O que é um briefing de projeto?
Um briefing de projeto é um breve resumo dos elementos básicos de um projeto. Um briefing permite que as equipes compartilhem metas, estratégias e cronogramas do projeto com as partes interessadas. Um briefing deve ser uma visão geral de alto nível e deixar de fora detalhes desnecessários.
Um briefing de projeto não é tão detalhado quanto um plano de projeto, mas inclui informações semelhantes. Por esse motivo, os gerentes de projeto devem criar um briefing somente depois de finalizarem os detalhes do projeto. Seu briefing funciona como um resumo direto do seu plano de projeto e é destinado a clientes e partes interessadas. Pense no briefing como um trecho de uma apresentação maior.
Os briefings dos projetos variam em tamanho, mas geralmente têm entre um parágrafo e uma página. Um briefing deve estar sempre o mais atualizado possível e ser atualizado se e quando os detalhes do projeto mudarem.
Qual é o objetivo de um briefing de projeto?
Os gerentes de projeto usam briefings de projeto para compartilhar as informações mais essenciais com clientes e partes interessadas. Um briefing responde a perguntas amplas sobre as metas, o cronograma e a estratégia do projeto. Ele não deve incluir todos os detalhes do plano do projeto.
Um briefing de projeto é um instantâneo de documentos mais complexos, como planos de projeto. Muitas vezes, as partes interessadas só precisam saber o que a equipe pretende realizar e quanto tempo isso levará. Os briefings podem ser úteis na comunicação com os clientes pelo mesmo motivo: Os clientes não precisam necessariamente de todos os detalhes sobre como a solicitação será realizada; eles precisam apenas das linhas gerais.
Um briefing de projeto também pode ser adaptado para uso em apresentações ou reuniões iniciais. Use-os para resumir um projeto rapidamente e condensar as informações em alguns marcadores em um único slide. Reescreva seu briefing no tempo passado para criar um depoimento ou um estudo de caso rápido de projetos concluídos e compartilhe-o com clientes ou investidores em potencial.
Quem escreve um briefing de projeto?
O gerente de projeto redige um briefing após finalizar determinados detalhes do projeto. Eles devem trabalhar com a equipe e as partes interessadas para determinar as metas, o cronograma e a estratégia do projeto. Em seguida, eles podem resumi-los em um briefing de projeto.
Antes de redigir um briefing de projeto, você deve conhecer alguns detalhes sobre o projeto. Você deve conhecer as metas do projeto, como a equipe planeja atingir essas metas, o valor que o projeto agregará à empresa e as datas previstas de início e término.
Como escrever um resumo de projeto
Para escrever um briefing de projeto, resuma a visão geral do projeto, o cronograma e a declaração de escopo em uma única página. Talvez você também queira incluir métricas de sucesso e informações básicas, além de identificar seu público-alvo.
Um briefing de projeto é um documento curto e deve ter entre um único parágrafo e uma única página. Separe as informações em seções rotuladas e escreva de forma simples e clara para que todos possam entender. Se o seu briefing for digital, inclua links para documentos mais detalhados do projeto, como o plano e a agenda do projeto. Você pode considerar o uso de um modelo de briefing de projeto para começar a trabalhar rapidamente.
Para criar seu próprio briefing de projeto, siga as etapas abaixo:
- Finalize seu plano de projeto: o briefing do seu projeto requer informações do seu plano de projeto, portanto, você deve concluir o plano primeiro. Depois de finalizar seu plano, que inclui uma visão geral do projeto, agenda e declaração de escopo, você pode começar a resumir essas informações no briefing do projeto.
- Comece com informações de identificação: na parte superior do seu briefing, escreva o nome do projeto, o nome do gerente de projeto, os membros da equipe e as principais partes interessadas e clientes. Se seu briefing for digital, inclua um link para seu plano de comunicação.
- Escreva uma breve visão geral do projeto: dê ao leitor uma visão geral do projeto e o valor que ele agregará. Para projetos maiores, você pode incluir as informações básicas necessárias e as métricas de sucesso. Se o projeto for voltado para o cliente, identifique seu público-alvo.
