Modelos para apresentação e monitoramento de projeto
Os modelos a seguir incluem planilhas, widgets e esboços que podem ajudar você a apresentar uma visão geral do projeto às partes interessadas. Os modelos também ajudam a monitorar o progresso durante a execução do projeto.
Modelo de painel do plano de gerenciamento de projetos
Um painel representa um meio prático para gerentes de projeto, partes interessadas e membros da equipe exibirem resumos de métricas importantes. O modelo de plano de projeto integrado inclui uma lista de tarefas que atualiza um gráfico de Gantt correspondente à medida que você inicia e conclui tarefas. O modelo também oferece um widget para resumir o status da tarefa, os gastos do projeto e os itens pendentes.
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Modelo de plano de projeto integrado (IPP)
Você pode precisar de uma descrição narrativa das partes ou de todo o plano do projeto. No entanto, uma representação visual pode transmitir como aspectos do projeto se relacionam entre si e com o cronograma. Com o modelo de plano de projeto integrado, escolha um gráfico de Gantt ou uma linha do tempo estática. Em seguida, preencha a lista de tarefas, liste as partes responsáveis e adicione as datas de vencimento. O modelo também inclui uma planilha de linha de base de custos e uma planilha de plano de comunicação.
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Modelo de plano de gerenciamento de projetos
O modelo personalizável sugere os itens necessários para você se preparar para implementar o projeto e fornece espaço para a data de vencimento de cada item. Além disso, encontre seções para a fase de aprovação do projeto, o planejamento do projeto, a execução do projeto e o fechamento do projeto.
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Modelos para pesquisar e preparar um plano de projeto
Os seguintes modelos de planejamento de gerenciamento de projetos podem ajudar você a determinar e documentar as tarefas e os recursos exigidos para concluir um projeto.
Modelo de diagrama de estrutura analítica de projeto (EAP)
Uma estrutura analítica de projeto fornece uma ferramenta visual para entender como você pode realizar um projeto. Comece com a meta ou entrega no topo e, em seguida, divida o esforço necessário em tarefas cada vez menores. Uma EAP se concentra nas tarefas e entregas, mas complementa o cronograma do projeto, que oferece uma exibição de alto nível do trabalho exigido ao longo do tempo. Alguns especialistas em gerenciamento de projetos sugerem que a liderança se beneficia mais com os cronogramas, enquanto as equipes e pessoas se beneficiam com uma EAP. O modelo oferece um diagrama de preenchimento de espaços em branco e um modelo de lista de tarefas. Use ambos os formatos com o modelo de escopo de trabalho.
Modelo de plano de gerenciamento das partes interessadas
A análise das partes interessadas identifica pessoas e grupos com interesse potencial no projeto, determina a extensão do respectivo interesse e o grau de possível influência e tenta entender os melhores meios de comunicação com essas pessoas e grupos sobre o projeto. Uma análise das partes interessadas constitui uma base significativa para o plano de comunicação do projeto.
O modelo de gerenciamento de partes interessadas fornece espaço para listar as partes interessadas, descrever as funções na organização e no projeto, identificar os tipos de atividades do projeto que podem interessá-las, definir o nível de comprometimento e fornecer os motivos do respectivo interesse no projeto. Uma planilha do modelo inclui uma matriz de análise das partes interessadas para que você possa criar uma avaliação visual do nível de comprometimento e influência de cada parte interessada.
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Modelo de estimativa de custo e orçamento projetado
Use o modelo de orçamento e estimativa de custo para documentar o processo de determinação e, se necessário, ajuste do orçamento. O modelo fornece uma tabela para identificar quem pode aprovar violações de limite de gastos e um espaço para descrever os procedimentos de orçamento, de linha de base dos custos e de alteração, bem como o orçamento proposto.
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Modelo de avaliação de risco
As organizações têm riscos, e os projetos também são suscetíveis a problemas como acidentes, desvios de escopo ou problemas de fornecedores com suprimento ou qualidade. O modelo de avaliação de risco é focado nos riscos aos prazos de tarefas e projetos, mas você pode adaptar o modelo vinculado para também abordar outros riscos. O modelo detalha a descrição da tarefa, o prazo, o nível de risco e o status na tabela de tarefas, além das estatísticas do projeto que são exibidas na tabela de status e prioridade.
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Modelo de planejamento de recursos do projeto
Um plano de recursos lista os equipamentos, suprimentos e pessoal necessários para um projeto. Os planos de recursos ajudam a elaborar o cronograma de recursos compartilhados, incluindo hardware, software e escritório ou área de trabalho. O modelo descreve as fases do projeto e lista os recursos por fase do projeto, função, departamento, taxa de pagamento e muito mais.
