Como ter sucesso no gerenciamento da integração de projetos

O objetivo do processo de gerenciamento da integração de projetos é coordenar todas as atividades de um projeto. Ele abrange exclusivamente todas as fases ou estágios do projeto: início, planejamento, execução, monitoramento, controle e fechamento. Este gráfico mostra os sete processos de gerenciamento da integração de projetos, as fases do projeto que cada um deles abrange e os principais produtos finais de cada processo.

 

Primeira etapa: processo de estatuto do projeto

A primeira etapa é Desenvolver o processo de estatuto do projeto. Esse processo inicia o projeto e resume suas metas, etapas para a conclusão, partes interessadas e o gerente. O estatuto do projeto é um documento de uma página, um roteiro que guiará todo o projeto e serve de contrato com todas as partes interessadas envolvidas. 
 
Este gráfico mostra os dados de entrada, ferramentas, técnicas e os resultados do Processo de estatuto do projeto.

 Um estatuto de projeto é a principal fonte de informações sobre o projeto e define seus limites. Ele ancora o projeto. Os elementos do gráfico precisam:

• informar o título e a descrição do projeto;
• informar as necessidades da empresa e o caso de negócios;
• listar os objetivos do projeto;
• delinear os riscos;
• identificar recursos e tecnologias do projeto;
• listar os objetivos e produtos finais;
• descrever os requisitos de documentação;
• identificar o gerente de projeto e as principais partes interessadas;
• incluir as funções e responsabilidades do gerente de projeto e dos membros da equipe; e
• descrever o orçamento

Outra função do processo de estatuto de projeto é obter a adesão, o que dá ao gerente de projeto a autoridade para implementar os elementos dentro do escopo. O estatuto descreve o relacionamento com clientes internos e externos e apresenta as formas que você, como gerente, utilizará para informar o progresso do projeto.

Os métodos de seleção de projetos podem incluir os seguintes métodos numéricos:

• Modelo de medição de benefícios (ou Abordagem comparativa): o período de retorno e a análise custo-benefício (taxa de retorno).
• Modelo matemático (ou Otimização restrita): abordagens lineares e multiobjetivas para o projeto.

Você também pode usar métodos não numéricos para selecionar o projeto. Por exemplo, a liderança sênior talvez queira esse projeto ("sacred cow"), ou esse projeto talvez forneça uma necessidade competitiva. Comece a criar um estatuto de projeto com esse modelo.

Você pode saber mais sobre estatutos de projetos e baixar mais modelos deles lendo Modelos e diretrizes de estatuto de projeto para todas as empresas. 

Segunda etapa: Processo de declaração preliminar de escopo

O segundo processo é desenvolver a declaração de escopo preliminar. Nesse processo, você identifica o que fará ou não parte do projeto. Essa etapa ajudará você a atribuir os melhores recursos para que o projeto seja concluído com sucesso, dentro do prazo e do orçamento.
 
Este gráfico mostra os dados de entrada, ferramentas, técnicas e os resultados do Processo de desenvolvimento da declaração preliminar de escopo.

 
Este documento reúne todos os requisitos do projeto necessários para cumprir os objetivos e prazos definidos. Esse processo normalmente inclui entrevistas com as partes interessadas, uma avaliação dos fatores que podem influenciar o projeto e um plano para avaliar os produtos finais. A declaração deve incluir o seguinte:

• objetivos do projeto;
• metas;
• tarefas;
• partes interessadas;
• lista de requisitos do projeto;
• recursos;
• orçamento;
• cronograma;
• processo de solicitação de mudanças; e
• metodologias de comunicação

A declaração de escopo deve ser completa, precisa e claramente definida, já que ela é sua proteção contra um desvio do escopo. No gerenciamento da integração de projetos, a declaração orienta a tomada de decisões quando mudanças são solicitadas ou quando outros eventos inesperados alteram o projeto.

Além disso, esse documento pode ser considerado uma Declaração de trabalho (SOW) ou Termos de referência (TOR), que são compartilhados entre as partes interessadas. Tudo isso faz da declaração uma referência essencial quando surgem questões ou alterações são solicitadas. A declaração dá direção ao projeto, sendo uma maneira de resolver disputas e evitar problemas.

Você pode encontrar um esboço e modelo da Declaração de trabalho aqui. 

Terceira etapa: Processo para o plano de gerenciamento de projetos

No processo para o plano de gerenciamento de projetos, você desenvolve o plano diretor do projeto. Esse plano de gerenciamento de projetos define, recolhe e combina todos os documentos de planejamento e fornece uma linha de base para o escopo, custos e cronograma. Esse plano orienta você enquanto gerencia, executa e controla o projeto.

