Importância da identificação do caminho crítico no gerenciamento de projetos
Para os gerentes de projeto, o caminho crítico é a sequência mais longa de tarefas dependentes em um projeto. Ao identificar o caminho crítico, gerentes de projeto podem priorizar mais facilmente as tarefas, criar cronogramas realistas, manter os projetos dentro do orçamento e reduzir ou compensar os atrasos.
Os gerentes de projeto podem determinar a duração total do projeto calculando o tempo entre o início da primeira tarefa e o final do último item do caminho crítico. Todas as tarefas que são independentes ou que pertencem a uma cadeia mais curta de tarefas dependentes não aumentam a duração total do projeto e, portanto, não estão no caminho crítico. O caminho crítico é o conceito central do método do caminho crítico (CPM), uma técnica de planejamento e gerenciamento de projetos que foi desenvolvida pela primeira vez na década de 1950. Embora o método do caminho crítico ainda seja mais usado para gerenciar projetos de construção, aeroespaciais e de sistemas de defesa, seus princípios fundamentais são aplicáveis a qualquer setor.
Quando os gerentes de projeto preveem atrasos usando o caminho crítico, é mais provável manter os projetos dentro do orçamento. Não importa se você incorre em multas por atraso na entrega, se precisa agilizar a remessa ou se, de repente, precisa de mais funcionários, atrasos inesperados quase sempre custam caro. Ao revisar o caminho crítico, os gerentes de projeto podem encontrar maneiras de compensar os atrasos e antecipar as necessidades de recursos adicionais que devem ser consideradas no orçamento.
As tarefas no caminho crítico seguem quatro tipos de dependências: terminar para começar, terminar para terminar, começar para começar e começar para terminar. No caso de terminar para começar, a equipe não pode começar a trabalhar em uma tarefa até que a anterior seja concluída. Por exemplo, na construção de um edifício, os operários precisam colocar a fundação antes de começar a moldura, de modo que a colocação da fundação e a moldura são duas tarefas dependentes no caminho crítico. Em conjunto, essas tarefas criam uma cadeia de atividades interdependentes que devem ocorrer em uma certa ordem para atingir o objetivo do projeto.
Os gerentes de projeto consultam e atualizam o cronograma do caminho crítico com frequência quando um projeto está em andamento. Os diagramas de rede do caminho crítico e os modelos de caminho crítico ajudam os gerentes de projeto a criar representações visuais claras dos cronogramas do projeto, para as equipes poderem acessar e entender rapidamente as informações importantes As linhas de tempo do caminho crítico geralmente aparecem como gráficos de Gantt, que são ferramentas visuais práticas para comunicar dependências, trabalho simultâneo, progresso e marcos. Para saber mais sobre como o CPM e os gráficos de Gantt funcionam juntos, consulte este guia abrangente.
Por último, identificar seu caminho crítico é importante se e quando surgirem disputas legais. Quando empreiteiros e proprietários não concordam a respeito de quem é responsável pelos atrasos, ou se um atraso ou excesso de custo aciona cláusulas de penalidade contratual, a documentação clara do caminho crítico pode servir como evidência importante e proteger você e sua empresa de responsabilidades.
Vantagens do método do caminho crítico
O método do caminho crítico é uma maneira confiável de os gerentes de projeto orçarem o tempo e alocarem recursos. As vantagens do CPM incluem maior precisão e flexibilidade na programação, comunicação mais clara entre os gerentes de projeto e as partes interessadas, priorização de tarefas mais fácil e muito mais.
Bill Pepoon, sócio-gerente e fundador da Construction Science, diz que em um projeto típico de construção comercial, apenas 20% das atividades estão no caminho crítico. A equipe pode até realizar grande parte dos 80% restantes, mas — a menos que esteja concluindo o trabalho do caminho crítico — está ficando para trás.
“O caminho crítico mantém você no alvo e deixa claro o que você precisa fazer para cumprir o cronograma”, explica Pepoon. Sem identificar e priorizar essas atividades, os gerentes de construção podem ter uma falsa sensação de avanço.
“Quando pergunto se eles trabalharam o suficiente para cumprir o cronograma geralmente ficam surpresos. Se não puder demonstrar que fez progresso nesses 20% do trabalho, você perdeu tempo”, diz Pepoon.
Veja a seguir os principais benefícios que os gerentes de projeto podem esperar ao adotar o método do caminho crítico:
- Comunicação fortalecida: os cronogramas do método do caminho crítico exigem a contribuição dos principais participantes em todos os estágios do ciclo de vida do projeto. Reunir a experiência de vários membros da equipe e subcontratados, de arquitetos a eletricistas e gerentes de construção, torna o cronograma mais realista e robusto desde o início.
- Priorização mais fácil: a identificação do caminho crítico ajuda os gerentes de projeto a esclarecer as prioridades e determinar a flutuação de cada tarefa. A flutuação, também conhecida como folga, mede quanto tempo uma tarefa pode ser atrasada antes de afetar a data de conclusão. As tarefas do caminho crítico têm flutuação zero, enquanto as atividades não críticas têm flutuação positiva. Determinar a flutuação de cada tarefa ajuda as equipes a avaliar as prioridades. Quanto menor a flutuação, maior a prioridade.