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Modelo de resumo executivo de projeto
Você inicia o documento de plano de projeto ou apresentação com um resumo executivo, que sintetiza o projeto em alto nível. No entanto, o resumo executivo deve ser o último conteúdo ou documento que você escreve ao criar um plano. Para escrever o resumo, consulte o termo de abertura de projeto para obter detalhes do plano. Fornecedores ou contratados que executam uma parte de um projeto maior devem consultar a declaração de trabalho do projeto. O modelo personalizável orienta em relação aos elementos de um resumo executivo, incluindo os principais marcos e as questões a serem resolvidas. Adicione os próprios componentes do resumo conforme necessário.
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Modelos para implementar e gerenciar um plano de projeto
A seguir, estão exemplos de planos de gerenciamento de projetos que ajudarão a resolver problemas, se comunicar com a equipe e partes interessadas e garantir entregas de qualidade à medida que você implementa o projeto.
Modelo de linha do tempo cronológica ou simples
Uma linha do tempo é uma ferramenta essencial no gerenciamento de projetos. As linhas do tempo capturam as atividades exigidas em um projeto na forma de marcos de alto nível ou tarefas e subtarefas detalhadas e mostram como essas atividades se relacionam. A linha do tempo cronológica funciona bem para projetos simples. Com o modelo, você pode adicionar tarefas à lista e elas aparecerão na linha do tempo.
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Modelo de linha do tempo de Gantt
Um gráfico de Gantt dinâmico pode servir como uma linha do tempo para projetos mais complexos. Adicione marcos à linha do tempo para concentrar toda a atenção na meta e destacar as dependências entre as tarefas.
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Modelo de processo de gerenciamento de mudanças
A mudança é inevitável nos projetos, mas é muito melhor planejá-la e fornecer um processo consistente para revisar, implementar e monitorar os ajustes e atualizações. O modelo de processo de gerenciamento de mudanças fornece uma ferramenta visual para entender como sugerir mudanças, revisar as mudanças propostas, planejar-se para a implementação e avaliar os resultados.
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Modelo de plano de teste
Para garantir uma entrega bem-sucedida e utilizável, crie um plano de garantia ou controle de qualidade. O modelo de plano de teste é particularmente adaptado ao desenvolvimento de produtos Agile, mas pode ser personalizado para se adequar à abordagem de gerenciamento e ao produto. Basta listar o ID, o número e a descrição do teste, o resultado esperado e real, se o produto foi aprovado ou reprovado e outros comentários relevantes.
O que incluir em um plano de gerenciamento de projetos
Um projeto bem-sucedido começa com um plano de gerenciamento de projetos bem detalhado. Os modelos de plano de gerenciamento de projetos orientam durante o processo de planejamento, para que você possa se concentrar nos detalhes em vez de tentar se lembrar do que deve incluir. Para facilitar o trabalho e ajudar a garantir um planejamento bem-sucedido, baixe os modelos incluídos neste artigo.
Um plano de gerenciamento de projetos pode consistir em um documento ou em uma coleção de documentos componentes que fornecem detalhes extras para áreas de planejamento específicas, como o cronograma, a estrutura analítica de projeto ou a análise das partes interessadas. Sejam combinados ou separados, a maioria dos modelos de plano de gerenciamento de projetos contém as seguintes seções:
Introdução
Descreva brevemente o propósito, as metas e as entregas do projeto. Consulte o termo de abertura de projeto quando redigir essa seção.
Abordagem do projeto ou resumo executivo
Descreva a abordagem de gerenciamento para o projeto. Liste o pessoal-chave e qualquer pessoa com responsabilidades específicas e autoridade na tomada de decisão. Descreva as premissas e restrições. Você também pode incluir riscos nesta seção.
Escopo do projeto
Para evitar o desvio de escopo, você deve definir claramente quais são os desfechos esperados do projeto e o que está fora do escopo. O termo de abertura de projeto fornece um ponto de partida para definir o escopo, mas você também deve incluir as seguintes seções na declaração de escopo do projeto ou links para documentos separados:
- Estrutura analítica de projeto (EAP): fornece uma descrição visual de todas as tarefas de alto e baixo nível necessárias para criar as entregas. No diagrama da EAP, liste as principais tarefas no topo e depois divida os itens em tarefas cada vez menores, até determinar as menores tarefas ou pacotes de trabalho. A EAP trabalha com o dicionário de estrutura analítica de projeto, que é uma lista detalhada de tarefas, proprietários, datas de vencimento e muito mais.
