O Smartsheet ajuda a HIT Holz a aumentar a produtividade e capitalizar sobre as tendências do comércio eletrônico

Fundada em 1999, a HIT Holz é a maior fabricante europeia de paletes euro, uma das maiores serrarias da Alemanha além de ser uma das mais importantes produtoras de biocombustíveis do país, com um faturamento de mais de 200 milhões de euros. Localizada no noroeste da Saxônia, na cidade de Torgau, ela transforma, anualmente, mais de 1,1 milhão de metros cúbicos sólidos de madeira em paletes e outros produtos de madeira, como ripas, péletes e briquetes. Esses materiais são usados por milhares de fábricas em todo o mundo, permitindo que fabricantes se sintam confiantes na longevidade de seus materiais. 

Em anos recentes, a HIT investiu mais de 20 milhões de euros em processos de produção totalmente integrados e de alta tecnologia depois de seu rápido crescimento ter criado demanda para uma infraestrutura melhor. Isso abrange todos os estágios da criação de valor, da aquisição da madeira crua à produção e à entrega de paletes e outros produtos madeireiros. Como uma organização com equipes que planejam visando ao futuro, ela sabia que o gerenciamento do trabalho era a chave para o sucesso dessas mudanças de processos e produção. Eles procuravam por um software que ajudasse a aumentar a eficiência, e o Smartsheet logo se tornou um componente essencial na jornada de evolução da empresa. 

Uma necessidade urgente por um sistema eficaz 

Thassilo König, gerente de investimento de capital, respondeu ao chamado para estabelecer um sistema de gerenciamento e acompanhamento de projetos em toda a empresa. Até então, o desenvolvimento estratégico envolvia usar caneta e papel ou registrar o progresso em extensas planilhas de Excel. A empresa não tinha nem mesmo um sistema de planejamento implantado. 

Sua equipe de gerenciamento de projetos de cinco pessoas e os executivos seniores queriam um sistema integrado que pudesse ajudá-los a direcionar as tarefas dentro da fábrica (não apenas informar a respeito dos resultados) e em seguida adicionar detalhes praticáveis no nível mais baixo possível. O sistema também precisaria fornecer a eles uma visão geral do que estava acontecendo dentro da empresa, ajudá-los a acessar a duração e o orçamento dos projetos em andamento e atualizar regularmente esses números com as informações mais recentes.

Ele também fez uso do Dynamic View, um recurso que permite aos proprietários dos negócios compartilhar informações com grupos de funcionários. Ele gerencia processos críticos com fornecedores e pode acomodar equipes internas e externas, tudo enquanto mantém a segurança e simplifica a colaboração.

Além disso, a HIT foi incumbida de lidar com a ambiciosa tarefa de atender às crescentes demandas de envio global. Com o crescimento do comércio eletrônico, a empresa visa aumentar sua produtividade para tornar realizáveis esses novos níveis de transporte em massa, abrindo possibilidades animadoras de fazer com que as compras on-line fiquem mais acessíveis e confiáveis do que nunca. 

Capacidade dobrada com a ajuda do Smartsheet

König iniciou a jornada do Smartsheet na HIT com a entrada de 200 subprojetos no Smartsheet, um número que já quase dobrou. Com a ajuda da AMX, parceira de soluções platinum do Smartsheet, ele rapidamente criou um painel, implementou algumas ferramentas padronizadas e estabeleceu fluxos de trabalho, que foram personalizados para a empresa. E para ajudar a equipe de trabalho a se adaptar a essas novas mudanças digitais, König começou a conduzir workshops quinzenais demostrando como o chão de fábrica pode aproveitar as ferramentas e os processos em seus projetos.

“Algumas vezes, as pessoas precisam de um tempinho para se acostumar com o Smartsheet, mas os workshops facilitam isso. Até mesmo pessoas sem conhecimento em TI podem usá-lo, e a maioria delas não tem problema nenhum".
-    Vlera Hetemi, Consultora de Soluções da AMX

Na HIT, as primeiras aplicações do Smartsheet auxiliaram nas compras, acompanhando as solicitações dos funcionários por laptops, mesas e até máquinas. A solução tratou dessas solicitações rapidamente, movendo-as pelos três níveis de aprovação e alertando os devidos membros da equipe dentro do prazo por meio do uso da automação. A eficácia desse processo estimulou a HIT a implementar novas áreas de aplicação. O uso cresceu no mesmo ritmo do entendimento. Uma grande quantidade de tarefas foi migrada para o Smartsheet, e casos de uso “explodiram” desde então, de acordo com Hetemi. Ela diz que isso se deve, em parte, ao gerenciamento de König e da parceria que eles conseguiram criar, garantindo um processo de feedback tranquilo e resultando em melhores soluções: 

