O que é monitoramento e controle do projeto?
O monitoramento e o controle ajudam a medir o desempenho do projeto. Use o processo para analisar o plano do projeto, revisar o status do projeto, identificar possíveis problemas e implementar mudanças quando necessário. Essa fase coincide com a de execução do ciclo de vida do projeto.
Você pode usar essa fase para manter um projeto dentro do cronograma e do orçamento, além de gerenciar riscos e evitar o desvio de escopo. No final da fase de monitoramento e controle, o cliente aceita os entregáveis do projeto concluído.
Qual é o objetivo principal da fase de monitoramento e controle do projeto dentro do gerenciamento de projetos?
O principal objetivo do monitoramento e do controle no gerenciamento do projeto é identificar problemas antes que eles ocorram e fazer ajustes. Essas mudanças podem exigir reavaliação e atualização do plano do projeto.
Alan Zucker, fundador da Project Management Essentials, LLC, que tem mais de 25 anos de experiência em liderança e gerenciamento de projetos em empresas da Fortune 100, identifica o objetivo do monitoramento e controle: "Gerentes de projeto monitoram o desempenho regularmente com foco em custo, cronograma e escopo. Se o projeto estiver fora do caminho, a gerência do projeto toma as medidas corretivas."
A importância do monitoramento e controle do projeto
O monitoramento e o controle do projeto são essenciais para concluir um projeto dentro do prazo, do orçamento e do escopo. Os processos de monitoramento e controle identificam os desvios do plano do projeto. O monitoramento e o controle do projeto garantem que o desempenho seja contínuo, eficiente e esteja no caminho certo.
Alan Zucker descreve a importância do monitoramento e do controle do projeto para a entrega de um projeto bem-sucedido: "Gerentes de projeto sabem que nenhum projeto prossegue perfeitamente de acordo com o plano. Devemos ser diligentes no monitoramento do desempenho para ver se ele atende às nossas expectativas de sucesso. Caso contrário, devemos determinar o que é necessário para manter o projeto no caminho certo."
Processo de monitoramento e controle do projeto
O processo de monitoramento e controle monitora as métricas de desempenho para manter um projeto dentro do cronograma, do orçamento e do escopo. O processo ajuda as equipes do projeto a descobrir os problemas antes que eles ocorram.
- Monitore os indicadores-chave de desempenho (KPIs): o monitoramento dos KPIs mantém os entregáveis do projeto no caminho certo e o desempenho atualizado. Gerentes de projeto usam dados sobre linhas do tempo, orçamentos e qualidade para permitir melhores decisões, fazer mudanças para evitar problemas e aproveitar as oportunidades.
- Monitore as solicitações de alteração: medir os dados de desempenho do projeto ajuda a revelar se o projeto está no caminho certo ou se são necessárias alterações. Se o projeto estiver fora do curso, uma solicitação de alteração será enviada e implementada para fazer uma correção do curso.
- Monitore o escopo do projeto: essa etapa ajuda a garantir que quaisquer alterações no escopo do projeto sejam verificadas e documentadas. Você precisará atualizar todos os documentos relevantes, como uma declaração de escopo do projeto e uma estrutura analítica do trabalho. Também é desejável determinar quaisquer ajustes de linha do tempo e custo relativos a um aumento de escopo que possa causar uma alteração na estratégia.
- Identifique os riscos: é ideal que os riscos sejam identificados ao longo de um projeto; quando os riscos surgem, você tem as informações relevantes disponíveis para tomar a decisão certa.
- Comunique-se com os membros da equipe, partes interessadas e clientes: manter uma comunicação regular mantém os projetos no caminho certo e ajuda a evitar mal-entendidos que custam tempo e dinheiro. É vital que as partes interessadas e os membros da equipe recebam todas as informações relevantes em tempo hábil.
Como criar um plano de monitoramento e controle do projeto
Um plano de monitoramento e controle do projeto integra fatores como sucesso, escopo, cronograma, recursos, risco e custos. O plano é desenvolvido durante a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto.
- Descreva o projeto.
Estabeleça o escopo, cronograma e linhas de base orçamentárias para benchmarking de acordo com o plano do projeto. O plano define as metas, recursos e marcos do projeto. - Divida o projeto em subtarefas ou unidades de trabalho.
Uma estrutura analítica do trabalho é uma ferramenta útil que os gerentes de projeto podem usar para criar subtarefas e gerenciar o trabalho. Essa visualização ajuda os gerentes de projeto a monitorar e simplificar o desempenho e os entregáveis. - Execute o plano do projeto e relate e analise para identificar variações.
Determine se as variações são aceitáveis e continue a monitorá-las. Encontre a causa das variações inaceitáveis e faça ajustes.
Como implementar o monitoramento e o controle do projeto
Gerentes de projetos usam três a cinco indicadores-chave de desempenho para relatar os dados de monitoramento e definir objetivos para manter o projeto no caminho certo. Os KPIs devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos.
- Monitore os parâmetros do projeto: o plano do projeto incluirá o escopo do projeto e as medições para o sucesso. Gerentes de projeto usam KPIs para monitorar o cronograma, o esforço e o custo e garantir que eles estejam alinhados com o plano do projeto.