Este gráfico mostra os dados de entrada, ferramentas, técnicas e os resultados do Processo de desenvolvimento do plano diretor de gerenciamento de projetos.

Esse processo integra muitas das áreas de conhecimento do PMBOK e consolida outros planos de gerenciamento, entre eles o gerenciamento de custos, escopo, requisitos, cronogramas, riscos, qualidade, recursos humanos, comunicação, partes interessadas e de compras.

O plano deve orientar o projeto de forma clara, mas também ser flexível o suficiente para evoluir durante sua execução. Deve garantir que todos saibam o que é esperado deles e quando. Os melhores planos também garantem uma cultura de comunicação aberta entre a equipe e fornecem treinamento para garantir o sucesso e o desenvolvimento profissional de cada pessoa.

Uma Estrutura analítica de projeto (WBS) pode ser utilizada para garantir que o trabalho seja concluído oportunamente e fique dentro do orçamento. O PMBOK descreve esse elemento como um projeto-chave a ser entregue que divide o trabalho em uma hierarquia de etapas menores. Cada membro da equipe do projeto conhece o prazo, o orçamento e os produtos finais para cada etapa. A WBS mostra a alocação de recursos e fornece um cronograma que mantém todo mundo na mesma página.

Você pode encontrar vários modelos de esboço e diagrama da WBSaqui. 

Outros elementos essenciais do plano de gerenciamento de projetos são as referências iniciais para o cronograma, desempenho de custos e escopo. Eles podem ser utilizados no gerenciamento da integração de projetos para monitorar quanto o trabalho está alinhado com o plano aprovado. As referências iniciais podem ser formalmente alteradas, mas quaisquer alterações devem ser documentadas durante o gerenciamento do projeto.

O plano de gerenciamento de projetos também deve reunir qualquer informação histórica (histórico sobre projetos anteriores) que possa orientar o trabalho atual. Esses documentos podem incluir relatórios finais sobre outros projetos, contratos e SOWs utilizadas por equipes em projetos anteriores, ou conversas informais com os envolvidos em projetos anteriores. A documentação sobre projetos encerrados pode ajudar o gerente de projeto a planejar e executar o trabalho atual.

No processo de planejamento, leve em conta as políticas das organizações envolvidas no projeto. Por exemplo, considere controles financeiros, como códigos contábeis, revisões de despesas e revisões de contratos. O gerente de projeto deve estar ciente das políticas que regem auditorias, contratações e demissões e desempenho da equipe.

Você também pode considerar o uso de um Sistema de informações de gerenciamento de projetos (PMIS) para criar o cronograma do projeto, alocar recursos e acompanhar as etapas do projeto. O software de gerenciamento de projetos pode ajudar você a planejar e monitorar o projeto em tempo real, a partir de qualquer local. Quando estiver considerando o software, certifique-se de que cada membro da equipe terá acesso e treinamento para usar o sistema regularmente; caso contrário, as atualizações dos relatórios não serão feitas de forma precisa e oportuna.

Depois que o plano for desenvolvido, as partes interessadas e os membros da equipe devem se reunir para garantir que todos estejam de acordo, comunicar as metas e produtos finais e lançar formalmente o projeto. A declaração de escopo ou plano de projeto devem identificar um processo quanto a alterações. O gerente de projeto usará a estrutura dos objetivos e metas do projeto para considerar possíveis alterações.

Esteja ciente de que, nesse processo, existem fatores que limitarão o plano. Por exemplo, o orçamento estabelecido pode limitar o escopo, o custo, os recursos da equipe e o cronograma. Outras restrições incluem condições geográficas, políticas legais e questões culturais. Você precisa estar disposto a abrir mão de certas coisas e pesar perdas e ganhos no caso dessas restrições. O maior desafio pode ser gerenciar as opiniões das principais partes interessadas e suas expectativas sobre o projeto à medida que ele é implementado. É por isso que a reunião inicial é essencial para gerenciar as expectativas e o processo para resolver possíveis alterações ou conflitos.

Quarta etapa: Processo de direcionamento e gestão de trabalho de projetos

O Processo de direcionamento e gestão de trabalho de projetos se concentra na execução do plano do projeto. Os membros da equipe completam as tarefas atribuídas e o gerente de projeto integra todas as atividades ao projeto geral, de acordo com os objetivos definidos. Esse processo constitui o trabalho diário de gerenciamento de projetos e envolve responder a perguntas, realizar reuniões sobre o status, fornecer atualizações às partes interessadas e conduzir a equipe.

