O que deve ser incluído em um termo de abertura de projeto?
Um termo de abertura de projeto inclui uma visão geral, o escopo, um cronograma aproximado, um esboço dos recursos necessários e um orçamento estimado. Um gerente de projetos geralmente redige o termo de abertura. Os patrocinadores do projeto o aprovam.
"Via de regra, os patrocinadores do projeto são responsáveis pela criação do termo de abertura", declara Nick Vashkevich, chefe de serviços da Akveo. "No entanto, costumam delegar a função aos gerentes de projeto, que definem os objetivos, criam o roteiro e distribuem as responsabilidades dentro da equipe. É uma boa ideia mostrar a versão final às partes interessadas e patrocinadores para avaliar os recursos orçamentários do projeto. Além disso, as partes interessadas ajudarão a especificar os entregáveis, metas e critérios de sucesso do projeto antes de você começar."
Um termo de abertura de projeto inclui uma visão geral, o escopo, um cronograma aproximado, um esboço dos recursos necessários e um orçamento estimado. Um gerente de projetos geralmente redige o termo de abertura. Os patrocinadores do projeto o aprovam.
"Via de regra, os patrocinadores do projeto são responsáveis pela criação do termo de abertura", declara Nick Vashkevich, chefe de serviços da Akveo. "No entanto, costumam delegar a função aos gerentes de projeto, que definem os objetivos, criam o roteiro e distribuem as responsabilidades dentro da equipe. É uma boa ideia mostrar a versão final às partes interessadas e patrocinadores para avaliar os recursos orçamentários do projeto. Além disso, as partes interessadas ajudarão a especificar os entregáveis, metas e critérios de sucesso do projeto antes de você começar."
| Elementos do termo de abertura de projeto | Quem é responsável pelas determinações? |
|---|---|
| Visão geral | Gerente do projeto e patrocinador do projeto |
| Escopo | Patrocinador do projeto |
| Cronograma | Gerente do projeto e equipe |
| Riscos | Gerente do projeto e patrocinador do projeto |
| Orçamento | Patrocinador do projeto com contribuição do gerente do projeto |
| Partes interessadas | Gerente de projetos |
Normalmente, um termo de abertura de projeto deve responder a perguntas como:
- O que este projeto realizará?
- Quanto tempo e dinheiro o projeto deve custar?
- Quais são os benefícios da conclusão do projeto?
- Quem é responsável pelo projeto?
- Qual é o nível de prioridade do projeto?
"Um bom termo de abertura de projeto é claro e contém informações adequadas que podem fazer o projeto avançar. Deve ser simples o suficiente para que todos possam entendê-lo", explica Will Cannon, fundador da Signaturely.
Para obter mais informações sobre os termos de abertura de projeto e por que eles podem ser necessários para você, leia nosso guia sobre termos de abertura de projeto.
Quantos elementos existem no termo de abertura de projeto?
Uma série de elementos está incluída em um termo de abertura de projeto. As seções variam conforme as necessidades individuais do projeto e da empresa. Um termo de abertura geralmente inclui um título, descrição, estimativa de alto nível do orçamento e recursos necessários e quem é responsável pelo projeto.
Os termos de abertura de projeto também podem incluir informações como planos de comunicação e visibilidade, links para painéis do projeto e espaços de recursos compartilhados. Eles também podem apresentar declarações e avaliações de risco, relações com outros projetos propostos ou em andamento, retorno do investimento (ROI) e informações de previsão de vendas e planos futuros.
Qual é o conteúdo de um termo de abertura de projeto?
Um termo de abertura de projeto deve sempre incluir uma visão geral, um esboço do escopo do projeto, um cronograma aproximado, um orçamento estimado, os riscos previstos e as principais partes interessadas. Cada uma dessas seções deve ser breve, mas tão completa quanto possível.
"Tenha em mente que o termo de abertura de projeto tem como objetivo fornecer uma visão geral de alto nível do projeto, não uma análise detalhada. Apenas algumas frases devem ser exigidas para cada seção", diz Cannon.
Visão geral do projeto
Uma visão geral do projeto tem um título descritivo, um resumo dos problemas que o projeto abordará e como você o alcançará. Adicione quaisquer links aos painéis do projeto e portais da equipe para facilitar o acesso ao status do andamento.