- Identifique as metas do projeto: indique as metas, os entregáveis e os resultados esperados do projeto.
- Resumir sua programação: dê ao leitor uma ideia da agenda de seu projeto. Identifique as datas de início e término do projeto, bem como os prazos previstos para as principais fases e entregas do projeto.
- Considere incluir elementos adicionais: se seus patrocinadores ou partes interessadas tiverem solicitado a inclusão de informações adicionais em seu briefing, não deixe de fazê-lo. Itens adicionais podem incluir informações orçamentárias, informações básicas sobre a empresa ou o projeto, ou quaisquer outros detalhes do projeto que possam ser úteis para um leitor casual.
- Compartilhe recursos adicionais: ofereça aos leitores a possibilidade de obter mais informações. Inclua links para o plano do projeto, painéis de controle da equipe e agendas quando for relevante. Isso limitará o tempo que você gasta respondendo às perguntas das partes interessadas que querem saber mais.
Exemplo de resumo de projeto
Baixe um exemplo de resumo de projeto para
Microsoft Excel | Microsoft Word
Este modelo de resumo de projeto é pré-preenchido com um texto de amostra para ajudar a contextualizar as informações incluídas em um resumo. Esse modelo de página única é totalmente editável e personalizável para que você possa incluir todas as informações necessárias no briefing do seu projeto. Inclui espaços para inserir uma visão geral do propósito e das metas do projeto, informações sobre cronograma e orçamento, além de comentários e links adicionais.
Kit inicial de resumo do projeto
Baixe o kit inicial do resumo do projeto
Reunimos este kit inicial para ajudar você a escrever um briefing de projeto curto, mas completo. Reunimos tudo o que você precisa para criar os elementos mais importantes de um briefing. Esses modelos são totalmente personalizáveis para atender a qualquer caso de uso comercial. Baixe cada modelo individualmente ou como um conjunto completo.
Neste kit, você encontrará:
- Um modelo de visão geral e escopo do projeto para o Microsoft Word para ajudar a identificar as metas, as principais tarefas e o escopo do seu projeto.
- Um modelo de cronograma de projeto para o Microsoft Excel para mapear e planejar as tarefas, fases e datas de vencimento dos entregáveis do seu projeto.
- Uma cópia em branco do modelo de briefing do projeto para o Microsoft Word para reunir todas essas informações em um documento compartilhável de uma única página.
Para obter mais ajuda com o planejamento de projetos e briefings para todos os tipos de projetos, confira estas coleções de modelos de planejamento de projetos e briefings de projetos.
Práticas recomendadas para escrever um bom briefing de projeto
A redação de um bom briefing de projeto começa com o conhecimento de todas as informações do projeto. Mantenha seu briefing conciso, use uma linguagem clara e forneça todas as informações de que seu público precisa para entender seu projeto. Inclua links para documentos mais detalhados.
A seguir, descrevemos algumas práticas recomendadas para a elaboração de um bom briefing de projeto:
- Finalize os detalhes do projeto primeiro: o resumo do projeto inclui informações sobre como e por que um projeto funciona e deve ser concluído somente depois que os detalhes do projeto forem finalizados.
- Seja conciso: o resumo do projeto não deve ter mais de uma página. Você pode disponibilizar documentos com detalhes adicionais mediante solicitação.
- Mantenha o alto nível: seu briefing é um resumo dos elementos de mais alto nível do seu projeto. Ele deve cobrir informações superficiais sem entrar em detalhes desnecessários.
- Forneça o contexto: um leitor casual deve ser capaz de entender o resumo de seu projeto. Se um elemento precisar de contexto, use uma ou duas frases para explicá-lo.
- Use uma formatação clara: use um modelo ou formate seu documento para facilitar a leitura. Cada seção deve estar claramente marcada, e as informações devem ser fáceis de encontrar na página.
- Conheça seu público-alvo: o briefing de um projeto pode mudar com base em seu público-alvo. Um briefing para fins de marketing provavelmente destacaria os sucessos e as inovações de um projeto, enquanto um briefing para as partes interessadas internas poderia priorizar informações de programação e orçamento.