Este gráfico mostra os dados de entrada, ferramentas, técnicas e os resultados do Processo de direcionamento e gestão de trabalho de projetos.

O objetivo desse processo é manter o projeto no caminho certo. Seja proativo na busca de desvios do plano e rápido na identificação de ações corretivas. Há duas abordagens:

• Ação Preventiva: maneira de manter uma atividade alinhada com o plano de gerenciamento de projetos.
• Ação Corretiva: resposta após uma atividade ter se desviado do plano.

À medida que a equipe implementa o plano, você pode obter relatórios sobre defeitos nos componentes do projeto. Uma etapa fundamental nesse processo é identificar se você pode modificar o componente (um reparo de defeito) ou precisará substituí-lo. Lembre-se de que qualquer uma dessas ações pode afetar o cronograma, o orçamento e a qualidade do projeto.

Não se surpreenda se você vir solicitações de mudança à medida que o projeto é colocado em ação. Essas solicitações vêm através do Processo de monitoramento e controle (veja abaixo). Seu projeto deve ter um sistema de autorização que descreva quem toma a decisão sobre alterações no escopo, orçamento, cronogramas, produtos, ações corretivas e assim por diante. Depois que uma alteração for aprovada formalmente, o Processo de direcionamento e gestão de trabalho de projetos fará a implementação dela.

Uma maneira de evitar o desvio do escopo durante esse processo é ter uma compreensão clara dos Fatores ambientais corporativos (EEF) do seu projeto. Se você tiver identificado claramente a cultura e a estrutura de sua organização, do mercado regulatório e dos clientes do seu projeto, você terá um guia para direcionar e gerenciar o projeto.

Etapa Cinco: Processo de monitoramento e controle do trabalho de projetos

O Processo de monitoramento e controle do trabalho de projetos e o de direcionamento e gestão de trabalho estão estreitamente relacionados. Ambas as etapas envolvem execução, acompanham a implementação do projeto e fornecem dados de entrada para o Processo de controle integrado de mudanças (a seguinte etapa). A diferença é que, nesse processo, você controlará o escopo, cronograma, custos, qualidade, comunicação, riscos, compras e engajamento das partes interessadas.

Este gráfico mostra os dados de entrada, ferramentas, técnicas e os resultados do Processo de monitoramento e controle do trabalho de projetos.

Nessa fase, o gerente de projetos revisa, documenta e informa o status do projeto. Uma responsabilidade fundamental é medir continuamente o status do projeto, ou seja, onde você está em relação ao prazo e ao orçamento? Onde você está ficando para trás? Os dados coletados têm duas funções: ajudar a evitar o desvio do escopo, se o projeto parece estar indo além de seus objetivos originais, e destacar áreas problemáticas que precisarão de ações corretivas.

O gerente de projetos controla o projeto, mas talvez também precise criar solicitações de mudança durante esse processo, para atender aos objetivos de desempenho do plano. Essas solicitações geralmente passam pelo Processo de controle integrado de mudanças, para revisão. Se a mudança for aprovada, ela será implementada por meio do Processo de direcionamento e gestão de trabalho, e os documentos de planejamento precisarão refletir essas alterações.

No gerenciamento da integração de projetos, você avalia as mudanças de várias unidades de trabalho e pesa as mudanças individuais em relação aos produtos finais do projeto, em geral. É necessário estar disposto a pesar perdas e ganhos com as partes interessadas para garantir a qualidade e o cumprimento do projeto inteiro.

Etapa Seis: Processo de controle integrado de mudanças

O Processo de controle integrado de mudanças garante que qualquer solicitação de mudança no projeto seja recebida, revisada, aceita ou rejeitada de acordo com as metas do projeto e as diretrizes da organização. As mudanças podem variar desde uma alteração do cronograma ou orçamento até relatórios sobre componentes ou atividades abaixo do padrão do produto que estejam afetando a qualidade do projeto.

Este gráfico mostra os dados de entrada, ferramentas, técnicas e os resultados do Processo de controle integrado de mudanças (também conhecido como Processo de gerenciamento de mudanças).

