Distribuidora global adota o Smartsheet para gerenciamento de portfólio e também obtém automação do fluxo de trabalho

A ADI é uma distribuidora atacadista líder global em segurança, áudio e vídeo e produtos de baixa tensão para contratantes licenciados. Ela se compromete a ajudar seus clientes a crescer ao lhes oferecer acesso aos produtos, serviços e suporte de que precisam para capitalizarem novas oportunidades. Além disso, a ADI busca fortalecer sua presença no setor ao oferecer aos clientes uma experiência de compra omnicanal contínua e superior. 

Para tanto, a ADI embarcou em uma jornada rumo à transformação digital, fazendo investimentos significativos em sua presença digital. Eles incluem atualizações em sua plataforma de e-commerce, a ADI Digital Branch, além de oferecer a suas equipes as ferramentas digitais mais recentes, como o Smartsheet, para aumentar a efetividade das vendas e atender melhor os clientes. 

Nessa jornada, uma das dificuldades que a ADI enfrentou envolveu o suporte ao gerenciamento de projetos para todas as iniciativas que estavam ocorrendo simultaneamente na empresa. A ADI precisava de uma ferramenta que permitisse aos líderes de negócios gerenciarem projetos com sucesso e automatizarem fluxos de trabalho em toda a organização.

Uma forma melhor de lidar com desafios

Loucks sabia que a ADI precisava de uma forma melhor de lidar com os desafios do gerenciamento de projetos que se colocavam entre a ADI e seus objetivos de negócios. Ele buscou opções para uma ferramenta de gerenciamento de projetos de portfólio para toda a empresa e constatou que não precisava procurar muito. Acontece que outras áreas da Resideo, a controladora da ADI, tinham licenças do Smartsheet e seus usuários estavam muito satisfeitos com ele. Logo em seguida, Loucks também estava.

“Eu adorei o aspecto da pouca necessidade de programação do Smartsheet, o que significa que poderia ser prontamente usado por nossos gerentes de negócios sem precisar da intervenção da TI”, afirma Loucks. “Também era fácil e econômico compartilhar planilhas para colaboração sem arcar com os custos de licenças adicionais só para atualizar uma planilha.”

A empresa adquiriu o Smartsheet Advance, oferta premium do Smartsheet, que inclui recursos de trabalho dinâmicos de classe empresarial para permitir que os clientes trabalhem em escala. A ADI tem aproveitado especialmente componentes do Smartsheet Advance como Control Center, Exibição dinâmica e Salesforce Data Connection. 

“Nós gostamos do fato que o Smartsheet Advance era uma oferta em escala para nossa organização global”, afirma Loucks. “Além disso, gostamos de poder continuar a apoiar nossos negócios à medida que continuamos a crescer.”

Gerenciamento de projetos abrangente do departamento para a empresa

Com o Smartsheet Control Center e os painéis, a ADI adquiriu uma perspectiva abrangente do gerenciamento de projetos, desde grandes projetos de transformação e capital até pequenos projetos de melhoria. Loucks e seus colegas ajustaram Smartsheet Blueprints, adaptando-os para os tamanhos de que precisavam para o escopo de seus projetos. 

A ADI usa os painéis do Smartsheet para monitorar status e cronogramas de projetos, orçamento, pendências, marcos e riscos, entre outros fatores. Por exemplo, o Smartsheet oferece ao pessoal de recursos humanos uma forma imediata de monitorar o progresso de funcionários em certificações no sistema de gerenciamento de aprendizado da empresa. As informações de projetos de toda a empresa são implementadas do nível departamental e regional para o nível global, alimentando a plataforma de gerenciamento global da empresa, que também é executada no Smartsheet.

A automação do fluxo de trabalho acelera processos e aprovações

Além do gerenciamento de projetos de portfólio, a ADI usa o Smartsheet para automação do fluxo de trabalho. Por exemplo, a empresa automatiza e acelera os processos e as aprovações necessários para adicionar uma nova conta de cliente ao sistema de Salesforce CRM com a Smartsheet Salesforce Data Connection. A tecnologia também permite atualizações do pipeline de vendas e gerencia o processo de devoluções dos clientes. 

