Como saber que é hora de investir em um software de gerenciamento de projetos?
Você deve considerar investir em software de gerenciamento de projetos quando seus processos de gerenciamento criam mais trabalho do que agilizam. Se o seu trabalho estiver disperso por muitos aplicativos e você passar muito tempo em reuniões, os softwares de PM podem ajudar.
Algumas situações apontam para a necessidade de ferramentas melhores, como as seguintes:
- Suas equipes gastam grande parte do tempo atualizando outras pessoas sobre seu status por meio de reuniões ou e-mails.
- Você não consegue manter os dados atualizados e acessíveis em várias plataformas.
- Sua equipe continuamente perde prazos e não consegue antecipar obstáculos comuns.
- Você gasta muito tempo organizando dados e gerando relatórios manualmente.
Muitas pequenas empresas iniciam sua abordagem para o gerenciamento de projetos organizado usando ferramentas que já conhecem. Ferramentas de planilha como o Microsoft Excel são ótimas para algumas situações, mas, à medida que uma organização cresce, seus processos e demandas também crescem. O Excel não é capaz de fornecer muitas das ferramentas que as empresas maiores precisam, como relatórios integrados, atualizações em tempo real e escalabilidade.
Salvador Ordorica, CEO do The Spanish Group, explica as vantagens do software dedicado de gerenciamento de projetos em relação a sistemas estáticos como o Excel: “Pense em todos os processos do Excel para os quais há uma solução dedicada. Neles, todos os seus dados estão disponíveis em um único local, e é muito conveniente ter todas as informações do seu projeto em um só lugar. Todas as suas tarefas podem ser planejadas e marcadas como concluídas, e seus eventos da agenda passados e futuros estão disponíveis para referência, assim como os dados do seu cliente, os recursos do projeto e as despesas. Você pode enviar faturas aos clientes automaticamente. Você pode acessar seus dados com extrema rapidez, e ter todos eles em um só lugar significa que você pode compartilhá-los facilmente com sua equipe com apenas alguns cliques. Não há necessidade de alternar entre arquivos de planilhas para encontrar dados.”
O software de gerenciamento de projetos é desenvolvido especificamente para esses casos de uso e é muito mais poderoso quando se trata de colaborar, gerar relatórios e monitorar status e escalar pequenas operações em configurações maiores e mais complexas. Muitas empresas também relatam que o software de gerenciamento de projetos é essencial na transição para o trabalho remoto e, com ele, uma comunicação mais assíncrona.
O que buscar no software de gerenciamento de projetos
Busque um software de gerenciamento de projetos que preencha lacunas e resolva problemas dentro da sua abordagem atual. A ferramenta certa deve se integrar ao seus softwares e processos existentes para facilitar seu trabalho e cumprir seu orçamento.
“Tenho alguns negócios próprios, trabalho com clientes como consultor e treino e oriento profissionais de PM”, diz Cornelius Fichtner, presidente da OSP International e podcaster de PM. “Isso significa que tive a chance de trabalhar muito com softwares de gerenciamento de projetos. Os principais recursos que costumo observar são planejamento e elaboração de cronogramas de projetos, recursos de comunicação e documentação, nessa ordem. Se esses recursos não forem bem feitos, sua capacidade de organizar projetos e alocar tarefas aos membros da equipe será muito limitada.”
Além disso, pense no seguinte ao procurar um software de PM:
- Necessidades da sua equipe: entre suas ferramentas de software atuais, determine quais recursos sua equipe usa mais. Não selecione um programa com base apenas nos recursos disponíveis; escolha um com os recursos que você realmente usará.
“Precisávamos descobrir onde nossas ferramentas de gerenciamento de projetos existentes tinham saído dos trilhos e tornado tudo mais complicado”, diz David Reid, diretor de vendas da VEM Tooling. “Precisávamos de algo que facilitasse o gerenciamento, a alocação e a estimativa de recursos para melhorar nossa eficiência, então decidimos criar uma lista de todos os recursos necessários para a equipe.”
- Design cuidadoso: o software moderno de gerenciamento de projetos tem uma experiência de usuário bem pensada e é intuitivo de usar. A maioria fornece tutoriais, mas você deve ser capaz de acessar facilmente os recursos mais básicos explorando a ferramenta.
- Suporte ao produto: leia avaliações e converse com representantes de vendas sobre que tipo de suporte o serviço oferece. Podem fornecer mais do que apenas suporte técnico, como ajuda na configuração do seu sistema, integração dos seus funcionários e treinamentos para usar o produto.
