A Howden gera inovação e eficiência com o Smartsheet

Para uma empresa globalmente estabelecida como a Howden – que cria, executa e fornece soluções de manejo de gás e ar para otimizar os processos vitais de seus clientes – colaboração, eficiência e inovação são fundamentais. 

Porém, com mais de 6.000 funcionários em 26 países – e uma oferta de solução em evolução que se estende por setores complexos, como energia, produtos químicos, infraestrutura e muito mais – alcançar isso não é fácil. Os associados têm que lidar com muitos projetos de alto giro. E como a Howden descobriu, quanto mais globalizadas as operações se tornam, mais difícil é garantir que todos estejam em sintonia. 

Inovação global de gerenciamento de projetos

A Howden emprega um misto de engenheiros ousados, controladores de programa, gerentes de projetos e equipe de suporte em todo o mundo – todos trabalham juntos para ajudar seus clientes a entregar soluções sustentáveis de manejo de gás e ar, muitas vezes em ambientes complexos. 

Willie Vance, líder de gerenciamento de projetos de tecnologia na Howden Technology, fornece suporte profissional de gerenciamento de projetos em toda a empresa, estabelecendo uma ligação com colegas globalmente para levar os projetos adiante. Entretanto, em anos recentes, Vance e seus colegas viram problemas e desafios específicos se repetirem em todos os projetos.

Com tanta inovação global, acompanhar projetos, progresso e dados se transformou em uma intensa dor de cabeça. “Estávamos compartilhando planilhas de Excel”, afirma Vance. “Mas nunca ficava claro se estávamos todos olhando para o mesmo arquivo ou se aquele arquivo era a versão mais atualizada. Durante nossas chamadas quinzenais sobre progresso com colegas na Índia e na China, algumas vezes não ficava claro se estávamos falando da mesma coisa”.

A equipe também enfrentou problemas com processos manuais e lentos de geração de relatórios. Os gerentes de projetos e os engenheiros apresentavam informações em diversos formatos, todos baseados em preferência pessoal.

Todos esses problemas tornavam desafiador gerenciar eficazmente o tempo dos funcionários e ganhar visibilidade sobre os projetos, o que dificultava ainda mais o entendimento e o equilíbrio das cargas de trabalho.

Uma plataforma para colaboração global

Vance sabia que a Howden precisava descobrir um jeito melhor de avançar – e que a solução tinha que funcionar para todos, considerando as diferenças preferenciais e as localizações geográficas. Vance procurou por uma solução que pudesse ajudar e conversou com os colegas por toda a empresa. Um motivador importante era a capacidade de exibir informações em várias formas diferentes, como um painel Kanban, além da garantia de que o trabalho e os projetos pudessem ser representados de maneira visual e clara com exibições estilo Gantt. 

Depois de pesquisar no mercado, Vance identificou o Smartsheet como uma solução possível – e os testes iniciais rapidamente mostraram que a plataforma era perfeita para a empresa. 

“Nós logo conseguimos perceber diversos benefícios, desde a criação de uma única fonte de dados a um planejamento mais otimizado, geração mais rápida de relatório e visualização mais fácil de tarefas”, afirma Vance. “Descobrimos que podíamos usá-lo em uma série de maneiras inovadoras, como automação de processos legados e impulsionamento da cultura da empresa.” 

Uma fonte confiável comum para os projetos 

Vance recorreu ao Smartsheet para garantir que todos pudessem ter acesso a dados atualizados e precisos. Agora, a equipe pode capturar e compartilhar as mesmas informações da mesma maneira consistente a padronizada. Todos podem interagir eficientemente com os dados certos em chamadas diárias usando facilmente soluções adaptadas para problemas específicos.  

Uma plataforma flexível que pode mostrar as mesmas informações de maneiras diferentes, o Smartsheet também melhorou o modo como a equipe gerencia projetos.

“Em uma empresa como a Howden, você está trabalhando com diferentes grupos de pessoas – de gerentes de projetos a engenheiros. E se tem uma coisa que os engenheiros não gostam é revisar um gráfico de Gantt de 300 linhas. Você perde completamente o seu público. Felizmente, o Smartsheet tem a flexibilidade de garantir que todos possam ver as informações da maneira que mais gostam”.

