A Colliers Wisconsin eleva seus serviços imobiliários comerciais com automação e painéis no Smartsheet

O escritório de Wisconsin da Colliers International tem uma meta principal: fornecer uma experiência imobiliária comercial de serviço completo para seus clientes, da corretagem e gerenciamento de propriedade aos serviços de investidor. A oferta de serviços integrados da empresa depende não apenas de atender, mas entender e prever as necessidades do cliente. O Smartsheet ajuda a Colliers Wisconsin a entregar o melhor serviço da categoria, mesmo diante de desafios inesperados.

“Sendo uma empresa de serviço completo, uma de nossas metas é fazer com que as informações conversem entre diferentes departamentos para que todos tenham o mesmo conhecimento”, afirma Maggie Blair, diretora de marketing e pesquisa, Colliers Wisconsin. “Eu acho que isso se torna cada vez mais importante porque todos nós não ficamos juntos em um escritório durante uma semana inteira. As pessoas estão se movendo rapidamente; as coisas mudam de fato rapidamente. Então a pergunta é como podemos nos certificar de que essas informações são precisas, transparentes e iguais independentemente de quem a está analisando, onde estão analisando e como estão utilizando”.

Blair afirma que o serviço imobiliário comercial não tem sido tradicionalmente um líder em adoção de tecnologia e implementação. A Colliers Wisconsin tem usado o Smartsheet desde 2012 para simplificar, automatizar e acelerar uma variedade de atividades de negócios para que seus especialistas fiquem livres para focar nas necessidades dinâmicas dos clientes.

“O Smartsheet nos ajuda a criar um portfólio imobiliário e apresentá-lo de uma maneira envolvente para que as informações estejam corretas e sejam mais fáceis de visualizar”, afirma Blair. “Pela perspectiva do marketing, temos painéis de back-end para gerenciar os nossos catálogos, as nossas campanhas de e-mail e em quais sites uma determinada propriedade está anunciada. Podemos ter atualizações de status, agendas de reuniões, quantas informações forem possíveis em um só lugar, para que nossa equipe possa ter tudo que precisa sobre a propriedade no mesmo ponto”.

Um processo de projeto simplificado que pode escalar com o crescimento da equipe

A Colliers Wisconsin usa o Smartsheet para automatizar e simplificar uma variedade de processos, garantindo uma única fonte de informações precisas e atualizadas entre equipes que pode ser acessada com segurança de qualquer lugar. Antes de se juntar à Colliers, Blair nunca tinha usado a plataforma, mas rapidamente adquiriu a capacidade de criar novas soluções para dar apoio à pesquisa e ao marketing. Hoje, uma de suas responsabilidades é supervisionar os processos da organização relacionados ao Smartsheet. Uma das soluções mais importantes implementadas é um formulário de solicitação que concentra todos os trabalhos de projetos recebidos em uma única planilha para Blair classificar e delegar.

“Temos um formulário de admissão que qualquer pessoa interna pode preencher para solicitar diferentes tipos de projetos”, afirma Blair. “Temos campanhas de e-mail, folhetos de propriedades ou sites personalizados, realmente tudo desde uma simples solicitação de pesquisa ou análise até um material de divulgação completo. Tudo isso se concentra por meio de um formulário, o que torna o acompanhamento muito mais fácil. Costumava ser bastante simples quando as pessoas sabiam exatamente a quem recorrer porque havia apenas alguns de nós. Agora que crescemos, é um ponto no qual as pessoas podem solicitar o que precisarem, sem se preocupar se estão enviando o e-mail para a pessoa certa. Eu gerencio isso no back-end”.

Como o Smartsheet se integra ao Adobe Creative Suite, Blair e sua equipe podem gerenciar a revisão e a correção do conteúdo de marketing dentro da solução, economizando tempo em feedback e atualizações e mantendo arquivos grandes fora da caixa de entrada de e-mail da equipe. A solução não apenas elimina tempo e esforço da criação de conteúdo, mas também acelera e integração de novos contratados.

“Nosso processo de admissão e rastreamento de projeto dentro da minha equipe se tornou uma ótima ferramenta de treinamento, o que eu não esperava”, afirma Blair. “Enquanto eu integrava novos membros da equipe, era fácil para mim perceber no que eles estavam trabalhando e o que os estava atrasando. Eu não precisava mandar um e-mail para dizer, ‘oi, você tem tarefas o suficiente para fazer?’ Eu podia simplesmente entrar no rastreador de projeto deles e ver no que estavam trabalhando. Se eles tivessem um projeto pronto para começar, eu receberia uma notificação imediatamente; eu poderia adicionar meus três ou quatro comentários e eles conseguiriam tratar disso. Era uma maneira realmente fácil de colaborar e ensinar enquanto eu fazia aquilo”.

Além do marketing, a Colliers Wisconsin usa o Smartsheet para gerenciamento de projeto, construção, serviço ao cliente, análises de funcionários, reembolsos, plano executivo, agendas de reuniões e muito mais. Uma solução que usa a automação para eliminar o esforço e a frustração de um processo é o sistema para definição de metas trimestrais. Antes, os gerentes tinham que acessar seus relatórios para lembrar dos próximos prazos para definição de metas e perguntar se as metas já tinham sido concluídas. Agora, uma planilha central alerta os funcionários para que definam suas metas e, em seguida, envia lembretes 60 dias, 30 dias e imediatamente antes do prazo trimestral com um link de um formulário para que fique fácil verificar o progresso com apenas alguns cliques.

Visualizações mais significativas em uma única fonte de dados

Blair afirma que os painéis tornaram as instruções de cliente mais atraentes ao fornecer maneiras de visualizar dados de um jeito mais significativo do que em um formato de planilha. Eles também ajudam a organizar recursos internos, como links para formulários de projetos ou diretrizes de processos. Ao juntar ativos relacionados em um só lugar, os painéis eliminam problemas com versões diferentes ou perguntas sobre se um item está atualizado.

“Temos uma tonelada de informações, esse é nosso ativo mais poderoso”, afirma Blair. “Os painéis nos ajudam a aproveitar essas informações a fim de que possamos usá-las para nosso próprio conhecimento e com nossos clientes. Eles nos permitem visualizar dados de uma maneira diferente e compartilhar essas informações com nossos clientes de um modo mais convincente. O tipo de painel mudará dependendo do público, mas ao deixá-lo baseado na web e atualizado automaticamente, estamos economizando nosso tempo e podemos fazer isso em escalas maiores”.

Blair afirma que a flexibilidade e a coleta central de dados-chave e KPIs fizeram do Smartsheet uma ferramenta poderosa para acelerar o crescimento e a eficiência da empresa. Mesmo para tarefas pequenas, ela afirma, os recursos de automação podem economizar um tempo significativo. Cada processo simplificado indica uma maior produtividade para uma equipe ou toda uma organização. E como a plataforma pode escalar para o crescimento e possibilitar a delegação uniforme, as soluções desenvolvidas para uma equipe pequena continuarão a trazer economia de tempo e simplificação para grupos maiores e uma lista mais longa e mais complexa de tarefas.

“Eu tenho algumas funções diferentes”, afirma Blair. “Se nós não tivéssemos conseguido descobrir uma forma de colocar essas informações em uma plataforma que pode ser atualizada por várias pessoas e garantir a precisão, eu não poderia assumir tantas funções por que teria que focar em uma coisa ou em outra. Eu também não teria conseguido desenvolver efetivamente a equipe porque haveria muita duplicidade, e isso não teria sido eficiente. O Smartsheet nos permitiu crescer organicamente, em nossa eficiência e no resultado que conseguimos entregar”.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.