- Seu orçamento: a maioria das ferramentas de software de gerenciamento de projetos fornece um modelo de assinatura com um custo mensal por usuário. A maioria oferece preços por níveis e muitos oferecem avaliações gratuitas para níveis superiores específicos ou permitem o acesso contínuo a um nível básico e gratuito. Você pode descobrir que só precisa fazer uma compra única para uma solução local que se adapte à sua organização.
Considere a relação entre o custo da adesão mensal e anual e o custo do tempo que seus funcionários economizarão usando o software. A maioria das assinaturas custa menos de US$ 50 por pessoa por mês, portanto, se cada funcionário pode economizar uma ou duas horas usando o produto, pode valer o custo. Recursos adicionais geralmente custam mais, mas se sua empresa não precisar desses recursos, a despesa adicional pode não ser justificada.
“Compare o custo de cada ferramenta”, sugere Sam Cohen, fundador da Gold Tree Consulting. “Veja todos os recursos que o software oferece e, em seguida, seu preço. Afinal, é melhor evitar pagar por recursos que sua empresa nem precisa.” - Potencial economia de tempo: a automação é uma das ferramentas mais poderosas oferecidas por softwares de gerenciamento de projetos. Com a automação, você pode tornar seus fluxos de trabalho mais eficientes, lembrar prazos para sua equipe e reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas.
- Colaboração: boas ferramentas de gerenciamento de projetos facilitam a colaboração com acesso a arquivos compartilhados, painéis e calendários. Muitas oferecem acesso em níveis para que os membros da equipe possam criar ou editar projetos conforme necessário.
- Opções de planejamento flexíveis: cada projeto é diferente, então escolha uma ferramenta que ajude você a criar o melhor plano para sua equipe. Muitas soluções de gerenciamento de projetos oferecem planilhas, gráficos de Gantt e visualizações de cartão ou Kanban para organizar e planejar seus projetos com eficiência.
Como escolher um software de gerenciamento de projetos
O melhor método para escolher um software de gerenciamento de projetos é explorar totalmente suas opções. Compare as ferramentas e recursos necessários entre os concorrentes e utilize avaliações gratuitas. Considere como cada programa pode ser dimensionado à medida que sua empresa cresce.
Veja algumas etapas que você pode seguir para identificar o melhor software de PM para sua equipe ou organização:
- Faça uma lista de recursos: examine os programas usados atualmente e liste os recursos dos quais você mais depende. Consulte sua equipe e determine se há alguma lacuna importante nas ofertas de suas ferramentas atuais e procure ferramentas que superem essas lacunas. Considere que você pode ser capaz de integrar ou substituir essas ferramentas por seu novo software de gerenciamento de projetos.
- Pesquise: investigue suas opções e examine recursos semelhantes. Use uma tabela comparativa para indicar os produtos que oferecem os recursos que você deseja. Converse com colegas que usam ferramentas variadas e leia avaliações positivas e negativas dos usuários. Muitas empresas também oferecem comparações lado a lado de seus produtos em relação aos seus concorrentes.
“Buscamos conselhos de outros gerentes de projeto, além do uso de mecanismos de busca, periódicos comerciais e avaliações especializadas”, observa Reid. “Depois disso, reduzimos nossa lista para cerca de cinco fornecedores para testar e escolher. Examinamos a tecnologia e as despesas da mudança para cada opção. Em seguida, iniciamos um test drive com todos os fornecedores de software listados para ver como eles trabalham.” - Utilize as avaliações disponíveis: use avaliações gratuitas ou níveis de uso mais baixos e menos caros para ver se os produtos são adequados para sua equipe. Muitos produtos são ótimos à primeira vista, mas podem ser difíceis de usar ou não ter as funcionalidades que sua organização exige. “As avaliações gratuitas permitem que você teste cada ferramenta e veja o desempenho dela de acordo com o fluxo de trabalho da sua empresa”, aconselha Cohen.
- Fale com representantes de vendas: descubra como a empresa interage com os clientes e fornece suporte. Escolha uma empresa com pessoal experiente que forneça suporte contínuo em todas as fases de implementação e treinamento e suporte técnico ao longo da vida útil do produto.
- Verifique protocolos de segurança: certifique-se de que qualquer produto escolhido siga rigorosas diretrizes de segurança para proteger os dados de seus clientes.
- Inicie sua pesquisa antecipadamente: se possível, comece a pesquisar softwares de gerenciamento de projetos antes de ter uma necessidade crítica imediata para que você tenha pressa para tomar uma decisão. Alguns produtos podem ser implementados facilmente em um ou dois dias, enquanto outras soluções mais poderosas podem levar semanas para implementar e personalizar completamente.
