MedPOINT ganha visão de águia de sua equipe com solução vencedora do concurso

A MedPOINT Management ajuda associações de médicos independentes (IPAs) e hospitais a reduzirem custos médicos e a aumentarem a qualidade do atendimento médico por meio de experiência em tratamentos gerenciada. A organização familiar presta serviços administrativos para liberar os médicos, com a meta de prestar atendimento ao cliente excepcional e gerar inovação no setor de saúde. 

Para uma empresa que lida com equipes grandes e complexas e projetos com prazos importantes, a colaboração perfeita e a transparência são de extrema importância. “Nosso departamento possui 12 subequipes diferentes, tornando-se desafiador acompanhar a disponibilidade dos funcionários”, explica Melanie Corbin, Supervisora sênior de operações de negócios da MedPOINT Management. “Nós acompanhávamos os dias de licença remunerada (PTO) em uma agenda conjunta e isso ficava um pouco confuso. Então, começamos ir em busca de um único local em que pudéssemos consultar rapidamente qual membro da equipe estava disponível para projetos específicos.”

Em busca de inspiração

Corbin utilizou o Smartsheet anteriormente para automatizar fluxos de trabalho, configurar alertas e lembretes para eliminar tarefas repetitivas e obter visibilidade total de cada projeto com painéis. Definida duas vezes como “Super conquistadora” (designação do Smartsheet para inovadores) pelo Smartsheet, Corbin tem muita fé nos modelos do Smartsheet.

“Os modelos são um excelente ponto de partida quando você está criando uma solução”, afirma. “Por que reinventar a roda? Eu uso a Galeria de modelos com muita frequência para obter inspiração vendo como outras equipes estão lidando com problemas comuns e aprendendo com isso.” 

Para criar um fluxo de trabalho agilizado na MedPOINT, Corbin decidiu criar uma solução para acompanhar dias de PTO e a disponibilidade da equipe.

Agora, com a nova solução, os membros da equipe podem inserir rapidamente e categorizar seus dias em ausência. Com as visualizações no nível do gerente e do departamento, uma exibição em calendário e equipes classificadas por códigos de cores, os gerentes da MedPOINT podem ver tendências anteriores e a disponibilidade futura para cada subequipe e funcionário.

“Como é muito simples de usar, tem sido facilmente aceito por toda a equipe”, conta Corbin. 

Mais clareza na tomada de decisões

A solução foi rapidamente adotada por todo o departamento de TI da MedPOINT, fornecendo aos funcionários informações atualizadas sobre a disponibilidade de subordinados e colegas. “Nós podemos ver se as pessoas estão fora e por que, ou seja, se estão de licença ou foram ao médico, por exemplo. É útil para saber quando se está tentando entrar em contato com elas no trabalho e não estão atendendo”, afirma Corbin.

“Tornou-se um local único para todo o nosso departamento ver o que está acontecendo internamente. Também podemos identificar falta de funcionários em determinados projetos e usar isso para justificar necessidades de contratação.” 

Além disso, os funcionários usam aplicativos do Smartsheet, como o Pivot, para resumir grandes conjuntos de dados e fazer comparações significativas entre as tendências de trabalho de cada funcionário. 

Modelo vencedor do concurso

Como prova do sucesso, a solução desenvolvida pela equipe de Corbin foi vencedora do Concurso de modelos ENGAGE’22, do Smartsheet, que premia quatro soluções que aprimoraram o local de trabalho de forma simples e eficaz. Para ajudar outros usuários a aprimorar o local de trabalho e melhorar a forma como o trabalho é planejado, gerenciado e visualizado, Corbin converteu sua solução em um modelo, agora disponível para os usuários baixarem na Galeria de modelos do Smartsheet. 

Promovendo inovação

No futuro, a MedPOINT continuará aperfeiçoando sua visibilidade da equipe. “Sempre estamos tentando aprimorar nossos processos”, afirma Corbin. “Neste exato momento, estamos criando novos modelos de alocação de funcionários que mostrarão dados agregados, por exemplo, quantas horas estamos perdendo com quedas de energia e ausência de funcionários. Com seus recursos de automação, podemos fazer muito mais com o Smartsheet para aumentar a produtividade e a comunicação. É por isso que sempre estimulo outras equipes a sondarem e descobrirem o que podem realizar com essa solução.”

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