- Maior precisão na programação: o método do caminho crítico é uma ferramenta conhecida e confiável para melhorar a precisão dos cronogramas de projetos. Muitos gerentes de projeto usam o CPM em conjunto com a Técnica de Avaliação e Revisão de Programas (PERT), outra ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a estimar a duração total do projeto. Enquanto o CPM se concentra em atividades previsíveis, o PERT leva em conta eventos imprevisíveis, criando três cronogramas possíveis: o mais otimista, o mais pessimista e o mais realista. Ao usar o PERT e o CPM, os gerentes de projeto podem criar as previsões mais precisas possíveis.
- Melhor detecção de riscos: os cronogramas de caminho crítico deixam claras as relações entre as tarefas dependentes, de modo que os gerentes de projeto podem prever melhor os efeitos indiretos de um atraso. O CPM evita surpresas e oferece oportunidades mais rápidas de fazer correções do que outros métodos que não monitoram dependências.
- Maior adaptabilidade: quando o trabalho não sai como planejado, os diagramas de rede CPM oferecem aos gerentes de projeto as ferramentas para refazer rapidamente o cronograma. Alguns programas de software podem até mesmo modelar os efeitos de diferentes ajustes, de modo que os gerentes de projeto possam comparar os resultados e selecionar a opção mais vantajosa. Ao usar o software, segundo Pepoon, “você pode recalcular o cronograma em uma fração de segundo”.
- Mais impacto visual: diagramas de rede CPM e as representações em gráfico de Gantt dos cronogramas de caminho crítico oferecem aos gerentes de projeto uma rápida compreensão do cronograma e do progresso de um projeto. Ao recorrer a essas ferramentas visuais, os gerentes de projeto e os membros da equipe podem desenvolver uma compreensão mais intuitiva da trajetória de um projeto do que com uma opção menos dinâmica visualmente.
Desvantagens do método do caminho crítico
Apesar dessas vantagens, o método do caminho crítico tem desvantagens, como a incapacidade de capturar as restrições de recursos. Embora o software CPM possa reduzir o trabalho manual, ele também exige pesquisas complexas e pode não ser adequado para todos os tipos de projetos.
Veja a seguir algumas das desvantagens mais comuns do uso do método do caminho crítico:
- Maior complexidade: o método do caminho crítico envolve cálculos complexos com muitas partes móveis. Apesar de o software poder automatizar os cálculos, a inserção de informações precisas exige uma pesquisa detalhada e não elimina o risco de erro humano. “Você não pode confiar demais. Você precisa verificar de forma independente o cronograma resultante”, observa Pepoon. “Todos os dias encontro conflitos e anomalias.”
- Menor aplicabilidade: nem todos os tipos de projetos se adequam ao método do caminho crítico. Por exemplo, o CPM exige cronogramas previsíveis e repetíveis. O CPM não é uma indicado para projetos criativos, como design de produtos ou tarefas de pesquisa, que muitas vezes ocorrem de forma imprevisível. No outro extremo do espectro, as atividades repetitivas ou independentes não são adequadas ao CPM. Por exemplo, um programa de manutenção semanal pode envolver a limpeza de dezenas de máquinas, mas a ordem em que os equipamentos são reparados não importa. Nesse cenário, o CPM não agrega valor pois não há dependências de tarefas e, portanto, não há caminho crítico.
- Atenção reduzida às tarefas de alta flutuação: ao usar o método do caminho crítico, os gerentes de projeto se concentram em tarefas de caminho crítico. Ainda que o caminho crítico determine a duração total do projeto, o uso desse método pode tornar mais fácil ignorar tarefas não críticas ou de alta flutuação, resultando em atrasos. Por exemplo, a instalação do sistema elétrico em um novo imóvel não está no caminho crítico porque isso pode ocorrer durante um grande intervalo de tempo. No entanto, se os gerentes de projeto não se lembrarem do trabalho de fiação ou o atrasarem por muito tempo, isso ainda afetará a data de conclusão.
- Menos informações sobre as restrições de recursos: outra desvantagem do método do caminho crítico é que ele não dá uma boa visão de como as restrições de recursos afetam o cronograma do projeto. O diagrama de rede e o cronograma CPM não levam em conta a disponibilidade de equipamentos ou recursos de mão de obra. Do mesmo modo, o CPM não destaca a sobreposição do uso de recursos, o que pode resultar em congestionamento. Por exemplo, sobreposições no cronograma podem significar excesso de trabalhadores em um centro de servidores ou excesso de maquinário pesado em um canteiro de obras. As sobreposições despercebidas também podem causar empilhamento de comércio, que é quando vários comerciantes, como eletricistas e encanadores, tentam trabalhar no mesmo local simultaneamente, podendo causar atrasos, riscos à segurança e custos imprevistos. Esses problemas se agravam quando uma empresa tem vários projetos em andamento e precisa coordenar os recursos entre eles. O CPM sozinho não é útil para detectar esses problemas. Os gerentes de projeto precisarão solicitar a experiência de outros profissionais e técnicas de programação baseadas em recursos para obter as informações necessárias sobre o gerenciamento de recursos.