- Faça atualizações quando as informações mudam: seu briefing deve refletir sempre com precisão o projeto. Se os detalhes do projeto mudarem, certifique-se de que seu briefing reflita essas mudanças.
- Link para informações mais detalhadas: se seu briefing for digital, inclua links para informações mais detalhadas sobre o projeto. Dessa forma, seus leitores podem acessar mais informações sem interromper seu trabalho.
Briefing de projetos versus Briefing de criação
Um briefing de projeto descreve os detalhes de alto nível de um projeto, enquanto um briefing de criação fornece detalhes de requisitos para uma equipe de criação. Os briefings de criação geralmente incluem informações de um cliente, enquanto um briefing de projeto é um resumo de um plano de projeto.
Os clientes geralmente ajudam a elaborar um briefing de criação, que é aprovado pela equipe ou pela agência de criação. No entanto, com um briefing de projeto, o gerente de projeto criará o documento e o enviará ao cliente para que ele tenha uma ideia de como a equipe atingirá as metas do projeto.
Briefing de projetos versus Resumo executivo
Um briefing de projeto é um resumo para um público geral, enquanto um resumo executivo concentra-se em detalhes importantes para as partes interessadas em nível executivo. Esse documento inclui detalhes como informações orçamentárias, uso de recursos e benefícios do projeto.
Um briefing de projeto e um resumo executivo são semelhantes. A principal diferença é o público-alvo. Se estiver trabalhando em um projeto de grande escala ou que seja de interesse particular de um ou mais executivos, crie um resumo executivo. No entanto, um briefing geral do projeto pode ser mais apropriado quando o projeto tiver um escopo menor e não for um projeto executivo de estimação.
Briefing de projetos versus plano de projeto
Um briefing de projeto é um resumo conciso e de alto nível do seu plano de projeto que as equipes compartilham com os participantes. Um briefing inclui apenas as informações essenciais do projeto. Um plano de projeto, entretanto, inclui informações detalhadas sobre todos os elementos do projeto.
Um plano de projeto é um documento de várias páginas que descreve e define um projeto em sua totalidade. Inclui informações detalhadas sobre orçamentos, recursos necessários, agendas para prazos e entregas, atribuições de tarefas e muito mais. Um briefing de projeto descreve as informações mais importantes e de alto nível de um plano de projeto e as empacota em um formato que pode ser escaneado.
Briefing de projetos versus Estudo de viabilidade
Um caso de negócios descreve os motivos para a realização de um projeto e como ele beneficiará a empresa. Um briefing de projeto pode incluir esses detalhes, além de informações sobre o cronograma, as metas e o escopo do projeto.
Um caso de negócios é útil para apresentar as informações do projeto aos executivos que se preocupam principalmente com o seu impacto na empresa como um todo. Um briefing é mais útil para as partes interessadas que podem interagir com o projeto em uma base mais familiar.
Briefing de projetos versus Termo de abertura do projeto
Um termo de abertura de projeto contém informações detalhadas do projeto que ainda não foram aprovadas ou desenvolvidas em um plano de projeto completo. Um briefing do projeto resume a visão geral, o escopo e as informações do cronograma encontradas no plano finalizado do projeto.
Um termo de abertura de projeto deve delinear um projeto para revisão formal pelo patrocinador do projeto durante a fase de iniciação do planejamento do projeto. Ele inclui informações sobre o projeto que ainda não foram definidas. Um briefing de projeto deve incluir apenas informações objetivamente verdadeiras e finalizadas sobre como um projeto será realizado.
Briefing de projetos versus Roteiro do projeto
Um roteiro de projeto se concentra nos principais produtos a serem entregues e no cronograma de um projeto. Um briefing de projeto inclui informações sobre o cronograma e uma visão geral da estratégia e das metas do projeto.
Um roteiro de projeto é uma ferramenta útil para visualizar os prazos e as entregas de um projeto.
Para saber mais, confira este guia para criar e usar roteiros de projetos no gerenciamento de projetos.
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