- Envolva sua equipe: leve em conta as opiniões da sua equipe. Ela pode ter trabalhado com vários produtos no passado ou desejar certos recursos para suas funções. Sua equipe provavelmente tem ideias sobre as ferramentas que ajudarão o trabalho diário dos membros.
Perguntas a fazer ao escolher um software de gerenciamento de projetos
É natural ter muitas perguntas ao escolher um software de gerenciamento de projetos. De custos a recursos, fizemos uma lista de algumas das melhores perguntas a fazer enquanto consideramos a mudança.
Enquanto pesquisa softwares de gerenciamento de projetos, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Quais recursos seriam úteis para minha equipe? Com sua equipe, determine uma lista de recursos necessários e desejáveis. Sua equipe pode ter trabalhado com produtos no passado que seriam adequados agora.
“Uma das armas secretas que tenho para avaliar diferentes plataformas de software é a experiência dos meus freelancers. Comecei como freelancer, e isso me deu a chance de aprender muito sobre várias plataformas de software e práticas de gerenciamento diferentes no setor. Como CEO, não tenho essa perspectiva hoje em dia, mas é uma das coisas que sempre pergunto sobre ao integrar ou desligar freelancers para me manter informado”, sugere Devon Fata, fundador e CEO da Pixoul. - Que processos desejamos poder melhorar? Consulte sua equipe e faça uma lista dos processos limitados pelo seu software atual. “O principal desafio que minha equipe enfrentou foi elaboração de cronogramas e gerenciamento de tempo”, afirma Cohen. “Usando ferramentas de gerenciamento de projetos, conseguimos superar esse problema. Somos capazes de programar tarefas para todos e evitar obstáculos que podem ter levado a problemas maiores.”
- Quanto podemos pagar? Determine um orçamento para o software de gerenciamento de projetos. Considere os custos de mão de obra dos seus processos atuais e compare-os com a economia de tempo que o software de gerenciamento de projetos trará. Muitos produtos oferecem níveis de produtos gratuitos ou de baixo custo ou acesso a usuários sem licença. Você pode descobrir que apenas seus gerentes de projetos e funcionários de nível administrativo exigem uma licença paga para usar seu software.
“Especialmente no gerenciamento de uma mão de obra remota, ter menos licenças para se preocupar foi uma grande vantagem para nós”, divide Cohen. - Essa empresa já existe há algum tempo? Faça algumas pesquisas sobre as empresas cujos produtos você está considerando. Uma empresa que existe há algum tempo teve muito tempo para aperfeiçoar suas ofertas e suporte e pode representar menos risco de se tornar obsoleta.
- Existem muitas atualizações de produtos? Como nos afetarão? Atualizações de produtos são excelentes e geralmente corrigem erros e adicionam funcionalidades. Muitas empresas publicam as próximas atualizações de produtos em seu site e estão comprometidas em tornar as atualizações o mais tranquilas possível para seus usuários.
- Existem depoimentos de empresas semelhantes às nossas sobre este produto? Uma das melhores maneiras de ver se uma solução de gerenciamento de projetos funcionará para sua organização é encontrar depoimentos. Procure avaliações positivas e negativas de empresas de porte semelhante em seu setor para conhecer suas experiências.
- A empresa oferece suporte durante toda a vida útil do produto? O suporte contínuo é fundamental se você planeja usar um produto por muitos anos. Certifique-se de que seus principais concorrentes tenham um histórico de suporte ao seu produto por meio de atualizações ao longo do tempo.
- A empresa oferece suporte para treinamento e integração no início e para novos produtos e recursos? A maioria das empresas vai oferecer treinamentos sobre seus softwares e suas principais atualizações, mas vale a pena verificar se este é o caso.
- Os recursos deste produto estão alinhados com meus processos ou precisarei atualizar meus processos drasticamente? Escolha um software que se encaixe em seus processos atuais. Dito isso, você também pode descobrir que a adoção de novos softwares pode abrir novos canais de processo benéficos.
“A comunicação tem sido nosso maior desafio à medida que passamos para um modelo de negócios remoto. Permitimos maior flexibilidade, o que significava que os funcionários tinham horários de trabalho diferentes. Com a ajuda do software de gerenciamento de projetos, podemos comunicar as tarefas atribuídas a cada membro da equipe de forma assíncrona. [O software de gerenciamento de projetos] nos permite agilizar a comunicação e ajudar na colaboração entre departamentos”, explica Steve Anevski, CEO da UpShift Work.
