A FGMK melhora o fluxo de dados e a transparência

A FGMK elimina parte das dificuldades do gerenciamento de auditoria

Os prestigiosos serviços profissionais da FGMK tinham um problema: processos obsoletos e ferramentas legadas desviavam a atenção da equipe do trabalho de sua especialidade, que é o atendimento ao cliente de excelência.

Com mais de 1.000 agendamentos de relatórios de auditoria e demonstrações financeiras em um ano, além de dezenas de milhares de solicitações de informações, a FGMK estava procurando uma maneira melhor de lidar com comunicações e gerenciar solicitações administrativas relacionadas a esses processos frequentemente manuais feitos em uma planilha, documento do Word ou um tópico de e-mail. Após se deparar com problemas de prestação de contas e dores de cabeça em relação ao controle de versões, a equipe da FGMK sabia que precisava de uma solução melhor.

"Descobrimos que as equipes gastavam muito tempo na parte administrativa de uma auditoria em vez de se dedicar ao serviço real ao cliente e fazer o componente de valor agregado real, que é o motivo de estarem em campo", diz Michael Fernandez, diretor de qualidade controle na FGMK.

Eles precisavam de uma solução para ajudar a liberar seus funcionários dessa carga administrativa manual, ajudando a agilizar a entrada de documentos e diminuir as conversas por e-mail. "Só precisávamos melhorar nosso fluxo de dados. Precisávamos melhorar nossa colaboração. Precisávamos melhorar nossa comunicação; interna e externamente", Fernandez conta.

"Vimos o Smartsheet como algo que poderia melhorar nossa própria eficiência e eliminar o processo manual de trabalho intensivo", diz Fernandez, "podemos usar as notificações e a natureza colaborativa rápida e visual da plataforma para trabalhar mais rápido, melhor e também para realocar nossos recursos."

"Ninguém está mudando as regras do jogo"

Ao eliminar perguntas repetitivas e esclarecer os processos de comunicação, a FGMK criou uma única fonte de verdade no Smartsheet. Eles agora têm um sistema transparente de registro que permite visibilidade em tempo real de seus processos de auditoria entre membros da equipe e clientes, e podem colaborar em tempo real.

"Agora temos poucos problemas de comunicação, e acho que nossos clientes valorizam isso porque sentem que a informação está clara, ninguém está mudando as regras do jogo", por assim dizer. Não há surpresas e isso permite que eles realmente tenham uma imagem clara do que precisam fazer; para que possamos realizar nosso trabalho", diz Fernandez. "Acho que o nível de colaboração e transparência com nossos clientes foi o maior benefício que tivemos, e o feedback que recebemos até agora é uma prova disso. As reações dos clientes têm sido extremamente positivas. Eles não apenas apreciam a mudança em nossos processos, mas também reconhecem que a FGMK está continuamente procurando maneiras de melhorar e de inovar."

Uma revisão do processo "incompreensível"

A FGMK reduziu drasticamente o tempo gasto no planejamento anual de auditoria e processo de agendamento, mantendo o alto nível de eficácia que eles esperam de seu pessoal, por meio de rastreamento consistente e colaborativo no Smartsheet. Com a exibição de Gantt, é possível ver claramente onde os funcionários estão enfrentando conflitos de agendamento, onde pode haver overbooking e onde há possíveis lacunas. Isso permitiu que eles fizessem a realocação de recursos facilmente para garantir o cumprimento dos prazos.

"Antigamente, tínhamos uma reunião de agendamento com todos os nossos parceiros, o departamento de agendamento, e isso durava um dia. Todos em tempo faturável trabalhando em um processo administrativo interno", diz Fernandez. "Este ano, usando o Smartsheet e a exibição de Gantt, nossas equipes preencheram previamente algumas dessas informações, transferimos para mim e para outro parceiro e concluímos em cerca de três horas. É uma quantidade significativa de tempo que é economizado da administração e redistribuído para atender a nossos clientes!"

"Quando você pensa no tempo faturável que foi economizado e realocado para o trabalho do cliente, é assombroso constatar como uma planilha pode agilizar o processo em comparação com as centenas de horas necessárias para a execução no ano passado", diz Fernandez.

A ponta do iceberg

Com a flexibilidade para criar fluxos de trabalho personalizados, obter visibilidade em tempo real das listas de solicitações de clientes e melhorar continuamente os processos por meio do uso de formulários de feedback, a FGMK começou a expandir o uso do Smartsheet em toda a organização, incluindo o processo de revisão interna, que consistiu em mais de 300 avaliações somente nos primeiros seis meses de uso.

"Seis a sete meses depois, já estamos analisando como vamos expandir, o que mais podemos fazer? Porque, quanto mais capacitamos nossa equipe interna, mais sentimos que esta é apenas a ponta do iceberg. O que originalmente começou como uma ferramenta para ajudar nossos serviços de auditoria e contabilidade a ganhar eficiência evoluiu para uma plataforma valiosa para todas as nossas áreas, incluindo nossos serviços corporativos e tributação. Vislumbramos um futuro em que todos os nossos profissionais, em todas as linhas de serviço, usem o Smartsheet com seu potencial pleno", diz Fernandez.

Com a recente adição do Smartsheet Dynamic View, a FGMK está descobrindo uma nova maneira de gerenciar o acesso, permitindo o compartilhamento seguro de informações de planilhas seletivas com membros da equipe e clientes, garantindo que os dados confidenciais permaneçam seguros e protegidos.

"O slogan da FGMK é 'Identificar oportunidades. Entregar soluções'", diz Fernandez. "Isso anda de mãos dadas com o que temos feito com o Smartsheet porque, à medida que o usamos, encontramos mais e mais oportunidades para nos aprimorarmos continuamente, o que, por sua vez, beneficiará nossos clientes."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.