O que é um plano de comunicação para um projeto?
Um plano de comunicação de projeto é uma diretriz para distribuir detalhes de um projeto às partes envolvidas. Um plano eficaz inclui que tipo de informação será distribuída, para quem e com que frequência será atualizada.
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Quais são os elementos importantes de um plano de comunicação de projeto?
Embora os planos de comunicação individuais sejam diferentes a cada projeto, todos os planos de comunicação eficazes incluem escopo, detalhes de contato e muito mais. Considere adicionar as seguintes informações a um plano de comunicação:
- Tipo de projeto: intitule o projeto para facilitar a descoberta e a referência. Pense em quanto tempo o projeto levará e o número de pessoas envolvidas ao criar uma reunião e atualizar o cronograma. Projetos maiores exigirão reuniões mais frequentes e diferentes.
- Identifique os principais agentes: determine quem está se comunicando, o tipo de informação que eles estão compartilhando e quem eles são responsáveis por atualizar.
- Informações de contato: organize os detalhes de contato para as partes interessadas e membros da equipe para facilitar e organizar a comunicação.
- Frequência da comunicação: crie um cronograma de como você compartilhará tipos específicos de informações. Alyssa Griffin, Especialista em Serviços e Comunicações da Royal Building Products, recomenda uma abordagem medida. "As atualizações do projeto geralmente são uma vez por semana no máximo. Você não quer criar um dilúvio de e-mails que os indivíduos podem perder ou que podem sobrecarregá-los. Ser sucinto e cuidadoso funciona melhor."
- Tipos de comunicação: você pode achar vantajoso comunicar tipos de informações de maneiras variadas. Por exemplo, algumas informações podem ser melhores para compartilhar em tempo real por meio de reuniões ou chamadas telefônicas e de vídeo. Por outro lado, às vezes métodos assíncronos, como e-mail ou painéis de mensagens da empresa, são ideais. Leia "The Essential Guide to Asynchronous Communication" para saber mais sobre estilos de comunicação.
- Tamanho e escopo do projeto: diferentes projetos têm diferentes necessidades de comunicação. Use um modelo de escopo de projeto para definir seu projeto para que você possa identificar as necessidades de comunicação. Para modelos e mais informações, confira "Modelos gratuitos de escopo de projeto". Quando você souber o escopo, considere os tipos preferidos de comunicação, principalmente para partes interessadas nível C.
Kristen Bellomo, gerente sênior de projeto do Bednark Studio, sugere usar uma pesquisa no início de um projeto para determinar os estilos e frequências de comunicação preferidos de suas partes interessadas. - Metas de comunicação: veja os processos específicos de projetos anteriores para repetir ou melhorá-los. Certifique-se de considerar suas descobertas de pós-projeto e lições aprendidas do passado para garantir que você esteja estabelecendo e implementando as práticas recomendadas.
Pesquisa de comunicação preferencial
Com a ajuda da Bellomo, criamos uma pesquisa para ajudá-lo a identificar os métodos de comunicação preferidos de suas principais partes interessadas durante um projeto. Esta pesquisa o ajuda a coletar e armazenar facilmente as preferências de comunicação de clientes, partes interessadas e membros da equipe para uso em seu plano de comunicação.
Pesquisa de comunicação preferencial
- Nome e sobrenome:
- Título e empresa:
- Principais áreas de interesse:
- Horários de contato preferenciais:
- Endereço de e-mail:
- Número do telefone:
- Mensagem instantânea (Skype, Slack, Discord etc):
- Chamada de vídeo:
Baixe o modelo de pesquisa de comunicação preferencial
O que um plano de comunicação deve incluir?
Um plano de comunicação é uma série de documentos que descrevem toda a comunicação formal compartilhada ao longo de um projeto. Todos os planos de comunicação bem-sucedidos devem incluir detalhes sobre partes interessadas, reuniões e muito mais.
- Principais partes interessadas: são as pessoas que têm grande interesse no projeto. Podem ser proprietários, clientes, gerentes ou qualquer outra pessoa que precise de atualizações regulares sobre desenvolvimentos de projetos em larga escala. Leia nosso guia para gerenciar e se comunicar com as partes interessadas para obter mais informações.
- Membros da equipe: são os indivíduos que trabalham no projeto. Isso também inclui o gerente de projeto.
- Reuniões e atualizações programadas: identifique o que é importante comunicar, incluindo, entre outros, prazos, fases do projeto, atualizações orçamentárias e obstáculos. Considere a melhor maneira de compartilhar essas informações. Por exemplo, você pode descobrir que uma atualização com boletim semanal por e-mail é mais valiosa para alguns itens do que uma reunião semanal. Se possível, crie um cronograma de reunião mais cedo para garantir que as pessoas possam comparecer. Utilize uma ferramenta de agendamento on-line como o Doodle para determinar os melhores horários para sua equipe se encontrar.
- Atualizações específicas para indivíduos: escolha itens específicos de preocupação para os indivíduos-chave. Por exemplo, executivos e clientes de nível C podem exigir oportunidades para fornecer feedback em pontos críticos, ou eles só podem querer atualizações após marcos significativos.
