A Shoppa’s Material Handling agiliza o gerenciamento de projetos, impulsiona a colaboração e oferece visibilidade com o Smartsheet para Gerenciamento de projetos e portfólio.

A Shoppa’s Material Handling, fundada em 1981, é uma fornecedora de equipamentos e soluções de tratamento de materiais em crescimento, com nove locais no Texas e no Missouri. A Shoppa’s é revendedora autorizada da Toyota Material Handling, a marca de empilhadeiras mais vendidas do mundo. A empresa oferece uma gama completa de produtos, serviços e sistemas integrados, desenvolvidos para ajudar os clientes a agilizarem o armazenamento e a movimentação de mercadorias. As soluções da Shoppa’s incluem tudo o que existe de empilhadeiras industriais motorizadas a sistemas de armazém automatizados avançados.

A Shoppa’s oferece cada vez mais serviços de ponta a ponta e soluções para clientes. “Além dos sistemas de tratamento de material, agora somos integradora de sistemas e também fornecemos robótica e outras soluções de automação”, afirma Greg Young, gerente de vendas de soluções aliadas/de armazenamento da Shoppa’s Material Handling. “Consequentemente, é cada vez mais importante que as diferentes áreas dos nossos negócios se comuniquem com eficácia e melhorem processos continuamente.” Para atender a esses requisitos, a Shoppa’s usa o Smartsheet para a solução de Gerenciamento de projetos e portfólio (PPM) para gerenciamento e acompanhamento de projetos.

“O Smartsheet oferece uma maneira fácil de gerenciar todo o ciclo de vida do projeto, do lead e da requisição de pedidos até a instalação e o encerramento”, afirma Young.

Antes de adotar o Smartsheet, a Shoppa’s precisou desenvolver um sistema unificado e padronizado para monitorar oportunidades da pré-venda até a execução do projeto. A organização utilizava e-mails, planilhas e outras ferramentas manuais que limitavam o gerenciamento de projetos e a visibilidade para líderes de negócios. “Nós usávamos planilhas estáticas para enviar pedidos usando um pacote de pedidos, e as pessoas atualizavam os campos manualmente. Isso dificultava a visibilidade do projeto e a comunicação e levava a informações imprecisas e perda de dados”, afirma Scott Hubbell, gerente de projetos sênior da Shoppa’s Material Handling. “Se qualquer pessoa precisasse de informação sobre um projeto, teria que chamar alguém e levar as informações de forma física ou verbal até outro escritório para conversar com a pessoa.

Trabalhando com a Optimum para implementar PPM do Smartsheet 

A Shoppa’s adotou a solução de PPM do Smartsheet para agilizar o processo de monitoramento de projetos em todos os departamentos. “O Smartsheet é uma solução de software muito poderosa e intuitiva”, afirma Hubbell. “É fácil para o usuário usar e não requer uma programação complexa para fazer algo acontecer.”

A Shoppa’s recorreu à Optimum, um escritório de consultoria de software, e Parceira Platinum do Smartsheet, para obter ajuda na implementação do Smartsheet. A Optimum forneceu uma série de workshops a partes interessadas da Shoppa’s e passou sei semanas desenvolvendo a solução correta do Smartsheet.

“Não teríamos chegado onde estamos hoje se não fosse a Optimum”, afirma Young. “A Optimum passou um tempo conosco para ter uma boa compreensão dos nossos processos e onde estavam nossos gargalos.”

A Optimum ajudou a Shoppa’s a adotar uma solução de gerenciamento de projetos baseada no Smartsheet Control Center, o que proporcionou às diferentes equipes da Shoppa’s a capacidade de elaborar um sistema centralizado. Os membros da equipe inserem novas solicitações de projeto no Smartsheet e cada projeto é gerenciado e monitorado em planilhas interconectadas. A solução fornece links rápidos para detalhes de projetos em intervalos específicos, com principais indicadores de desempenho (KPIs) visíveis em vários painéis do projeto. 