O gerente de projetos deve avaliar as possíveis mudanças tendo em vista o projeto como um todo, o que ajudará a evitar o desvio do escopo. O gerente de projeto deve então ajustar as referências iniciais relacionadas ao projeto, documentar e comunicar a mudança com as partes interessadas em questão. No gerenciamento da integração de projetos, cada área de conhecimento é atualizada com as alterações relacionadas, por meio de uma documentação de suporte. Normalmente, essas mudanças são então adicionadas ao Processo de direcionamento e gestão de trabalho de projetos, onde são implementadas.

A declaração do estatuto ou escopo do projeto devem definir o processo para relatar e revisar alterações, de modo que todas as partes interessadas concordem com o sistema de controle de mudanças muito antes da primeira delas ocorrer. Esse sistema garante que o projeto corra da maneira mais tranquila e que todas as mudanças façam parte de uma abordagem de gerenciamento integrado. Quando surgem conflitos, ele deve fornecer alguma forma de estrutura sobre a prioridade das mudanças e o escopo do trabalho, já que está relacionado ao inteiro projeto. Um sistema de controle de mudanças deve incluir o seguinte:

• o membro da equipe ou contato do projeto que possam aprovar ou autorizar uma mudança;
• a maneira de fazer a solicitação (enviada no software de gerenciamento de projetos, e-mail ou um formulário de solicitação de alteração);
• as normas usadas para rever a mudança;
• o prazo para revisão das mudanças;
• o processo de notificação e comunicação quando a alteração for aprovada ou rejeitada; e
• as etapas para documentar a mudança e adicioná-la ao Processo de direcionamento e gestão de trabalho de projetos

‌ Baixar um modelo de solicitação de mudança

 

Algumas organizações criam um conselho formal de controle de mudanças para revisar as solicitações de mudança como parte do sistema de controle de mudanças. Mesmo projetos pequenos poderão se beneficiar se tiverem um grupo de pessoas revisando cada solicitação, sugerindo alternativas ou conseguindo a aceitação da mudança necessária.

Durante o projeto, use um registro de controle de alteração ouum formulário de alteração para acompanhar todas as solicitações de mudança. Esse documento oferece dados essenciais sobre o número de alterações, os tipos de mudanças solicitadas e aprovadas, os custos e os recursos da equipe associados a cada solicitação e o efeito disso no prazo do projeto. Você também pode usar esse formulário para garantir a continuidade da comunicação após a aprovação da mudança. O registro fornece um resumo das mudanças em andamento e uma lista de verificação para garantir que as partes interessadas relevantes tenham sido notificadas sobre as mudanças e o impacto delas no projeto.

As solicitações de mudança surgirão durante a fase de execução do projeto, especialmente no Processo de monitoramento e controle do trabalho de projetos. Uma das funções do Processo de controle integrado de mudanças é revisar as mudanças e decidir como implementá-las e comunicá-las às partes interessadas do projeto.

Etapa Sete: Processo de encerramento de fase ou projeto

O Processo de encerramento de fase ou projeto será conduzido após a conclusão de um projeto. Nesse processo, é elaborada uma revisão formal do projeto, incluindo os êxitos, dificuldades e aprendizados. Esse relatório formal deve documentar os êxitos do projeto, oferecer dados essenciais como um documento histórico para projetos futuros e construir uma base mais sólida para o gerenciamento contínuo da integração de projetos em sua organização.

Este gráfico mostra os dados de entrada, ferramentas, técnicas e os resultados do Processo de encerramento de fase ou projeto.

Para encerrar o projeto, você precisa realizar uma revisão final dele. Reúna e arquive todos os documentos finais (como inspeções ou liberações para aquisições), aprovações por escrito em contratos que consideram o projeto formalmente concluído e outros arquivos produzidos durante o projeto. Estas são algumas etapas a seguir ao auditar os produtos finais e avaliar os resultados do projeto:

• confirme a conclusão do trabalho;
• obtenha a aceitação final do projeto e solicite feedback do cliente;
• complete os relatórios financeiros;
• encerre o processo de aquisições;
• indexe e arquive todos os contratos, arquivos e documentos do projeto; e
• crie uma avaliação final de desempenho

Você também deve considerar a realização de uma revisão do projeto, semelhante à de desempenho de funcionários. Reúna um grupo formal ou informal para revisar o que funcionou, ou não, e o que você aprendeu com as mudanças e os erros. Nesse relatório de aprendizados, identifique as lições aprendidas e como poderão ser utilizadas no próximo projeto. Você não apenas será mais eficaz no futuro, mas também desenvolverá um trabalho em equipe ao buscar as opiniões e insights de outros sobre o projeto. Esses talvez sejam os maiores benefícios de melhorar a integração em projetos futuros.