| Vantagens | Desvantagens |
|---|---|
| Incorpora o conhecimento de todas as partes interessadas | Complexo |
| Melhor priorização de trabalho | Uso intensivo de recursos |
| Maior precisão | Útil apenas para determinados tipos de projeto |
| Ajuda a detectar problemas com antecedência | Torna mais difícil ver problemas em tarefas não críticas |
| Torna o cronograma mais fácil de ser adaptado | Não leva em conta as restrições de recursos |
| Visual | Curva de aprendizado acentuada |
Como decidir se o cronograma de caminho crítico é adequado para o seu projeto
Apesar de o método do caminho crítico poder ajudar os gerentes de projeto a priorizar as tarefas de muitos projetos, ele nem sempre é a solução adequada. É importante avaliar seu projeto com antecedência e determinar se o CPM agregará valor a ele.
A seguir, você encontrará algumas considerações importantes para decidir se o método do caminho crítico é adequado para o seu projeto:
- Requisitos do cliente: seu cliente exige um cronograma de CPM? Com determinados clientes, como grandes órgãos governamentais e entidades públicas, é obrigatório produzir um cronograma de caminho crítico. Esses projetos geralmente implicam grandes investimentos e exigem controles de projeto, como o CPM, que permite que o cliente de comissionamento supervisione o progresso. Se o cliente exigir CPM, sua única opção será usá-lo.
- Obrigações contratuais: seu contrato inclui cláusulas de penalidade que exigem documentação CPM? Os contratos de projetos caros e urgentes geralmente contêm cláusulas que impõem penalidades aos empreiteiros por atrasos, a menos que o empreiteiro possa provar que os atrasos foram causados por fatores incontroláveis ou que o cliente é o culpado. Se um contrato especificar que um cronograma CPM é a base para fundamentar reivindicações e reconvenções, os gerentes de projeto precisarão implementar o CPM. Mesmo quando os contratos não especificam isso, os tribunais geralmente reconhecem o CPM como legítimo, portanto, é uma boa ideia usar a programação do CPM quando os atrasos podem ter repercussões financeiras ou legais.
- Previsibilidade do trabalho: o trabalho é novo ou indefinido? O método do caminho crítico se baseia em previsões precisas da duração da tarefa. Um projeto novo ou que envolva tarefas que nunca foram realizadas antes e projetos com taxas de produção incertas, como projetos criativos, não são uma boa opção para o CPM. Da mesma forma, os projetos que exigem que os gerentes definam o trabalho à medida que avançam, como projetos de descoberta ou de pesquisa, não são adequados para o cronograma do CPM.
- Prazos: o projeto tem uma data de conclusão crítica? Os principais pontos fortes do cronograma CPM são a precisão e o potencial de permitir que os planejadores de projetos se adaptem às mudanças sem afetar as datas de conclusão. Se a data de conclusão for flexível, os gerentes de projeto devem evitar o processo complexo e demorado de usar o CPM.
- Dependências de tarefas: as tarefas precisam ser concluídas em uma ordem específica? Para os gerentes de projeto criarem um caminho crítico, os projetos precisam ter dependências de tarefas. Se o projeto não tiver uma ordem crítica de atividades, o CPM não agregará valor a ele.
- Valor e duração do projeto: o projeto tem um valor alto? A duração do projeto excederá seis semanas? Produzir e gerenciar um cronograma de caminho crítico exige muitos recursos. Portanto, os gerentes de projeto só devem aplicar o CPM a projetos que tenham escopo, duração e valor significativos. Apesar de haver exceções, um bom candidato para o CPM geralmente é um projeto complexo e com duração de pelo menos alguns meses. Esses projetos geralmente envolvem vários fluxos de trabalho e mão de obra especializada ou subcontratados. Em termos de custo, de acordo com profissionais como Bill Pepoon e diretrizes de compras ou requisitos de contratação para órgãos governamentais, orçamentos acima de US$ 750.000 ou US$ 1 milhão geralmente justificam o CPM. Alguns órgãos públicos estabelecem um limite mínimo de contrato (geralmente US$ 1 milhão) que exige um cronograma CPM. O número certo depende do tamanho, do financiamento e dos riscos financeiros de um projeto. Por exemplo, uma startup ou uma pequena empresa que corre o risco de sair do mercado se enfrentar consequências legais ou financeiras decorrentes de atrasos pode optar pelo CPM mesmo que o orçamento seja inferior a US$ 1 milhão.
Para obter ajuda adicional para decidir se o método do caminho crítico é adequado para o seu projeto, você pode trabalhar com a seguinte árvore de decisão. Ainda que possa haver outros motivos para usar o CPM, como aplicá-lo a projetos simples como uma experiência de aprendizado, essa árvore de decisão será um guia útil na maioria dos casos.
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