- Este produto se integra aos aplicativos que uso atualmente? É mais fácil obter adesão de sua equipe se você puder continuar usando algumas de suas ferramentas atuais ao lado da sua nova. Muitas soluções de software de gerenciamento de projetos integram aplicativos comuns como Slack, Google Workspace, Microsoft OneDrive e muito mais.
- Quanto tempo levará para implementar este software completamente? Dependendo da complexidade, o software pode levar de alguns dias a algumas semanas para ser totalmente implementado. Planeje o tempo necessário para a integração da sua equipe e migrar seus projetos.
- A interface do usuário é intuitiva para membros da equipe com menos conhecimento de tecnologia? Um software bem projetado é intuitivo para o usuário médio. O software moderno de gerenciamento de projetos é desenvolvido tendo em mente a experiência do usuário.
Requisitos do software de gerenciamento de projetos
Seu software de gerenciamento de projetos deve atender ao maior número possível das suas necessidades. Determine as ferramentas e recursos necessários identificando pontos problemáticos nos seus processos atuais. Escolha um produto com recursos que possam ajudar a aliviar esses problemas.
Anevski descreve seu método para escolher uma solução de gerenciamento de projetos para sua empresa: “As ferramentas de gerenciamento de projetos têm sido um aspecto essencial dos nossos negócios, pois permitem um maior colaboração entre departamentos. Ao procurar a ferramenta ideal, avaliei as necessidades da nossa empresa para ajudar a determinar qual plataforma atenderia melhor às nossas necessidades. Identifiquei e fiz uma lista de problemas que meus funcionários enfrentam ao lidar com projetos. Então eu analisei como esses problemas seriam resolvidos pelo software. Fiz questão de pesquisar diferentes ferramentas e priorizá-las por seus recursos.”
Todas as organizações têm necessidades diferentes de acordo com o porte, o setor e a natureza de seus negócios. Existem, no entanto, alguns recursos de software de gerenciamento de projetos que a maioria das empresas exige:
- Ferramentas de colaboração: essas ferramentas incluem ferramentas de bate-papo e comunicação assíncrona, atualizações em tempo real, compartilhamento de arquivos e acesso de contas por níveis. Ferramentas de colaboração facilitam a visibilidade e a comunicação entre membros da equipe, clientes e outras partes interessadas.
- Ferramentas de planejamento: essas ferramentas incluem gráficos, planilhas, painéis e calendários e são usadas para agendar tarefas, acompanhar status e criar relatórios.
- Ferramentas de gerenciamento de recursos: essa categoria inclui gerenciamento de tarefas, automação, lembretes e notificações. O gerenciamento de recursos permite que sua equipe divida o trabalho com sabedoria e aborde os projetos com eficiência.
- Ferramentas de monitoramento de tempo: incluem quadros de horários para funcionários, monitores de tempo para tarefas individuais e a capacidade de definir prazos. O monitoramento de tempo contabiliza as horas de trabalho e garante que você não perca prazos.
Requisitos da equipe
Equipes, como empresas, têm necessidades diferentes. Escolha uma ferramenta que reflita as necessidades da sua equipe, como os processos e a metodologia que você tende a aplicar a seus projetos (por exemplo, cascata, Ágil).
As equipes que usam metodologias proativas de gerenciamento de projetos como cascata ou Kanban precisam de uma ferramenta para definir funções estritas, definir prazos facilmente e automatizar lembretes para movimentar um projeto em etapas bem-definidas. Essas equipes também podem se beneficiar de ferramentas de relatórios automatizadas e regulares. Equipes que usam metodologias mais flexíveis, como Ágil ou Scrum, podem preferir uma ferramenta que possa ajudar a dividir projetos grandes em tarefas menores que a equipe possa atribuir tarefas a indivíduos. Essas equipes Ágeis também se beneficiam muito de ferramentas de comunicação integradas e atualizações em tempo real dos painéis dos colegas de trabalho.
Faça a aclimatação das suas equipes logo no início para garantir a adoção rápida e completa de novos softwares. Busque a contribuição dos funcionários sobre qual software escolher e quais recursos são os mais essenciais. Sua equipe trabalhará com ele todos os dias e terá uma visão única de como utilizar as várias ferramentas.
Da mesma forma, se você está tentando vender aos seus superiores os benefícios do software de gerenciamento de projetos, comece essa conversa mais cedo. Eles são mais propensos a aceitar algo se você puder apresentá-los à ideia e mostrar resultados preliminares usando níveis ou avaliações gratuitas.
Requisitos funcionais
Além dos requisitos individuais das equipes, o software de gerenciamento de projetos deve ser relativamente fácil de aprender, adaptar-se bem à empresa à medida que cresce, permitir acesso com base na função do usuário e fornecer atualizações em tempo real.