Geração de relatórios mais rápida e mais inteligente 

Antes do Smartsheet, Vance e seus colegas passavam muito tempo confrontando informações de projetos e atualizações de status para as principais reuniões mensais de análise de projetos. Uma dependência de processos manuais significava que a equipe passava horas juntando informações históricas em diversos formatos, como planilhas de Excel e PDFs. Depois de compilar esses dados, eles não tinham uma forma consistente de anexar arquivos, adicionar comentários ou fornecer contexto. 

“Em nossa geração mensal de relatórios, usávamos quatro bloqueadores com informações relacionadas a um projeto – como marcos principais, riscos e problemas potenciais, status financeiro e ações moderadoras para garantir que o projeto seguisse nos trilhos. E todas essas informações eram colocadas em um PowerPoint, uma tarefa que antes levava pelo menos de 30 a 40 minutos por slide”, afirma Vance. “Com o Smartsheet, desenvolvemos um aplicativo que extrai essas informações e preenche automaticamente os slides, reduzindo o tempo de demora para menos dez minutos por slide. É uma imensa economia, e realmente impulsiona a eficiência”.

Alocação mais eficiente de recursos 

As equipes da Howden estão sempre ocupadas com projetos de alto giro. Porém, gerenciar bem o trabalho não é apenas concluir projetos com rapidez e eficiência. Então, a Howden está interessada em garantir que os funcionários tenham o tempo e espaço necessários para prosperar. 

O Resource Management by Smartsheet provou ser crucial em dar à equipe visibilidade do carregamento de recursos, juntamente com o escopo para descobrir se as pessoas certas estão envolvidas em um projeto – e se estão tendo o tempo adequado para fazer o trabalho. Isso permitiu que a Howden trabalhe com uma filosofia de desenvolvimento de projetos Agile, resolva problemas rapidamente e desenvolva as soluções certas. 

“Criar planos de projetos dentro do Smartsheet e depois colocar esses dados no Resource Management by Smartsheet nos deu visibilidade real”, revela Vance. “Não apenas em um perfil de recurso, mas também sobre nosso orçamento de projeto remoto. Nunca tínhamos tido isso antes, e essa solução trouxe um imenso volume de poder para nós”.

Vance e sua equipe também usaram o Smartsheet para melhorar os processos gerais do RH, como reserva de férias, que tem um papel importante no gerenciamento eficaz de recursos. Antes, as reservas de férias eram feitas manualmente com formulários de papel – um sistema ‘francamente arcaico’, e Vance também estava ciente disso. 

Desde então, Vance desenvolveu uma planilha automática de reserva de férias. Sempre que uma solicitação é feita, ela envia um e-mail automático para o gerente, que pode analisar e aprovar. A planilha de solicitação de férias está vinculada a um planejador que dá aos gerentes plena visibilidade de quem está de férias e quando – até o momento, ela foi implementada para a equipe de Renfrew, mas o lançamento para outras equipes da Howden Technology na Dinamarca e na Holanda está sendo considerado.

Construindo uma forte cultura da empresa

Tudo acima foi combinado para criar uma cultura de colaboração e comunicação melhor dentro da empresa. Mas a Howden usou o Smartsheet até mesmo para estimular especificamente uma forte cultura durante a pandemia da COVID-19, criando plataformas internas nas quais os associados podiam publicar atualizações, compartilhar brincadeiras descontraídas e, claro, acompanhar a disponibilidade e a localização de cada um. 

“Depois que o lockdown começou, desenvolvemos o painel COVID-19”, relata Vance. “Isso ajudou as pessoas a entender as situações diferentes em outros países (como restrições locais), ajudando todos nós a trabalhar juntos. Mas, decisivamente, isso ajudou na nossa união como uma comunidade – que era algo que todos nós precisávamos durante aqueles difíceis períodos de lockdown”. 

Por fim, isso reflete o quão crucial o Smartsheet foi para a Howden. Vance já está planejando ajudar a divulgar os benefícios do Smartsheet para seus colegas no mundo todo, auxiliando-os na criação de aplicativos relevantes conforme a necessidade para garantir que tenham recursos personalizados. 

“As pessoas em nossa comunidade global estão começando a entender o poder do Smartsheet”, completa Vance. “Sempre que estamos planejando um novo projeto ou uma nova iniciativa, nosso pressuposto padrão agora é: vamos usar o Smartsheet. E para nós, essa é uma ótima direção a tomar”. 

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.