- Linha de base do cronograma: para entender se as atividades, marcos e projeto estão no caminho certo, crie uma linha de base do cronograma.
- Marcos: indicam estágios importantes da conclusão do projeto. Crie uma lista de marcos de alto nível e apresente-os resumidamente, juntamente com o respectivo contexto, no cronograma geral do projeto.
Plano de gerenciamento de mudanças
Um plano de gerenciamento de mudanças oferece um modelo consistente para documentar, enviar, aprovar e monitorar as mudanças em um projeto. Essas importantes instruções geralmente são criadas em um documento separado.
Plano de gerenciamento de risco
Para o plano do projeto, resuma a abordagem de gerenciamento de risco, incluindo o processo de identificação de riscos e a estratégia de mitigação. No final do projeto, durante a análise pós-ação, gerentes de projeto avaliam os riscos identificados em relação à abordagem de gerenciamento e recomendam quaisquer melhorias para projetos futuros.
Um registro do risco captura cada risco e ação de mitigação. Um registro é essencial para a melhoria da qualidade e pode ser exigido para conformidade regulatória. Ele registra um ID exclusivo para um risco, detalhes de risco, quem identificou o risco, a data em que foi identificado, a probabilidade do risco, a gravidade do impacto e assim por diante. No PRINCE2, um registro de risco é conhecido como log de risco.
Plano de gerenciamento de escopo do projeto
A seção de gerenciamento de escopo do projeto descreve quem tem autoridade para restringir os esforços. Ela detalha as ferramentas e métodos para estabelecer o escopo do projeto, incluindo documentos de suporte. Os documentos de suporte podem incluir a EAP e o termo de abertura de projeto ou declaração de trabalho. O plano de gerenciamento de escopo também deve explicar como você mede e monitora o escopo. Além disso, o documento deve articular claramente como gerentes de projeto comunicam o escopo à equipe.
Plano de comunicação
O plano de comunicação descreve as informações do projeto que você precisa compartilhar com a equipe e partes interessadas, a identidade de destinatários, as informações de contato e os meios e a frequência da comunicação. O plano de comunicação é crucial para o funcionamento eficiente do projeto. Pense em fazer uma análise das partes interessadas no início do planejamento do projeto, para que você possa usá-la para informar o plano de comunicação.
Plano de gerenciamento de custo
Em um plano de gerenciamento de custo, você descreve como pretende medir, gerenciar e reportar os custos ao longo da duração do projeto. Identifique quem tem a responsabilidade de controlar os custos, como essa pessoa aprova e monitorar as alterações orçamentárias e os meios e a frequência com que relata o orçamento.
Uma linha de base de custo descreve os gastos aprovados e divididos em fases dentro de um projeto e representa o total combinado do custo estimado do projeto e das reservas de contingência.
Plano de recursos ou aquisições
O plano de recursos, ou plano de aquisições, define limites de gastos e identifica quem tem autoridade para aprovar valores que excedem esses limites. Ele também detalha os tipos de recursos que você usará, como equipamentos, serviços públicos, infraestrutura e custos, indicando se serão alugados, arrendados ou comprados.
Calendário de recursos
Um calendário de recursos fornece uma referência visual para entender quando e por quanto tempo você precisa de recursos importantes. A pessoa encarregada da responsabilidade funcional pelos recursos incluídos deve aprovar o calendário de recursos.
Plano de gerenciamento de recursos humanos
O plano de recursos humanos descreve os conjuntos de habilidades exigidos para o projeto, as taxas de pagamento para o projeto e se o RH contratará novos funcionários ou terceirizados para o projeto.
Plano de gerenciamento de qualidade
Para garantir que o projeto concluído atenda às expectativas de qualidade, crie um plano de gerenciamento de qualidade. Ele define os padrões pelos quais você julgará o desfecho final. O plano também identifica os processos que avaliarão o trabalho. No plano de qualidade, observe quem é responsável pela qualidade e descreva os regulamentos, padrões, processos e ferramentas aplicáveis de garantia (ou controle) de qualidade.
Uma linha de base de qualidade articula as métricas específicas pelas quais você avaliará a qualidade ao longo do projeto. Para descobrir as métricas apropriadas, revise o processo ou os padrões atuais de gerenciamento de qualidade, projetos recentes ou semelhantes e padrões regulatórios ou do setor relevantes.
Outros modelos úteis de gerenciamento de projetos
Outros documentos e planos podem ajudar você a descrever aspectos exclusivos do plano de projeto. Aqui está uma seleção de links para amostras e modelos de suporte:
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