com acesso ao seu projeto entendam os recursos de suas funções e como maximizar a configuração.
Comunicação
- Incentive sua equipe a adicionar fotos de perfil no Jira. As imagens podem ser úteis, em especial para equipes remotas.
- Cada projeto no Jira inclui um espaço no Confluence. Use-o para conversar sobre itens gerais sobre a equipe e o projeto e, em seguida, vincule a outros conteúdos para discussões aprofundadas.
- Para relatórios, considere os quadros Kanban e Scrum no Jira, além de painéis de controle Jira personalizados, relatórios programados por e-mail e roteiros para sites no Confluence.
- Usando "@[usuário]" no campo de descrição ou comentários de um item, você pode notificar os usuários do Jira fora da comunicação regular de sua equipe sobre itens e discussões.
- Para levar os usuários a realizar uma atividade, como adicionar comentários ou tempo de registro, configure telas de transição em seu fluxo de trabalho.
- Marque itens finalizados como concluídos para que a história possa ser encaminhada para sprints futuros.
- Faça a remoção regular de usuários que não precisam mais do acesso ao Jira e reatribua qualquer item. Os administradores do Jira podem removê-los de quaisquer permissões, excluir o nome do usuário de grupos e desativá-lo.
Fluxos de trabalho
Os fluxos de trabalho impulsionam os itens de trabalho pelo sistema Jira. Os fluxos de trabalho do Jira oferecem poder e flexibilidade por meio da personalização de esquemas e condições de fluxo de trabalho, validadores, pós-funções e outras propriedades do fluxo de trabalho. Você pode obter o máximo dos fluxos de trabalho, garantindo que eles estejam simplificados e se ajustem às necessidades do seu projeto, e que o diagrama final do fluxo de trabalho, que os usuários vão fazer referência, seja limpo e eficaz. Para obter mais informações, leia "Como Criar um fluxo de trabalho no Jira que funciona para você."
Além disso, o usuário avançado do Jira, Eugene Brodsky, Chefe de Desenvolvimento da SaferVPN, recomenda que você use as ferramentas de análise com antecedência e frequência. Ferramentas de análise podem ajudar os desenvolvedores a se comunicarem e ajudá-lo a acompanhar os funcionários, mesmo entre vários projetos.
Sarah Meerschaert, PMP, aconselha: "Mantenha sempre seu backlog atualizado e bem arrumado. Considere com cuidado quais métricas você e as partes interessadas do projeto acham mais valiosas e, em seguida, estruture seu projeto para coletar esses dados".
Como usar o Jira para gerenciamento de projetos
Neste tutorial de gerenciamento de projetos Jira, criaremos um projeto e o configuraremos para que possamos acompanhar o progresso do desenvolvimento do nosso aplicativo. Para efeitos deste tutorial, usaremos Jira Cloud com um quadro Scrum.
Crie um Projeto Jira
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No Jira, em Projetos, clique em Criar projeto.
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Selecione o tipo de projeto que deseja. Para o nosso tutorial, clique em Desenvolvimento de software Scrum. Clique em Próximo.
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Com a seleção, o Jira exibe o fluxo de trabalho padrão e os itens disponíveis. Clique em Próximo.
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Dê um nome ao projeto.
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A chave é uma abreviação usada como prefixo para os itens à medida que são criados e numerados. O Jira pode sugerir uma chave com base no nome que você inseriu. Você também pode alterá-lo. Clique em Enviar. O projeto é criado.
Configure um projeto Jira
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Clique em Configurações de projeto.
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Clique em Resumo. Todos os elementos configuráveis para os itens de trabalho de um projeto são mostrados.
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Tipos de itens: você pode adicionar fluxos de trabalho separados a tipos de itens específicos. Para o nosso tutorial, usaremos o esquema padrão do fluxo de trabalho.
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Versões: Adicionar versões ajuda você a criar marcos e organizar itens. Clique em Adicionar uma versão.
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Componentes: Use a configuração de componentes para rotular itens pelas partes do produto a que pertencem. Por exemplo, adicionaremos componentes para IU, Conteúdo e Código. Clique em Adicionar um componente.
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Fluxos de trabalho: Você pode adicionar um fluxo de trabalho personalizado. Para efeitos deste tutorial, manteremos o fluxo de trabalho padrão.
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Funções: Você pode atribuir aos membros da equipe certas funções dentro do projeto do Jira. As funções padrão incluem desenvolvedores e administradores.
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Telas: Você pode alterar as telas de itens. Para os fins do nosso tutorial, vamos manter as telas padrões.
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Permissões: Com as permissões, você pode manter um controle detalhado sobre o que os usuários podem visualizar e fazer em um projeto do Jira. Os tipos de configurações disponíveis são: Projeto, item, Eleitores e Observadores, Comentários, Anexos e Acompanhamento de Tempo.
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Campos: O Jira lista os componentes da tela e como eles são renderizados para cada tela. Você pode alterar campos, incluindo ocultá-los ou transformá-los em obrigatórios.
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Notificações, configurações e ferramentas de desenvolvimento: Altere o endereço de e-mail padrão para o projeto que será usado para enviar e-mail. Configure links entre o projeto e outros projetos ou programas e configure conexões para ferramentas de desenvolvimento, como o BitBucket.
Recursos para gerenciamento de projetos além do Jira
Independentemente de qual software você usa ou qual metodologia de gerenciamento você emprega, como gerente de projeto, você vai querer manter suas habilidades afiadas. Aqui estão alguns recursos que podem ajudar:
- Os 10 melhores livros sobre gerenciamento de projetos — Smartsheet
- Aprendendo Ágil: Entendendo Scrum, XP, Lean e Kanban
Sugerido por Eileen O'Loughlin da Software Advice:
Sugerido por Sarah Meerschaert, PMP:
- The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization por Peter Senge
- The Goal: A Process of Ongoing Improvement por Eliyahu M. Goldratt
- The Phoenix Project: A Novel about IT, DevOps, and Helping Your Business Win por Gene Kim, Kevin Behr, George Spafford
Uma maneira mais transparente de gerenciar projetos com Jira e Smartsheet
Para aqueles que usam o Jira regularmente, ele pode ser uma ótima ferramenta para gerenciar o desenvolvimento ágil de software e projetos de TI. No entanto, como o programa foi criado para equipes técnicas, quando projetos interfuncionais exigem colaboração entre partes interessadas técnicas e não técnicas, pode haver itens de visibilidade com o trabalho que está sendo feito no Jira.
É aqui que o Conector Smartsheet para Jira pode ajudar. Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de trabalho empresarial que está mudando fundamentalmente a maneira como empresas e equipes trabalham. A interface familiar do Smartsheet, projetada de acordo com como as pessoas realmente trabalham, leva a uma adoção rápida e ampla em toda a sua organização. Conecte facilmente os dados do Jira a planilhas novas ou existentes no Smartsheet e dê visibilidade instantânea das tarefas do projeto acompanhadas no Jira aos usuários da empresa.
Os usuários podem visualizar, compartilhar e editar um conjunto de itens ligados entre o Jira e Smartsheet, e todos os dados são atualizados em tempo real, em ambos os sistemas. Entre em contato conosco abaixo para saber mais sobre como gerenciar projetos com o Conector Smartsheet para Jira.
Melhore seu gerenciamento de projetos com o Smartsheet
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.