A Purple Eagle LLC usa o Smartsheet para simplificar e automatizar o gerenciamento do spa e dimensionar suas operações a fim de promover o crescimento ambicioso da empresa

A Purple Eagle LLC é uma franqueada da Hand and Stone Massage and Facial Spas, uma empresa em expansão que oferece serviços de spa de alta qualidade, incluindo massagem terapêutica, tratamentos faciais e depilação. A Purple Eagle possui 18 franquias da Hand and Stone Massage and Facial Spas, com planos de crescer para mais de 50 nos próximos cinco anos. 

Desde 2020, a Purple Eagle usa o Smartsheet para gerenciar agendas de prestadores de serviços, monitorar limpezas de salas, atualizar licenças de massoterapeutas e lidar com reclamações de clientes.

“O Smartsheet facilitou o gerenciamento de 18 spas em cinco estados”, diz Jeff Flannery, CEO e fundador da Purple Eagle LLC. “Não teríamos conseguido crescer de dois para 18 spas em apenas alguns anos sem o Smartsheet.”

Antes de 2020, a Purple Eagle não tinha visibilidade sobre os negócios de cada spa, incluindo horários de massoterapeutas, utilização de prestadores de serviços e gerenciamento de relacionamentos com clientes. Para gerenciar essas tarefas, a empresa contava com uma combinação de e-mail e uma plataforma de agendamento herdada, o que era ineficiente. “Tínhamos muitos desafios de negócios que não conseguíamos resolver com a tecnologia que possuíamos”, diz Flannery. “Por exemplo, quando os prestadores de serviços limpam um quarto, eles devem ir à recepção e esperar que a pessoa da equipe faça a inspeção para poder receber uma gorjeta em dinheiro de um cliente. Esse processo muitas vezes levava muito tempo e deixava funcionários e clientes frustrados.” 

Além disso, massoterapeutas e outros prestadores de serviços não tinham um método confiável para monitorar o desempenho no trabalho. “Eles não tinham uma forma eficiente de ver como estavam se saindo, nem a liderança corporativa”, diz Flannery. A Purple Eagle também precisava de um modo mais preciso de monitorar as vendas e as taxas de conversão. 

Usando o Smartsheet para simplificar o gerenciamento de tarefas diárias 

Depois de avaliar o Smartsheet, Flannery e sua equipe adotaram o software em toda a empresa. “Somos uma empresa pequena e em crescimento e sempre tive a ambição de encontrar uma plataforma que pudesse dar apoio a uma organização muito maior”, diz ele. “O Smartsheet é essa plataforma.”

Os funcionários de cada spa começam a usar o Smartsheet no primeiro dia de trabalho, preenchendo todos os formulários de integração de recursos humanos dentro da ferramenta. Os funcionários usam o Smartsheet para gerenciar os horários dos prestadores de serviços e atribuir salas para horários com clientes. Cada massoterapeuta preenche um formulário do Smartsheet no final de um turno de trabalho para liberar as salas. Os vendedores podem ler o relatório do terapeuta em um painel do Smartsheet, que contém fotos atualizadas da condição de cada sala.

A Purple Eagle usa o Smartsheet para mensurar o desempenho do prestador de serviços, a utilização dos recursos e as taxas de conversão e vendas do spa para cada local. A Purple Eagle usa o Data Shuttle para carregar dados do Smartsheet em uma ferramenta de relatórios internos e dar aos líderes organizacionais visibilidade sobre as métricas de vendas e desempenho. Usando o Smartsheet Dynamic View, os gerentes da Purple Eagle podem ver os dados de desempenho detalhados por spa ou por funcionário.

A Purple Eagle também usa a automação do fluxo de trabalho do Smartsheet para lembrar automaticamente aos massoterapeutas das próximas datas de vencimento da licença e do seguro. A empresa também usa a automação fluxo de trabalho para integrar o Smartsheet com o canal interno do Slack da empresa e enviar notificações automáticas aos vencedores de prêmios no concurso de vales-presente da empresa.

Transformando o invisível em visível

No Smartsheet, os prestadores de serviços da Purple Eagle têm fácil acesso a informações atualizadas sobre agendamento, consulta e limpeza do quarto todos os dias. Com isso, cada spa aumentou a responsabilidade por meio de métricas de desempenho em tempo real, como frequência e número de violações na verificação das salas. Pelos painéis do Smartsheet e pela integração com a plataforma de agendamento interna, agora a equipe de liderança da Purple Eagle tem acesso às mesmas métricas e pode gerenciar mais facilmente cada spa. “Quando você gerencia 18 locais, tem que monitorar muitas coisas diferentes. Agora, com o Smartsheet, consigo ver bem o que acontece em cada um desses locais”, diz Flannery. “Tenho acesso a todas as reclamações de clientes, todas as solicitações de funcionários e a agenda de cada pessoa em um painel, mesmo que eu esteja a mais de 3.000 km de distância. Também posso mensurar a utilização de recursos, o que era difícil anteriormente.”

Com melhor visibilidade, os gerentes seniores da Purple Eagle podem tomar providências se, por exemplo, uma reclamação do cliente levar muito tempo para ser resolvida.

“Mesmo que as vendas sejam boas em um spa, agora podemos ver se há problemas ocultos no que diz respeito ao atendimento ao cliente”, diz Flannery. “Somos muito mais proativos graças ao uso do Smartsheet.”

Um jeito mais rápido e fácil de impulsionar o crescimento dos negócios

Como o Smartsheet automatiza os processos de gerenciamento, a Purple Eagle simplificou e agilizou tarefas que antes eram manuais. “O trabalho de um gerente é muito complexo, e administrar um spa pode ser caótico quando há 30 solicitações ou agendas de funcionários diferentes para monitorar”, diz Flannery. “O Smartsheet simplificou tudo, e agora todo gerente tem acesso rápido e fácil às tarefas diárias e às informações do cliente que talvez precisem consultar.”

A automação no Smartsheet ajudou a Purple Eagle a crescer com mais rapidez e facilidade. “Ao automatizar os processos de gerenciamento no Smartsheet, conseguimos escalar o negócio”, afirma Flannery.

“Desde a adoção do Smartsheet, fomos de US$ 1 milhão para US$ 20 milhões em receita e de dois para 18 spas. Esperamos que a empresa movimente US$ 100 milhões e tenha 50 spas nos próximos cinco anos. Não teríamos conseguido chegar a esse ponto sem o Smartsheet.”

A Purple Eagle segue crescendo nos Estados Unidos e planeja continuar usando o Smartsheet. “Continuaremos automatizando e centralizando processos no Smartsheet”, diz Flannery. “O Smartsheet ajuda a tornar nosso trabalho mais fácil, e sabemos que ele nos ajudará a resolver qualquer desafio de negócios que surgir em nosso caminho.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.