- Monitore o envolvimento das partes interessadas: ao posicionar e se comunicar com a equipe do projeto, a diretoria e os clientes, você mantém todos envolvidos e dentro da tarefa.
- Monitore o risco: ao concluir as avaliações de risco ao longo da vida do projeto, você evita problemas e permite mitigar os impactos negativos na linha do tempo e no orçamento do projeto.
- Monitore o desempenho do projeto: gerentes de projeto usam painéis de KPI para identificar problemas e medir o progresso do trabalho.
- Tome medidas corretivas para controlar o progresso: gerentes de projeto usam o plano do projeto como uma linha de base para controlar o progresso e monitorar as alterações até a resolução ou até o projeto entrar na fase de encerramento.
- Monitore e gerencie a documentação de dados: documentar o desempenho e as alterações no projeto mantém as partes interessadas envolvidas, mitiga problemas e informa projetos futuros.
Melhores práticas de monitoramento e controle do projeto
As melhores práticas de monitoramento e controle do projeto exigem atenção constante aos detalhes. Essas melhores práticas podem capacitar gerentes de projeto e equipes para equilibrar tempo, custo e orçamento.
- Defina as funções da equipe de gerenciamento do projeto: certifique-se de que os membros da equipe conheçam as expectativas e as linhas do tempo a serem cumpridas.
- Identifique um ponto de contato: quando surgirem problemas, deve haver uma pessoa dedicada responsável por controlar, documentar e monitorar quaisquer problemas.
- Determine a frequência dos relatórios de KPI: ao desenvolver o plano do projeto, decida com que frequência você conduzirá os relatórios de KPI e cumpra esse cronograma. Esses dados são essenciais para o monitoramento e o controle do desempenho.
- Defina os limites de variação para cronograma, orçamento e custo: decida qual porcentagem de alteração é aceitável e o valor do limite de variação que exigirá uma alteração.
- Para variação do cronograma (SV), subtraia o valor planejado (PV) do valor agregado (EV).
- Para variação orçamentária (BV), subtraia o dinheiro gasto do orçamento planejado para cada item de linha e divida-o pelo orçamento original para calcular a porcentagem.
- Para variação de custo (CV), subtraia o custo real (AC) do valor agregado (EV).
- Determine se a causa da variação é comum ou única: o trabalho continua sem alteração sob uma variação esperada e aceitável. Se a variação for causada por um fator inesperado, identifique e implemente a alteração adequada.
- Examine as ordens de alteração: revise as solicitações de alteração documentadas com a equipe do projeto para aprová-las ou rejeitá-las.
- Monitore e controle o desvio de escopo: mitigue o desvio de escopo para manter os parâmetros do projeto e reconheça que a alteração do projeto pode afetar os resultados.
- Faça um processo de aprovação rigoroso na conclusão: certifique-se de documentar e arquivar todas as aprovações adequadamente.
Zucker acrescenta: "Habilidades sociais geralmente são esquecidas, então concentre-se na comunicação e na conservação eficaz do interesse das partes interessadas. Os projetos podem se beneficiar de uma nova perspectiva, e um conselho consultivo de especialistas fornece supervisão e orientação para gerentes de projeto".
Técnicas de controle e monitoramento do projeto
Gerentes de projeto dependem do monitoramento e controle para monitorar, revisar e relatar o desempenho do projeto. Eles dependem dessa fase para tomar decisões informadas, evitar crises e maximizar o desempenho e as oportunidades.
As técnicas de monitoramento e controle do projeto abordam três áreas do gerenciamento do projeto:
- Monitoramento do plano do projeto: use o método do caminho crítico (CPM) para identificar os marcos essenciais do projeto e manter os entregáveis dentro do cronograma.
- Monitoramento do orçamento do projeto: use o gerenciamento do valor agregado para atribuir as tarefas do projeto de acordo com o custo.
- Monitoramento do status do projeto: use relatórios de status do projeto para padronizar o processo de relatório e identificar tarefas concluídas, principais conclusões, riscos e progresso em tempo real.
Estratégia de monitoramento e controle do projeto
Projetos bem-sucedidos exigem diligência e precisão no monitoramento e controle; portanto, ter a estratégia certa pode fazer toda a diferença. Uma boa abordagem no monitoramento e controle analisa os níveis de qualidade, risco e engajamento das partes interessadas e comunica todos os resultados do projeto.
Essas dicas podem ajudar você a aderir a uma estratégia de monitoramento e controle do projeto:
- Estabeleça uma cadência e um processo bem definido para gerenciar as solicitações de alteração.
- Adapte os relatórios de desempenho às necessidades do projeto.
- Não sobrecarregue a equipe do projeto com solicitações de informações.
- Posicione as partes interessadas onde elas são mais necessárias de acordo com a respectiva experiência.
- Priorize dados de desempenho que sejam acionáveis e exijam uma decisão.
- Leve em consideração como as decisões afetam o cronograma, orçamento e escopo.
- Estabeleça um processo de tomada de decisão transparente e comunique e documente os resultados.
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