Com o Smartsheet Data Mesh, a ADI automatiza consultas de dados em planilhas, como identificações e endereços de funcionários, e atualiza e combina dados para relatórios periódicos, como adições semanais na escala de funcionários. 

Além de a ADI usar o Smartsheet para levar mais dados a mais usuários, o usa para filtrar dados para oferecer maior valor e mais segurança. Por exemplo, a empresa mantém uma avaliação de talentos trimestral a partir da qual gera planos para retenção de talentos. Ela utiliza a Exibição dinâmica do Smartsheet Dynamic View para garantir que os gerentes vejam apenas os dados para os funcionários que supervisionam, tornando os dados relevantes e ajudando a mantê-los seguros. 

A automação do fluxo de trabalho economiza centenas de horas por ano

Para Loucks, o aspecto mais inesperado do Smartsheet foi sua utilidade para a automação de fluxo de trabalho.

“Estávamos buscando uma ferramenta de gerenciamento de projetos e o Smartsheet é ótimo para essa função”, afirma. “Contudo, rapidamente percebemos que poderíamos usar o Smartsheet para automatizar o fluxo de trabalho e devolver a produtividade aos negócios. Foi uma contribuição imensa para nós.”

Loucks estima que a empresa economiza centenas de horas por ano “no trabalho chato”, como atualizar relatórios, o que agora é realizado pelo fluxo de trabalho automatizado do Smartsheet. Por exemplo, um processo de devolução de produto que antes era gerenciado por três funcionários agora é realizado com mais eficácia por um único funcionário usando a automação do Smartsheet.

Ferramentas de colaboração levam a “menos reuniões que são mais curtas e mais impactantes”

Ao usar o Smartsheet para proativamente levar informação e itens de ação para os funcionários, a ADI reformulou a colaboração entre esses funcionários para um processo mais eficaz e ágil. 

Por exemplo, as reuniões. Antes de usar o Smartsheet, os gerentes enviaram relatórios de inventário semanais para os funcionários por e-mail, com instruções para lerem e resolverem problemas de estoque. Agora, a empresa coloca essa informação no Smartsheet, que automatiza notificações, encaminhamentos, lembretes e visualizações dos painéis para os funcionários relevantes. O novo processo elimina a necessidade de reuniões para analisar o status do inventário e atribuir tarefas. Em vez disso, os funcionários vão às reuniões sobre inventário essencialmente para lidar com exceções.

“Nós usamos o Smartsheet para trabalharmos em conjunto de forma mais colaborativa e efetiva, o que ajuda a reduzir o tempo que nossas equipes gastam em reuniões desnecessárias e permite que operem com mais eficiência", afirma Loucks. “Agora, temos menos reuniões que são mais breves e mais impactantes. São sobre o avanço dos projetos, não sobre dar um sermão e falar o que todos já deveriam saber.”

Loucks exemplifica com suas reuniões semanais de equipe, de meia hora, que costumavam levar 20 minutos no que chama de “repassar o óbvio” e 10 minutos “no que importa”. Agora, essas proporções se inverteram completamente. 

Melhor experiência do cliente estimula a satisfação do cliente

A ADI usa o tempo que economiza com o Smartsheet para aprimorar a experiência do cliente. Por exemplo, o processo de devolução de produto baseado no Smartsheet fornece à equipe da ADI informações mais precisas e oportunas sobre uma devolução solicitada por um cliente e permite que responda rapidamente a uma consulta de cliente ou entregue a informação proativamente. De forma mais ampla, o Smartsheet libera o tempo de processos manuais para que a equipe de vendas possa passar mais tempo interagindo com clientes.

Loucks e seus colegas também compartilham planilhas com clientes, possibilitando interações e colaborações mais bem-sucedidas e maior satisfação do cliente. “Eu falo do Smartsheet o tempo todo”, conta Loucks. “Ajuda a mim e os negócios a ter mais sucesso, dentro e fora da empresa.”

O que a ADI ganha com o Smartsheet vai além da experiência do cliente. “O Smartsheet é de fundamental importância para nós”, afirma Loucks. “Ao implementá-lo de forma tão onipresente, geramos automação, eficiência, a capacidade de fazer mais com menos.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.