O estúdio criativo que não para usa o Smartsheet para dar força à vantagem competitiva e ao crescimento

O NHL Winter Classic não é um jogo de hóquei comum. Desde 2008, a Liga Nacional de Hóquei tem levado o esporte para prática ao ar livre no Ano Novo, presenteando os fãs com uma experiência única. O Winter Classic rapidamente se tornou um dos eventos exclusivos da liga e a edição de 2024 fortaleceu tudo que é novo no hóquei profissional. As duas mais novas franquias da liga, Seattle Kraken e Vegas Golden Knights, se enfrentariam no primeiro Winter Classic realizado no T-Mobile Park, em Seattle.

Além de construir uma pista de hóquei em um campo de beisebol, a NHL precisava proporcionar uma experiência incrível aos fãs, tanto para os que estavam nas arquibancadas quanto para aqueles que assistiam ao vivo na TV. Essa experiência incluiria fogos de artifício, o rapper Sir Mix-a-Lot, peixes voadores para lembrar o vizinho Pike Place Fish Market, um naufrágio no campo externo e o canal TNT em campo para fazer a transmissão pela TV.

O Hotopp, o estúdio criativo encarregado do design, fabricação e instalação de todos os recursos cênicos fora da pista, já tinha aprendido algumas coisas sobre os desafios únicos de fazer um grande jogo de hóquei ao ar livre quando trabalhou no NHL Winter Classic de 2015. Desta vez, a NHL precisava de mentes que pudessem tecer a marca sinistra do Kraken junto com o espírito característico do Noroeste do Pacífico. 

Dada a sua experiência anterior e o amor por sua cidade natal, Seattle, os membros da equipe do Hotopp eram perfeitos para o projeto. Eles ficaram encarregados de gerenciar sua equipe, a operação de fabricação interna e uma frota de fornecedores, tudo isso enquanto coordenavam com a NHL os vários postos de controle ao longo do caminho. Acompanhar os orçamentos associados em tempo real ao longo de um projeto em rápida evolução foi fundamental para fazer um show que proporcionasse uma experiência incrível aos fãs.

Era de se imaginar que uma empresa com 17 pessoas precisaria de superpoderes para gerenciar tudo com sucesso.

Melhor do que superpoderes

O que o Hotopp tem é melhor do que superpoderes. É o Smartsheet, que o estúdio começou a usar em 2022. Antes disso, o Hotopp gerenciava seus negócios do mesmo jeito que muitas outras empresas, usando uma combinação de planilhas e pastas de arquivos. Isso nunca foi o ideal e, à medida que os negócios do Hotopp se tornaram mais complexos e saíram do trabalho exclusivo de design para incluir também fabricação e instalação, tornou-se ainda menos útil como uma maneira de gerenciar projetos de forma proativa.

O Hotopp usa as planilhas e relatórios do Smartsheet para obter dados em tempo real sobre seus projetos e compartilhar essas informações com tomadores de decisão e gerentes da empresa e de seus clientes. Os funcionários criaram seu próprio modelo do Smartsheet para padronizar o uso da ferramenta, que rapidamente se tornou padrão para o gerenciamento de projetos. Os funcionários usam o Smartsheet para acompanhar todos os projetos ativos, pendentes, no pipeline e futuros. Eles usam o Smartsheet para acompanhar todos os marcos, estimativas e dados reais do projeto em relação às estimativas, incluindo custos internos e externos.

Os funcionários começaram com uma única planilha por projeto. Mas à medida que os projetos se tornaram mais complexos e a abordagem de uma única planilha se tornou muito complicada, eles evoluíram para uma abordagem de várias planilhas que inclui planilhas separadas para design, fabricação e relatórios de clientes. Todos acessam as planilhas de que precisam para seu trabalho, e gerentes e executivos superiores acessam todas as planilhas de qualquer projeto. Isso permite uma abordagem mais fluida preferida pelos funcionários da empresa, particularmente sua equipe criativa.

A empresa adota uma abordagem evolutiva para o uso do Smartsheet, adicionando recursos de plataforma conforme necessário. Por exemplo, o CEO do Hotopp, Gary Wichansky, agora planeja adicionar painéis do Smartsheet para obter visualizações rápidas de informações agregadas de toda a empresa, em vez de apenas visualizações projeto por projeto.

Mais transparência e colaboração

O Hotopp usa o Smartsheet para obter uma transparência muito maior em seus negócios do que era possível anteriormente com planilhas e arquivos. Os funcionários usam o Smartsheet não só para monitorar o status do projeto, mas para colaborar em qualquer processo de negócios que desejarem (e para fazer isso mais rapidamente do que antes).

Por exemplo, as reuniões de revisão do projeto que costumavam levar quatro horas para serem preparadas e executadas agora levam 30 minutos. Além disso, o gerenciamento de projetos e os dados financeiros são mais facilmente integrados, levando a uma gestão financeira dos projetos mais proativa.

“Com o Smartsheet, qualquer pessoa na empresa pode clicar em uma planilha para ver o que está acontecendo”, afirma Wichansky. “É simples assim.”

O CEO do Hotopp também elogia a adaptabilidade do software. “Às vezes, fazemos alguns trabalhos estranhos, e o Smartsheet facilita a criação de modelos modificados únicos com base em nosso modelo padrão, para atender a essas necessidades. Dizemos que o Smartsheet é a maneira como controlamos o caos.”

Os departamentos também usam o Smartsheet para atender às necessidades específicas. Por exemplo, Wichansky cita seu departamento de RH, que criou uma planilha de contratação para acompanhar os candidatos a vagas por todo o processo de entrevistas, testes de habilidades, status da oferta e muito mais.

Excelente experiência do cliente

A maior transparência e colaboração que o Hotopp ganha com o Smartsheet também se estende aos clientes do estúdio, que têm uma experiência incrível. Os clientes estão cientes do alto grau de transparência e supervisão que o Hotopp traz para seus projetos e apreciam o fato de que isso facilita seu trabalho com a empresa.

Por exemplo, Wichansky observa que os clientes às vezes entram em contato com seus gerentes de conta na Hotopp para discutir o status do projeto ou falar de um problema de faturamento. Esses gerentes de conta geralmente podem usar o Smartsheet para responder às perguntas dos clientes nessas conversas iniciais, em vez de responder a eles dias depois.

"Usamos o Smartsheet para remover pontos de atrito em torno do atendimento ao cliente", diz Wichansky. “É assim que você consegue clientes mais satisfeitos.”

Maior vantagem competitiva

Remover pontos de atrito em torno do atendimento ao cliente também é uma maneira de aumentar sua vantagem competitiva. Wichansky diz que vê uma ligação entre o uso do Smartsheet pelo Hotopp e o crescimento do estúdio.

“O Hotopp não cresceria neste ritmo sem o Smartsheet”, disse ele.

Wichansky também vê a maior eficiência e gerenciamento proativo possibilitado pelo Smartsheet ajudando a impulsionar o rebranding da empresa. 

“A maneira como o Smartsheet nos permite trabalhar com clientes é uma distinção de mercado e uma vantagem competitiva. Estamos garantindo que os clientes em potencial saibam disso.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.