- Evolua à medida que o projeto avança: muitos projetos sofrem de scope creep (imprevisto de função) ou simplesmente crescem durante o período do empreendimento. Certifique-se de explicar quaisquer mudanças importantes em suas necessidades de comunicação com o passar do tempo.
Como escrever um plano de comunicação de projeto em 6 etapas
Escrever um plano de comunicação não precisa ser um fardo. Determine as necessidades de comunicação de sua equipe, identifique os principais agentes e o que eles precisam saber e crie um cronograma que satisfaça as necessidades de todas as partes.
- Determine suas necessidades de comunicação
Considere o tamanho e o escopo do projeto, bem como as necessidades da parte interessada, do cliente e da equipe. Mantenha as informações relevantes para a fase do projeto e seu público-alvo. Bellomo enfatiza que alguns requisitos serão alterados com base na fase do projeto. "Geralmente há comunicação frequente com o cliente (chamadas, e-mails e reuniões presenciais) durante a fase de pré-produção do projeto enquanto se trabalha com design e engenharia. A comunicação do cliente geralmente diminui após as aprovações, e a comunicação interna aumentará para a reunião de início do projeto e ao longo da produção. Durante essa fase, a comunicação com o cliente pode ser mínima, exceto para fornecer fotos e atualizações de progresso ao longo da construção. Uma vez que os elementos de construção começam a ser concluídos, as comunicações do cliente geralmente aumentam à medida que trabalhamos com a logística e detalhes de instalações." - Determine as metas de comunicação para a equipe
Coesão da equipe ? Feedback antecipado e contínuo das partes interessadas? Melhorar a manutenção de registros e a garantir as práticas recomendadas? Estas são apenas algumas das metas que você pode definir para si mesmo e para a equipe. É essencial considerar suas metas ao delinear um cronograma para criar um plano eficaz. - Intitule o projeto e delineie as metas
Ao incluir as metas do projeto no plano, é mais fácil verificar se há scope creep à medida que o tempo passa. Você também pode garantir que não está perdendo tempo e que as atualizações e informações que está compartilhando estão alinhadas com as metas do projeto desde o início. - Identifique as principais partes interessadas, clientes e membros da equipe
Liste todos os envolvidos no projeto pelo nome e título. Delineie o que você está comunicando para cada indivíduo, bem como seu método de comunicação preferido e a frequência de suas mensagens. Use esses detalhes para criar uma matriz de comunicação para ajudar no agendamento de atualizações para as principais partes interessadas e clientes. Leve em consideração que métodos e frequência podem mudar de acordo com o destinatário e o tipo de informação compartilhada. - Crie um cronograma de comunicação para o projeto
Identifique quais reuniões você planeja ter, sua finalidade e com que frequência elas ocorrem. Determine a frequência de atualizações assíncronas, como boletins de e-mail e relatórios de status do projeto, bem como quais informações eles incluirão. - Consolide as informações em um documento
Este documento é seu plano de comunicação que você pode compartilhar com a equipe. Revise o plano para dar a todos uma ideia do que esperar e quando.
Amostra de modelo de plano de comunicação de projeto
Baixe a amostra do modelo de plano de comunicação de projeto
Microsoft Excel | Microsoft Word
Você pode usar este exemplo de um plano de comunicação de projeto completo como referência ao criar o seu próprio. Este modelo destaca as principais partes interessadas e suas informações de contato preferidas, tipos e frequências de interação e metas de comunicação. Baixe e personalize este modelo para uso em seus próprios projetos.
Neste artigo, compilamos outros modelos de comunicação de projeto mais úteis para ajudar os gerentes de projeto com mensagens consistentes.
Práticas recomendadas para escrever um plano de comunicação de projeto
As necessidades de cada projeto variam, mas todos os planos de comunicação devem ser capazes de mudar ao longo do processo. Concentre-se apenas no que é relevante para cada indivíduo e leve em conta seus métodos preferidos e frequência de comunicação.
- Esteja aberto a mudanças: fique de olho no scope creep e não tenha medo de atualizar os planos de comunicação à medida que os projetos evoluem.
- Considere as preferências: seus clientes e partes interessadas de alto nível provavelmente têm preferências em seu estilo e frequência de comunicação. Leve isso em conta ao enviar atualizações.
- Concentre-se no que é importante: mantenha as minúcias em um lugar acessível, como um quadro de mensagens da equipe ou um drive baseado em nuvem, mas envie apenas informações específicas e necessárias aos indivíduos.
- Considere as necessidades das equipes paralelas: Bellomo destaca a importância de olhar para o quadro geral: "Eu dou ao cliente e às equipes uma programação escrita para descrever quando eles podem esperar receber informações e de que tipo. Isso ajuda a esclarecer desde o início o que precisamos e quando alcançaremos o cronograma de entrega estabelecido. Por exemplo, se eu precisar de arquivos de vetor para um logotipo fornecido antes que a engenharia possa começar, eu colocaria o prazo para essa unidade mais cedo do que o prazo para o resto do pacote de arte que não afeta a construção e envolve apenas a equipe de finalização gráfica."
