Artigo
Sem obstáculos, só vantagens: como a plataforma certa pode promover o processo
Como a plataforma certa pode promover o processo
Você acaba de ter uma ótima ideia que ajudará a impulsionar a mudança organizacional. Um novo processo que reduz os métodos antigos em papel. Um formulário curto que economiza 15 minutos do dia de sua equipe. Uma maneira de remover o estresse de gerenciar a criação. Então, como você encontra a plataforma certa para dar apoio a isso?
Antes de poder implementar sua ideia revolucionária no local de trabalho, provavelmente você encontrará alguns obstáculos. Integrar novas plataformas aos sistemas existentes pode ser complexo, tornar-se mais desafiador ao colocar tecnologia antiga na mistura. Além disso, a relutância em adotar a mudança pode permear todas as empresas, combinado à dificuldade em encontrar o tempo para ajudar sua equipe a aprender os novos processos.
Mas há uma forma de contornar esses obstáculos.
Nesta publicação, lhe daremos dicas e truques sobre como é possível encontrar uma nova plataforma que capacite o processo de sua equipe, acompanhado de exemplos da vida real sobre como as empresas fizeram parceria com a Smartsheet para transformar suas ideias em realidade.
Como escolher a plataforma de gerenciamento de seu trabalho
1. Reconhecimento do problema
Antes de começar com uma nova plataforma, é necessário entender totalmente seu posicionamento atual. Explorar onde você está vencendo, e onde não está, é o melhor ponto de partida.
Pergunte:
- O que está funcionando agora? O que não está funcionando?
- Quais processos você precisa que sejam completamente alterados, ajustados ou mantidos?
- Qual é a área mais crítica a ser melhorada?
A organização espanhola de ciências da vida, Galenicum, dobrou de tamanho em três anos, superando seus processos de colaboração manual. Eles precisavam de uma maneira para coordenar os dados de diferentes departamentos por diferentes países, com um sistema baseado em nuvem que oferecesse uma única fonte da verdade. Com um novo sistema para reforçar a comunicação e revisões, a Galenicum economizou "pelo menos 300 horas por ano".
2. Identificando suas necessidades
Para encontrar uma solução que funcione, você deve pensar nas necessidades específicas de sua equipe, considerando quaisquer infraestruturas, processos de conformidade e capacidade do usuário existentes.
Por exemplo, você pode desejar uma solução baseada em nuvem que conceda acesso a usuários globais aos dados sem comprometer a segurança. Ou uma ferramenta que sincronize automaticamente os dados para uma única fonte da verdade atualizada. Talvez a personalização seja mais importante, com a capacidade de adequar a visualização e a complexidade a cada usuário, permitindo compartilhar as mesmas informações com clientes, partes interessadas e membros da equipe.
Quaisquer que sejam essas necessidades, escolha um programa que as aborde diretamente com uma gama de funções que facilitam que qualquer pessoa na empresa o use.
Pergunte:
- Esta plataforma ajuda equipes como a minha a enfrentar seus desafios?
- As partes interessadas e a liderança estarão abertas a adotá-la?
- Será fácil integrar com outros sistemas que já temos?
A empresa sueca de tecnologia de varejo, Pricer, trabalhou com a AMX Partners para criar uma plataforma de gerenciamento de projetos proprietária alinhada às suas necessidades, integrando Smartsheet, Salesforce e Microsoft Teams. Eles precisavam garantir a segurança dos dados, dar aos usuários diferentes privilégios de acesso, alinhados às suas funções, enquanto mantinham a ferramenta simples e relevante para cada departamento, dando às equipes um "terreno em comum" para colaboração.
3. Encontrando a plataforma certa
Você definiu suas necessidades e encontrou algumas alternativas adequadas. Agora é hora de encontrar a opção certa para sua equipe. Se estiver sugerindo uma nova solução de software, depende de você explorar quaisquer demonstrações e tutoriais para observar como as plataformas funcionam, incluindo como é a interface e algumas das funcionalidades-chave disponíveis.
Pergunte:
- Quais são os riscos em potencial de adotar esta solução?
- Quais são seus custos e benefícios?
- Quanto suporte a equipe de vendas da plataforma fornece?
4. Fazendo a solução escolhida funcionar para você
Assim que tiver acesso à sua nova plataforma, você precisará integrar sua equipe, certificando-se que todas as partes interessadas saibam como usá-la. Trabalhar com sua equipe para coletar feedback será útil para identificar qualquer área que ainda precise de ajuste.
Você pode precisar apenas fazer uma pequena mudança, como alternar a visualização do trabalho em Grade para um gráfico de Gantt. Ou pode pensar ainda mais adiante, como criar um aplicativo móvel que simplifique ainda mais como sua equipe colabora. De qualquer forma, analise sua decisão assim que for feita para avaliar se isso pode funcionar em longo prazo.
A fabricante alemã HIT Holz trabalhou com a AMX Partners para implantar gradualmente o Smartsheet em sua organização. Eles começaram a usar o Smartsheet para dar suporte a seus processos de rastreamento de aquisições, introduzindo a ferramenta através de sessões de treinamento a cada 15 dias. Conforme a conscientização aumentou, os casos de uso "explodiram" pela empresa, com os funcionários pedindo mais fluxos de trabalho para simplificar diferentes áreas de seu trabalho. As interações frequentes e um forte ciclo de feedback com a AMX Partners permitiu que as equipes da HIT Holz estabelecessem processos que funcionassem para eles.
Potencialize o seu processo
A plataforma certa habilita processos que potencializam as empresas bem-sucedidas desde dentro delas. É dessa maneira que grandes empresas permanecem ágeis e que pequenas empresas superam as rivais.
A plataforma Smartsheet torna fácil planejar, consultar, gerenciar e relatar o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e a conquistar mais. Informe as métricas essenciais e obtenha visibilidade em tempo real sobre o trabalho à medida que ele acontece com a compilação de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada.
Não há falta de grandes ideias. Somente de grandes processos para realizá-las.