A Shoppa’s também usa a Exibição dinâmica do Smartsheet para permitir visualizações individualizadas para os usuários ao atualizarem seus projetos específicos. “Queremos garantir que os recursos certos sejam alocados para cada projeto e a Exibição dinâmica nos ajuda a levar as informações às pessoas certas”, afirma Hubbell.

Além disso, a empresa usa os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet para notificar os funcionários quando eles têm uma responsabilidade específica do projeto. “Antes, seria preciso contatar proativamente alguém ou baixar alguns relatórios para manter um projeto avançando, mas agora temos pontos de acionador em cada estágio para notificar alguém quando tarefas foram concluídas”, conta Hubbell. 

Monitoramento e gerenciamento de projetos de ponta a ponta

Usando o PPM do Smartsheet, a Shoppa’s agilizou seu processo de envio de pedidos e o registro de projetos ativos para obter monitoramento do ciclo de vida do projeto de ponta a ponta. Os funcionários de departamentos de vendas, marketing e gerenciamento de projetos usam o Smartsheet para monitorar e gerenciar projetos do pedido até o encerramento.

“Assim que alguém clica no botão 'Enviar' em um novo projeto, todos os dados são enviados automaticamente para nosso registro de projetos ativo, que é o banco de dados mestre para todos os projetos”, afirma Hubbell. “Com o Smartsheet, podemos levar materiais no local mais facilmente e instalar a tempo o equipamento de que nossos clientes precisam.”

Como o ciclo de vida do gerenciamento do projeto é automatizado no PPM do Smartsheet, os funcionários da Shoppa's estão economizando o tempo anteriormente gasto enviando e-mails e ligando para outros membros da equipe para obter informações detalhadas sobre o status de um projeto.

“A economia de tempo é significativa com o Smartsheet”, afirma Hubbell. “Por exemplo, agora nossa equipe de vendas tem visualizações personalizadas e filtradas para que não tenham mais que analisar todas as informações de uma planilha e que podem ou não ser exatas, ou encontrar a pessoa certa com a informação certa.”

Colaboração fácil entre equipes

Com a Exibição dinâmica do Smartsheet, a Shoppa's ajuda diferentes equipes a se comunicarem e trabalharem juntas com mais perfeição que antes. Agora, os funcionários trabalham juntos em um sistema centralizado de gerenciamento de projetos que entrega planilhas interconectadas contendo o status mais recente do projeto, como principais prazos e datas de entrega.

“A colaboração é muito melhor com o Smartsheet”, afirma Young. “Se temos um pedido especializado, como um sistema de robótica ou transporte que requer um conjunto de habilidades específico, nossos consultores de vendas e os vendedores de equipamentos podem trabalhar juntos para criar uma proposta e um pedido do cliente com os melhores recursos para o projeto. A Exibição dinâmica exibe rapidamente as informações relevantes para cada projeto.”

Visibilidade detalhada de cada estágio de um projeto

Como o PPM do Smartsheet integra dados de cada fase do projeto, os funcionários da Shoppa's obtêm maior visibilidade de cronogramas de projeto atualizados. Por exemplo, quando novas solicitações de projeto são inseridas no Smartsheet, o Control Center cria automaticamente um hiperlink para um painel de projeto para o respectivo projeto. “Os painéis do Smartsheet dão um bom panorama de um projeto, com informações como a equipe do projeto, cliente, escopo do projeto e financeiro”, afirma Hubbell. “Com essa informação à mão, qualquer pessoa pode ver um estágio do projeto e descobrir imediatamente estamos esperando materiais ou se esses materiais já foram encomendados, por exemplo. Esses dados são alimentados na entrega projetada e nas datas de instalação do cliente. Por fim, o Control Center e os painéis nos dão maior visibilidade. Nossa equipe executiva também pode usar os painéis para consultar rapidamente métricas de desempenho para todo o projeto ou portfólio.”

À medida que a Shoppa's continua crescendo, planeja usar o Smartsheet para melhoria contínua de processos. “Nossa meta é dobrar nossa receita até 2025”, conta Young. “O Smartsheet é a ferramenta certa para ajudar nossa empresa a sustentar esse crescimento, otimizando nossos processos.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.