- Determine seu tom: "É importante, ao estabelecer a comunicação inicial com os clientes e a equipe, ser amigável e casual para as coisas pequenas, mas super detalhado e delineado para as coisas grandes", aconselha Bellomo.
- Delegar com clareza: Bellomo também sugere "garantir que os itens de ação sejam claros dividindo as coisas por elemento, item de ação, data de vencimento e quem é responsável por cada tarefa". Quando alguém for responsável por relatar atualizações, certifique-se de que essa pessoa saiba disso.
Importância do gerenciamento da comunicação no gerenciamento de projetos
Um plano de comunicação bem estabelecido é essencial para gerenciar o fluxo de trabalho de um projeto. Ao expor as expectativas de comunicação desde o início, você pode garantir que as principais partes interessadas e os membros da equipe permaneçam informados.
Griffin observa que "definir as expectativas iniciais para indivíduos e equipes permite uma melhor colaboração" ao longo de um projeto. Um plano de comunicação também pode garantir que os membros da equipe sejam responsáveis por retransmitir seus próprios progressos e conquistas e que você tenha tempo adequado para fornecer e implementar feedback durante cada etapa de um projeto.
"Manter um padrão permite que os indivíduos saibam que podem vir até você com qualquer pergunta e que você os ajudará. Lembre-se de que os indivíduos são complexos e têm suas próprias responsabilidades enquanto trabalham em projetos. Estabeleça um cronograma de comunicação e entre com contato com aqueles que não o seguirem. Se surgir um atraso, não tem problema; apenas certifique-se de que, se houver um contratempo, ele seja comunicado claramente", explica Griffin.
Benefícios de um plano de comunicação de projeto no gerenciamento de projetos
Os benefícios de um bom plano de comunicação de projeto também afetam a longo prazo. Você permanecerá mais organizado, construirá confiança com sua equipe e partes interessadas e, finalmente, precisará de menos reuniões.
- Organização: em seu nível mais básico, um plano de comunicação ajudará a manter você e seu cronograma de projeto organizados ao planejar um curso para reuniões e check-ins futuros.
- Coesão em equipe: manter todos informados estimula a confiança e ajuda a gerenciar as expectativas. Griffin também enfatiza que "uma comunicação forte é imprescindível, permitindo que as equipes colaborem, se destaquem e entreguem o mesmo nível de serviço, mesmo que remotas".
- Colaboração das partes interessadas: quando há um cronograma de comunicação em vigor, você permite um feedback antecipado e contínuo dos principais agentes relacionados ao projeto.
- Prestação de contas: com um plano bem escrito, você pode garantir que os indivíduos sejam responsáveis por relatar seu status de trabalho e ter todos os relatórios para mostrar aos superiores.
- Estabeleça confiança: mostre à equipe e aos superiores que você sabe do que eles precisam e quando precisam.
- Menos reuniões: as reuniões levam muito tempo e utilizam muitos recursos. Com um bom plano de comunicação, você pode compartilhar informações com mais frequência e em menos reuniões. O melhor de tudo é que todos saberão exatamente quando esperar atualizações desde o início.
Como usar um plano de comunicação ao longo de um projeto
Criar um plano de comunicação abrangente ajuda as equipes a se manterem focadas. Nenhuma equipe é imune ao scope creep, mas com um plano de comunicação, você pode ver facilmente onde está começando e reconhecer quando as metas não estão mais alinhadas com um plano existente.
Certifique-se de que toda a equipe tenha acesso ao plano e saiba quem é responsável pela entrega e quando. A equipe poderá ajudá-lo a ver lacunas na comunicação quando todos tiverem acesso ao quadro geral.
Não tenha medo de mudar seu plano. À medida que os problemas surgem (eles sempre surgem), você pode adaptar sua estratégia de comunicação muito mais facilmente quando tem um sistema para referenciar. Mantenha seu plano atualizado com informações de contato das partes interessadas, frequência e formas de comunicação desejadas à medida que as situações evoluem.
Atividades de comunicação em gerenciamento de projetos
A comunicação vem de várias formas. Considere o que você está compartilhando e com quem você está compartilhando, bem como seus métodos de comunicação preferidos.
- Atividades formais de comunicação: e-mail, reuniões, chamadas telefônicas e de vídeo programadas e atualizações de boletins podem ser consideradas comunicações formais. Qualquer tipo de comunicação monitorada ou armazenada deve ser formal e profissional.
- Atividades informais de comunicação: conversas na copa ou na mesa do funcionário e chamadas telefônicas espontâneas são comunicações informais. Qualquer tipo de comunicação extra-oficial é informal; se você estabelecer um ponto importante durante um desses encontros, uma ou ambas as partes devem registrar por e-mail para garantir que a conversa possa ser referenciada posteriormente.
- Atividades involuntárias de comunicação: considere seu tom de voz e linguagem corporal ao se comunicar com a equipe; ambos podem adicionar ênfase às palavras que você diz.
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