Considere os seguintes requisitos funcionais ao pesquisar softwares de PM:
- Capacidade de compartilhar externamente: uma ferramenta de gerenciamento de projetos deve permitir que você compartilhe relatórios e painéis com as partes interessadas e clientes que não estão em sua empresa ou não têm uma conta para usar a plataforma.
- Acesso com base em funções do usuário: seu software de gerenciamento de projetos deve permitir vários níveis de acesso com base na função de um usuário. Nem todos precisam de acesso a informações confidenciais do cliente ou da capacidade de editar todas as células de uma planilha.
- Facilidade de adoção: certifique-se de que sua ferramenta escolhida seja fácil de aprender e que a empresa ofereça suporte para treinar sua equipe. A adoção de uma nova ferramenta deve facilitar o trabalho de todos, e não complicá-lo ainda mais.
- Comunicação fácil: a ferramenta de gerenciamento de projetos deve permitir uma comunicação fácil dentro do software para manter as conversas contextuais e em um só lugar.
“Internamente, priorizamos recursos de comunicação para nosso software de gerenciamento de projetos”, diz Fichtner. “A competitividade é bastante equilibrada para muitos outros recursos, mas a qualidade das ferramentas de comunicação varia muito. Agora coordenamos nossas atividades e nos comunicamos uns com os outros em um só lugar. Ser capaz de falar sobre e gerenciar nossos projetos em um só lugar tem sido uma benção.” - Atualizações em tempo real: sua ferramenta deve ser atualizada para todos os usuários em tempo real quando alguém fizer alterações em um documento.
- Escalabilidade: sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve ser capaz de aumentar a escala à medida que seus projetos e empresa crescem. Escolha uma ferramenta que permita adicionar novos usuários e mais armazenamento em nuvem sempre que precisar.
Requisitos técnicos
O software de gerenciamento de projetos deve fornecer uma experiência técnica simplificada. Ele deve se integrar bem aos aplicativos comuns, funcionar bem em todos os principais sistemas operacionais, ser compatível com vários tipos de arquivos e ter suporte disponível ao longo da vida útil do produto.
Considere os seguintes recursos técnicos ao escolher uma ferramenta de PM:
- Automação e notificações: sua ferramenta deve permitir que você automatize fluxos de trabalho comuns e defina notificações e lembretes automáticos.
“Os e-mails são uma parte essencial da comunicação no local de trabalho, mas o software de gerenciamento de projetos permite reduzir acúmulos das caixas de entrada. Você não precisa enviar e-mails de acompanhamento ou lembrete porque você e sua equipe podem se comunicar e visualizar o progresso uns dos outros e enviar notificações automaticamente”, explica Ordorica. - Navegador, sistema operacional e compatibilidade móvel: uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos é compatível com todos os navegadores, sistemas operacionais e plataformas móveis comuns da internet. Muitas delas têm seus próprios aplicativos móveis para facilitar o acesso de qualquer lugar do mundo.
- Armazenamento na nuvem: o software de gerenciamento de projetos deve oferecer armazenamento na nuvem para seus usuários para garantir que os dados possam ser acessados por qualquer pessoa, em qualquer lugar, o tempo todo.
- Integração com softwares existentes: muitos sistemas de gerenciamento de projetos se integram a outros aplicativos de uso comum, como Evernote, Google Docs, Microsoft Office, Microsoft OneDrive, Slack e muito mais. Considere encontrar uma solução que minimize as mudanças que você precisa fazer nos outros aplicativos que você usa.
- Compatibilidade de arquivos: escolha uma ferramenta compatível com os arquivos que você já usa. O software de gerenciamento de projetos deve permitir que você trabalhe da maneira que quiser.
- Suporte contínuo: o suporte e a assistência contínuos com novas versões é um requisito absoluto. Se você planeja usar um produto a longo prazo, escolha um que tenha um histórico comprovado de treinamento e suporte para novas versões.
Tabela comparativa de pesquisas de softwares de gerenciamento de projetos
Baixe a tabela comparativa da pesquisa de softwares de gerenciamento de projetos
Microsoft Excel
Com a ajuda de Sam Sweeney, fundador da Trivvy, criamos esta tabela comparativa da pesquisa de softwares de gerenciamento de projetos para escrever notas com facilidade e comparar as ofertas de várias soluções de softwares de gerenciamento de projetos. Compare as opções de softwares de gerenciamento de projetos respondendo às perguntas colocadas pela tabela durante sua pesquisa. Use essas comparações para escolher o software de gerenciamento de projetos correto para sua equipe.
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