A American Roofing acelera compras e reduz custos com o gerador de documentos do Smartsheet

Há mais de 100 anos, a American Roofing & Metal cresceu de uma pequena empresa local para uma considerável empresa regional de construção de coberturas. Agora ficou grande demais para usar armazenamento de informação em papel e processos manuais de compras, planejamento e outras atividades comerciais. Com a ajuda da nova funcionalidade do Smartsheet, que inclui o gerador de documentos e o gerador de formulários com lógica condicional, a American Roofing tem profissionalizado e acelerado suas compras, contratações e outros trabalhos administrativos, economizando tempo e dinheiro e, ao mesmo tempo, impulsionando sua imagem profissional.

“A empresa cresceu aproximadamente cinco vezes em quase três anos”, relata Rob Waite, vice-presidente executivo da American Roofing. “Tínhamos muitas dificuldades com o modo de colocação em escala da infraestrutura de TI. Não podíamos continuar adicionando pessoas para resolver o problema, já que era mais uma questão profunda de processo, que precisava de tecnologia de automação e colaboração para preencher a lacuna.”

A American Roofing cresceu e atende clientes residenciais, comerciais e industriais em Louisville, Lexington, Cincinnati e uma vasta região vizinha. Waite descreve a cobertura como uma parte de “alta velocidade” do processo de construção, o último estágio do projeto de uma edificação que geralmente é acelerada para cumprir um prazo apertado. Os contratos podem ser fechados na quinta-feira para o trabalho começar na segunda-feira. Isso deixa menos tempo para adquirir materiais de construção, alocar e agendar horário de trabalhadores e garantir que todas as certificações exigidas estejam implementadas. Além disso, os processos de negócios manuais da American Roofing têm dificultado a movimentação com a velocidade que os clientes precisam.

“No passado, havia muita dependência de duas coisas: conhecimento de grupos e planilhas por toda parte”, conta Waite. “Não havia um lugar só para buscar as informações e criar isso era oneroso em termos administrativos. Precisávamos ter informações armazenadas em um local centralizado que fossem muito fáceis de recuperar em qualquer dispositivo, lugar e hora. E tinha que ser o mais automatizado possível.”

Waite implementou o Smartsheet na American Roofing cerca de três anos antes para ajudar a facilitar uma transição de liderança e conectar partes dispersas da empresa. Ele percebeu que os principais desafios de geração de documentos e dados duplicados da empresa poderiam ser resolvidos com dois novos recursos da plataforma: o gerador de documentos e a lógica condicional em formulários.

O gerador de documentos transforma as compras

A maioria dos clientes e fornecedores da American Roofing exige documentos de ordem de compra (OC) impressos para satisfazer requisitos de auditoria e fiscalização. Gerá-los era um processo trabalhoso de copiar dados do registro de projetos do Smartsheet para um modelo em PDF editável. Waite estava buscando soluções para automatizar o processo de transferência de dados quando o Smartsheet anunciou a versão beta do gerador de documentos.  

“Gerar um documento ainda era uma grande dificuldade que envolvia muitas mãos nos teclados e muita revisão”, conta Waite. “Quando o gerador de documentos foi lançado, eu testei logo a versão beta. No prazo de 24 horas, tínhamos criado todo um novo sistema de compras.”

No processo antigo, as OCs eram enviadas aos fornecedores via fax, eram feitas ligações para confirmar o pedido e definir uma data de entrega. Às vezes, isso levava vários dias. Com o gerador de documentos, uma vez que uma compra é aprovada, um administrador clica em um botão para enviar uma OC automaticamente por e-mail para o fornecedor, com um link para confirmar o recebimento e um seletor de calendário para a data de entrega. A resposta retorna automaticamente para o sistema da American Roofing, fornecendo à equipe do projeto a informação de que precisa para começar a alocar profissionais para o trabalho.

“Todo o processo é concluído em uma hora, no máximo, para três quartos das ordens de compra que realizamos”, relata Waite. “Do momento em que é aprovada até o momento em que chega no fornecedor, e quando o fornecedor nos apresenta uma data de entrega e o superintendente de projetos sabe quando o material vai chegar. E uma única pessoa precisou fazer isso tudo acontecer clicando em “Gerar documento”. É uma gigantesca economia de tempo, o que deixa as pessoas livres para passarem mais tempo trabalhando com valor agregado e não com documentação administrativa.”