“Eu realmente gostei do modo como essa jornada aconteceu, foi muito tranquila e as coisas aconteceram muito rapidamente como resultado. Depois que descobríamos um novo caso de uso, sentávamos-nos juntos por algumas horas e, em seguida, criávamos o que era necessário”.
-    Vlera Hetemi, consultora de soluções da AMX

“As sessões da AMX foram tão úteis. É incrível a rapidez com que você pode criar programas padronizados dessa maneira. Agora estamos criando um protótipo para cada dúvida que surge em nossa empresa. Embora tenhamos atualmente 40 licenças, estamos ensinando como usar o [Smartsheet], e isso está se multiplicando”.
-    Thassilo König, gerente de programa

Visibilidade fundamental em todas as necessidades de projetos complexos e em constante evolução

A equipe de gerenciamento de projetos da HIT trabalha juntamente com a mão de obra, tomando medidas preventivas contra qualquer potencial entrave e lidando prontamente com os desafios na medida em que eles surgem. O recurso Smartsheet Control Center permite que König e sua equipe considerem como projetos mais complexos serão lançados e gerenciem seus vários aspectos em diferentes categorias dependendo da necessidade de supervisão. 

“Isso nos permite fazer perguntas, como ‘quanto tempo o projeto demora?’, ‘quantas semanas precisaremos para alocá-lo?’ e ‘quanto de investimento esse projeto precisará?’”, disse ele. Ele também reduz o risco operacional, dando à HIT o poder de padronizar o provisionamento de projeto com automação, simplificando e facilitando a proteção do programa ao mesmo tempo em que libera tempo dos funcionários que seria usado na realização manual da tarefa. 

A HIT HOLZ, uma empresa tradicional de fabricação com uma equipe inovadora de gerenciamento de projetos focada na transformação digital, percebeu inicialmente um grande sucesso no uso do Dynamic View, Control Center e Bridge. Estabelecendo esse sucesso e entusiasmada para continuar com a digitalização, a HIT HOLZ é a primeira empresa cliente alemã a recorrer ao Smartsheet Advance Gold para se beneficiar ainda mais da plataforma. 

Possibilitando o crescimento do funcionário

Outra forma que a HIT encontrou para aproveitar os recursos do Smartsheet está no RH para conhecer sua equipe. Com habilidades, certificações e potenciais de mais de 700 funcionários para gerenciar, a ferramenta ajudou a HIT a criar um banco de dados definitivo de quem trabalha na organização. 

No sentido prático, isso permite a eles identificar qual chefe de equipe pode executar tarefas específicas, como operação de máquina pesada, para que possam atender às leis sobre licenciamento e operação. Mas também dá a eles um quadro claro de como podem possibilitar o crescimento e a inovação dentro de sua força de trabalho por meio de treinamento. 

Adotado com facilidade

Embora alguns funcionários não estivessem inicialmente familiarizados com ferramentas baseadas na nuvem, eles começaram a entender o Smartsheet de maneira rápida e fácil. 

Os funcionários têm acesso a diversos recursos por meio do painel da HIT, como editar tarefas atribuídas a eles e acompanhar os formulários relevantes. É por isso que a HIT tem agora 380 subprojetos ativos. 

“O Smartsheet é tão fácil como comprar na Amazon”, König avisa aos que estão hesitantes. Ele continua, “foi necessário um pouco de tempo para que nos envolvêssemos com o Smartsheet, mas agora a empresa está pedindo à nossa equipe para criar mais fluxos de trabalho. Nós mudamos da persistência para a demanda, e a AMX teve um grande impacto nisso porque eles estão ensinando o professor”. 

Uma configuração intuitiva também significa que os funcionários podem usá-lo para objetivos práticos, como para enviar um relatório de incidente. 

Protegendo a segurança do funcionário

Com o Smartsheet, o gerenciamento do chão de fábrica pode fornecer três áreas principais de detalhe e uma foto para registrar um incidente assim que ele acontecer. Isso pode ser feito via iPad, permitindo que os gerentes incluam processos de geração de relatórios em suas rotinas de inspeção diária. De lá, o departamento relevante recebe um alerta em tempo hábil. 

Acompanhar esses incidentes é essencial para a criação de um espaço de trabalho seguro e que está em conformidade com as normas. Os formulários, como o relatório de gerenciamento de incidentes, ajudaram a determinar “…o nível crítico desse incidente, o que aconteceu, qual é o impacto desse evento para a empresa e o que devemos fazer para ter certeza de que esse incidente não ocorrerá novamente”, disse König.