Dê ao projeto um nome descritivo. O título deve fornecer uma descrição de alto nível da meta do projeto.
Em seguida, escreva uma breve descrição do projeto que destaque seu propósito, nível de prioridade, quaisquer metas e marcos importantes e quaisquer dependências de projetos anteriores ou em andamento. Você também deve mencionar as metodologias específicas de gerenciamento de projetos que usará, como Agile, Kanban ou Scrum.
"Inclua informações sobre como você acompanhará o status das tarefas, documentação, entrega de resultados, regras de implantação do sistema, metodologia de trabalho em equipe e reuniões", sugere Vashkevich, da Akveo. Leia este guia para criar termos de abertura para projetos usando metodologias Agile para saber mais sobre essa prática.
A visão geral é um bom recurso para deixar links para painéis de projeto e portais de equipe relevantes. Quanto mais cedo você configurá-la, mais rápido a equipe pode começar a usá-la a seu favor e mais fácil será para as partes interessadas monitorarem o progresso do projeto.
Escopo do projeto
Declare tudo o que está incluído no escopo do projeto e, igualmente importante, as coisas que não estão. Também é importante definir como você medirá o sucesso do projeto.
"A seção também deve incluir pontos e critérios que indiquem o sucesso do projeto", diz Vashkevich.
Podem ser projeções de ROI, aumento percentual nas vendas, soluções para um problema conhecido ou muitos outros fatores, dependendo do tipo de projeto. Esse elemento é crucial; se você não estabelecer condições para o sucesso, não poderá garantir um avanço em direção à melhoria contínua.
Cronograma estimado do projeto
Um cronograma de projeto deve refletir o tempo que a equipe levará para terminar o trabalho, não quanto tempo você quer que ela leve. Esta é uma oportunidade de aproveitar o tempo extra, para que emergências imprevistas não inviabilizem o projeto.
Use a equipe como um recurso para determinar quanto tempo levará para concluir as tarefas do projeto. "Reúna a equipe de trabalho e outras partes interessadas antes de criar uma estrutura analítica de projeto. Embora você seja o(a) responsável final pela estrutura analítica de projeto como proprietário(a) da empresa, o grupo de trabalho deve estabelecer quais tarefas são essenciais, como estão relacionadas e quanto tempo cada uma levará. A última coisa que você deseja é planejar uma ação vital que leve dois dias, mas que a equipe informe que isso não pode ser feito", avisa Andrew Dale, diretor técnico da CloudTech24.
Dale continua: "Como alternativa, você pode perceber que o que você pensava ser uma tarefa de uma semana pode ser concluído na metade do tempo com uma estratégia inovadora que você nunca teria descoberto por conta própria. Envolva partes interessadas de fora da equipe de trabalho para obter seu apoio e fazer com que o cliente ou consumidor também aprove".
Riscos previstos
Descreva quaisquer riscos potenciais que o projeto possa encontrar. A avaliação de risco é fundamental para prever desafios e abordá-los antes que se tornem intransponíveis e acabem fazendo com que o projeto atrase o cronograma.
Para saber mais sobre como identificar e evitar riscos, leia nosso guia para o gerenciamento de riscos de projetos.
Orçamento estimado do projeto
Prepare uma previsão orçamentária para o projeto do início ao fim. Certifique-se de incluir estimativas para elementos físicos do projeto, tempo e custo do trabalho e quaisquer recursos adicionais de que você possa precisar. Seu orçamento deve sempre incluir espaço para eventos imprevistos e emergências, que podem aumentar drasticamente os custos do projeto, caso surjam.
"Um gerente de projetos que subestima a necessidade de recursos humanos, por exemplo, pode levar diretamente a custos excessivos", explica Dale. "Neste exemplo, se um projeto exigir mais mão de obra do que inicialmente previsto, ou se uma especialidade ou talento não encontrado na organização precisar ser terceirizado, o custo total do projeto poderá aumentar. Além disso, se um gerente de projetos atribuir tarefas a funcionários inadequados em fases específicas do projeto, a conclusão do trabalho poderá demorar mais ou a qualidade poderá ser comprometida e os procedimentos repetidos por outra pessoa, resultando no excedente dos custos de mão de obra."
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