O processo agilizado também ajuda a empresa a economizar dinheiro. Em vez de estocar materiais de construção para o caso de um pedido de um trabalho específico não ser atendido rapidamente, a empresa pode fazer pedidos de projetos em lotes com os fabricantes para garantir preços menores.

Criando cartas de oferta rapidamente para novos contratados

A American Roofing também usa o gerador de documentos para criar cartas de oferta para novos contratados. Quando o gerente de contratação está pronto para fazer uma oferta, um clique cria uma carta personalizada com detalhes de salário e outros, pronta para o gerente e o candidato assinarem no término da entrevista de emprego final. Isso permite que todos comecem o processo de pré-contratação imediatamente, como exames toxicológicos, verificações de referências e treinamento da OSHA.

“Os candidatos ficam deslumbrados com isso”, conta Waite. “Podem ter feito entrevistas em outros lugares e não receberam esse tipo de resposta. E ajuda a reduzir o intervalo entre a contratação e o momento de início do trabalho. Sempre que podemos retirar dias desse intervalo, é uma grande ajuda e sempre começa com a carta de oferta inicial.”

Waite e seus colegas planejam usar o gerador de documentos para outros processos que dependem de documentos, como ofertas comerciais, apresentações de projetos e pedidos de alteração. Ao automatizar os principais pontos do lançamento e do processo de construção, a American Roofing pode responder mais rapidamente a oportunidades e alterações de documentos que podem afetar custos, evitando surpresas quando a fatura final é enviada. Além disso, Waite afirma que sua plataforma é aprovada por auditoria; o processo de aprovação integrada de documentos protege dados e o especialista em RH afirma que não há necessidade de investir em um caro sistema de informação de recursos humanos (HRIS) para realizar o que o Smartsheet oferece.

Protegendo falhas na entrada de informações e eliminando duplicação com formulários

Como as equipes da Roofing precisam atualizar detalhes do projeto na obra, Waite desenvolveu formulários no Smartsheet para deixar mais fácil para as equipes a captura de informações em dispositivos móveis. Os formulários originais eram longos e cheios dos mais inimagináveis detalhes de projeto. Então, o Smartsheet introduziu a lógica condicional para formulários e Waite pôde agilizar o processo de entrada de dados para acelerar o trabalho e prevenir erros.

“Uma planilha original funciona na horizontal”, explica Waite. “Contudo, quando se tem centenas de pessoas trabalhando em smartphones, existe uma gigantesca diferença entre sentido vertical e horizontal na velocidade de leitura da informação. Eu estava começando a buscar alternativas aos nossos formulários grandes e complexos quando o Smartsheet introduziu a lógica condicional. Apesar de o formulário exibir apenas o mínimo, quando você digita dados que satisfazem certas condições, células adicionais são exibidas. Isso ajuda na precisão, pois as pessoas não seguem acidentalmente o caminho errado.”

Visibilidade e profissionalismo aprimorados com painéis e relatórios

Como os formulários simplificam a entrada de dados fundamentais, os painéis do Smartsheet permitem que Waite personalize os relatórios para as partes interessadas que deles necessitem. Ele consegue fornecer à gerência sênior uma visão clara do status do projeto, sinalizando potenciais problemas logo no início, para que possam ser resolvidos antes que atrapalhem os cronogramas ou causem custos excessivos.

Ele também criou painéis de tarefas personalizados para a equipe administrativa, que geram um fluxo de trabalho lógico para cada dia, priorizando tarefas para facilitar o foco no que é mais importante. À medida que os administradores concluem os projetos mais importantes, adquirem uma visão mais clara do que seus esforços implicam para a empresa como um todo. O processo até mesmo gera uma competição saudável entre a equipe, para ver quem consegue efetivamente realizar o máximo em um dia.

Para as maiores empreiteiras de serviços gerais da empresa, Waite criou relatórios de progresso de trabalhos semanais que incluem taxas de produção, imagens e outros detalhes importantes que mantêm todos informados. Eles não só ajudam os clientes a se manterem a par dos projetos essenciais, como fazem com que a American Roofing apresente uma imagem mais elegante e profissional.

“Como a cobertura acontece no último minuto, é difícil encontrar tempo para parecer o mais profissional que você puder”, conta Waite. “O Smartsheet tem nos ajudado com a velocidade com que respondemos às necessidades dos clientes, especialmente com a documentação, mas também com a qualidade do que eles recebem de nós. Isso realmente faz com que nossos fornecedores vejam que agora somos muito mais estratégicos e analíticos do que pensavam inicialmente.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.